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質量記錄管理制度是對企業(yè)生產(chǎn)、運營過程中產(chǎn)生的各類質量數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)化管理的規(guī)定，旨在確保產(chǎn)品和服務的質量水平，提高企業(yè)的運營效率。
包括哪些方面
1. 記錄范圍界定：明確哪些活動需要記錄，如原材料檢驗、生產(chǎn)過程監(jiān)控、產(chǎn)品測試、客戶反饋等。
2. 記錄格式和內容：制定統(tǒng)一的記錄表格，規(guī)定記錄應包含的信息，如日期、操作人員、結果數(shù)據(jù)、異常情況等。
3. 記錄的收集與存儲：規(guī)定記錄的保存期限、存儲方式和地點，保證記錄的安全性和可追溯性。
4. 記錄的審核與批準：設定記錄的審核流程，明確審批權限，確保記錄的準確性。
5. 記錄的使用與查詢：規(guī)定如何利用記錄進行數(shù)據(jù)分析，如何處理記錄查詢請求。
6. 記錄的更新與廢棄：規(guī)定何時更新記錄，過期或無用記錄的處理方式。
7. 培訓與監(jiān)督：對員工進行質量記錄管理的培訓，定期檢查執(zhí)行情況，確保制度的有效實施。
重要性
質量記錄管理制度的重要性體現(xiàn)在：
1. 質量保證：記錄能追蹤到產(chǎn)品生產(chǎn)的每一個環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，保證產(chǎn)品質量。
2. 法規(guī)合規(guī)：符合iso9001等質量管理體系標準，滿足法規(guī)要求，避免法律風險。
3. 過程優(yōu)化：通過對記錄的分析，發(fā)現(xiàn)流程瓶頸，持續(xù)改進生產(chǎn)效率。
4. 問題追溯：發(fā)生質量問題時，記錄可作為證據(jù)，幫助找出原因，防止問題重演。
5. 客戶信任：透明的記錄管理展示企業(yè)的專業(yè)性和責任感，增強客戶信任。
方案
1. 制定詳細的操作手冊：編寫詳細的質量記錄管理手冊，明確各環(huán)節(jié)的操作步驟。
2. 引入信息化系統(tǒng)：利用erp或質量管理軟件，實現(xiàn)記錄電子化，提高管理效率。
3. 定期審計：設立內部審計機制，定期檢查記錄的完整性和準確性。
4. 激勵機制：建立獎勵機制，鼓勵員工遵守記錄管理制度，提供優(yōu)質記錄。
5. 持續(xù)改進：根據(jù)反饋和審計結果，不斷調整和完善記錄管理制度，使其更適應企業(yè)發(fā)展需求。
通過上述方案的實施，企業(yè)能夠建立起一套有效、高效的質量記錄管理制度，為提升產(chǎn)品質量、優(yōu)化運營、保障法規(guī)合規(guī)提供有力支撐。
質量記錄管理制度范文
第1篇 某某物業(yè)公司質量記錄管理規(guī)定
某物業(yè)公司質量記錄管理規(guī)定
1.0目的
規(guī)范對記錄進行設計、編號標識、收集、編目、查閱、申購、領用、歸檔、貯存、保管和處理的職責和方法,以證明各項服務活動符合規(guī)定的要求,并為公司管理體系的有效運行提供可追溯性的證據(jù)。
2.0適用范圍
本規(guī)定適用于本公司所有與質量管理工作有關的記錄的控制。
3.0職責
3.1物業(yè)品質部職責
3.1.1質量管理記錄控制的歸口管理部門,負責制定本制度。
3.1.2負責記錄的編號標識、編目、申購、發(fā)放、歸檔、登記和處理;
3.1.3負責監(jiān)督、指導各部門有關記錄的設計、填寫和管理;
