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郵件管理制度是企業(yè)內部溝通與協作的重要組成部分，旨在確保信息傳遞的有效性、安全性和合規(guī)性。本制度將涵蓋以下幾個方面：
1. 郵件使用規(guī)范
2. 信息安全與隱私保護
3. 郵件處理時效
4. 電子郵件禮儀
5. 附件管理和大小限制
6. 工作郵件與個人郵件的區(qū)分
7. 郵件歸檔與備份
8. 違規(guī)處理與責任追究
包括哪些方面
1. 郵件使用規(guī)范：明確員工在使用企業(yè)郵箱時應遵循的行為準則，如避免發(fā)送無關信息，保持專業(yè)語言等。
2. 信息安全與隱私保護：規(guī)定密碼安全策略，禁止泄露敏感信息，確保郵件通信的安全。
3. 郵件處理時效：設定回復郵件的時間窗口，以提升工作效率和響應速度。
4. 電子郵件禮儀：指導員工如何禮貌、有效地進行郵件溝通，包括合適的問候語、清晰的主題行等。
5. 附件管理和大小限制：設定郵件附件的大小限制，以防止網絡擁堵，并規(guī)定敏感文件的加密傳輸。
6. 工作郵件與個人郵件的區(qū)分：強調工作郵箱僅用于工作相關事務，禁止濫用。
7. 郵件歸檔與備份：規(guī)定定期備份和整理郵件，以便日后查閱。
8. 違規(guī)處理與責任追究：設立違規(guī)行為的處罰措施，強化制度執(zhí)行。
重要性
良好的郵件管理制度對于企業(yè)的運營至關重要。它能：
1. 提高溝通效率：通過規(guī)范化的郵件流程，減少誤解，提升信息傳遞速度。
2. 保障信息安全：防止敏感信息泄露，維護企業(yè)聲譽和利益。
3. 塑造專業(yè)形象：統(tǒng)一的郵件禮儀有助于提升企業(yè)對外的形象。
4. 確保合規(guī)：遵守法律法規(guī)，避免因郵件引發(fā)的法律風險。
5. 提升員工責任感：明確權責，增強員工對郵件管理的重視。
方案
1. 制定詳細的操作指南：發(fā)布郵件使用手冊，涵蓋所有規(guī)定，供員工參考。
2. 培訓與教育：定期舉辦郵件管理培訓，提升員工的郵件素養(yǎng)。
3. 技術支持：利用郵件管理系統(tǒng)，自動執(zhí)行部分規(guī)定，如過濾垃圾郵件，監(jiān)控敏感信息。
4. 監(jiān)督與反饋：設立舉報機制，鼓勵員工互相監(jiān)督，及時糾正不當行為。
5. 定期評估：對郵件管理制度的執(zhí)行情況進行評估，根據反饋進行調整優(yōu)化。
通過上述方案，我們期望構建一個高效、安全、有序的郵件管理體系，為企業(yè)的日常運營提供有力支撐。
郵件管理制度范文
第1篇 _公司電子郵件管理
公司電子郵件管理
1.0 總則
公司開通intemet電子郵件服務,目的是為了更好地促進公司員工工作的內外交流。公司的電子信息網絡,無論對內對外均不得傳遞與本人工作無關的內容,違者視情節(jié)輕重給予批評、降薪、降職、辭退處分。
2.0 郵件服務器管理
辦公室統(tǒng)一管理公司的電子服務器并負責電子郵件的開戶、使用、維護和監(jiān)督檢查工作。
3.0 郵件開戶須知
申請電子郵件開戶必須首先填寫“電子郵件開戶申請表”,并在并在保密承諾書一欄中簽字,然后交部門經理審核簽字后,將申請表交到辦公室郵件管理人員處開戶,郵件管理員開戶完成后填寫“電子郵件開戶回執(zhí)”,并通知申請人。回執(zhí)單上包含配置郵件客戶終端軟件所需信息和用戶使用規(guī)則。
4.0 電子郵件使用規(guī)程
4.1 用戶應當定期檢查自己的郵箱,并取走郵件,以保證有戶的郵箱只占用合理的磁盤空間。每個用戶的郵箱不能大于10m,對于超過10m的郵箱,管理員有權刪除郵箱中的兩個月以前的舊郵件,以保證用戶郵箱在10m以下。由于不遵守此項規(guī)定而不能造成的損失由用戶自己負責。
