文獻管理制度

文獻管理制度是一種企業(yè)內部管理機制，旨在規(guī)范信息資源的收集、存儲、使用和分享，確保知識資產的有效管理和持續(xù)增值。這一制度涵蓋了從文獻的獲取、分類、檢索到保護和廢棄的全過程。

包括哪些方面

1. 文獻獲取：規(guī)定如何尋找、篩選和購買相關的專業(yè)書籍、期刊、研究報告等。

2. 文獻分類：設定統(tǒng)一的分類標準，便于儲存和查找。

3. 文獻存儲：確定物理存儲和電子存儲的方式，確保文獻的安全和完整性。

4. 文獻檢索：建立高效的檢索系統(tǒng)，使員工能快速獲取所需信息。

5. 文獻使用：明確文獻的使用權限和借用流程，防止濫用或遺失。

6. 文獻共享：鼓勵內部知識交流，推動團隊協(xié)作。

7. 文獻更新：定期評估文獻的價值，剔除過時資料，引入新知識。

8. 文獻保護：實施版權保護措施，尊重知識產權。

9. 文獻廢棄：設定文獻廢棄的標準和程序，避免無效信息積累。

重要性

1. 知識資產增值：良好的文獻管理能將散亂的信息整合為有價值的知識，為企業(yè)創(chuàng)造競爭優(yōu)勢。

2. 提高效率：規(guī)范化的流程減少尋找信息的時間，提高工作效率。

3. 促進創(chuàng)新：通過知識共享，激發(fā)員工創(chuàng)新思維，推動企業(yè)發(fā)展。

4. 遵守法規(guī)：遵守版權法規(guī)，避免法律風險。

5. 培訓與發(fā)展：為員工提供持續(xù)學習的資源，支持個人和組織的成長。

方案

1. 建立專門的文獻管理部門，負責文獻的采購、分類和維護。

2. 引入先進的文獻管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字化存儲和檢索。

3. 設立文獻借閱規(guī)則，包括借閱期限、續(xù)借流程和違規(guī)處罰。

4. 定期舉辦文獻分享會，促進內部知識交流。

5. 對新入職員工進行文獻管理培訓，提高其利用效率。

6. 設立文獻評審委員會，定期評估文獻價值并更新庫藏。

7. 加強版權意識教育，確保員工了解并遵守相關法規(guī)。

8. 制定廢棄文獻處理流程，如銷毀、捐贈等，避免浪費。

通過上述方案的實施，企業(yè)可以構建一個高效、有序的文獻管理體系，推動知識資產的持續(xù)發(fā)展，為企業(yè)的長期成功奠定堅實基礎。

文獻管理制度范文

第1篇 某技術學院文獻資源采購管理辦法

職業(yè)技術學院文獻資源采購管理辦法

為規(guī)范本院圖書館圖書采購的行為,維護學院的合法權益,保障公平競爭,提高資金使用效益,從源頭上預防和治理腐敗,促進學院黨風廉政建設,根據(jù)國家有關法律法規(guī),結合學院實際,制訂本辦法。

一、招標的組織領導

學院成立“圖書采購招投標工作領導小組”,負責學院圖書采購的招標管理和監(jiān)督工作。領導小組組長由分管院長擔任,圖書館長和監(jiān)察處長擔任副組長,成員由監(jiān)察處、審計處、財務處等部門負責人,以及法律顧問組成。

二、圖書采購的范圍、方法及權限

(一)、圖書采購的范圍:中外文圖書、中外文期刊、數(shù)字圖書、數(shù)字期刊、多媒體教學教輔資源、教學科研數(shù)據(jù)庫等文獻資源。

(二)、圖書采購的方法:招標、邀標、詢價(含競爭性談判)和零星現(xiàn)采。

采用上述方法的基本原則為:

1、招標:主要用于對象相對固定、形式相對穩(wěn)定、金額較大的(5萬元以上)文獻資源的采購,如中文圖書和期刊等。

2、邀標:主要用于對象有一定的特點、市場無統(tǒng)一的產品標準和計價方法的文獻資源的采購,如數(shù)字圖書、數(shù)字期刊等。

3、詢價:主要用于對象針對性很強、可選擇范圍很窄,或以前采購過,市場變化不大、金額不很高的文獻資源,如多媒體教學教輔資源、特色數(shù)據(jù)庫、專業(yè)數(shù)據(jù)庫、外文圖書、外文期刊等。

4、零星現(xiàn)采:主要用于有特殊需要的采購。如教學、科研的應急資料和特殊資料、不定期的外文贈送(付運輸加工費)圖書,以及大折扣的中文圖書。

(三)、圖書采購方法的管理:

1、圖書采購招投標工作領導小組負責決定采購對象應采用的采購方法。緊急情況或特殊情況下由組長和副組長(監(jiān)察處必須參加)討論決定。

2、招標、邀標、詢價、零星現(xiàn)采的采購方法,按規(guī)定程序和權限執(zhí)行,并按照財務報銷制度進行,嚴禁拆整為零。

(四)、圖書采購工作權限

在遵守圖書采購基本原則和管理方法的前提下,采購金額在2萬元以下的,其采購形式的選擇,由圖書館館長確定。對2~5萬元的采購對象,如確因情況特殊,無法實施招標的,必須按規(guī)定程序報批。