3.1.4負責歸口管理項目記錄的設計、收集、歸檔、借閱管理。
3.2各單位職責
3.2.1各部門負責本部門歸口管理的記錄的設計、收集、歸檔、借閱、管理。
3.2.2負責按要求填寫各種記錄。
3.2.3負責按要求及時提供本部門的有關記錄以供查詢。
4.0控制程序
4.1記錄的設計、編號、編目管理
4.1.1設計:
(1)各部門按照管理制度和自身的工作要求確定需記錄的工作項目,需要增加表格的由使用部門制定,填寫《質量記錄增減申請表》經(jīng)項目負責人審核,品質部審批和統(tǒng)一編號后遞公司領導審批,經(jīng)公司批準后使用。
(2)質量記錄是執(zhí)行有關要求、規(guī)定或制度的個體體現(xiàn),在提出增加質量記錄表格申請時,必須附上有關規(guī)定或制度。
(3)當已發(fā)布的表格不能在某項工作中通用、兼容或空缺時,使用部門可提出申請增減質量記錄表格,經(jīng)品質部審核,公司領導批準后方可使用。
4.1.2修改:已發(fā)布的表格不能適應工作需要,使用部門可填寫《質量記錄更改申請表》提出更改申請,并在申請表后附上更改后記錄表格格式樣式。
4.1.2編號:記錄表格由品質部按《文件控制程序》對各種記錄表格進行編號。
4.1.3編目
(1)品質部負責對記錄進行編目,制定公司《質量記錄一覽表》。
(2)各部門負責編制本部門的《質量記錄一覽表》。
4.2記錄的發(fā)放、收集、歸檔保管、借閱管理
4.2.1發(fā)放、收集
(1)空白表格由物業(yè)品質部統(tǒng)一管理,各部門根據(jù)需要填寫《質量記錄領用申請表》經(jīng)部門負責人審批后報品質部。
(2)每月20日前,各單位遞交《質量記錄領用申請表》,品質部在本月結束前將記錄發(fā)放到位,申請單位在《質量記錄發(fā)放記錄》上簽收后返回發(fā)放記錄。
(3)品質部要及時掌握存記錄情況,根據(jù)庫存情況組織印刷并填寫《質量記錄印刷申請表》報公司領導審批后組織印刷。
4.2.2歸檔保管
(1)各部門須于每年8月前將上半年使用的記錄按規(guī)定歸檔,下半年使用的記錄于次年2月前按規(guī)定歸檔。
(2)各部門應按記錄的分類制定記錄歸檔清單,并將歸檔清單報品質部,歸檔記錄由各部門保管存放。
4.2.3借閱
(1)歸檔記錄借閱,由借閱人提出申請,經(jīng)品質部負責人批準后,品質部辦理借閱手續(xù)。
(2)在工作現(xiàn)場借閱記錄應經(jīng)使用部門負責人批準后方可借閱,一般情況下嚴禁將工作記錄帶出使用場所。
(3)特殊情況下要將工作記錄帶出使用場所(如外部檢查、內外部審核等),經(jīng)記錄保管部門負責人批準后方可借閱。該申請表由記錄保管部門負責人保存,并負責按期收回被借記錄。
(4)文件管理部門每月對文件借閱歸還情況進行檢查,及時追回借出文件,防止文件丟失情況發(fā)生。
(5)行政人事部在有員工離職或調離工作崗位的,要及時知會相關部門查閱是否有借出文件,以便及時收回借出文件。
4.3記錄的填寫、更改、使用保管
4.3.1填寫、更改
(1)記錄應填寫及時、清晰、準確,不能隨意涂改,除備注欄外其他欄目不能出現(xiàn)空格,如有不需填寫的欄目則以自左至右的一條斜線代替填寫內容。
(2)發(fā)現(xiàn)有隨意更改的記錄,應追究當事人責任。
4.3.2使用保管
(1)工作現(xiàn)場的記錄應用按月進行裝訂,保持文件記錄的完整、清潔。
(2)各崗位人員不得隨意將記錄表格帶出工作現(xiàn)場,如要帶出按規(guī)定4.2.3規(guī)定行。
(3)記錄按《質量記錄一覽表》上規(guī)定的年限進行保管。
5.0支持文件