4.2 禁止向異地發(fā)送大于2m的電子郵件,嚴禁使用fidml下載軟件和使用電子郵件訂閱新聞、雜志、論壇等。技術雜志由公司統(tǒng)一訂閱,圖書室集中管理,申請訂閱者需首先填寫“電子雜志訂閱申請表”,然后提交圖書室訂閱,公司駐外機構可由系統(tǒng)主管審批后另行處理。
4.3 在公司內部使用電子郵件只能使用在公司開戶的電子郵件地址,不可擅自使用其他任何郵件地址。
4.4 嚴禁轉發(fā)有危害社會安全的言論和政治性評論文章的郵件及一切無聊郵件。
4.5 發(fā)送保密資料郵件,按資料級別不同分別對待。
4.5.1 秘密級:需由部門經理同意加密發(fā)送,由部門對資料的安全負責。
4.5.2 機密級:由部門經理簽字同意,將發(fā)送的資料交辦公室審核、存檔,并由辦公室負責發(fā)送。
4.5.3 絕密級:禁止在網上發(fā)送
5.0 監(jiān)督檢查工作
公司員工使用公司電子郵件需要接受辦公室的監(jiān)管,系統(tǒng)會自動將部分用戶收發(fā)電子郵件的副本保存。以便監(jiān)督、檢查和備案。
6.0 塊規(guī)處罰
6.1 對于異地發(fā)送超過2m的大郵件,使用fidml下載軟件或未經批準用郵件訂閱報刊、新聞、論壇的員工和情節(jié)嚴重程度,處于500―800元的罰款。
6.2 轉發(fā)有危害社會安全的言論或政治性評論文章的郵件,以及其他與工作無關的郵件的員工,首次發(fā)現作降薪處理,再次發(fā)現作降職處理,三次發(fā)現作辭退處理。
6.3 在公司內部使用非公司電子郵件地址,罰款200元。
6.4任何使用電子郵件泄露公司商業(yè)秘密,一經發(fā)現視情節(jié)嚴重,處以降薪直至辭退的處理,造成惡劣影響或損失嚴重的,公司還將依法追究其法律責任。
7.0 附則
本條例的解釋權屬辦公室,如有疑問,可向辦公室提出咨詢。
第2篇 房地產集團公司郵件寄發(fā)管理辦法
房地產集團有限公司郵件寄發(fā)管理辦法
為加強_城房地產集團有限公司(以下簡稱公司)郵件寄發(fā)的規(guī)范管理,提高工作效率,確保信息傳遍的迅速、準確、有效,特制定本辦法。
第一條管理職責
綜合管理部為公司郵件寄發(fā)的歸口管理部門,負責郵件的投寄及費用支付。
第二條 郵件的種類分為平函、掛函和特快專遞。
第三條 郵件寄發(fā)管理
(一)一般性業(yè)務函件采用平函的方式寄發(fā)。由寄發(fā)人填寫好受寄人的郵編、地址、單位、姓名,并填寫郵政部門印制的《交寄函件清單》,交綜合管理部投寄。
(二)銷售類或重要的工作函件可采用掛函的方式寄發(fā)。由寄發(fā)人填寫好收寄人的郵編、地址、單位、姓名及《交 寄掛號函件清單》后,交綜合管理部辦理郵局投寄業(yè)務,并保存掛函號聯。
(三)急件或較重要的工作函件可采用特快專遞的方式寄發(fā)。由寄發(fā)人填寫好收寄人的郵編、地址、單位、姓名及《郵件寄發(fā)登記表》后,交綜合管理部辦投寄手續(xù),并保存特快投遞復寫聯。
第四條郵件退函處理
無論何種原因發(fā)生的退函,均須先統(tǒng)一交綜合管理部作好登記后,再發(fā)至各相關部門或人員。
第五條郵件費用支付
郵件投寄發(fā)生的費用,均由綜合管理部統(tǒng)一支付,經分管副總經理審批后報銷。
第六條附則
(一)本辦法適用于公司本部,控股項目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行,參股項目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。
(二)本辦法由綜合管理部負責解釋和修訂。
(三)本辦法自印發(fā)之日起施行。
第3篇 物業(yè)安全事務重要郵件管理規(guī)定
物業(yè)安全事務管理(重要郵件管理規(guī)定)
一、本規(guī)定所指的重要郵件是指掛號郵件、特快專遞、包裹及匯款單等。
二、客服中心/大堂崗負責重要郵件的接收、保管、轉遞工作。
