文獻(xiàn)管理制度是一種企業(yè)內(nèi)部管理機(jī)制，旨在規(guī)范信息資源的收集、存儲(chǔ)、使用和分享，確保知識(shí)資產(chǎn)的有效管理和持續(xù)增值。這一制度涵蓋了從文獻(xiàn)的獲取、分類、檢索到保護(hù)和廢棄的全過(guò)程。
包括哪些方面
1. 文獻(xiàn)獲?。阂?guī)定如何尋找、篩選和購(gòu)買相關(guān)的專業(yè)書(shū)籍、期刊、研究報(bào)告等。
2. 文獻(xiàn)分類：設(shè)定統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，便于儲(chǔ)存和查找。
3. 文獻(xiàn)存儲(chǔ)：確定物理存儲(chǔ)和電子存儲(chǔ)的方式，確保文獻(xiàn)的安全和完整性。
4. 文獻(xiàn)檢索：建立高效的檢索系統(tǒng)，使員工能快速獲取所需信息。
5. 文獻(xiàn)使用：明確文獻(xiàn)的使用權(quán)限和借用流程，防止濫用或遺失。
6. 文獻(xiàn)共享：鼓勵(lì)內(nèi)部知識(shí)交流，推動(dòng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作。
7. 文獻(xiàn)更新：定期評(píng)估文獻(xiàn)的價(jià)值，剔除過(guò)時(shí)資料，引入新知識(shí)。
8. 文獻(xiàn)保護(hù)：實(shí)施版權(quán)保護(hù)措施，尊重知識(shí)產(chǎn)權(quán)。
9. 文獻(xiàn)廢棄：設(shè)定文獻(xiàn)廢棄的標(biāo)準(zhǔn)和程序，避免無(wú)效信息積累。
重要性
1. 知識(shí)資產(chǎn)增值：良好的文獻(xiàn)管理能將散亂的信息整合為有價(jià)值的知識(shí)，為企業(yè)創(chuàng)造競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。
2. 提高效率：規(guī)范化的流程減少尋找信息的時(shí)間，提高工作效率。
3. 促進(jìn)創(chuàng)新：通過(guò)知識(shí)共享，激發(fā)員工創(chuàng)新思維，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。
4. 遵守法規(guī)：遵守版權(quán)法規(guī)，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。
5. 培訓(xùn)與發(fā)展：為員工提供持續(xù)學(xué)習(xí)的資源，支持個(gè)人和組織的成長(zhǎng)。
方案
1. 建立專門(mén)的文獻(xiàn)管理部門(mén)，負(fù)責(zé)文獻(xiàn)的采購(gòu)、分類和維護(hù)。
2. 引入先進(jìn)的文獻(xiàn)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索。
3. 設(shè)立文獻(xiàn)借閱規(guī)則，包括借閱期限、續(xù)借流程和違規(guī)處罰。
4. 定期舉辦文獻(xiàn)分享會(huì)，促進(jìn)內(nèi)部知識(shí)交流。
5. 對(duì)新入職員工進(jìn)行文獻(xiàn)管理培訓(xùn)，提高其利用效率。
6. 設(shè)立文獻(xiàn)評(píng)審委員會(huì)，定期評(píng)估文獻(xiàn)價(jià)值并更新庫(kù)藏。
7. 加強(qiáng)版權(quán)意識(shí)教育，確保員工了解并遵守相關(guān)法規(guī)。
8. 制定廢棄文獻(xiàn)處理流程，如銷毀、捐贈(zèng)等，避免浪費(fèi)。
通過(guò)上述方案的實(shí)施，企業(yè)可以構(gòu)建一個(gè)高效、有序的文獻(xiàn)管理體系，推動(dòng)知識(shí)資產(chǎn)的持續(xù)發(fā)展，為企業(yè)的長(zhǎng)期成功奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
文獻(xiàn)管理制度范文
第1篇 某技術(shù)學(xué)院文獻(xiàn)資源采購(gòu)管理辦法
職業(yè)技術(shù)學(xué)院文獻(xiàn)資源采購(gòu)管理辦法
為規(guī)范本院圖書(shū)館圖書(shū)采購(gòu)的行為,維護(hù)學(xué)院的合法權(quán)益,保障公平競(jìng)爭(zhēng),提高資金使用效益,從源頭上預(yù)防和治理腐敗,促進(jìn)學(xué)院黨風(fēng)廉政建設(shè),根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī),結(jié)合學(xué)院實(shí)際,制訂本辦法。
一、招標(biāo)的組織領(lǐng)導(dǎo)