5.1《文件控制程序》
6.0質量記錄
6.1《質量記錄領用申請表》wy/qr-wy-017
6.2《質量記錄印刷申請表》wy/qr-wy-018
6.3《質量記錄一覽表》wy/qr-wy-001
6.4《文件借閱登記表》wy/qr-wy-019
6.5《質量記錄更改申請表》wy/qr-wy-020
6.6《質量記錄增減申請表》wy/qr-wy-021
6.7《質量記錄發(fā)放記錄》wy/qr-wy-022
第2篇 物業(yè)管理質量記錄控制工作程序
物業(yè)管理質量記錄控制程序
1.0目的
確保質量記錄的完整、準確、清晰,為質量體系的有效運行和產(chǎn)品質量滿足規(guī)定的要求并為實現(xiàn)可追溯性、證實作用以及采取糾正措施提供客觀證據(jù)。
2.0范圍
適用于物業(yè)管理公司所有與質量活動有關的質量記錄控制。
3.0職責
3.1總辦負責本程序的歸口管理。
3.2各部門負責與該部門相關的質量記錄的收集、歸檔、貯存及保管。
4.0工作程序流程圖
責任人/支持文件
質量記錄
總辦
總辦
質量記錄一覽表
相關部門
相關部門
總辦
相關部門
總辦過期記錄處理登記表
質量體系文件更改申請表
5.0控制要求
5.1質量記錄的標識和編目
5.1.1質量記錄表格編碼按《文件控制程序》的編碼規(guī)定執(zhí)行;
5.1.2公司所有質量記錄空白表格由總辦文件管理員統(tǒng)一管理,并編制質量記錄清單。質量記錄清單應包括下述內容:序號、質量記錄名稱、記錄編號、保管部門、歸檔時限和保存期限。
5.2質量記錄的填寫
質量記錄應填寫清晰、正確、內容完整,填寫人、審核人、批準人應履行簽字手續(xù)。
5.3質量記錄的收集、歸檔、貯存及保管
5.3.1質量記錄由最終送達部門(即保管部門)定期收集,按質量記錄清單上相關的內容要求進行歸檔、保管。
5.3.2各部門在接收質量記錄時,應檢查質量記錄項目填寫是否齊全、有無簽名,確保所收集的質量記錄有效。
5.3.3各部門應將質量記錄保存在物業(yè)管理公司指定的文件柜中或其它適宜的地方,確保在保存期內不會丟失、損壞及變質。
5.3.4總辦文件管理員將質量記錄清單發(fā)給每個部門一份,并負責檢查各部門對質量記錄的歸檔管理是否符合規(guī)定的要求,確保質量記錄按時歸檔,并方便存取和檢索。
5.4質量記錄的查閱、歸檔期限、保存期
5.4.1如因工作需要,需查閱存檔的質量記錄,應先填寫《質量記錄查閱審批單》,經(jīng)主管領導批準,方可查閱。
5.4.2總辦根據(jù)有關規(guī)定,確定每種質量記錄的保存期限,并詳細列入質量記錄清單中。
5.5質量記錄表格的增加和更改
5.5.1根據(jù)物業(yè)管理公司實際工作的需要和變化,可以增加新的質量記錄表格,或對已不能滿足要求的質量記錄表格予以更改。由使用部門提出增加、更改申請,填寫《文件更改申請表》,按《文件控制程序》中的有關規(guī)定實施更改。
5.5.2總辦文件管理員在收到增加或更改的質量記錄表格后,應更改質量記錄清單中的相應內容,并與更改后的質量記錄表格一起發(fā)給各部門文件管理員,同時收回作廢的質量記錄清單。
5.6質量記錄的處理
對超過保存期限的質量記錄,由各部門提出,并填寫《過期質量記錄處理登記表》,報物業(yè)總經(jīng)理審批后,由相關部門銷毀。
6.0相關文件
6.1 《文件控制程序》
7.0質量記錄
7.1 質量記錄清單
7.2 《過期質量記錄處理登記表》
7.3 《文件更改申請表》
第3篇 物業(yè)公司質量記錄控制管理工作程序
物業(yè)公司質量記錄控制管理程序
1.0目的
為證明項目質量符合要求和質量管理體系有效運行提供客觀證據(jù).