三、接收重要郵件時須填寫《重要郵件收發(fā)登記表》,及時聯系收件人,盡快將郵件轉遞給收件人,正常情況下不超過2小時。
三、保證郵件安全,妥善保管,任何人不得拆御、損壞、竊取郵件。
四、特殊情況不能在規(guī)定時間內送達的重要郵件,應統(tǒng)一放置,妥善保管,便于查找,及時催送。
五、確認無法轉遞的重發(fā)郵件,應及時退回。如收件人暫時不在管理區(qū)域,經收件人同意后,可代為保存,但保存時間最長不過30天。
六、重要郵件送達收件人或代收人時,需做好簽收記錄。
第4篇 d學校項目報刊郵件收發(fā)管理規(guī)定
學校項目報刊郵件收發(fā)管理規(guī)定
1.目的
為為了確保實驗小學報刊郵件及時準確地收發(fā)。
2.范圍
適用于__管理處。
3.方法和過程控制
3.1當值人員接到郵遞員送來的報紙、雜志時,必須仔細核對,各類報紙、雜志的名稱、數量是否與《報刊明細表》上的數量相符,如有疑問需及時與投遞員、校方管理員查詢、核對。
3.2當值人員接到郵遞員送來的書刊、雜志時,認真核對各種書刊的數量后,方可簽字確認,并隨時在《__實驗學校郵件期刊簽收登記表》上各欄目詳細登記。
3.3當值人員接到掛號件和特快專遞時,應認真核對地址、姓名、并隨時在《__實驗學校郵件期刊簽收登記表》上各欄目詳細登記。對于此類信件應在盡快通知收件人領取。
3.4由政府機關單位(如:區(qū)教育局等政府職能部門、其它學校)發(fā)來的文件,通知,應立即通知相關人員領取或在有人員頂崗的情況下發(fā)送,同時在《__實驗學校郵件期刊簽收登記表》上予以詳細登記。
3.5如遇可疑信件(如:港臺信件)、無郵件地址或信封內容辯認不清,可通知上級部門或派出所處理。
3.6報刊郵件的分發(fā)
3.6.1報刊根據《校方報刊明細表》上的分發(fā)目錄,將房號寫在報刊第一版的左上角。
3.6.2雜志根據報刊明細表的訂閱目錄,通知相關人員領取,需認真核對四
3.6.3季__郵件期刊簽收登記表上名稱、房號、數量后,要求收件人在簽收人、簽收日期欄上簽 字確認,其不得跨格、跨欄填寫。對安全員不能確認的收件人可要求出示身份證件,安全員核對后在經手人欄簽字確認。
3.6.4掛號信件、特快專遞補和政府機關單位發(fā)來的文件,通知等信件的領取確認方法同上。如是安全員送達由送達人在經手人欄簽字確認,掛號信件和特快專遞補不可代領代簽,對不能確認的英文信件,可詢問校的英語教師確認,用鉛筆在信封上標注;對于英語教師都無法確認和地址不詳的信件,在值班室門前公告欄上登報,三日未有人領取回郵遞員。并需完善手續(xù)。
3.7刊郵件的存放
3.7.1當遇到節(jié)假日等報刊雜志不能送發(fā)時,當值人員應將每天的報刊分類存放于辦公桌抽屜中,不得隨意給其它人員借閱。
3.7.2信件應避免無關翻閱,確保郵件安全送發(fā)到各收信人手中。
3.8八、以上未盡事宜和在實際操作中有疑問的,可咨詢校方總務處或物業(yè)管理單位,物業(yè)管理單位將根據實際情況進一步完善本細則。
第5篇 住宅小區(qū)郵件收發(fā)管理規(guī)定-6
住宅小區(qū)郵件收發(fā)管理規(guī)定6
1、收到郵件后,首先核對郵件是否完整,如不完整務必請郵遞員出具證明,而后核對業(yè)主(住戶)和房屋是否符合。
2、每天做好郵件收取工作,認真填寫《小區(qū)郵件分發(fā)登記表》
3、將掛號信、包裹單、匯款單等各類郵件分門別類投送,避免遺漏、出錯。
4、如有特快傳遞或主要郵件,應立即設法通知業(yè)主(住戶),若業(yè)主(住戶)在家,立刻將快郵送上門。
5、業(yè)主(住戶)辦郵寄包裹時,要問清室號,姓名以及收人的姓名、詳細地址、郵寄方式,并做好代辦服務。
6、郵件退回,及時通知有關業(yè)主(住戶),并做好退回郵件記錄。
第6篇 電子郵件使用保密管理制度
1、認真貫徹執(zhí)行上級保密部門文件的有關規(guī)定和要求,嚴禁通過電子郵箱辦理涉密業(yè)務,存儲、處理、傳輸涉密和內部辦公信息。
