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郵件管理制度是企業(yè)內(nèi)部溝通與協(xié)作的重要組成部分，旨在確保信息傳遞的有效性、安全性和合規(guī)性。本制度將涵蓋以下幾個方面：
1. 郵件使用規(guī)范
2. 信息安全與隱私保護(hù)
3. 郵件處理時效
4. 電子郵件禮儀
5. 附件管理和大小限制
6. 工作郵件與個人郵件的區(qū)分
7. 郵件歸檔與備份
8. 違規(guī)處理與責(zé)任追究
包括哪些方面
1. 郵件使用規(guī)范：明確員工在使用企業(yè)郵箱時應(yīng)遵循的行為準(zhǔn)則，如避免發(fā)送無關(guān)信息，保持專業(yè)語言等。
2. 信息安全與隱私保護(hù)：規(guī)定密碼安全策略，禁止泄露敏感信息，確保郵件通信的安全。
3. 郵件處理時效：設(shè)定回復(fù)郵件的時間窗口，以提升工作效率和響應(yīng)速度。
4. 電子郵件禮儀：指導(dǎo)員工如何禮貌、有效地進(jìn)行郵件溝通，包括合適的問候語、清晰的主題行等。
5. 附件管理和大小限制：設(shè)定郵件附件的大小限制，以防止網(wǎng)絡(luò)擁堵，并規(guī)定敏感文件的加密傳輸。
6. 工作郵件與個人郵件的區(qū)分：強(qiáng)調(diào)工作郵箱僅用于工作相關(guān)事務(wù)，禁止濫用。
7. 郵件歸檔與備份：規(guī)定定期備份和整理郵件，以便日后查閱。
8. 違規(guī)處理與責(zé)任追究：設(shè)立違規(guī)行為的處罰措施，強(qiáng)化制度執(zhí)行。
重要性
良好的郵件管理制度對于企業(yè)的運(yùn)營至關(guān)重要。它能：
1. 提高溝通效率：通過規(guī)范化的郵件流程，減少誤解，提升信息傳遞速度。
2. 保障信息安全：防止敏感信息泄露，維護(hù)企業(yè)聲譽(yù)和利益。
3. 塑造專業(yè)形象：統(tǒng)一的郵件禮儀有助于提升企業(yè)對外的形象。
4. 確保合規(guī)：遵守法律法規(guī)，避免因郵件引發(fā)的法律風(fēng)險。
5. 提升員工責(zé)任感：明確權(quán)責(zé)，增強(qiáng)員工對郵件管理的重視。
方案
1. 制定詳細(xì)的操作指南：發(fā)布郵件使用手冊，涵蓋所有規(guī)定，供員工參考。
2. 培訓(xùn)與教育：定期舉辦郵件管理培訓(xùn)，提升員工的郵件素養(yǎng)。
3. 技術(shù)支持：利用郵件管理系統(tǒng)，自動執(zhí)行部分規(guī)定，如過濾垃圾郵件，監(jiān)控敏感信息。
4. 監(jiān)督與反饋：設(shè)立舉報機(jī)制，鼓勵員工互相監(jiān)督，及時糾正不當(dāng)行為。
5. 定期評估：對郵件管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行評估，根據(jù)反饋進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化。
通過上述方案，我們期望構(gòu)建一個高效、安全、有序的郵件管理體系，為企業(yè)的日常運(yùn)營提供有力支撐。
郵件管理制度范文
第1篇 _公司電子郵件管理
公司電子郵件管理
1.0 總則