2.0適用范圍
適用于質量管理體系及產(chǎn)品、項目所要求記錄的控制。
3.0職責
辦公室負責對公司各部門產(chǎn)生的質量記錄的標識、貯存、保護、檢索、保存期限和處置予以控制。
1.0過程識別
擬定目錄--設計/選擇--表式--標識--分發(fā)--運作--收集--分類整理--保管--移交/歸檔--處理
5.0 行為準則:
a)運作過程中記錄應:及時準確、內容齊全、手續(xù)完備;
b)各種記錄標識應具有唯一性;
c)按規(guī)定及時收集,保證其連續(xù)性、完整性;
d)保管應分類、編號并擬列目錄/清單,便于檢索;
e)保管和儲存條件要適宜,保證干燥通風,有防護措施;
f)體系記錄保存日期為三年,工程質量記錄竣工移交長期保存.
6.0 程序要求:
6.1 記錄的分類管理
6.1.1 體系運行記錄包括:管理評審記錄、內容審核記錄、工程要求評審記錄、供方評審記錄、培訓記錄、工程施工及交付記錄等,由工程科歸口管理,有關責任部門分別管理.
6.1.2各種檢驗和驗證記錄、不合格項及糾正記錄、管理部作業(yè)記錄等,由各管理處分別收集、匯總、保管。
6.2 記錄編目、編號
記錄表式作為一種特殊文件,執(zhí)行《文件控制程序》中編目標識規(guī)定;收集后由責任部門依次編號,確保唯一性.
6.3 記錄填寫
記錄應在過程活動中及時、真實的形成,字跡清晰,不準涂改,保證易于識別,且內容齊全,各種審核手續(xù)齊備.
如因筆誤需修改,應采用單杠劃去,在其上/下方寫出更改內容,由更改責任人簽字或蓋章.
6.4 記錄的保管、儲存和檢索
各部門形成的記錄,由本單位專人負責保管,分類存放.
保存環(huán)境條件應干燥通風,裝袋/裝盒.列出記錄清單以利于檢索,有必要時可設卷內目錄.
各種記錄需移交或歸檔保存的,應按公司要求定期移交主管部門或歸檔保存.存儲時間較長(一年以上)的,存放記錄處所必須干燥通風,有防潮、防霉、防鼠、防破損措施.
接著外來傳真件,應先復印,復印件連同傳真件一并存放.
6.5 記錄保存期及處置
體系記錄保存期為三年,需移交或存查的記錄長期保存.
不需保存或到保存期的記錄,應填寫記錄處理申請單,保管理者代表批準,由專人負責銷毀(視不同情況可焚燒,粉碎或作紙廠原料等).
6.5 記錄復印、借閱、修改
記錄復印、借閱原則上當天送還,如外單位復印、借閱或超過一天難以送還的應進行借閱登記.無論借閱或復印需經(jīng)管理者代表批準.
記錄作為一種特殊文件,修改時應執(zhí)行《文件控制程序》中有關規(guī)定.
