質(zhì)量記錄管理制度是對企業(yè)生產(chǎn)、運營過程中產(chǎn)生的各類質(zhì)量數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)化管理的規(guī)定，旨在確保產(chǎn)品和服務的質(zhì)量水平，提高企業(yè)的運營效率。
包括哪些方面
1. 記錄范圍界定：明確哪些活動需要記錄，如原材料檢驗、生產(chǎn)過程監(jiān)控、產(chǎn)品測試、客戶反饋等。
2. 記錄格式和內(nèi)容：制定統(tǒng)一的記錄表格，規(guī)定記錄應包含的信息，如日期、操作人員、結(jié)果數(shù)據(jù)、異常情況等。
3. 記錄的收集與存儲：規(guī)定記錄的保存期限、存儲方式和地點，保證記錄的安全性和可追溯性。
4. 記錄的審核與批準：設(shè)定記錄的審核流程，明確審批權(quán)限，確保記錄的準確性。
5. 記錄的使用與查詢：規(guī)定如何利用記錄進行數(shù)據(jù)分析，如何處理記錄查詢請求。
6. 記錄的更新與廢棄：規(guī)定何時更新記錄，過期或無用記錄的處理方式。
7. 培訓與監(jiān)督：對員工進行質(zhì)量記錄管理的培訓，定期檢查執(zhí)行情況，確保制度的有效實施。
重要性
質(zhì)量記錄管理制度的重要性體現(xiàn)在：
1. 質(zhì)量保證：記錄能追蹤到產(chǎn)品生產(chǎn)的每一個環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，保證產(chǎn)品質(zhì)量。
2. 法規(guī)合規(guī)：符合iso9001等質(zhì)量管理體系標準，滿足法規(guī)要求，避免法律風險。
3. 過程優(yōu)化：通過對記錄的分析，發(fā)現(xiàn)流程瓶頸，持續(xù)改進生產(chǎn)效率。
4. 問題追溯：發(fā)生質(zhì)量問題時，記錄可作為證據(jù)，幫助找出原因，防止問題重演。
5. 客戶信任：透明的記錄管理展示企業(yè)的專業(yè)性和責任感，增強客戶信任。
方案
1. 制定詳細的操作手冊：編寫詳細的質(zhì)量記錄管理手冊，明確各環(huán)節(jié)的操作步驟。
2. 引入信息化系統(tǒng)：利用erp或質(zhì)量管理軟件，實現(xiàn)記錄電子化，提高管理效率。
3. 定期審計：設(shè)立內(nèi)部審計機制，定期檢查記錄的完整性和準確性。
4. 激勵機制：建立獎勵機制，鼓勵員工遵守記錄管理制度，提供優(yōu)質(zhì)記錄。
5. 持續(xù)改進：根據(jù)反饋和審計結(jié)果，不斷調(diào)整和完善記錄管理制度，使其更適應企業(yè)發(fā)展需求。
通過上述方案的實施，企業(yè)能夠建立起一套有效、高效的質(zhì)量記錄管理制度，為提升產(chǎn)品質(zhì)量、優(yōu)化運營、保障法規(guī)合規(guī)提供有力支撐。
質(zhì)量記錄管理制度范文
第1篇 某某物業(yè)公司質(zhì)量記錄管理規(guī)定
某物業(yè)公司質(zhì)量記錄管理規(guī)定
1.0目的
規(guī)范對記錄進行設(shè)計、編號標識、收集、編目、查閱、申購、領(lǐng)用、歸檔、貯存、保管和處理的職責和方法,以證明各項服務活動符合規(guī)定的要求,并為公司管理體系的有效運行提供可追溯性的證據(jù)。
2.0適用范圍
本規(guī)定適用于本公司所有與質(zhì)量管理工作有關(guān)的記錄的控制。
3.0職責
3.1物業(yè)品質(zhì)部職責
3.1.1質(zhì)量管理記錄控制的歸口管理部門,負責制定本制度。
3.1.2負責記錄的編號標識、編目、申購、發(fā)放、歸檔、登記和處理;
3.1.3負責監(jiān)督、指導各部門有關(guān)記錄的設(shè)計、填寫和管理;
3.1.4負責歸口管理項目記錄的設(shè)計、收集、歸檔、借閱管理。
3.2各單位職責
3.2.1各部門負責本部門歸口管理的記錄的設(shè)計、收集、歸檔、借閱、管理。
3.2.2負責按要求填寫各種記錄。
3.2.3負責按要求及時提供本部門的有關(guān)記錄以供查詢。
4.0控制程序
4.1記錄的設(shè)計、編號、編目管理
4.1.1設(shè)計:
(1)各部門按照管理制度和自身的工作要求確定需記錄的工作項目,需要增加表格的由使用部門制定,填寫《質(zhì)量記錄增減申請表》經(jīng)項目負責人審核,品質(zhì)部審批和統(tǒng)一編號后遞公司領(lǐng)導審批,經(jīng)公司批準后使用。
(2)質(zhì)量記錄是執(zhí)行有關(guān)要求、規(guī)定或制度的個體體現(xiàn),在提出增加質(zhì)量記錄表格申請時,必須附上有關(guān)規(guī)定或制度。
(3)當已發(fā)布的表格不能在某項工作中通用、兼容或空缺時,使用部門可提出申請增減質(zhì)量記錄表格,經(jīng)品質(zhì)部審核,公司領(lǐng)導批準后方可使用。
4.1.2修改:已發(fā)布的表格不能適應工作需要,使用部門可填寫《質(zhì)量記錄更改申請表》提出更改申請,并在申請表后附上更改后記錄表格格式樣式。
4.1.2編號:記錄表格由品質(zhì)部按《文件控制程序》對各種記錄表格進行編號。
4.1.3編目
(1)品質(zhì)部負責對記錄進行編目,制定公司《質(zhì)量記錄一覽表》。
(2)各部門負責編制本部門的《質(zhì)量記錄一覽表》。
4.2記錄的發(fā)放、收集、歸檔保管、借閱管理
4.2.1發(fā)放、收集
(1)空白表格由物業(yè)品質(zhì)部統(tǒng)一管理,各部門根據(jù)需要填寫《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》經(jīng)部門負責人審批后報品質(zhì)部。
(2)每月20日前,各單位遞交《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》,品質(zhì)部在本月結(jié)束前將記錄發(fā)放到位,申請單位在《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》上簽收后返回發(fā)放記錄。
(3)品質(zhì)部要及時掌握存記錄情況,根據(jù)庫存情況組織印刷并填寫《質(zhì)量記錄印刷申請表》報公司領(lǐng)導審批后組織印刷。
4.2.2歸檔保管
(1)各部門須于每年8月前將上半年使用的記錄按規(guī)定歸檔,下半年使用的記錄于次年2月前按規(guī)定歸檔。
(2)各部門應按記錄的分類制定記錄歸檔清單,并將歸檔清單報品質(zhì)部,歸檔記錄由各部門保管存放。
4.2.3借閱
(1)歸檔記錄借閱,由借閱人提出申請,經(jīng)品質(zhì)部負責人批準后,品質(zhì)部辦理借閱手續(xù)。