2、嚴禁將涉密存儲介質和內部辦公網絡接入互聯網及其其他公共信息網絡。
3、嚴禁在未采取防護措施的情況下,在涉密信息系統(tǒng)與互聯網及其他公共信息網絡之間進行信息交換,不斷增強電子郵箱保密管理能力。
4、嚴格信息流轉的規(guī)范性,做到公開信息網上公布,不使用公開郵箱,減少郵箱使用管理上存在的空檔。
5、及時對單位郵箱信息嚴格審查、嚴格控制、嚴格把關,從制度上杜絕泄密隱患。
6、嚴禁泄露涉及單位信息的郵箱密碼,不開放公共郵箱,防止信息交叉泄露。
7、郵箱保密工作做到制度到位、管理到位、檢查到位,電子郵箱使用過程中的防范技術要進一步提高,進一步完善。
第7篇 金融大廈郵件收發(fā)管理規(guī)程
金融中心郵件收發(fā)管理規(guī)程
1、所有進入樓內的特快專遞均由快件公司人員在大廳內進行出入登記后直接送達樓層業(yè)主手中。
2、進入樓內的普通郵件、報刊等均由郵局送至大廳吧臺進行登記,由大廳接待或安管人員負責聯系業(yè)主前來領取或直接送至業(yè)主手中,由雙方簽字確認,記錄于《函件收發(fā)記錄》。包裹單、匯款單、掛號信等重要郵件由郵局直接送達。
3、在工作日,大廳內的郵件、報刊等均需及時送到業(yè)主手中,做到日到日清,不得在大廳吧臺內過夜。
4、如遇節(jié)假日或周六、周日有郵件、報刊、掛號信等送達大廳,大廳安管人員需妥善保管,做好記錄,待工作日或周一上班與大廳接待進行交接。
5、如因業(yè)主因故不能收到信、郵件等,大廳人員做好相關記錄交給郵局等送件單位帶回,大廳人員嚴禁私拆、扣壓、轉交。
6、管理處只對函件安全送達負責,節(jié)假日不對特快專遞時效負責。
7、本管理處不擔供物品寄存服務。
相關質量記錄:
1.《函件收發(fā)記錄》zc-09/b12
第8篇 某后勤物業(yè)郵件投遞管理制度
后勤物業(yè)郵件投遞管理制度
一、投遞條件
1.收發(fā)室的服務對象為根據學校機構設置的部處院系、學生班級等單位用戶。
2.學校單位用戶可到收發(fā)室申請辦理郵件投遞手續(xù),其辦理流程為:
(1)新設立的部處院系、新生班級到收發(fā)室申請一個免費信箱,收發(fā)室核實情況是否屬實。
(2)收發(fā)室分配信箱,由單位或學生班級指定的專人簽字領取信箱鑰匙。
(3)收發(fā)室自信箱開通之日起安排投遞。
二、投遞方式
各類郵件的投遞方式分為信箱投遞和窗口領取兩種。
1.信箱投遞:指按照郵件封面書寫的信箱投遞至對應信箱的投遞方式。
信箱投遞的郵件包括:普通信件、印刷品、報紙等。
2.窗口領取:指以適當方式通知收件人到收發(fā)室窗口,憑證件簽字領取郵件的投遞方式。
窗口領取的郵件包括:特快專遞、掛號信(印刷品)、包裹單、匯款單等。
三、投遞頻次
1.掛號郵件:每個工作日投遞兩個頻次。
2.報紙信函:每個工作日投遞一個頻次。
3.雜志刊物:每個月至少投遞一個頻次。
4.外部投遞:每周五個頻次(節(jié)假日除外)。
收發(fā)室各類郵件的投遞頻次,可根據郵局投遞頻次和自身工作情況予以相應調整。
四、投遞時限
投遞時限是指郵局將各類郵件送至收發(fā)室后,收發(fā)室投遞郵件不應當超過的最大時間限度。
1.特快專遞:4個工作時內通知完畢。
2.報紙:4個工作時內投遞完畢。
3.包裹單:8個工作時內通知完畢。
4.普通信函:8個工作時內投遞完畢。
5.匯款單:16個工作時內通知完畢。
6.掛號信(印刷品):16個工作時內通知完畢。
7.銀行卡:7個工作日內通知完畢。
8.雜志刊物:7個工作日內通知完畢。
如遇節(jié)假日、用戶要求變更投遞時限、收發(fā)室工作特殊情況等,各類郵件的投遞時限可予以相應調整。
五、投遞深度
1.針對具備投遞條件的單位用戶,掛號郵件采取窗口領取的方式投遞;普通郵件則采取信箱投遞的方式投遞。