7.0 相關文件
《文件控制程序》
《管理策劃控制程序》
《改進管理程序》
8.0 記錄
質量記錄清單
文件發(fā)放回收記錄
文件借閱、復印記錄
文件銷毀申請/記錄處理申請單
第4篇 物業(yè)管理公司質量記錄控制程序
物業(yè)管理公司質量記錄的控制程序
1.0目的
運用質量記錄以保證服務質量達到規(guī)定的要求,為確認質量體系的有效運行提供可追溯性依據(jù)。
2.0適用范圍
適用于本公司與質量活動有關的質量記錄的控制。
3.0職責
3.1各部門文件管理員負責按程序對本部門的質量記錄進行控制。
3.2辦公室負責對各部門質量記錄的控制情況進行指導、檢查。
4.0工作程序
4.1質量記錄的分類
本公司所有與質量體系有關的質量記錄分為質量體系實施方面的質量記錄和質量體系驗證方面的質量記錄兩大類。
4.1.1《管理評審報告》、《內部質量體系審核報告》、《合同評審記錄》、《員工培訓記錄》、《不合格/糾正預防措施報告》等屬質量體系實施方面的質量記錄。
4.1.2《入庫單》、《回訪記錄》等屬服務質量驗證方面的質量記錄。
4.2質量記錄表格的編碼
見《文件編碼規(guī)定》。
4.3質量記錄的填寫
質量記錄應填寫清晰、正確、內容完整、填寫人、審核人、批準人應履行簽字手續(xù)。
4.4質量記錄的收集、歸檔
4.4.1質量記錄的收集保管由各部門文件管理員負責,并依據(jù)《質量記錄表格清單》相關的內容要求進行歸檔。
4.4.2各項質量記錄要求清晰、完整、簽字手續(xù)齊全,在保存的有效期內不得有破損和殘缺。
4.5質量記錄的保存
4.5.1各部門的質量記錄由文件管理員負責保存,期限按《質量記錄表格清單》的要求進行,貯存地應保持干燥通風,并采取適當?shù)姆雷o措施。
4.5.2質量記錄還可以用磁盤方式貯存。
4.6質量記錄的查閱
4.6.1如因工作需要,需查閱存檔的質量記錄時,應先填寫《質量記錄查閱審批表》,經(jīng)主管領導批準,可以查閱存檔的質量記錄。
4.6.2在合同規(guī)定或用戶要求情況下,經(jīng)部門負責人批準后可以查閱記錄。
4.6.3文件保管人員負責辦理查閱手續(xù)。
4.7失效及過期質量記錄處理
對過期的質量記錄或需銷毀的記錄,應由保管部門及時進行銷毀。
5.0相關文件
5.1《質量手冊》
5.2《質量記錄表格清單》
5.3《文件和資料控制程序》
5.4《質量記錄查閱審批表》
第5篇 物業(yè)管理公司質量記錄控制程序-13
物業(yè)管理公司質量記錄控制程序(13)
1.0目的:
為規(guī)范質量記錄的控制與管理,確保質量記錄的完整、有效、清晰,以便為管理體系的有效運行提供客觀證據(jù)。
2.0適用范圍
本公司各類質量記錄的管理。
3.0職責:
3.1綜合管理部負責公司質量記錄的統(tǒng)一管理和控制。
3.2各部門負責相關質量記錄的控制。
4.0程序:
4.1質量記錄的分類。
4.1.1管理體系實施方面的記錄,包括有:
內部管理體系審核記錄;合同評審的記錄;材料、服務、工程等分包方檔案;設備管理記錄;測量器具的檢定記錄;糾正與預防措施記錄;客戶投訴處理記錄;員工培訓記錄;質量策劃記錄等。
4.1.2管理服務質量驗證方面的記錄,包括有:
管理評審記錄;進貨物資驗證記錄;服務質量評價記錄;服務的標識和可追溯性記錄。
4.2程序:
1、使用鋼筆或黑水筆填寫;2、填寫工整、清晰;3、按欄目填寫,若某項不必填寫,應劃-號;4、填寫人簽名,并標明填寫日期,必要時標明填寫時間;5、質量記錄存放地點的干燥、清潔、安全,防止質量記錄被污損、遺失。