(2)在工作現(xiàn)場借閱記錄應經(jīng)使用部門負責人批準后方可借閱,一般情況下嚴禁將工作記錄帶出使用場所。
(3)特殊情況下要將工作記錄帶出使用場所(如外部檢查、內(nèi)外部審核等),經(jīng)記錄保管部門負責人批準后方可借閱。該申請表由記錄保管部門負責人保存,并負責按期收回被借記錄。
(4)文件管理部門每月對文件借閱歸還情況進行檢查,及時追回借出文件,防止文件丟失情況發(fā)生。
(5)行政人事部在有員工離職或調(diào)離工作崗位的,要及時知會相關(guān)部門查閱是否有借出文件,以便及時收回借出文件。
4.3記錄的填寫、更改、使用保管
4.3.1填寫、更改
(1)記錄應填寫及時、清晰、準確,不能隨意涂改,除備注欄外其他欄目不能出現(xiàn)空格,如有不需填寫的欄目則以自左至右的一條斜線代替填寫內(nèi)容。
(2)發(fā)現(xiàn)有隨意更改的記錄,應追究當事人責任。
4.3.2使用保管
(1)工作現(xiàn)場的記錄應用按月進行裝訂,保持文件記錄的完整、清潔。
(2)各崗位人員不得隨意將記錄表格帶出工作現(xiàn)場,如要帶出按規(guī)定4.2.3規(guī)定行。
(3)記錄按《質(zhì)量記錄一覽表》上規(guī)定的年限進行保管。
5.0支持文件
5.1《文件控制程序》
6.0質(zhì)量記錄
6.1《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》wy/qr-wy-017
6.2《質(zhì)量記錄印刷申請表》wy/qr-wy-018
6.3《質(zhì)量記錄一覽表》wy/qr-wy-001
6.4《文件借閱登記表》wy/qr-wy-019
6.5《質(zhì)量記錄更改申請表》wy/qr-wy-020
6.6《質(zhì)量記錄增減申請表》wy/qr-wy-021
6.7《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》wy/qr-wy-022
第2篇 物業(yè)管理質(zhì)量記錄控制工作程序
物業(yè)管理質(zhì)量記錄控制程序
1.0目的
確保質(zhì)量記錄的完整、準確、清晰,為質(zhì)量體系的有效運行和產(chǎn)品質(zhì)量滿足規(guī)定的要求并為實現(xiàn)可追溯性、證實作用以及采取糾正措施提供客觀證據(jù)。
2.0范圍
適用于物業(yè)管理公司所有與質(zhì)量活動有關(guān)的質(zhì)量記錄控制。
3.0職責
3.1總辦負責本程序的歸口管理。
3.2各部門負責與該部門相關(guān)的質(zhì)量記錄的收集、歸檔、貯存及保管。
4.0工作程序流程圖
責任人/支持文件
質(zhì)量記錄
總辦
總辦
質(zhì)量記錄一覽表
相關(guān)部門
相關(guān)部門
總辦
相關(guān)部門
總辦過期記錄處理登記表
質(zhì)量體系文件更改申請表
5.0控制要求
5.1質(zhì)量記錄的標識和編目
5.1.1質(zhì)量記錄表格編碼按《文件控制程序》的編碼規(guī)定執(zhí)行;
5.1.2公司所有質(zhì)量記錄空白表格由總辦文件管理員統(tǒng)一管理,并編制質(zhì)量記錄清單。質(zhì)量記錄清單應包括下述內(nèi)容:序號、質(zhì)量記錄名稱、記錄編號、保管部門、歸檔時限和保存期限。
5.2質(zhì)量記錄的填寫
質(zhì)量記錄應填寫清晰、正確、內(nèi)容完整,填寫人、審核人、批準人應履行簽字手續(xù)。
5.3質(zhì)量記錄的收集、歸檔、貯存及保管
5.3.1質(zhì)量記錄由最終送達部門(即保管部門)定期收集,按質(zhì)量記錄清單上相關(guān)的內(nèi)容要求進行歸檔、保管。
5.3.2各部門在接收質(zhì)量記錄時,應檢查質(zhì)量記錄項目填寫是否齊全、有無簽名,確保所收集的質(zhì)量記錄有效。
5.3.3各部門應將質(zhì)量記錄保存在物業(yè)管理公司指定的文件柜中或其它適宜的地方,確保在保存期內(nèi)不會丟失、損壞及變質(zhì)。
5.3.4總辦文件管理員將質(zhì)量記錄清單發(fā)給每個部門一份,并負責檢查各部門對質(zhì)量記錄的歸檔管理是否符合規(guī)定的要求,確保質(zhì)量記錄按時歸檔,并方便存取和檢索。
5.4質(zhì)量記錄的查閱、歸檔期限、保存期
5.4.1如因工作需要,需查閱存檔的質(zhì)量記錄,應先填寫《質(zhì)量記錄查閱審批單》,經(jīng)主管領(lǐng)導批準,方可查閱。
5.4.2總辦根據(jù)有關(guān)規(guī)定,確定每種質(zhì)量記錄的保存期限,并詳細列入質(zhì)量記錄清單中。
5.5質(zhì)量記錄表格的增加和更改
5.5.1根據(jù)物業(yè)管理公司實際工作的需要和變化,可以增加新的質(zhì)量記錄表格,或?qū)σ巡荒軡M足要求的質(zhì)量記錄表格予以更改。由使用部門提出增加、更改申請,填寫《文件更改申請表》,按《文件控制程序》中的有關(guān)規(guī)定實施更改。
5.5.2總辦文件管理員在收到增加或更改的質(zhì)量記錄表格后,應更改質(zhì)量記錄清單中的相應內(nèi)容,并與更改后的質(zhì)量記錄表格一起發(fā)給各部門文件管理員,同時收回作廢的質(zhì)量記錄清單。
5.6質(zhì)量記錄的處理
對超過保存期限的質(zhì)量記錄,由各部門提出,并填寫《過期質(zhì)量記錄處理登記表》,報物業(yè)總經(jīng)理審批后,由相關(guān)部門銷毀。
6.0相關(guān)文件
6.1 《文件控制程序》
7.0質(zhì)量記錄
7.1 質(zhì)量記錄清單
7.2 《過期質(zhì)量記錄處理登記表》
7.3 《文件更改申請表》
第3篇 物業(yè)公司質(zhì)量記錄控制管理工作程序
物業(yè)公司質(zhì)量記錄控制管理程序
1.0目的
為證明項目質(zhì)量符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行提供客觀證據(jù).
2.0適用范圍
適用于質(zhì)量管理體系及產(chǎn)品、項目所要求記錄的控制。
3.0職責
辦公室負責對公司各部門產(chǎn)生的質(zhì)量記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置予以控制。
1.0過程識別
擬定目錄--設(shè)計/選擇--表式--標識--分發(fā)--運作--收集--分類整理--保管--移交/歸檔--處理
5.0 行為準則:
a)運作過程中記錄應:及時準確、內(nèi)容齊全、手續(xù)完備;
b)各種記錄標識應具有唯一性;
c)按規(guī)定及時收集,保證其連續(xù)性、完整性;
d)保管應分類、編號并擬列目錄/清單,便于檢索;
e)保管和儲存條件要適宜,保證干燥通風,有防護措施;
f)體系記錄保存日期為三年,工程質(zhì)量記錄竣工移交長期保存.
