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部門文件管理制度是指在企業(yè)內(nèi)部，對部門產(chǎn)生的各類文件進行有序管理的一系列規(guī)則和流程。它涵蓋了文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索、更新、廢棄等全過程，旨在確保信息的安全、準確和高效流通。
包括哪些方面
1. 文件分類：明確各類文件的分類標準，如工作報告、會議紀要、業(yè)務合同等。
2. 文件編號：為每個文件設(shè)定唯一的識別碼，便于查找和管理。
3. 制作與審批流程：規(guī)定文件制作的權(quán)限和審批流程，確保內(nèi)容的準確性和合規(guī)性。
4. 存儲與備份：規(guī)定文件的存儲位置和備份策略，防止數(shù)據(jù)丟失。
5. 分發(fā)與查閱：設(shè)定文件的分發(fā)范圍和查閱權(quán)限，保護敏感信息。
6. 更新與廢棄：明確文件修訂和廢棄的條件與程序。
7. 審計與合規(guī)：定期進行文件管理審計，確保制度的執(zhí)行。
重要性
部門文件管理制度的重要性在于：
1. 提升效率：規(guī)范化的流程減少尋找和處理文件的時間，提高工作效率。
2. 保證信息準確：嚴格的審批和更新機制確保信息的準確性。
3. 保障安全：通過權(quán)限管理防止信息泄露，維護企業(yè)利益。
4. 法規(guī)合規(guī)：符合相關(guān)法規(guī)要求，避免因文件管理不當引發(fā)的法律風險。
5. 歷史追溯：完整的文件記錄方便追溯決策過程，為企業(yè)決策提供依據(jù)。
方案
1. 制定詳細的操作手冊：明確每一步驟的具體操作方法和責任人。
2. 培訓與教育：定期對員工進行文件管理培訓，提高全員意識。
3. 技術(shù)支持：引入電子文檔管理系統(tǒng)，自動化處理文件生命周期。
4. 監(jiān)督與反饋：設(shè)立監(jiān)督機制，收集反饋，不斷優(yōu)化制度。
5. 定期評估：每年至少進行一次全面的文件管理制度評估，確保其適用性和有效性。
在實施過程中，要注重靈活性，根據(jù)不同部門的特性和需求進行微調(diào)，同時鼓勵員工積極參與，共同構(gòu)建一個高效、安全的文件管理體系。
部門文件管理制度范文
第1篇 部門文件管理規(guī)定辦法
部門文件管理規(guī)定
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我單的實際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領(lǐng)導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。
在簽收和拆封時,收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件,要進行文件、文號、機要編號的核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級部門,并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應及時附上文件處理傳閱單,作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管,不得個人保存,如職工工作需要借閱的可復印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領(lǐng)導和承辦部門閱辦,重要文件或急作應立刻呈送領(lǐng)導(或分管領(lǐng)導)閱批后分送承辦部門閱辦。
為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完。
2.一般禮儀性質(zhì)的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。
如涉及幾個單位會辦的文件,應同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運轉(zhuǎn),收發(fā)員(文書)應在當天或第二天將文件送到領(lǐng)導和承辦部門,如關(guān)系到兩個以上部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。
對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。
如有領(lǐng)導批示、擬辦意見辦公室應責成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。
不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學習有關(guān)文件,或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各 群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。
黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。
群眾團體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。
3.對單位影響較大,涉及多個以上領(lǐng)導分管范圍的文件,須經(jīng)領(lǐng)導班子研究決定后批準簽發(fā)。
其余文件均由主要領(lǐng)導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:
(1)公布單位規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件;
(3)公布單位體制機構(gòu)變動或干部任免事項;
(4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;
(6)其他有關(guān)重大事項;
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導批準后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。
5.各科室如會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定:
1.各科室需要發(fā)文,應事先向黨支部、行政辦公室提出申請;
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。
嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后,擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標定日期和密級;
5.辦公室應根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關(guān)指示精神,有關(guān)文件規(guī)定,對文稿進行審查和修改。
對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領(lǐng)導核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責);
7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬搞部門重新整理寫清楚;
8.需經(jīng)會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后,按批準權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導審定批準簽發(fā);