學(xué)院成立“圖書(shū)采購(gòu)招投標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組”,負(fù)責(zé)學(xué)院圖書(shū)采購(gòu)的招標(biāo)管理和監(jiān)督工作。領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)由分管院長(zhǎng)擔(dān)任,圖書(shū)館長(zhǎng)和監(jiān)察處長(zhǎng)擔(dān)任副組長(zhǎng),成員由監(jiān)察處、審計(jì)處、財(cái)務(wù)處等部門(mén)負(fù)責(zé)人,以及法律顧問(wèn)組成。
二、圖書(shū)采購(gòu)的范圍、方法及權(quán)限
(一)、圖書(shū)采購(gòu)的范圍:中外文圖書(shū)、中外文期刊、數(shù)字圖書(shū)、數(shù)字期刊、多媒體教學(xué)教輔資源、教學(xué)科研數(shù)據(jù)庫(kù)等文獻(xiàn)資源。
(二)、圖書(shū)采購(gòu)的方法:招標(biāo)、邀標(biāo)、詢價(jià)(含競(jìng)爭(zhēng)性談判)和零星現(xiàn)采。
采用上述方法的基本原則為:
1、招標(biāo):主要用于對(duì)象相對(duì)固定、形式相對(duì)穩(wěn)定、金額較大的(5萬(wàn)元以上)文獻(xiàn)資源的采購(gòu),如中文圖書(shū)和期刊等。
2、邀標(biāo):主要用于對(duì)象有一定的特點(diǎn)、市場(chǎng)無(wú)統(tǒng)一的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)價(jià)方法的文獻(xiàn)資源的采購(gòu),如數(shù)字圖書(shū)、數(shù)字期刊等。
3、詢價(jià):主要用于對(duì)象針對(duì)性很強(qiáng)、可選擇范圍很窄,或以前采購(gòu)過(guò),市場(chǎng)變化不大、金額不很高的文獻(xiàn)資源,如多媒體教學(xué)教輔資源、特色數(shù)據(jù)庫(kù)、專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)、外文圖書(shū)、外文期刊等。
4、零星現(xiàn)采:主要用于有特殊需要的采購(gòu)。如教學(xué)、科研的應(yīng)急資料和特殊資料、不定期的外文贈(zèng)送(付運(yùn)輸加工費(fèi))圖書(shū),以及大折扣的中文圖書(shū)。
(三)、圖書(shū)采購(gòu)方法的管理:
1、圖書(shū)采購(gòu)招投標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)決定采購(gòu)對(duì)象應(yīng)采用的采購(gòu)方法。緊急情況或特殊情況下由組長(zhǎng)和副組長(zhǎng)(監(jiān)察處必須參加)討論決定。
2、招標(biāo)、邀標(biāo)、詢價(jià)、零星現(xiàn)采的采購(gòu)方法,按規(guī)定程序和權(quán)限執(zhí)行,并按照財(cái)務(wù)報(bào)銷制度進(jìn)行,嚴(yán)禁拆整為零。
(四)、圖書(shū)采購(gòu)工作權(quán)限
在遵守圖書(shū)采購(gòu)基本原則和管理方法的前提下,采購(gòu)金額在2萬(wàn)元以下的,其采購(gòu)形式的選擇,由圖書(shū)館館長(zhǎng)確定。對(duì)2~5萬(wàn)元的采購(gòu)對(duì)象,如確因情況特殊,無(wú)法實(shí)施招標(biāo)的,必須按規(guī)定程序報(bào)批。
三、招標(biāo)、邀標(biāo)以及詢價(jià)的程序及規(guī)定
(一)、圖書(shū)采購(gòu)招投標(biāo)規(guī)則
1、圖書(shū)采購(gòu)必須按照國(guó)家招投標(biāo)法規(guī)定進(jìn)行,除獨(dú)家經(jīng)營(yíng)的書(shū)刊發(fā)行外,一律進(jìn)行招投標(biāo)。
2、圖書(shū)采購(gòu)的招標(biāo)要以確保圖書(shū)質(zhì)量、服務(wù)周到、價(jià)格優(yōu)惠為原則,有效使用購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi),提高圖書(shū)館整體效能。
3、圖書(shū)采購(gòu)招投標(biāo)每年進(jìn)行一次,招標(biāo)時(shí)間在3月底以前進(jìn)行。
4、參與投標(biāo)者必須是具有獨(dú)立法人資格,有良好資信和供書(shū)能力的書(shū)店。
5、招投標(biāo)方式為公開(kāi)招標(biāo)或邀請(qǐng)招標(biāo)兩種,每次參與投標(biāo)者不少于五家。當(dāng)投標(biāo)者超過(guò)八家時(shí),召開(kāi)圖書(shū)采購(gòu)招投標(biāo)工作領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議,進(jìn)行初步篩選,確定八家入圍供應(yīng)商。