6.0 程序要求:
6.1 記錄的分類管理
6.1.1 體系運行記錄包括:管理評審記錄、內(nèi)容審核記錄、工程要求評審記錄、供方評審記錄、培訓記錄、工程施工及交付記錄等,由工程科歸口管理,有關(guān)責任部門分別管理.
6.1.2各種檢驗和驗證記錄、不合格項及糾正記錄、管理部作業(yè)記錄等,由各管理處分別收集、匯總、保管。
6.2 記錄編目、編號
記錄表式作為一種特殊文件,執(zhí)行《文件控制程序》中編目標識規(guī)定;收集后由責任部門依次編號,確保唯一性.
6.3 記錄填寫
記錄應在過程活動中及時、真實的形成,字跡清晰,不準涂改,保證易于識別,且內(nèi)容齊全,各種審核手續(xù)齊備.
如因筆誤需修改,應采用單杠劃去,在其上/下方寫出更改內(nèi)容,由更改責任人簽字或蓋章.
6.4 記錄的保管、儲存和檢索
各部門形成的記錄,由本單位專人負責保管,分類存放.
保存環(huán)境條件應干燥通風,裝袋/裝盒.列出記錄清單以利于檢索,有必要時可設(shè)卷內(nèi)目錄.
各種記錄需移交或歸檔保存的,應按公司要求定期移交主管部門或歸檔保存.存儲時間較長(一年以上)的,存放記錄處所必須干燥通風,有防潮、防霉、防鼠、防破損措施.
接著外來傳真件,應先復印,復印件連同傳真件一并存放.
6.5 記錄保存期及處置
體系記錄保存期為三年,需移交或存查的記錄長期保存.
不需保存或到保存期的記錄,應填寫記錄處理申請單,保管理者代表批準,由專人負責銷毀(視不同情況可焚燒,粉碎或作紙廠原料等).
6.5 記錄復印、借閱、修改
記錄復印、借閱原則上當天送還,如外單位復印、借閱或超過一天難以送還的應進行借閱登記.無論借閱或復印需經(jīng)管理者代表批準.
記錄作為一種特殊文件,修改時應執(zhí)行《文件控制程序》中有關(guān)規(guī)定.
7.0 相關(guān)文件
《文件控制程序》
《管理策劃控制程序》
《改進管理程序》
8.0 記錄
質(zhì)量記錄清單
文件發(fā)放回收記錄
文件借閱、復印記錄
文件銷毀申請/記錄處理申請單
第4篇 物業(yè)管理公司質(zhì)量記錄控制程序
物業(yè)管理公司質(zhì)量記錄的控制程序
1.0目的
運用質(zhì)量記錄以保證服務質(zhì)量達到規(guī)定的要求,為確認質(zhì)量體系的有效運行提供可追溯性依據(jù)。
2.0適用范圍
適用于本公司與質(zhì)量活動有關(guān)的質(zhì)量記錄的控制。
3.0職責
3.1各部門文件管理員負責按程序?qū)Ρ静块T的質(zhì)量記錄進行控制。
3.2辦公室負責對各部門質(zhì)量記錄的控制情況進行指導、檢查。
4.0工作程序
4.1質(zhì)量記錄的分類
本公司所有與質(zhì)量體系有關(guān)的質(zhì)量記錄分為質(zhì)量體系實施方面的質(zhì)量記錄和質(zhì)量體系驗證方面的質(zhì)量記錄兩大類。
4.1.1《管理評審報告》、《內(nèi)部質(zhì)量體系審核報告》、《合同評審記錄》、《員工培訓記錄》、《不合格/糾正預防措施報告》等屬質(zhì)量體系實施方面的質(zhì)量記錄。
4.1.2《入庫單》、《回訪記錄》等屬服務質(zhì)量驗證方面的質(zhì)量記錄。
4.2質(zhì)量記錄表格的編碼
見《文件編碼規(guī)定》。
4.3質(zhì)量記錄的填寫
質(zhì)量記錄應填寫清晰、正確、內(nèi)容完整、填寫人、審核人、批準人應履行簽字手續(xù)。
4.4質(zhì)量記錄的收集、歸檔
4.4.1質(zhì)量記錄的收集保管由各部門文件管理員負責,并依據(jù)《質(zhì)量記錄表格清單》相關(guān)的內(nèi)容要求進行歸檔。
4.4.2各項質(zhì)量記錄要求清晰、完整、簽字手續(xù)齊全,在保存的有效期內(nèi)不得有破損和殘缺。
4.5質(zhì)量記錄的保存
4.5.1各部門的質(zhì)量記錄由文件管理員負責保存,期限按《質(zhì)量記錄表格清單》的要求進行,貯存地應保持干燥通風,并采取適當?shù)姆雷o措施。
4.5.2質(zhì)量記錄還可以用磁盤方式貯存。
4.6質(zhì)量記錄的查閱
4.6.1如因工作需要,需查閱存檔的質(zhì)量記錄時,應先填寫《質(zhì)量記錄查閱審批表》,經(jīng)主管領(lǐng)導批準,可以查閱存檔的質(zhì)量記錄。
4.6.2在合同規(guī)定或用戶要求情況下,經(jīng)部門負責人批準后可以查閱記錄。
4.6.3文件保管人員負責辦理查閱手續(xù)。
4.7失效及過期質(zhì)量記錄處理
對過期的質(zhì)量記錄或需銷毀的記錄,應由保管部門及時進行銷毀。
5.0相關(guān)文件
5.1《質(zhì)量手冊》
5.2《質(zhì)量記錄表格清單》
5.3《文件和資料控制程序》
5.4《質(zhì)量記錄查閱審批表》
第5篇 物業(yè)管理公司質(zhì)量記錄控制程序-13
物業(yè)管理公司質(zhì)量記錄控制程序(13)
1.0目的:
為規(guī)范質(zhì)量記錄的控制與管理,確保質(zhì)量記錄的完整、有效、清晰,以便為管理體系的有效運行提供客觀證據(jù)。
2.0適用范圍
本公司各類質(zhì)量記錄的管理。
3.0職責:
3.1綜合管理部負責公司質(zhì)量記錄的統(tǒng)一管理和控制。
3.2各部門負責相關(guān)質(zhì)量記錄的控制。
4.0程序:
4.1質(zhì)量記錄的分類。
4.1.1管理體系實施方面的記錄,包括有:
內(nèi)部管理體系審核記錄;合同評審的記錄;材料、服務、工程等分包方檔案;設(shè)備管理記錄;測量器具的檢定記錄;糾正與預防措施記錄;客戶投訴處理記錄;員工培訓記錄;質(zhì)量策劃記錄等。
4.1.2管理服務質(zhì)量驗證方面的記錄,包括有:
管理評審記錄;進貨物資驗證記錄;服務質(zhì)量評價記錄;服務的標識和可追溯性記錄。
4.2程序:
1、使用鋼筆或黑水筆填寫;2、填寫工整、清晰;3、按欄目填寫,若某項不必填寫,應劃-號;4、填寫人簽名,并標明填寫日期,必要時標明填寫時間;5、質(zhì)量記錄存放地點的干燥、清潔、安全,防止質(zhì)量記錄被污損、遺失。
1、經(jīng)部門負責人批準,本公司人員可以借閱存檔的質(zhì)量記錄。
2、質(zhì)量記錄的借閱期一般以三天為限,文件保管人員辦理借閱手續(xù)并監(jiān)督借閱人員歸還。文件歸還時,確保完整無缺。
超過有效保存期的質(zhì)量記錄,由文件保管人員向部門負責人匯報過期情況,記錄類別、名稱、日期、數(shù)量并進行適當處理。。
5.0支持性工具
《質(zhì)量記錄目錄》
編制:審核:批準:日期:
第6篇 物業(yè)管理質(zhì)量體系文件：質(zhì)量記錄控制程序