10.經(jīng)領(lǐng)導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打印;
11.文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須分管領(lǐng)導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。
任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作。
(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。
如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時查明原因和責任者,并如實向領(lǐng)導報告。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍:
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書)負責歸檔:
(1)上級機關(guān)來文,包括上級對單位報告、申請的批復;
(2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;
(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄;
(4)支部黨代表大會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;
(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果;
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等;
(7)上級機關(guān)領(lǐng)導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄,以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料;
(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領(lǐng)導工作等的音、像攝制品;
(9)單位日志和大事記;
(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關(guān)材料。
2.業(yè)務科室,各群眾團體日常工作中形成的活動資料,由各業(yè)務科室、群眾團體負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、時間順序,分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時,要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。
重要工作、重要會議形成的文件材料,要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。
(七)文件的銷毀
第十七條 對于多余、重復、過時和無保存價值的文件,辦公室應定期清理造冊,并按上級有關(guān)規(guī)定,辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件,應在辦公室收發(fā)員(文書)和正副主任以及分管領(lǐng)導的共同監(jiān)督下銷毀。
第十七條 實施及修改 本辦法經(jīng)決策會通過后實施,修改時亦同。
第2篇 某購物中心部門文件資料管理規(guī)程
營運管理類標準指引
制定部門:營運部
購物中心部門文件資料管理規(guī)程
1.目的
為規(guī)范資料(包括電子版資料)管理,有效收集、妥善保管和高效利用部門資料。
2.范圍
適用于各項目及各部門文件資料建立與管理。
3.職責
3.1部門員工負責自己板塊的工作資料,保證資料的齊全完整以及密級資料的安全。資料管理工作由部門經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導。
3.2各板塊員工在部門經(jīng)理指導下進行資料整理工作,其主要職責是對板塊內(nèi)產(chǎn)生的資料及時進行整理。定期對所有已歸檔的資料進行檢查。接受部門經(jīng)理對資料管理工作的監(jiān)督和指導,并提出合理化建議。
3.3各板塊資料可存放于各相關(guān)板塊員工自行保管,其余資料原則上由文員集中保管。自行保管資料員工對其所保管的資料信息(包括電子版)負有全部責任。
4.作業(yè)內(nèi)容
4.1整理方法
裝訂:歸檔資料應按件裝訂,每份資料作為一件。
分類:歸檔資料采用“保管期限/年度”進行分類。
排列:歸檔資料應在分類方案的最低一級類目內(nèi),按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。
4.2保管期限:分為永久、長期、短期。
4.3公司領(lǐng)導、部門負責人借閱非密級資料可通過資料管理人員/文員辦理借閱手續(xù),直接提檔。
4.4部門負責人以下員工借閱資料時,需經(jīng)部門負責人批準,填寫《資料使用申請表》,并辦理借閱手續(xù)。
4.5借閱部門資料須按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù),不得擅自擴大查閱范圍,未經(jīng)許可不得私自抄錄或復制。如確屬工作需要摘錄和復制,須經(jīng)分管領(lǐng)導或總經(jīng)理審批方可摘錄和復制。查閱“一般”級資料,須經(jīng)部門負責人審批。查閱“密件”級資料,須經(jīng)分管領(lǐng)導審批。查閱“絕密”級資料,須經(jīng)總經(jīng)理審批。外借資料必須在規(guī)定時間內(nèi)及時歸還。
4.6借閱、使用資料必須愛護,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密。如有資料遺失,按照資料的重要輕重程度進行處罰。
4.7任何個人未經(jīng)允許不得隨意銷毀部門資料。
4.8針對保管期限已滿的資料,通過鑒定對無保存價值的檔案進行銷毀。銷毀前必須填寫《資料銷毀清單》,經(jīng)資料管理負責人、部門經(jīng)理審批后,由二人以上對照《資料銷毀清單》檢查資料,確認無誤后在指定地點監(jiān)銷。監(jiān)銷人員事后應在銷毀清單上注明“已銷毀”字樣、日期并簽名。
4.9資料管理人員要認真填寫、編制銷毀清單,資料銷毀清單需長期保存。如有個別資料和文件未被批準銷毀,尚需保存,則應在銷毀清單上做出適當說明。為了防止錯銷,對已批準銷毀的資料除特殊情況外,一般均應“暫緩執(zhí)行”,待保存半年以后,確認已無利用價值時再行銷毀。
4.10若按規(guī)定需要銷毀時,凡屬密級資料須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀,一般內(nèi)部資料,須經(jīng)部門負責人批準后方可銷毀。
4.11因個人原因?qū)е沦Y料遺失,根據(jù)資料等級進行相應處罰
4.11.1普通級資料:
記過失一次,且按公司相關(guān)獎懲規(guī)定進行現(xiàn)金處罰,部門內(nèi)部通報批評。
4.11.2重要級資料:
記重大過失一次,且按公司相關(guān)獎懲規(guī)定進行現(xiàn)金處罰,在績效考核中建議hr扣除相應績效分值并上報公司,公司內(nèi)部通報批評。
4.11.3以上情況在一年中出現(xiàn)兩次以上,按以上條例并處雙倍及以上處罰。
5.支持性文件
6.相關(guān)記錄