公司開通intemet電子郵件服務(wù),目的是為了更好地促進(jìn)公司員工工作的內(nèi)外交流。公司的電子信息網(wǎng)絡(luò),無論對內(nèi)對外均不得傳遞與本人工作無關(guān)的內(nèi)容,違者視情節(jié)輕重給予批評、降薪、降職、辭退處分。
2.0 郵件服務(wù)器管理
辦公室統(tǒng)一管理公司的電子服務(wù)器并負(fù)責(zé)電子郵件的開戶、使用、維護(hù)和監(jiān)督檢查工作。
3.0 郵件開戶須知
申請電子郵件開戶必須首先填寫“電子郵件開戶申請表”,并在并在保密承諾書一欄中簽字,然后交部門經(jīng)理審核簽字后,將申請表交到辦公室郵件管理人員處開戶,郵件管理員開戶完成后填寫“電子郵件開戶回執(zhí)”,并通知申請人?；貓?zhí)單上包含配置郵件客戶終端軟件所需信息和用戶使用規(guī)則。
4.0 電子郵件使用規(guī)程
4.1 用戶應(yīng)當(dāng)定期檢查自己的郵箱,并取走郵件,以保證有戶的郵箱只占用合理的磁盤空間。每個用戶的郵箱不能大于10m,對于超過10m的郵箱,管理員有權(quán)刪除郵箱中的兩個月以前的舊郵件,以保證用戶郵箱在10m以下。由于不遵守此項規(guī)定而不能造成的損失由用戶自己負(fù)責(zé)。
4.2 禁止向異地發(fā)送大于2m的電子郵件,嚴(yán)禁使用fidml下載軟件和使用電子郵件訂閱新聞、雜志、論壇等。技術(shù)雜志由公司統(tǒng)一訂閱,圖書室集中管理,申請訂閱者需首先填寫“電子雜志訂閱申請表”,然后提交圖書室訂閱,公司駐外機(jī)構(gòu)可由系統(tǒng)主管審批后另行處理。
4.3 在公司內(nèi)部使用電子郵件只能使用在公司開戶的電子郵件地址,不可擅自使用其他任何郵件地址。
4.4 嚴(yán)禁轉(zhuǎn)發(fā)有危害社會安全的言論和政治性評論文章的郵件及一切無聊郵件。
4.5 發(fā)送保密資料郵件,按資料級別不同分別對待。
4.5.1 秘密級:需由部門經(jīng)理同意加密發(fā)送,由部門對資料的安全負(fù)責(zé)。
4.5.2 機(jī)密級:由部門經(jīng)理簽字同意,將發(fā)送的資料交辦公室審核、存檔,并由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。
4.5.3 絕密級:禁止在網(wǎng)上發(fā)送
5.0 監(jiān)督檢查工作
公司員工使用公司電子郵件需要接受辦公室的監(jiān)管,系統(tǒng)會自動將部分用戶收發(fā)電子郵件的副本保存。以便監(jiān)督、檢查和備案。
6.0 塊規(guī)處罰
6.1 對于異地發(fā)送超過2m的大郵件,使用fidml下載軟件或未經(jīng)批準(zhǔn)用郵件訂閱報刊、新聞、論壇的員工和情節(jié)嚴(yán)重程度,處于500―800元的罰款。
6.2 轉(zhuǎn)發(fā)有危害社會安全的言論或政治性評論文章的郵件,以及其他與工作無關(guān)的郵件的員工,首次發(fā)現(xiàn)作降薪處理,再次發(fā)現(xiàn)作降職處理,三次發(fā)現(xiàn)作辭退處理。
6.3 在公司內(nèi)部使用非公司電子郵件地址,罰款200元。
6.4任何使用電子郵件泄露公司商業(yè)秘密,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)視情節(jié)嚴(yán)重,處以降薪直至辭退的處理,造成惡劣影響或損失嚴(yán)重的,公司還將依法追究其法律責(zé)任。
7.0 附則
本條例的解釋權(quán)屬辦公室,如有疑問,可向辦公室提出咨詢。