三、招標、邀標以及詢價的程序及規(guī)定

(一)、圖書采購招投標規(guī)則

1、圖書采購必須按照國家招投標法規(guī)定進行,除獨家經(jīng)營的書刊發(fā)行外,一律進行招投標。

2、圖書采購的招標要以確保圖書質量、服務周到、價格優(yōu)惠為原則,有效使用購書經(jīng)費,提高圖書館整體效能。

3、圖書采購招投標每年進行一次,招標時間在3月底以前進行。

4、參與投標者必須是具有獨立法人資格,有良好資信和供書能力的書店。

5、招投標方式為公開招標或邀請招標兩種,每次參與投標者不少于五家。當投標者超過八家時,召開圖書采購招投標工作領導小組會議,進行初步篩選,確定八家入圍供應商。

6、按照招投標程序進行“開標、評標、定標”。

(二)、招投標程序

1、由圖書館編制招標文件,經(jīng)監(jiān)察處、審計處審核,分管院領導批準后,在學院網(wǎng)站上以通告的形式發(fā)布招標信息。

2、對投標單位的考察。必要時,由業(yè)務部門組織有關單位對投標單位進行考察,并形成考察報告。

3、成立評標小組。成員由分管院領導、監(jiān)察處、審計處、財務處及圖書館領導和相關專業(yè)人員參加。

4、發(fā)標前根據(jù)考察情況,確定入圍單位,評標前應先通過評標辦法。

5、依照招投標法規(guī)和評標辦法進行開標、評標、定標。在公開、公正、公平競爭的基礎上,根據(jù)綜合因素,確定中標者。

6、招標過程及結果應在校務公開欄公布。

7、發(fā)出中標通知書。由圖書館向中標單位發(fā)出中標通知書,并通知未中標單位。

8、由圖書館與中標單位在規(guī)定的時間內簽訂采購合同。合同內容應包括質量,及配套服務承諾、違約處罰等。合同由圖書館起草,經(jīng)監(jiān)察處、審計處審核,報分管院領導批準后簽訂。合同一式三份,圖書館、審計處、中標者各執(zhí)一份。

(三)詢價和零星采購程序

1、由需求或使用部門提出采購建議,圖書館根據(jù)采購內容的具體情況和金額的大小擬訂采購方案,或詢價(含競爭性談判)或零星采購,填寫采購工作審批表,報分管院領導審批,由圖書館具體執(zhí)行。

2、圖書館根據(jù)需求或使用部門的要求,結合市場實際情況,組織對供應商進行調研。

3、在調研的基礎上,確定進行詢價(含競爭性談判)或零星采購的供應商。

4、如采用詢價(含競爭性談判)方法采購的標的,則在調研的基礎上選擇不少于3家的供應商,進行詢價談判或競爭性談判。

5、詢價(或競爭性談判)由圖書館組織,審計處、財務處參與進行,監(jiān)察處監(jiān)督。詢價(或競爭性談判)結果應形成記錄報告,整理存檔。

6、零星采購由圖書館組織實施,按財務報銷管理制度執(zhí)行。

四、招標過程中的責任分解

圖書館

圖書館是全院圖書采購管理的責任部門,其基本職責是:

1、接受院內各用戶單位圖書采購的申請。申請報告須經(jīng)有關領導簽字。

2、組織論證:由圖書館組織學院圖書工作委員會研究決定圖書采購的內容。

3、項目論證后,要及時與監(jiān)察處聯(lián)系,協(xié)商有關招標事項。

4、召集有關人員編制招標方案和標書。經(jīng)審計處審查同意后報招標領導小組審批。

5、負責發(fā)布有關招標信息,接受投標單位的報名,發(fā)放和收取標書。

6、參與投標單位資質的審查。

7、推薦評委,報監(jiān)察處審定。

8、主持評標會。

9、起草合同,經(jīng)監(jiān)察處、審計處、財務處審核,報分管院領導批準后,與中標單位簽訂合同。

10、組織驗收,負責合同的履行,及負責有關材料的收集和整理工作。

監(jiān)察處

監(jiān)察處是圖書采購招標工作的組織協(xié)調單位,其基本職責是:

1、參加論證會。

2、審查有關招標文件和合同。

3、參與確定評委會組成人員。

4、參加評標會,明確評標程序和有關紀律。

5、受理有

關投訴,及時查處違紀違規(guī)事件。

審計處

審計處參加圖書采購招標過程,其主要職責是:

1、事前對圖書采購招標文件或采購文獻資源的計劃和預期價格進行審核。

2、參加評標會。

3、負責對標書的審核和合同的審簽。

4、參與驗收。

財務處

財務處參加圖書采購招標的工作,其主要職責是:

1、參加評標會。

2、根據(jù)學院資金情況確定付款方式和時間,根據(jù)合同要求,對支付款項進行審查。負責把好資金出口關,付款時供貨單位必須提供有關業(yè)務部門的簽收審查,以及分管領導簽字的詳細清單、驗收報告和合同才予以付款。

五、招標原則及有關要求

1、堅持公開、公正、公平、擇優(yōu)的定標原則。

2、嚴格招標工作紀律,招標工作小組和評標委員會成員的親屬在招標過程中應實行回避。

3、招標必須集體討論,嚴禁擅自指定中標單位。

4、禁止明招暗定,泄露標書。

5、學院與中標單位簽定的合同中,必須對杜絕商業(yè)賄賂、確保清廉有明確要求,供應商的讓利應全部入學院財務帳,并嚴禁學院工作人員收受供應商的任何饋贈和回扣。

6、禁止投標單位聯(lián)手哄抬標價,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),將永久取消競標資格,重新投標。

7、違反國家招標投標法律、法規(guī)、規(guī)章和學院規(guī)定造成學院損失的責任人要追究行政責任,構成犯罪的,提交司法機關追究刑事責任。

六、附則

1、按照本辦法規(guī)定必須實行招標的圖書采購未進行招標的,所簽合同或協(xié)議,合同審核部門不得通過審核,未經(jīng)審核的和審核未通過的合同或協(xié)議,學院財務處不得為其辦理付款和報銷。

2、本辦法自頒布之日起執(zhí)行。以前行文與本辦法有沖突的,以本辦法為準。