6、按照招投標(biāo)程序進(jìn)行“開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)”。
(二)、招投標(biāo)程序
1、由圖書(shū)館編制招標(biāo)文件,經(jīng)監(jiān)察處、審計(jì)處審核,分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,在學(xué)院網(wǎng)站上以通告的形式發(fā)布招標(biāo)信息。
2、對(duì)投標(biāo)單位的考察。必要時(shí),由業(yè)務(wù)部門(mén)組織有關(guān)單位對(duì)投標(biāo)單位進(jìn)行考察,并形成考察報(bào)告。
3、成立評(píng)標(biāo)小組。成員由分管院領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)察處、審計(jì)處、財(cái)務(wù)處及圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)專業(yè)人員參加。
4、發(fā)標(biāo)前根據(jù)考察情況,確定入圍單位,評(píng)標(biāo)前應(yīng)先通過(guò)評(píng)標(biāo)辦法。
5、依照招投標(biāo)法規(guī)和評(píng)標(biāo)辦法進(jìn)行開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)。在公開(kāi)、公正、公平競(jìng)爭(zhēng)的基礎(chǔ)上,根據(jù)綜合因素,確定中標(biāo)者。
6、招標(biāo)過(guò)程及結(jié)果應(yīng)在校務(wù)公開(kāi)欄公布。
7、發(fā)出中標(biāo)通知書(shū)。由圖書(shū)館向中標(biāo)單位發(fā)出中標(biāo)通知書(shū),并通知未中標(biāo)單位。
8、由圖書(shū)館與中標(biāo)單位在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)簽訂采購(gòu)合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括質(zhì)量,及配套服務(wù)承諾、違約處罰等。合同由圖書(shū)館起草,經(jīng)監(jiān)察處、審計(jì)處審核,報(bào)分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后簽訂。合同一式三份,圖書(shū)館、審計(jì)處、中標(biāo)者各執(zhí)一份。
(三)詢價(jià)和零星采購(gòu)程序
1、由需求或使用部門(mén)提出采購(gòu)建議,圖書(shū)館根據(jù)采購(gòu)內(nèi)容的具體情況和金額的大小擬訂采購(gòu)方案,或詢價(jià)(含競(jìng)爭(zhēng)性談判)或零星采購(gòu),填寫(xiě)采購(gòu)工作審批表,報(bào)分管院領(lǐng)導(dǎo)審批,由圖書(shū)館具體執(zhí)行。
2、圖書(shū)館根據(jù)需求或使用部門(mén)的要求,結(jié)合市場(chǎng)實(shí)際情況,組織對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)研。
3、在調(diào)研的基礎(chǔ)上,確定進(jìn)行詢價(jià)(含競(jìng)爭(zhēng)性談判)或零星采購(gòu)的供應(yīng)商。
4、如采用詢價(jià)(含競(jìng)爭(zhēng)性談判)方法采購(gòu)的標(biāo)的,則在調(diào)研的基礎(chǔ)上選擇不少于3家的供應(yīng)商,進(jìn)行詢價(jià)談判或競(jìng)爭(zhēng)性談判。
5、詢價(jià)(或競(jìng)爭(zhēng)性談判)由圖書(shū)館組織,審計(jì)處、財(cái)務(wù)處參與進(jìn)行,監(jiān)察處監(jiān)督。詢價(jià)(或競(jìng)爭(zhēng)性談判)結(jié)果應(yīng)形成記錄報(bào)告,整理存檔。
6、零星采購(gòu)由圖書(shū)館組織實(shí)施,按財(cái)務(wù)報(bào)銷管理制度執(zhí)行。
四、招標(biāo)過(guò)程中的責(zé)任分解
圖書(shū)館
圖書(shū)館是全院圖書(shū)采購(gòu)管理的責(zé)任部門(mén),其基本職責(zé)是:
1、接受院內(nèi)各用戶單位圖書(shū)采購(gòu)的申請(qǐng)。申請(qǐng)報(bào)告須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字。
2、組織論證:由圖書(shū)館組織學(xué)院圖書(shū)工作委員會(huì)研究決定圖書(shū)采購(gòu)的內(nèi)容。
3、項(xiàng)目論證后,要及時(shí)與監(jiān)察處聯(lián)系,協(xié)商有關(guān)招標(biāo)事項(xiàng)。