物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:質(zhì)量記錄控制程序
1.0目的
證明產(chǎn)品滿足規(guī)定要求的程度以及質(zhì)量體系有效運行的證據(jù)。
2.0適用范圍
適用于服務質(zhì)量記錄、質(zhì)量體系運行記錄以及分承包方的質(zhì)量記錄。
3.0職責
各部門負責標識、收集、編目、歸檔、存貯、保管、處理本部門的質(zhì)量記錄。
4.0工作程序
4.1證實質(zhì)量體系有效運行的所有記錄都要進行標識、收集、編目、歸檔、存貯、保管及處理。
4.1.1分供方提供的記錄也應納入管理范圍。
4.1.2各部門對接口部門提供的記錄也應納入管理范圍。
5.2質(zhì)量記錄的載體可以是書面的,也可以是磁帶、磁盤、膠片、照片以及硬拷貝、電子媒體等。
5.3各部門要根據(jù)自己的實際情況規(guī)定各種記錄的最低保存期。
5.4所有的記錄要按各類形存檔,記錄夾上要有記錄標識和種類的目錄或存檔方式的說明。
5.5對于保存期內(nèi)的記錄要妥善保管,封裝時要作出標識。
5.6各部門要編制自己的《質(zhì)量記錄清單》。
5.7行政部保留各部門現(xiàn)行記錄總覽表以及其記錄的空白格式,當有任何更改時應隨時更新該總覽表。
5.8質(zhì)量記錄的填寫要求
5.8.1操作人員填寫記錄要清晰及時,不能超過已完成的活動2個小時。
5.8.2不能隨意涂改質(zhì)量記錄,如涂改則要在涂改處寫上涂改者姓名、日期,否則無效。
5.9各部門各自編制所負責的《質(zhì)量記錄清單》,按《文件和資料的編號規(guī)則》進行標識。
5.10各部門每月上旬按《質(zhì)量記錄清單》收集上月的質(zhì)量記錄,并編目、存放。
5.11質(zhì)量記錄由各部門貯存在適宜的環(huán)境中,防止損壞、變質(zhì)和丟失。
5.12質(zhì)量記錄的查閱由部門主管控制,借閱者要登記在《借閱登記簿》上,在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。
5.13在合同有要求時,質(zhì)量記錄可提供給顧客及其代表查閱。
5.14增加質(zhì)量記錄的內(nèi)容、格式更改。
5.14.1若取消或增加記錄時,應向管理者代表提出申請,參照《文件和資料控制程序》。
5.14.2若記錄的格式有改變時,應到資料室撤換舊的表格。
5.14.3管理者代表不定期對各部門的記錄現(xiàn)行狀態(tài)進行抽查,以確?，F(xiàn)場使用的是最新的記錄格式,以及其記錄的管理,保存的情況良好。
6.0相關(guān)文件
6.1《文件和資料的控制程序》
6.1《文件和資料的編號規(guī)則》
7.0相關(guān)記錄
7.1《質(zhì)量記錄清單》
7.2《借閱登記簿》
編寫: 審批:
第7篇 物業(yè)管理質(zhì)量記錄控制程序
物業(yè)管理公司質(zhì)量記錄控制程序
1.0 目的
對質(zhì)量管理體系所要求的記錄予以控制。
2.0 適用范圍
適用于為證明服務符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行的記錄。
3.0 職責
3.1 品質(zhì)督察部負責質(zhì)量管理體系記錄的監(jiān)督與控制。
3.2 各部門負責本部門質(zhì)量記錄填寫、收集分類,并按期歸檔。
4.0 工作程序
4.1 各部門資料員負責收集、整理、保管本部門的質(zhì)量記錄。
4.2 質(zhì)量記錄的標識、編號
質(zhì)量記錄的標識、編號按《文件控制程序》執(zhí)行。
4.3 質(zhì)量記錄填寫
4.3.1 質(zhì)量記錄填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰,不得隨意涂改;如因某種原因不能填寫的項目,應能說明理由,并將該項用單杠劃去,各相關(guān)欄目負責人簽名不允許空白。
4.3.2 如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù),應采用單杠劃去原數(shù)據(jù),在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù),加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期。
4.4 質(zhì)量記錄的保存、保護
4.4.1 各部門的資料員必須把所有質(zhì)量記錄分類,依日期順序整理好,存放于通風,干燥的地方,所有的質(zhì)量記錄保持清潔,字跡清晰。各部門按規(guī)定的期限保存記錄。
4.4.2 品質(zhì)督察部編制《質(zhì)量記錄一覽表》,將公司所有與質(zhì)量管理體系運行有關(guān)的記錄匯總,包括名稱、編號、保存期、保存地點等內(nèi)容,并匯集備案記錄的原始樣本。各部門應填寫本部門的《質(zhì)量記錄清單》,并匯總本部門的質(zhì)量記錄原始樣本。
4.5 質(zhì)量記錄發(fā)放、借閱
a. 各部門填寫《文件發(fā)放/回收登記表》,向品質(zhì)督察部領(lǐng)用所需記錄空白表;
b. 各部門保管的質(zhì)量記錄應便于檢索,需借閱要經(jīng)相應部門負責人批準并填寫《文件借閱/銷毀申請登記表》,由記錄管理人登記備案。
4.6 質(zhì)量記錄的銷毀處理
質(zhì)量記錄如超過保存期或其他特殊情況需要銷毀時,由主管人員填寫《文件借閱/銷毀申請登記表》,交行政部審核,報管理者代表批準,由授權(quán)人執(zhí)行銷毀。
4.7 記錄格式
4.7.1 各部門的質(zhì)量記錄格式,由各部門負責人組織編制,管理處負責人審批,交品質(zhì)督察部確認、備案。
4.7.2 各相關(guān)部門可根據(jù)工作需要提出記錄格式設(shè)計更改,執(zhí)行《文件控制程序》有關(guān)文件更改的規(guī)定。
5.0 相關(guān)文件
5.1《文件控制程序》
6.0 質(zhì)量記錄
6.1《質(zhì)量記錄歸檔清單》。
6.2《文件發(fā)放/回收登記表》
6.3《文件借閱/銷毀申請登記表》
6.4《質(zhì)量記錄一覽表》
6.5《質(zhì)量記錄清單》
第8篇 質(zhì)量記錄的管理程序規(guī)程
質(zhì)量記錄的管理程序
1.目的
明確質(zhì)量記錄收集、傳遞、標識、歸檔、查閱、保管和處理要求。
2.適用范圍
適用于公司質(zhì)量體系文件涉及的質(zhì)量記錄的管理。
3.職責
3.1iso9000工作小組建立并保存質(zhì)量記錄清單。