第2篇 房地產(chǎn)集團(tuán)公司郵件寄發(fā)管理辦法
房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司郵件寄發(fā)管理辦法
為加強(qiáng)_城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡稱公司)郵件寄發(fā)的規(guī)范管理,提高工作效率,確保信息傳遍的迅速、準(zhǔn)確、有效,特制定本辦法。
第一條管理職責(zé)
綜合管理部為公司郵件寄發(fā)的歸口管理部門,負(fù)責(zé)郵件的投寄及費(fèi)用支付。
第二條 郵件的種類分為平函、掛函和特快專遞。
第三條 郵件寄發(fā)管理
(一)一般性業(yè)務(wù)函件采用平函的方式寄發(fā)。由寄發(fā)人填寫好受寄人的郵編、地址、單位、姓名,并填寫郵政部門印制的《交寄函件清單》,交綜合管理部投寄。
(二)銷售類或重要的工作函件可采用掛函的方式寄發(fā)。由寄發(fā)人填寫好收寄人的郵編、地址、單位、姓名及《交 寄掛號函件清單》后,交綜合管理部辦理郵局投寄業(yè)務(wù),并保存掛函號聯(lián)。
(三)急件或較重要的工作函件可采用特快專遞的方式寄發(fā)。由寄發(fā)人填寫好收寄人的郵編、地址、單位、姓名及《郵件寄發(fā)登記表》后,交綜合管理部辦投寄手續(xù),并保存特快投遞復(fù)寫聯(lián)。
第四條郵件退函處理
無論何種原因發(fā)生的退函,均須先統(tǒng)一交綜合管理部作好登記后,再發(fā)至各相關(guān)部門或人員。
第五條郵件費(fèi)用支付
郵件投寄發(fā)生的費(fèi)用,均由綜合管理部統(tǒng)一支付,經(jīng)分管副總經(jīng)理審批后報銷。
第六條附則
(一)本辦法適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
(二)本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋和修訂。
(三)本辦法自印發(fā)之日起施行。
第3篇 物業(yè)安全事務(wù)重要郵件管理規(guī)定
物業(yè)安全事務(wù)管理(重要郵件管理規(guī)定)
一、本規(guī)定所指的重要郵件是指掛號郵件、特快專遞、包裹及匯款單等。
二、客服中心/大堂崗負(fù)責(zé)重要郵件的接收、保管、轉(zhuǎn)遞工作。
三、接收重要郵件時須填寫《重要郵件收發(fā)登記表》,及時聯(lián)系收件人,盡快將郵件轉(zhuǎn)遞給收件人,正常情況下不超過2小時。
三、保證郵件安全,妥善保管,任何人不得拆御、損壞、竊取郵件。
四、特殊情況不能在規(guī)定時間內(nèi)送達(dá)的重要郵件,應(yīng)統(tǒng)一放置,妥善保管,便于查找,及時催送。
五、確認(rèn)無法轉(zhuǎn)遞的重發(fā)郵件,應(yīng)及時退回。如收件人暫時不在管理區(qū)域,經(jīng)收件人同意后,可代為保存,但保存時間最長不過30天。
六、重要郵件送達(dá)收件人或代收人時,需做好簽收記錄。
第4篇 d學(xué)校項目報刊郵件收發(fā)管理規(guī)定
學(xué)校項目報刊郵件收發(fā)管理規(guī)定
1.目的
為為了確保實驗小學(xué)報刊郵件及時準(zhǔn)確地收發(fā)。
2.范圍
適用于__管理處。
3.方法和過程控制