1、經(jīng)部門負責人批準,本公司人員可以借閱存檔的質量記錄。
2、質量記錄的借閱期一般以三天為限,文件保管人員辦理借閱手續(xù)并監(jiān)督借閱人員歸還。文件歸還時,確保完整無缺。
超過有效保存期的質量記錄,由文件保管人員向部門負責人匯報過期情況,記錄類別、名稱、日期、數(shù)量并進行適當處理。。
5.0支持性工具
《質量記錄目錄》
編制:審核:批準:日期:
第6篇 物業(yè)管理質量體系文件：質量記錄控制程序
物業(yè)管理公司質量體系文件:質量記錄控制程序
1.0目的
證明產(chǎn)品滿足規(guī)定要求的程度以及質量體系有效運行的證據(jù)。
2.0適用范圍
適用于服務質量記錄、質量體系運行記錄以及分承包方的質量記錄。
3.0職責
各部門負責標識、收集、編目、歸檔、存貯、保管、處理本部門的質量記錄。
4.0工作程序
4.1證實質量體系有效運行的所有記錄都要進行標識、收集、編目、歸檔、存貯、保管及處理。
4.1.1分供方提供的記錄也應納入管理范圍。
4.1.2各部門對接口部門提供的記錄也應納入管理范圍。
5.2質量記錄的載體可以是書面的,也可以是磁帶、磁盤、膠片、照片以及硬拷貝、電子媒體等。
5.3各部門要根據(jù)自己的實際情況規(guī)定各種記錄的最低保存期。
5.4所有的記錄要按各類形存檔,記錄夾上要有記錄標識和種類的目錄或存檔方式的說明。
5.5對于保存期內的記錄要妥善保管,封裝時要作出標識。
5.6各部門要編制自己的《質量記錄清單》。
5.7行政部保留各部門現(xiàn)行記錄總覽表以及其記錄的空白格式,當有任何更改時應隨時更新該總覽表。
5.8質量記錄的填寫要求
5.8.1操作人員填寫記錄要清晰及時,不能超過已完成的活動2個小時。
5.8.2不能隨意涂改質量記錄,如涂改則要在涂改處寫上涂改者姓名、日期,否則無效。
5.9各部門各自編制所負責的《質量記錄清單》,按《文件和資料的編號規(guī)則》進行標識。
5.10各部門每月上旬按《質量記錄清單》收集上月的質量記錄,并編目、存放。
5.11質量記錄由各部門貯存在適宜的環(huán)境中,防止損壞、變質和丟失。
5.12質量記錄的查閱由部門主管控制,借閱者要登記在《借閱登記簿》上,在規(guī)定的時間內歸還。
5.13在合同有要求時,質量記錄可提供給顧客及其代表查閱。
5.14增加質量記錄的內容、格式更改。
5.14.1若取消或增加記錄時,應向管理者代表提出申請,參照《文件和資料控制程序》。
5.14.2若記錄的格式有改變時,應到資料室撤換舊的表格。
5.14.3管理者代表不定期對各部門的記錄現(xiàn)行狀態(tài)進行抽查,以確?，F(xiàn)場使用的是最新的記錄格式,以及其記錄的管理,保存的情況良好。
6.0相關文件
6.1《文件和資料的控制程序》
6.1《文件和資料的編號規(guī)則》
7.0相關記錄
7.1《質量記錄清單》
7.2《借閱登記簿》
編寫: 審批:
第7篇 物業(yè)管理質量記錄控制程序
物業(yè)管理公司質量記錄控制程序
1.0 目的
對質量管理體系所要求的記錄予以控制。
2.0 適用范圍
適用于為證明服務符合要求和質量管理體系有效運行的記錄。
3.0 職責
3.1 品質督察部負責質量管理體系記錄的監(jiān)督與控制。
3.2 各部門負責本部門質量記錄填寫、收集分類,并按期歸檔。
4.0 工作程序
4.1 各部門資料員負責收集、整理、保管本部門的質量記錄。
4.2 質量記錄的標識、編號
質量記錄的標識、編號按《文件控制程序》執(zhí)行。
4.3 質量記錄填寫