3.2公司各部門負責本部門質(zhì)量記錄的標識、整理、歸檔、查閱、保管和處理。
4.相關(guān)文件
4.1質(zhì)量手冊4.16質(zhì)量記錄
4.2iso9002標準4.16質(zhì)量記錄
5.工作程序
5.1質(zhì)量記錄編號方法為:qr-程序文件編號-質(zhì)量記錄序號-版號,例如某一質(zhì)量記錄編號為:qr-6.2-01-a,qr為質(zhì)量記錄英文縮寫,6.2為程序文件序號,01為質(zhì)量記錄序號,a為該質(zhì)量記錄的版號。
5.2iso9000工作小組建立并保存公司質(zhì)量記錄清單,質(zhì)量記錄清單包括質(zhì)量記錄編號、名稱、保管部門、保存期限等內(nèi)容。其中一般質(zhì)量記錄保存一年,重要質(zhì)量記錄保存三年至永久。
5.3各部門應指定人員負責收集本部門質(zhì)量記錄,每月整理、歸檔。
5.4來自分承包方的質(zhì)量記錄由相關(guān)部門整理、歸檔。
5.5借閱質(zhì)量記錄時要辦理借閱手續(xù),填寫《質(zhì)量記錄借閱登記表》,一般質(zhì)量記錄部門經(jīng)理批準,重要質(zhì)量記錄由管理者代表批準后辦理借閱。
5.6當合同有要求時,在商定期內(nèi)質(zhì)量記錄可提供給客戶或其代表評價查閱。
5.7質(zhì)量記錄應儲存于干燥通風的地方,并保證防火、防水、防蛀。
6.支持性文件和質(zhì)量記錄
6.1質(zhì)量記錄清單
6.2質(zhì)量記錄借閱登記表
第9篇 化工公司質(zhì)量記錄管理工作程序
化工公司質(zhì)量記錄管理程序
1.目的
對質(zhì)量記錄進行控制和管理,旨在提供產(chǎn)品質(zhì)量或法律法規(guī)達到規(guī)定要求和質(zhì)
量管理體系有效運行的證據(jù)。
2.適用范圍
適用于本公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的所有質(zhì)量記錄的控制。
3.職責
iso辦公室制定本程序,相關(guān)部門配合執(zhí)行。
4.定義
4.1質(zhì)量記錄:是指本公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的證據(jù),如某產(chǎn)品的檢驗記錄等。
5.作業(yè)內(nèi)容
5.1iso辦公室負責建立質(zhì)量記錄一覽表,包括名稱、保存期限、保存地點等。
5.2質(zhì)量記錄的表格格式版本的更改與作廢按《文件管理程序》執(zhí)行。
5.3質(zhì)量記錄要求字跡端正清楚、內(nèi)容詳盡真實、項目填寫齊全、數(shù)據(jù)可靠,各部門負責人應對本部門的質(zhì)量記錄的真實性和完整性負責,且應指定專人負責本部門質(zhì)量記錄的定期收集、分類編目、歸檔保管和查閱處理以及保存等。
5.4質(zhì)量記錄保存時須注意防潮、防霉、防火、防蟲、防鼠以及防止丟失。
5.5因工作需要,非本部門人員查閱本部門質(zhì)量記錄時,需經(jīng)部門主管批準。
5.6非本公司人員查閱本公司記錄時,須管理者代表以上負責人批準方可。
5.7質(zhì)量記錄保存期滿后,由各部門負責銷毀,并做銷毀記錄在工作記錄上。
6.附件
6.1附件一、質(zhì)量記錄一覽表
7.參考文件
7.1文件管理程序
第10篇 質(zhì)量記錄管理制度范本
一、目的:建立質(zhì)量檢驗記錄的管理制度,明確質(zhì)量檢驗記錄分類編號、書寫、保管要求。
二、適用范圍:適用于質(zhì)量檢驗記錄的管理。
三、管理內(nèi)容:
1、書寫要求:
1.1 記錄完整,無缺頁損角。
1.2 有檢驗數(shù)據(jù)、計算式。
1.3 有檢驗者、審核者簽字。
1.4 字跡清楚,色調(diào)一致。
2、書寫正確,無涂改。
3、錯誤處用橫線劃去,(劃去后的字應可辨認)。
有判定依據(jù),無漏項。檢查記錄完成后,應由第二人進行復核。復核內(nèi)容:
a.檢驗項目完整、不缺項;
b.書寫工整、正確,改錯正確;
c.檢驗依據(jù)正確;
d.計算式、計算數(shù)值正確;
e.記錄填寫完整、正確。
復核后的記錄,屬復核錯誤的,復核人要負責,屬檢驗錯誤的復核人無責任。
第11篇 質(zhì)量記錄管理制度范本
1、目的與適用范圍
為了證明產(chǎn)品質(zhì)量符合規(guī)定要求和質(zhì)量體系有效運行提供有關(guān)質(zhì)量記錄,特制定本制度。
本制度適用于工廠質(zhì)量體系有效運行的有關(guān)記錄。
2、管理要求
2.1由技術(shù)部編制質(zhì)量記錄一覽表,對質(zhì)量記錄進行編號標識。
2.2質(zhì)量記錄的填寫由各職能部門進行,字跡清楚、工整、紙質(zhì)優(yōu)良,禁止使用鉛筆。
2.3各職能部門質(zhì)量記錄由本部門兼職管理員管理,歸檔時辦理移交手續(xù)。
2.4各職能部門資料室應加強防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮等措施,確保質(zhì)量記錄完好。
2.5凡本廠員工借閱質(zhì)量記錄,應得到車間、部門的同意方可。
2.6合同要求時,顧客可在商定期內(nèi)查閱有關(guān)質(zhì)量記錄。
第12篇 物業(yè)公司質(zhì)量記錄管理程序
物業(yè)公司質(zhì)量記錄的管理程序
1目的
建立質(zhì)量記錄的收集、傳遞、標識、保存等管理程序,以確保服務滿足規(guī)定要求,能夠提供足夠的有效的證據(jù)。
2適用范圍
本程序適用于公司質(zhì)量記錄的管理。
3相關(guān)標準要素
gb/t19002-iso90024.16
4相關(guān)文件
4.1質(zhì)量手冊4.16質(zhì)量記錄的控制
4.2作業(yè)指導書的控制
5職責
5.1各部門負責按程序文件、作業(yè)指導書的有關(guān)規(guī)定建立質(zhì)量記錄。
5.2質(zhì)量記錄由制定部門進行控制。
5.3質(zhì)量記錄使用單位負責按規(guī)定要求記錄、整理、歸檔、查閱、保管和處理。
6實施程序
6.1質(zhì)量記錄表格的建立
6.1.1各部門依照程序文件、作業(yè)指導書中規(guī)定的質(zhì)量活動項目,建立質(zhì)量記錄表格,并建立質(zhì)量記錄表格發(fā)放清單。
6.2質(zhì)量記錄表格編號方法為:
cpm--op--___/___--_
6.3質(zhì)量記錄表格的控制、發(fā)放。
6.3.1制定質(zhì)量記錄表格的部門負責將質(zhì)量記錄表格的底樣和發(fā)放清單交經(jīng)理部備案。