3.1當(dāng)值人員接到郵遞員送來的報紙、雜志時,必須仔細(xì)核對,各類報紙、雜志的名稱、數(shù)量是否與《報刊明細(xì)表》上的數(shù)量相符,如有疑問需及時與投遞員、校方管理員查詢、核對。
3.2當(dāng)值人員接到郵遞員送來的書刊、雜志時,認(rèn)真核對各種書刊的數(shù)量后,方可簽字確認(rèn),并隨時在《__實驗學(xué)校郵件期刊簽收登記表》上各欄目詳細(xì)登記。
3.3當(dāng)值人員接到掛號件和特快專遞時,應(yīng)認(rèn)真核對地址、姓名、并隨時在《__實驗學(xué)校郵件期刊簽收登記表》上各欄目詳細(xì)登記。對于此類信件應(yīng)在盡快通知收件人領(lǐng)取。
3.4由政府機(jī)關(guān)單位(如:區(qū)教育局等政府職能部門、其它學(xué)校)發(fā)來的文件,通知,應(yīng)立即通知相關(guān)人員領(lǐng)取或在有人員頂崗的情況下發(fā)送,同時在《__實驗學(xué)校郵件期刊簽收登記表》上予以詳細(xì)登記。
3.5如遇可疑信件(如:港臺信件)、無郵件地址或信封內(nèi)容辯認(rèn)不清,可通知上級部門或派出所處理。
3.6報刊郵件的分發(fā)
3.6.1報刊根據(jù)《校方報刊明細(xì)表》上的分發(fā)目錄,將房號寫在報刊第一版的左上角。
3.6.2雜志根據(jù)報刊明細(xì)表的訂閱目錄,通知相關(guān)人員領(lǐng)取,需認(rèn)真核對四
3.6.3季__郵件期刊簽收登記表上名稱、房號、數(shù)量后,要求收件人在簽收人、簽收日期欄上簽 字確認(rèn),其不得跨格、跨欄填寫。對安全員不能確認(rèn)的收件人可要求出示身份證件,安全員核對后在經(jīng)手人欄簽字確認(rèn)。
3.6.4掛號信件、特快專遞補(bǔ)和政府機(jī)關(guān)單位發(fā)來的文件,通知等信件的領(lǐng)取確認(rèn)方法同上。如是安全員送達(dá)由送達(dá)人在經(jīng)手人欄簽字確認(rèn),掛號信件和特快專遞補(bǔ)不可代領(lǐng)代簽,對不能確認(rèn)的英文信件,可詢問校的英語教師確認(rèn),用鉛筆在信封上標(biāo)注;對于英語教師都無法確認(rèn)和地址不詳?shù)男偶?在值班室門前公告欄上登報,三日未有人領(lǐng)取回郵遞員。并需完善手續(xù)。
3.7刊郵件的存放
3.7.1當(dāng)遇到節(jié)假日等報刊雜志不能送發(fā)時,當(dāng)值人員應(yīng)將每天的報刊分類存放于辦公桌抽屜中,不得隨意給其它人員借閱。
3.7.2信件應(yīng)避免無關(guān)翻閱,確保郵件安全送發(fā)到各收信人手中。
3.8八、以上未盡事宜和在實際操作中有疑問的,可咨詢校方總務(wù)處或物業(yè)管理單位,物業(yè)管理單位將根據(jù)實際情況進(jìn)一步完善本細(xì)則。
第5篇 住宅小區(qū)郵件收發(fā)管理規(guī)定-6
住宅小區(qū)郵件收發(fā)管理規(guī)定6
1、收到郵件后,首先核對郵件是否完整,如不完整務(wù)必請郵遞員出具證明,而后核對業(yè)主(住戶)和房屋是否符合。
2、每天做好郵件收取工作,認(rèn)真填寫《小區(qū)郵件分發(fā)登記表》
3、將掛號信、包裹單、匯款單等各類郵件分門別類投送,避免遺漏、出錯。
4、如有特快傳遞或主要郵件,應(yīng)立即設(shè)法通知業(yè)主(住戶),若業(yè)主(住戶)在家,立刻將快郵送上門。