4.3.1 質量記錄填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰,不得隨意涂改;如因某種原因不能填寫的項目,應能說明理由,并將該項用單杠劃去,各相關欄目負責人簽名不允許空白。
4.3.2 如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù),應采用單杠劃去原數(shù)據(jù),在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù),加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期。
4.4 質量記錄的保存、保護
4.4.1 各部門的資料員必須把所有質量記錄分類,依日期順序整理好,存放于通風,干燥的地方,所有的質量記錄保持清潔,字跡清晰。各部門按規(guī)定的期限保存記錄。
4.4.2 品質督察部編制《質量記錄一覽表》,將公司所有與質量管理體系運行有關的記錄匯總,包括名稱、編號、保存期、保存地點等內容,并匯集備案記錄的原始樣本。各部門應填寫本部門的《質量記錄清單》,并匯總本部門的質量記錄原始樣本。
4.5 質量記錄發(fā)放、借閱
a. 各部門填寫《文件發(fā)放/回收登記表》,向品質督察部領用所需記錄空白表;
b. 各部門保管的質量記錄應便于檢索,需借閱要經(jīng)相應部門負責人批準并填寫《文件借閱/銷毀申請登記表》,由記錄管理人登記備案。
4.6 質量記錄的銷毀處理
質量記錄如超過保存期或其他特殊情況需要銷毀時,由主管人員填寫《文件借閱/銷毀申請登記表》,交行政部審核,報管理者代表批準,由授權人執(zhí)行銷毀。
4.7 記錄格式
4.7.1 各部門的質量記錄格式,由各部門負責人組織編制,管理處負責人審批,交品質督察部確認、備案。
4.7.2 各相關部門可根據(jù)工作需要提出記錄格式設計更改,執(zhí)行《文件控制程序》有關文件更改的規(guī)定。
5.0 相關文件
5.1《文件控制程序》
6.0 質量記錄
6.1《質量記錄歸檔清單》。
6.2《文件發(fā)放/回收登記表》
6.3《文件借閱/銷毀申請登記表》
6.4《質量記錄一覽表》
6.5《質量記錄清單》
第8篇 質量記錄的管理程序規(guī)程
質量記錄的管理程序
1.目的
明確質量記錄收集、傳遞、標識、歸檔、查閱、保管和處理要求。
2.適用范圍
適用于公司質量體系文件涉及的質量記錄的管理。
3.職責
3.1iso9000工作小組建立并保存質量記錄清單。
3.2公司各部門負責本部門質量記錄的標識、整理、歸檔、查閱、保管和處理。
4.相關文件
4.1質量手冊4.16質量記錄
4.2iso9002標準4.16質量記錄
5.工作程序
5.1質量記錄編號方法為:qr-程序文件編號-質量記錄序號-版號,例如某一質量記錄編號為:qr-6.2-01-a,qr為質量記錄英文縮寫,6.2為程序文件序號,01為質量記錄序號,a為該質量記錄的版號。
5.2iso9000工作小組建立并保存公司質量記錄清單,質量記錄清單包括質量記錄編號、名稱、保管部門、保存期限等內容。其中一般質量記錄保存一年,重要質量記錄保存三年至永久。
5.3各部門應指定人員負責收集本部門質量記錄,每月整理、歸檔。
5.4來自分承包方的質量記錄由相關部門整理、歸檔。
5.5借閱質量記錄時要辦理借閱手續(xù),填寫《質量記錄借閱登記表》,一般質量記錄部門經(jīng)理批準,重要質量記錄由管理者代表批準后辦理借閱。
5.6當合同有要求時,在商定期內質量記錄可提供給客戶或其代表評價查閱。