4、召集有關(guān)人員編制招標(biāo)方案和標(biāo)書(shū)。經(jīng)審計(jì)處審查同意后報(bào)招標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。
5、負(fù)責(zé)發(fā)布有關(guān)招標(biāo)信息,接受投標(biāo)單位的報(bào)名,發(fā)放和收取標(biāo)書(shū)。
6、參與投標(biāo)單位資質(zhì)的審查。
7、推薦評(píng)委,報(bào)監(jiān)察處審定。
8、主持評(píng)標(biāo)會(huì)。
9、起草合同,經(jīng)監(jiān)察處、審計(jì)處、財(cái)務(wù)處審核,報(bào)分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,與中標(biāo)單位簽訂合同。
10、組織驗(yàn)收,負(fù)責(zé)合同的履行,及負(fù)責(zé)有關(guān)材料的收集和整理工作。
監(jiān)察處
監(jiān)察處是圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)工作的組織協(xié)調(diào)單位,其基本職責(zé)是:
1、參加論證會(huì)。
2、審查有關(guān)招標(biāo)文件和合同。
3、參與確定評(píng)委會(huì)組成人員。
4、參加評(píng)標(biāo)會(huì),明確評(píng)標(biāo)程序和有關(guān)紀(jì)律。
5、受理有
關(guān)投訴,及時(shí)查處違紀(jì)違規(guī)事件。
審計(jì)處
審計(jì)處參加圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)過(guò)程,其主要職責(zé)是:
1、事前對(duì)圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)文件或采購(gòu)文獻(xiàn)資源的計(jì)劃和預(yù)期價(jià)格進(jìn)行審核。
2、參加評(píng)標(biāo)會(huì)。
3、負(fù)責(zé)對(duì)標(biāo)書(shū)的審核和合同的審簽。
4、參與驗(yàn)收。
財(cái)務(wù)處
財(cái)務(wù)處參加圖書(shū)采購(gòu)招標(biāo)的工作,其主要職責(zé)是:
1、參加評(píng)標(biāo)會(huì)。
2、根據(jù)學(xué)院資金情況確定付款方式和時(shí)間,根據(jù)合同要求,對(duì)支付款項(xiàng)進(jìn)行審查。負(fù)責(zé)把好資金出口關(guān),付款時(shí)供貨單位必須提供有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的簽收審查,以及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字的詳細(xì)清單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和合同才予以付款。
五、招標(biāo)原則及有關(guān)要求
1、堅(jiān)持公開(kāi)、公正、公平、擇優(yōu)的定標(biāo)原則。
2、嚴(yán)格招標(biāo)工作紀(jì)律,招標(biāo)工作小組和評(píng)標(biāo)委員會(huì)成員的親屬在招標(biāo)過(guò)程中應(yīng)實(shí)行回避。
3、招標(biāo)必須集體討論,嚴(yán)禁擅自指定中標(biāo)單位。
4、禁止明招暗定,泄露標(biāo)書(shū)。
5、學(xué)院與中標(biāo)單位簽定的合同中,必須對(duì)杜絕商業(yè)賄賂、確保清廉有明確要求,供應(yīng)商的讓利應(yīng)全部入學(xué)院財(cái)務(wù)帳,并嚴(yán)禁學(xué)院工作人員收受供應(yīng)商的任何饋贈(zèng)和回扣。
6、禁止投標(biāo)單位聯(lián)手哄抬標(biāo)價(jià),一經(jīng)發(fā)現(xiàn),將永久取消競(jìng)標(biāo)資格,重新投標(biāo)。
7、違反國(guó)家招標(biāo)投標(biāo)法律、法規(guī)、規(guī)章和學(xué)院規(guī)定造成學(xué)院損失的責(zé)任人要追究行政責(zé)任,構(gòu)成犯罪的,提交司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。
六、附則
1、按照本辦法規(guī)定必須實(shí)行招標(biāo)的圖書(shū)采購(gòu)未進(jìn)行招標(biāo)的,所簽合同或協(xié)議,合同審核部門(mén)不得通過(guò)審核,未經(jīng)審核的和審核未通過(guò)的合同或協(xié)議,學(xué)院財(cái)務(wù)處不得為其辦理付款和報(bào)銷。
2、本辦法自頒布之日起執(zhí)行。以前行文與本辦法有沖突的,以本辦法為準(zhǔn)。