5、業(yè)主(住戶)辦郵寄包裹時,要問清室號,姓名以及收人的姓名、詳細(xì)地址、郵寄方式,并做好代辦服務(wù)。
6、郵件退回,及時通知有關(guān)業(yè)主(住戶),并做好退回郵件記錄。
第6篇 電子郵件使用保密管理制度
1、認(rèn)真貫徹執(zhí)行上級保密部門文件的有關(guān)規(guī)定和要求,嚴(yán)禁通過電子郵箱辦理涉密業(yè)務(wù),存儲、處理、傳輸涉密和內(nèi)部辦公信息。
2、嚴(yán)禁將涉密存儲介質(zhì)和內(nèi)部辦公網(wǎng)絡(luò)接入互聯(lián)網(wǎng)及其其他公共信息網(wǎng)絡(luò)。
3、嚴(yán)禁在未采取防護(hù)措施的情況下,在涉密信息系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò)之間進(jìn)行信息交換,不斷增強(qiáng)電子郵箱保密管理能力。
4、嚴(yán)格信息流轉(zhuǎn)的規(guī)范性,做到公開信息網(wǎng)上公布,不使用公開郵箱,減少郵箱使用管理上存在的空檔。
5、及時對單位郵箱信息嚴(yán)格審查、嚴(yán)格控制、嚴(yán)格把關(guān),從制度上杜絕泄密隱患。
6、嚴(yán)禁泄露涉及單位信息的郵箱密碼,不開放公共郵箱,防止信息交叉泄露。
7、郵箱保密工作做到制度到位、管理到位、檢查到位,電子郵箱使用過程中的防范技術(shù)要進(jìn)一步提高,進(jìn)一步完善。
第7篇 金融大廈郵件收發(fā)管理規(guī)程
金融中心郵件收發(fā)管理規(guī)程
1、所有進(jìn)入樓內(nèi)的特快專遞均由快件公司人員在大廳內(nèi)進(jìn)行出入登記后直接送達(dá)樓層業(yè)主手中。
2、進(jìn)入樓內(nèi)的普通郵件、報刊等均由郵局送至大廳吧臺進(jìn)行登記,由大廳接待或安管人員負(fù)責(zé)聯(lián)系業(yè)主前來領(lǐng)取或直接送至業(yè)主手中,由雙方簽字確認(rèn),記錄于《函件收發(fā)記錄》。包裹單、匯款單、掛號信等重要郵件由郵局直接送達(dá)。
3、在工作日,大廳內(nèi)的郵件、報刊等均需及時送到業(yè)主手中,做到日到日清,不得在大廳吧臺內(nèi)過夜。
4、如遇節(jié)假日或周六、周日有郵件、報刊、掛號信等送達(dá)大廳,大廳安管人員需妥善保管,做好記錄,待工作日或周一上班與大廳接待進(jìn)行交接。
5、如因業(yè)主因故不能收到信、郵件等,大廳人員做好相關(guān)記錄交給郵局等送件單位帶回,大廳人員嚴(yán)禁私拆、扣壓、轉(zhuǎn)交。
6、管理處只對函件安全送達(dá)負(fù)責(zé),節(jié)假日不對特快專遞時效負(fù)責(zé)。
7、本管理處不擔(dān)供物品寄存服務(wù)。
相關(guān)質(zhì)量記錄:
1.《函件收發(fā)記錄》zc-09/b12
第8篇 某后勤物業(yè)郵件投遞管理制度
后勤物業(yè)郵件投遞管理制度
一、投遞條件
1.收發(fā)室的服務(wù)對象為根據(jù)學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置的部處院系、學(xué)生班級等單位用戶。
2.學(xué)校單位用戶可到收發(fā)室申請辦理郵件投遞手續(xù),其辦理流程為:
(1)新設(shè)立的部處院系、新生班級到收發(fā)室申請一個免費(fèi)信箱,收發(fā)室核實情況是否屬實。