2.針對收件地址寫為門牌號碼等不具備投遞條件的郵件,掛號郵件采用窗口領取的方式試投;普通郵件則投遞至該樓房的物業(yè)主管部門,如其拒收按疑難郵件處理。
3.針對要求從現有免費信箱分戶單獨投遞的用戶,由用戶向收發(fā)室提出信箱租賃申請,收發(fā)室將提供有償服務。
4.針對要求將郵件從信箱投遞延伸至室內的用戶,收發(fā)室將延長投遞深度,提供有償服務。
六、特約服務
針對有特殊需求的用戶,收發(fā)室在日常服務標準的基礎上,采取有償的方式為用戶提供特約服務。
1.信箱租賃:具體規(guī)定參見收發(fā)室信箱出租管理辦法。
2.延伸服務: 如用戶需將郵件從信箱投遞改為投遞至室內,延長服務深度,收費標準為每年每戶200元。
3.代為投遞:如用戶有代為投遞郵件的需求,收發(fā)室可代為分發(fā)并投遞至相應信箱,收費標準為每件0.5元。
七、投遞管理
1.各單位用戶應設置專人定期開啟本單位信箱領取郵件。在領取掛號郵件時,應點核郵件無誤并出示有效證件,經收發(fā)室工作人員確認后簽收。
2.領取郵件的有效證件包括居民身份證、戶口簿和工作證等。遇特殊情況,經收發(fā)室主管批準后可相應辦理。
3.各單位郵件領取人員對于各種郵件負有保護和及時傳送的責任,不得私拆、隱匿、毀棄郵件或者撕揭郵票。
4.用戶誤收的郵件應當及時退還收發(fā)室;用戶誤拆的郵件應及時退還收發(fā)室并說明情況,對誤拆郵件的內容要保守秘密。
第9篇 某小區(qū)郵件收發(fā)管理規(guī)定
.小區(qū)郵件收發(fā)管理規(guī)定
1、收到郵件后,首先核對郵件是否完整,如不完整務必請郵遞員出具證明,而后核對業(yè)主(住戶)和房屋是否符合。
2、每天做好郵件收取工作,認真填寫《小區(qū)郵件分發(fā)登記表》
3、將掛號信、包裹單、匯款單等各類郵件分門別類投送,避免遺漏、出錯。
4、如有特快傳遞或主要郵件,應立即設法通知業(yè)主(住戶),若業(yè)主(住戶)在家,立刻將快郵送上門。
5、業(yè)主(住戶)辦郵寄包裹時,要問清室號,姓名以及收人的姓名、詳細地址、郵寄方式,并做好代辦服務。
6、郵件退回,及時通知有關業(yè)主(住戶),并做好退回郵件記錄。
第10篇 物業(yè)公司電子郵件管理辦法（二）
物業(yè)公司電子郵件管理辦法(二)
一、規(guī)范目的:高效規(guī)范的傳遞信息,盡快實現辦公自動化
二、適用范圍:公司所有電子郵件及其傳遞和存檔
三、內容:
1、郵件發(fā)送者應填寫主題,主題要求簡明扼要,凡是沒有主題的文件,收件人未及時閱讀或批復而造成的后果及責任,由郵件發(fā)送者按公司制度承擔。
2、發(fā)送郵件時,發(fā)送者應在電子郵件中注明中文姓名、部門、發(fā)送日期,如果有說明的簡短文字,也應在電子郵件正文中寫清楚。
3、篇幅中少于一百字的文字,直接作為電子郵件正文輸入。篇幅超過一百字的文件使用office軟件編輯輸入,并將office文件作為電子郵件的附件傳送。
4、對于請示、報告、申請、文件、討論稿等征求意見性質的郵件,被征求意見或被請示者為收件人,其他需要了解郵件內容者為被抄送人。收件人應及時答復發(fā)件人,被抄送人可不答復。
5、所有部門經理及部門郵件管理人員在每天上班后、下班前必須查看郵件,以便及時閱讀和處理公司的信息。由于閱讀郵件不及時而導致未能按通知要求參加會議、未能按要求完成公司安排的各項工作任務等,按公司制度追究其相應責任。
6、凡是沒有正式定稿的文件,報告、表格等一般情況不得打印。
7、為了減輕公司郵件的負荷,工作人員不要使用電子郵件系統(tǒng)傳送與工作無關的郵件。
8、公司總辦應指導和協助職員對電子郵件進行檔案管理,作為部門用戶應指定一文件管理員負責文件收發(fā)及傳遞信息,并報總辦備案。
四、郵箱管理
1、總辦負責按公司部門及崗位設置建立相應的郵箱。
2、郵箱使用者應保護好郵箱密碼,如果發(fā)現密碼泄露,請及時做出更改申請。
3、如果沒有得到授權,不能查看他人郵箱內容。