6.3.2經(jīng)理部根據(jù)底樣建立《質(zhì)量記錄檢索目錄》。
6.3.3質(zhì)量記錄表格底樣由制定部門發(fā)放給使用單位,使用單位在發(fā)放清單上簽字。
6.3.4質(zhì)量記錄表格制定部門負責根據(jù)記錄的使用量提出印制要求,交經(jīng)理部審核印刷。
6.3.5經(jīng)理部根據(jù)印刷申請,對照《質(zhì)量記錄檢索目錄》審核是否是有效版本后辦理。
6.4質(zhì)量記錄表格的修改、發(fā)放
6.4.1質(zhì)量記錄表格需修改時,由制定部門根據(jù)修改意見修改。
6.4.2修改后的質(zhì)量記錄表格,由制定部門更新底樣,發(fā)放記錄清單,并負責收回所有使用單位舊表格底樣,收回的舊底樣由制定單位銷毀。
6.5標識、抄寫
6.5.1所有的質(zhì)量記錄應字跡清楚,基本內(nèi)容齊全,能分清各類名稱等,每一份質(zhì)量記錄均有日期。
6.5.2所有質(zhì)量記錄中的數(shù)據(jù)不允許用涂改液涂改,若書寫記錄有錯誤,應用橫線劃掉,并且要能識別原有記錄。
6.6保存
6.6.1各部門主管應確保質(zhì)量記錄貯存在合適的環(huán)境中,貯存在磁盤的資料要按規(guī)定程序進行操作,維護及復制、保證在規(guī)定的保管期內(nèi),記錄的內(nèi)容清晰、齊全、完整,可隨時作為質(zhì)量體系活動的有效證據(jù),提供給需方或其代表或第三方審核機構(gòu)。
6.6.2如需要查詢質(zhì)量記錄,經(jīng)被查詢部門經(jīng)理同意,須作登記。查詢完畢返還,作好登記以防遺失。
6.6.3經(jīng)理部根據(jù)質(zhì)量記錄使用要求或規(guī)定,定出保管年限并在《質(zhì)量記錄檢索目錄表》中明確。
6.7處理
6.7.1各部門根據(jù)質(zhì)量記錄的保管年限規(guī)定處置方法對涉及到公司技術(shù)、經(jīng)營等重要資料應采取銷毀方法,以確保公司的技術(shù)、經(jīng)營等資料不泄密。
6.8記錄
6.8.1質(zhì)量記錄檢索目錄表
6.8.2質(zhì)量記錄發(fā)放清單
6.8.3質(zhì)量記錄借閱登記
第13篇 質(zhì)量記錄規(guī)范管理及考核辦法
第一部分 總 則
原始質(zhì)量記錄是合理和安全作業(yè)的證據(jù),是每批產(chǎn)品、每一次檢測唯一可靠的查詢依據(jù),是有助于判斷產(chǎn)品質(zhì)量并做出正確處理決定極為重要的依據(jù)。為提高本公司的產(chǎn)品安全質(zhì)量水平,將生產(chǎn)全過程處于受控狀態(tài),完善生產(chǎn)及檢測過程中各種原始質(zhì)量記錄,使之符合規(guī)范化標準要求,達到能全面地,完整地,準確地反映生產(chǎn)、檢測過程的實際狀況,特制定本辦法。
第二部分 記錄單位和精度
第一條 時間(單位:時、分、秒):
(一) 生產(chǎn)加工時間均以24 小時計時。
(二) 殺菌記錄時間(豆腐干)以24 小時計時,計時應精度到分鐘,如5:00、6:
20、7:38……。不得寫成“5”或“5:――”。
(三) 油炸(酥類產(chǎn)品)、脫油、熱合封口、抽真空等時間精確到1 秒,如2 秒、8 秒等。
第二條 溫度(單位:℃):
(一) 酒精溫度計測量讀數(shù)精確到1℃,如5℃、10℃等。
(二) 水銀溫度計測量數(shù)據(jù),取小數(shù)點后一位,精確到0.5℃,如108.0℃、108.5℃……。
不得寫成108℃、109℃……。
(三) 記錄儀、顯示器的溫度記錄精確到0.5℃的,如109.0℃、109.5℃不得寫成109℃、110℃。
第三條 折光濃度、酸度、鹽份等(單位:%)
(一) 折光濃度測量讀數(shù),取小數(shù)點后一位,阿貝折光儀精確到0.1%,如28.0%,28.1%等。
(二) 酸度鹽份水分等的測量讀數(shù)精確到小數(shù)點后二位,取0.01%,如2.01%、2.12%等。
(三) 壓力和真空(單位:mpa)、蒸汽總壓,壓力表上讀數(shù)精確到0.01mpa,如0.10mpa、0.38mpa 等。
(四) 封口試漏(加壓)壓力表上讀數(shù)精確到0.001mpa,如0.059mpa、0.060mpa、0.062mpa。
第四條 余氯(單位:ppm)
余氯的測量,視具體使用比色劑的濃度而定。如比色板測量的,精確到0.2ppm;如用滴定法測量的,精確到0.01ppm。試紙測量按比色紙精度。
第五條 重量(單位g、kg)
(一)凈含量及配料中以g 為單位的,精確到1g,如175g、305g……。
(二)配料中以kg 為單位的,盤式磅稱精確到0.005kg,臺式磅稱精確到0.1kg,落地式磅稱精確到1kg。
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第六條 長度(單位:mm)
(一)使用精度為0.02mm 游標卡尺測量,讀數(shù)精確到0.02mm,如105.98mm,不得寫成106mm 或105mm。
(二)使用精度為0.01mm 測微計(千分卡)測量罐,讀數(shù)精確到0.01mm,如1.24mm,不得寫成1.3mm。
第七條 其他如菌落記數(shù)、過氧化值、黃曲霉毒素含量等單位,以檢測計算精度記錄。
第三部分 質(zhì)量檢查頻次
第八條 班前消毒清洗衛(wèi)生檢查記錄1 次。
第九條 班后衛(wèi)生消毒記錄1 次。
第十條 生產(chǎn)中每2 小時消毒清洗記錄一次。
第十一條 原料加工處理、配湯質(zhì)量記錄,必須視不同產(chǎn)品的特性,按照工藝要求進行每鍋或每小時等的檢查,并作好記錄。
第十二條 裝袋量抽查質(zhì)量記錄
(一)瓜子自動裝袋機定量裝袋產(chǎn)品和膨化、花生、堅果產(chǎn)品等,小組抽查每30 分鐘記錄一次,品控員每2 小時抽查一次,每臺機器抽查不少于6 袋,臺秤每小時校準記錄一次。
(二)封口質(zhì)量檢查記錄,小組每30 分鐘抽查一次,質(zhì)檢員每1 小時抽查一次,小組和質(zhì)檢員抽查時間原則上錯開。
第四部分 記錄書寫和修改
第十三條 質(zhì)量記錄表格的表頭內(nèi)容必須填寫齊全,操作人、測量人及審核人必須簽名。
第十四條 所有質(zhì)量記錄的數(shù)據(jù),數(shù)字必須書寫端正、清晰,保持質(zhì)量表格的清潔和不受污染。
第十五條 各類質(zhì)量表格必須準確書寫,盡量避免寫錯欄目或數(shù)據(jù)。萬一寫錯欄目或數(shù)據(jù),需要修正,則必須做到規(guī)范修改。不得在所寫錯的數(shù)字上進行涂改,必須在寫錯的數(shù)字上劃一橫線,將正確數(shù)字寫在它的上方,并在右邊簽名。