(2)收發(fā)室分配信箱,由單位或?qū)W生班級指定的專人簽字領(lǐng)取信箱鑰匙。
(3)收發(fā)室自信箱開通之日起安排投遞。
二、投遞方式
各類郵件的投遞方式分為信箱投遞和窗口領(lǐng)取兩種。
1.信箱投遞:指按照郵件封面書寫的信箱投遞至對應(yīng)信箱的投遞方式。
信箱投遞的郵件包括:普通信件、印刷品、報紙等。
2.窗口領(lǐng)取:指以適當(dāng)方式通知收件人到收發(fā)室窗口,憑證件簽字領(lǐng)取郵件的投遞方式。
窗口領(lǐng)取的郵件包括:特快專遞、掛號信(印刷品)、包裹單、匯款單等。
三、投遞頻次
1.掛號郵件:每個工作日投遞兩個頻次。
2.報紙信函:每個工作日投遞一個頻次。
3.雜志刊物:每個月至少投遞一個頻次。
4.外部投遞:每周五個頻次(節(jié)假日除外)。
收發(fā)室各類郵件的投遞頻次,可根據(jù)郵局投遞頻次和自身工作情況予以相應(yīng)調(diào)整。
四、投遞時限
投遞時限是指郵局將各類郵件送至收發(fā)室后,收發(fā)室投遞郵件不應(yīng)當(dāng)超過的最大時間限度。
1.特快專遞:4個工作時內(nèi)通知完畢。
2.報紙:4個工作時內(nèi)投遞完畢。
3.包裹單:8個工作時內(nèi)通知完畢。
4.普通信函:8個工作時內(nèi)投遞完畢。
5.匯款單:16個工作時內(nèi)通知完畢。
6.掛號信(印刷品):16個工作時內(nèi)通知完畢。
7.銀行卡:7個工作日內(nèi)通知完畢。
8.雜志刊物:7個工作日內(nèi)通知完畢。
如遇節(jié)假日、用戶要求變更投遞時限、收發(fā)室工作特殊情況等,各類郵件的投遞時限可予以相應(yīng)調(diào)整。
五、投遞深度
1.針對具備投遞條件的單位用戶,掛號郵件采取窗口領(lǐng)取的方式投遞;普通郵件則采取信箱投遞的方式投遞。
2.針對收件地址寫為門牌號碼等不具備投遞條件的郵件,掛號郵件采用窗口領(lǐng)取的方式試投;普通郵件則投遞至該樓房的物業(yè)主管部門,如其拒收按疑難郵件處理。
3.針對要求從現(xiàn)有免費(fèi)信箱分戶單獨投遞的用戶,由用戶向收發(fā)室提出信箱租賃申請,收發(fā)室將提供有償服務(wù)。
4.針對要求將郵件從信箱投遞延伸至室內(nèi)的用戶,收發(fā)室將延長投遞深度,提供有償服務(wù)。
六、特約服務(wù)
針對有特殊需求的用戶,收發(fā)室在日常服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上,采取有償?shù)姆绞綖橛脩籼峁┨丶s服務(wù)。
1.信箱租賃:具體規(guī)定參見收發(fā)室信箱出租管理辦法。
2.延伸服務(wù): 如用戶需將郵件從信箱投遞改為投遞至室內(nèi),延長服務(wù)深度,收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為每年每戶200元。
3.代為投遞:如用戶有代為投遞郵件的需求,收發(fā)室可代為分發(fā)并投遞至相應(yīng)信箱,收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為每件0.5元。
七、投遞管理
1.各單位用戶應(yīng)設(shè)置專人定期開啟本單位信箱領(lǐng)取郵件。在領(lǐng)取掛號郵件時,應(yīng)點核郵件無誤并出示有效證件,經(jīng)收發(fā)室工作人員確認(rèn)后簽收。
2.領(lǐng)取郵件的有效證件包括居民身份證、戶口簿和工作證等。遇特殊情況,經(jīng)收發(fā)室主管批準(zhǔn)后可相應(yīng)辦理。
3.各單位郵件領(lǐng)取人員對于各種郵件負(fù)有保護(hù)和及時傳送的責(zé)任,不得私拆、隱匿、毀棄郵件或者撕揭郵票。
4.用戶誤收的郵件應(yīng)當(dāng)及時退還收發(fā)室;用戶誤拆的郵件應(yīng)及時退還收發(fā)室并說明情況,對誤拆郵件的內(nèi)容要保守秘密。
第9篇 某小區(qū)郵件收發(fā)管理規(guī)定
.小區(qū)郵件收發(fā)管理規(guī)定
1、收到郵件后,首先核對郵件是否完整,如不完整務(wù)必請郵遞員出具證明,而后核對業(yè)主(住戶)和房屋是否符合。
2、每天做好郵件收取工作,認(rèn)真填寫《小區(qū)郵件分發(fā)登記表》
3、將掛號信、包裹單、匯款單等各類郵件分門別類投送,避免遺漏、出錯。
4、如有特快傳遞或主要郵件,應(yīng)立即設(shè)法通知業(yè)主(住戶),若業(yè)主(住戶)在家,立刻將快郵送上門。
5、業(yè)主(住戶)辦郵寄包裹時,要問清室號,姓名以及收人的姓名、詳細(xì)地址、郵寄方式,并做好代辦服務(wù)。
6、郵件退回,及時通知有關(guān)業(yè)主(住戶),并做好退回郵件記錄。
第10篇 物業(yè)公司電子郵件管理辦法（二）
物業(yè)公司電子郵件管理辦法(二)
一、規(guī)范目的:高效規(guī)范的傳遞信息,盡快實現(xiàn)辦公自動化
二、適用范圍:公司所有電子郵件及其傳遞和存檔
三、內(nèi)容:
1、郵件發(fā)送者應(yīng)填寫主題,主題要求簡明扼要,凡是沒有主題的文件,收件人未及時閱讀或批復(fù)而造成的后果及責(zé)任,由郵件發(fā)送者按公司制度承擔(dān)。
2、發(fā)送郵件時,發(fā)送者應(yīng)在電子郵件中注明中文姓名、部門、發(fā)送日期,如果有說明的簡短文字,也應(yīng)在電子郵件正文中寫清楚。
3、篇幅中少于一百字的文字,直接作為電子郵件正文輸入。篇幅超過一百字的文件使用office軟件編輯輸入,并將office文件作為電子郵件的附件傳送。
4、對于請示、報告、申請、文件、討論稿等征求意見性質(zhì)的郵件,被征求意見或被請示者為收件人,其他需要了解郵件內(nèi)容者為被抄送人。收件人應(yīng)及時答復(fù)發(fā)件人,被抄送人可不答復(fù)。
5、所有部門經(jīng)理及部門郵件管理人員在每天上班后、下班前必須查看郵件,以便及時閱讀和處理公司的信息。由于閱讀郵件不及時而導(dǎo)致未能按通知要求參加會議、未能按要求完成公司安排的各項工作任務(wù)等,按公司制度追究其相應(yīng)責(zé)任。
6、凡是沒有正式定稿的文件,報告、表格等一般情況不得打印。
7、為了減輕公司郵件的負(fù)荷,工作人員不要使用電子郵件系統(tǒng)傳送與工作無關(guān)的郵件。
8、公司總辦應(yīng)指導(dǎo)和協(xié)助職員對電子郵件進(jìn)行檔案管理,作為部門用戶應(yīng)指定一文件管理員負(fù)責(zé)文件收發(fā)及傳遞信息,并報總辦備案。
四、郵箱管理
1、總辦負(fù)責(zé)按公司部門及崗位設(shè)置建立相應(yīng)的郵箱。
2、郵箱使用者應(yīng)保護(hù)好郵箱密碼,如果發(fā)現(xiàn)密碼泄露,請及時做出更改申請。
3、如果沒有得到授權(quán),不能查看他人郵箱內(nèi)容。