第十六條 意外情況的記錄:
(一)因特殊情況(因故停機、吃飯、公務等)不能按時記錄時,必須在記錄上注明原因及對應時間。
(二)因設(shè)備等客觀情況而引起質(zhì)量不穩(wěn)定或達不到標準,需校車的必須要有校車記錄,并在相應記錄表格的備注欄中加以寫明,校車后也必須要有質(zhì)量檢查記錄。
第五部分 質(zhì)量記錄管理
第十七條 檢查
(一) 車間質(zhì)量管理人員和品控人員應隨時檢查、督促質(zhì)量記錄的執(zhí)行情況。
(二) 質(zhì)量記錄必須于當日下班后,由小組檢查后交當班車間質(zhì)管主任,質(zhì)管主任應認真審核并簽名及填寫審核日期。各類記錄都應完整、齊全不得遺失。
(三) 生產(chǎn)車間的配料檢測、煮制、干燥質(zhì)量等記錄經(jīng)質(zhì)量主任審核簽字后,由車間集中并在第二天內(nèi)(不包括節(jié)、假日)交到技術(shù)中心品控部接受復核。
(四) 品控部門將復核中發(fā)現(xiàn)的差錯等問題書面反饋生產(chǎn)部門;生產(chǎn)部門接到書面反169
饋意見后,應及時落實到當事人整改,以不斷提高記錄質(zhì)量。
(五) 根據(jù)實際需要,技術(shù)中心可以向生產(chǎn)中心提出本規(guī)定外特殊的階段性要求,提供有關(guān)質(zhì)量記錄,接受技術(shù)中心的復核。
第十八條 保存
(一)經(jīng)技術(shù)中心相關(guān)部門復核的各類質(zhì)量記錄,由技術(shù)中心負責存檔。
(二)其他各類質(zhì)量原始記錄由生產(chǎn)部門負責存放保管。
第十九條 查索
(一)據(jù)需要,技術(shù)中心和生產(chǎn)部門都可查索對方保存的質(zhì)量記錄,彼此應提供方便,密切配合。
(二)查索、借閱、歸還都要履行書面手續(xù),以保證質(zhì)量記錄的完整。
第六部分 質(zhì)量記錄考核
第二十條 發(fā)生下列情況,一般給予書面反饋指出,但對于多次指出而不改進的將作違紀處理。
(一) 質(zhì)量記錄未按規(guī)范中規(guī)定的(單位和精度)、(質(zhì)量檢查頻次)、(記錄書寫和修改)及(意外情況的記錄)執(zhí)行。
(二) 發(fā)生意外情況,記錄上未說明與實際,與時間不吻合。
(三) 裝袋抽查未做到開車即抽查或抽查時間間隔超過規(guī)定時間(因故停車、吃飯等原因抽查可順延至開車立即抽查)或抽查數(shù)量不符合規(guī)定。
(四) 車間審核質(zhì)量記錄時未發(fā)現(xiàn)質(zhì)量記錄中存在的問題,而由技術(shù)中心復核發(fā)現(xiàn)及車間未在規(guī)定期限內(nèi)收集、審核后將質(zhì)量記錄上交到技術(shù)中心。
(五) 其他不符合質(zhì)量記錄規(guī)范及管理的類似情況。
第二十一條 發(fā)生下列問題,視問題的性質(zhì)、情節(jié)及當事人對問題認識的態(tài)度,給予違紀、口頭警告罰款等處理。
(一) 質(zhì)量記錄數(shù)據(jù)不真實預記、追記或規(guī)定的項目未作檢查及記錄。
(二) 質(zhì)量記錄表格短缺(以每張記)。
(三) 原料加工處理、配料未按工藝規(guī)定執(zhí)行及未作規(guī)定項目的質(zhì)量檢驗、質(zhì)量記錄。
(四) 質(zhì)量記錄造假數(shù)據(jù)或發(fā)生質(zhì)量問題造假記錄的當事人或提供假象的偽證人。
(五) 其他影響質(zhì)量的類似問題。
第七部分 考核實施辦法
第二十二條 技術(shù)中心質(zhì)量管理部門在復核質(zhì)量記錄中發(fā)現(xiàn)的問題,按其類別分別計算頻次(即同一班次不同的問題)。質(zhì)量管理部門在抽查,復核車間保管的那部分質(zhì)量記錄中發(fā)現(xiàn)的問題,按其性質(zhì),酌情計算頻次并要求立即整改。
第二十三條 車間在審核質(zhì)量記錄中發(fā)現(xiàn)的問題,如屬于是記錄筆誤的,可令操作者進行規(guī)范修改;如是影響或可能影響質(zhì)量的問題,可附上反饋表,寫明處理意見,隨質(zhì)量記錄一起上交,在本考核中將不計算問題頻次。
第二十四條 凡質(zhì)量記錄在復核中發(fā)現(xiàn)的問題累計超過部門限定數(shù)(暫以每條生產(chǎn)線平均3 次計),將給予扣款處理。超過限定數(shù)內(nèi),每次扣20 元;
第二十五條 凡屬于本考核辦法中第三部分第二大類的問題,雖由質(zhì)量管理部門做出違紀或口頭警告等處理,仍在當月考核中作為問題頻次進行累計。
第二十六條 凡屬于質(zhì)量事故的問題,將按公司規(guī)定處理。
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第二十七條 本考核實施的扣款數(shù),經(jīng)當月統(tǒng)計后交人力資源部,從被考核部門的管理獎中扣除。
第八部分 附則
第二十八條
(一) 所有違反本制度規(guī)定的按照《員工獎懲制度》相關(guān)處罰規(guī)定執(zhí)行。
(二) 本制度由公司規(guī)章制度編審委員會起草并修訂,自 2010 年 1 月 1 日總經(jīng)理發(fā)公布之日起正式實施。
(三) 本制度最終解釋權(quán)歸屬公司產(chǎn)品技術(shù)研發(fā)中心品控部。
第14篇 物業(yè)質(zhì)量記錄及文檔管理程序文件
物業(yè)程序文件:質(zhì)量記錄及文檔管理程序
1.目的
為質(zhì)量記錄及文件資料的收集、整理、編目、歸檔、管理提供指引。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責
部門/崗位工作職責
辦公室負責收集、轉(zhuǎn)發(fā)、保存最新有效的行業(yè)標準和政策法規(guī)。
監(jiān)督公司各管理處、部門文檔管理
品質(zhì)管理部監(jiān)督公司各部門質(zhì)量記錄的控制。
收集質(zhì)量管理體系標準,對其有效性負責。
保存最新有效的行業(yè)標準和政策法規(guī)。
相關(guān)部門收集、轉(zhuǎn)發(fā)及評估新的行業(yè)標準和政策法規(guī)對公司目前業(yè)務或管理工作的影響,根據(jù)需要修改或出臺相關(guān)文件。
管理處、部門負責人具體指導本管理處、部門質(zhì)量記錄和文檔管理 文件管理員收集保管質(zhì)量記錄、文檔資料 4.定義
質(zhì)量記錄:體系文件規(guī)定需要記錄的所有資料。包含:書面記錄、電腦軟盤、光盤、磁帶、錄像帶、照片、膠片等。
5.方法和過程控制
5.1現(xiàn)場質(zhì)量記錄的管理
5.1.1做好清晰的標識,確?，F(xiàn)場質(zhì)量記錄無污損或破損等。
5.1.2班長以上管理人員應檢查現(xiàn)場質(zhì)量記錄表格的有效性和記錄的完整性,防止過期表格的誤用,對已失效的表格即時進行作廢處理,并視情況于每月/季/年初收集現(xiàn)場已填寫完畢的質(zhì)量記錄送交文件管理員。
5.1.3每次體系文件全面修改后,品質(zhì)管理部對各管理處、部門質(zhì)量記錄的有效性進行全面檢查。局部更改時,可與內(nèi)部質(zhì)量審核同時進行。
5.2文件資料歸檔及管理要求
5.2.1一般按月/季/年度定期歸檔,并須于首日開始進行,最遲于第五個工作日前完成歸檔工作。
5.2.2歸檔時按照不同業(yè)務類別、表格類別(名稱)對已收集的質(zhì)量記錄及文件資料進行排序、編目,在文件盒(袋)的封面標識文檔編號、文檔名稱、產(chǎn)生時間段、保存期限、存檔人和存檔日期(見下表),卷內(nèi)附卷內(nèi)文件目錄,并在《文件資料存儲清單》上登記。為便于查閱,管理處/部門可根據(jù)實際情況增加附表。
文檔編號文檔名稱產(chǎn)生時間段保存期限存檔人存檔日期報廢日期
5.2.3如資料是傳真件應復印后保存復印件。
5.2.4歸檔資料應盡量在統(tǒng)一地點保存。工程部設(shè)備管理生成的質(zhì)量記錄,除通用的培訓(會議)簽到記錄、考核表于次月初交存于管理處資料室,其他記錄可長期存放在工程部資料柜內(nèi)。還可根據(jù)具體情況,制作兩聯(lián)的質(zhì)量記錄表格,一份交管理處留存。
5.2.5安防、綠化工程質(zhì)量記錄及檔案,在工程驗收完畢后一次性按工程項目單獨歸檔,存放于管理處資料室。
5.2.6歸檔資料應注意做好防潮、防火、防蟲蛀、鼠害工作。借閱須在《借閱登記表》上登記并經(jīng)管理處/部門負責人批準,由文件管理員負責跟進、收回。體系文件不得隔夜外借。
5.2.7文件管理員調(diào)(離)職或更換崗位前,須做好文檔資料交接工作,完善交接手續(xù)。
5.2.8《體系文件下發(fā)明細》、《質(zhì)量記錄表格一覽表》由品質(zhì)管理部填寫,《標準政策法規(guī)一覽表》由辦公室填寫,經(jīng)現(xiàn)相關(guān)負責人審批后公布。
5.2.9各管理處/部門按照《質(zhì)量記錄表格一覽表》的保存期限對已歸檔的質(zhì)量記錄進行報廢處理,報廢前應填寫《質(zhì)量記錄報廢申請單》并經(jīng)管理處/部門負責人批準后報廢處理。如超過保存期限,但有保存價值后期需備查記錄,可加蓋作廢保留章繼續(xù)保留。
5.3文檔資料編碼規(guī)則
5.3.1須參照公司示范目錄建立部門文檔目錄。示范目錄中一、二級目錄必須執(zhí)行,一般以一、二級目錄為文檔標題。
5.3.2日常管理文檔編號方法為:部門漢語拼音簡稱+__,如:城市花園為ch01、ch02。
5.4重要資料管理
5.4.1工程資料
5.4.1.1工程檔案包括:
a.由發(fā)展商提供的規(guī)劃、竣工、驗收資料
b.設(shè)施設(shè)備安裝、使用、維修保養(yǎng)技術(shù)資料;
c.物業(yè)質(zhì)量證明文件和物業(yè)使用說明文件;
d.房屋本體和設(shè)備的改造變更資料
e.其它必要資料
5.4.1.2由發(fā)展商提供的小區(qū)/大廈各類工程資料,各管理處應指定專業(yè)技術(shù)人員核對、接收,并列出清單交與文件管理員統(tǒng)一保管。
5.4.1.3如資料不全,應及時向發(fā)展商索取,確保各類資料齊全。
5.4.1.4各類設(shè)備、配套設(shè)施供應商的地址、聯(lián)系人及電話要編制成表,以方便維修保養(yǎng)時查閱。
5.4.2顧客資料
5.4.2.1顧客資料包括顧客基本資料、顧客房屋資料、顧客個性資料。
5.4.2.2管理處控制中心應有業(yè)主/租戶/辦公戶清單備查,清單中可包括姓名、房號、聯(lián)系電話、車輛情況及其他各類個性化情況,并根據(jù)情況定期更新資料內(nèi)容。
5.4.2.3顧客檔案為機密資料,所有接觸、知悉顧客資料的人員對顧客資料負有保密責任,未經(jīng)顧客或經(jīng)理允許不得對任何人透露。除文件管理員和管理處負責人外,其他人員查閱、借閱顧客資料必須在《借閱登記表》上登記,并經(jīng)管理處/部門負責人批準。作廢顧客資料應仔細粉碎或銷毀。
5.4.2.4如政府部門、司法機關(guān)因公需查詢,在對方出示單位介紹信和工作證并經(jīng)核對無誤后方可提供其查詢,并登記查閱時間、單位、姓名、有效證件等內(nèi)容,與被查資料一并保存。
5.4.3物業(yè)資料
5.4.3.1物業(yè)資料包括物業(yè)項目各類批文、建筑施工許可證及執(zhí)照、管理及商業(yè)用房資料、住宅區(qū)基本情況及配套設(shè)施資料等。
5.4.3.2各管理處負責在房屋交付后三個月內(nèi)收集整理物業(yè)資料,并培訓到相關(guān)人員。
5.4.4標準政策法規(guī)管理
辦公室各職能部門各使用部門
5.5電子文檔管理
5.5.1有電子文檔的文件資料既可以打印稿形式也可以電子文檔形式存檔。部門之間以電子郵件形式傳送報批的文件,存檔時郵件封面可不打印,但須保存郵件封面的電子文檔。
5.5.2管理處電子文檔應統(tǒng)一管理,按公司制定的電子文檔示范目錄建立文件夾。文件夾中一、二級目錄必須與示范目錄相符,三級及以下目錄管理處可根據(jù)需要自行調(diào)整。
5.5.3電子文檔的備份及安全管理參照《電腦及網(wǎng)絡系統(tǒng)管理規(guī)定》相關(guān)條款操作,管理軟件內(nèi)容須每月備份,每年初須
對上年度重要電子文檔以光盤保存,并在《文件資料存儲清單》上登記。
5.5.4重要、機密的電子文檔須設(shè)置密碼后報管理處/部門經(jīng)理備案。當事人如有離(調(diào))職需完善交接手續(xù)。
6.支持性文件
tjzzwy6.3-z01-02 《電腦及網(wǎng)絡系統(tǒng)管理規(guī)定》
7.質(zhì)量記錄表格
tjzzwy 4.2.3-z02-f1 《文件資料存儲清單》
tjzzwy 4.2.4-z01-f1《標準、政策法規(guī)一覽表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f2 《質(zhì)量記錄表格一覽表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f3《質(zhì)量記錄報廢申請表》