5.7質量記錄應儲存于干燥通風的地方,并保證防火、防水、防蛀。
6.支持性文件和質量記錄
6.1質量記錄清單
6.2質量記錄借閱登記表
第9篇 化工公司質量記錄管理工作程序
化工公司質量記錄管理程序
1.目的
對質量記錄進行控制和管理,旨在提供產(chǎn)品質量或法律法規(guī)達到規(guī)定要求和質
量管理體系有效運行的證據(jù)。
2.適用范圍
適用于本公司質量管理體系有關的所有質量記錄的控制。
3.職責
iso辦公室制定本程序,相關部門配合執(zhí)行。
4.定義
4.1質量記錄:是指本公司質量管理體系有關的證據(jù),如某產(chǎn)品的檢驗記錄等。
5.作業(yè)內容
5.1iso辦公室負責建立質量記錄一覽表,包括名稱、保存期限、保存地點等。
5.2質量記錄的表格格式版本的更改與作廢按《文件管理程序》執(zhí)行。
5.3質量記錄要求字跡端正清楚、內容詳盡真實、項目填寫齊全、數(shù)據(jù)可靠,各部門負責人應對本部門的質量記錄的真實性和完整性負責,且應指定專人負責本部門質量記錄的定期收集、分類編目、歸檔保管和查閱處理以及保存等。
5.4質量記錄保存時須注意防潮、防霉、防火、防蟲、防鼠以及防止丟失。
5.5因工作需要,非本部門人員查閱本部門質量記錄時,需經(jīng)部門主管批準。
5.6非本公司人員查閱本公司記錄時,須管理者代表以上負責人批準方可。
5.7質量記錄保存期滿后,由各部門負責銷毀,并做銷毀記錄在工作記錄上。
6.附件
6.1附件一、質量記錄一覽表
7.參考文件
7.1文件管理程序
第10篇 質量記錄管理制度范本
一、目的:建立質量檢驗記錄的管理制度,明確質量檢驗記錄分類編號、書寫、保管要求。
二、適用范圍:適用于質量檢驗記錄的管理。
三、管理內容:
1、書寫要求:
1.1 記錄完整,無缺頁損角。
1.2 有檢驗數(shù)據(jù)、計算式。
1.3 有檢驗者、審核者簽字。
1.4 字跡清楚,色調一致。
2、書寫正確,無涂改。
3、錯誤處用橫線劃去,(劃去后的字應可辨認)。
有判定依據(jù),無漏項。檢查記錄完成后,應由第二人進行復核。復核內容:
a.檢驗項目完整、不缺項;
b.書寫工整、正確,改錯正確;
c.檢驗依據(jù)正確;
d.計算式、計算數(shù)值正確;
e.記錄填寫完整、正確。
復核后的記錄,屬復核錯誤的,復核人要負責,屬檢驗錯誤的復核人無責任。
第11篇 質量記錄管理制度范本
1、目的與適用范圍
為了證明產(chǎn)品質量符合規(guī)定要求和質量體系有效運行提供有關質量記錄,特制定本制度。
本制度適用于工廠質量體系有效運行的有關記錄。
2、管理要求
2.1由技術部編制質量記錄一覽表,對質量記錄進行編號標識。
2.2質量記錄的填寫由各職能部門進行,字跡清楚、工整、紙質優(yōu)良,禁止使用鉛筆。
2.3各職能部門質量記錄由本部門兼職管理員管理,歸檔時辦理移交手續(xù)。
2.4各職能部門資料室應加強防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮等措施,確保質量記錄完好。
2.5凡本廠員工借閱質量記錄,應得到車間、部門的同意方可。
2.6合同要求時,顧客可在商定期內查閱有關質量記錄。
第12篇 物業(yè)公司質量記錄管理程序
物業(yè)公司質量記錄的管理程序
1目的
建立質量記錄的收集、傳遞、標識、保存等管理程序,以確保服務滿足規(guī)定要求,能夠提供足夠的有效的證據(jù)。
2適用范圍
本程序適用于公司質量記錄的管理。
3相關標準要素
gb/t19002-iso90024.16
4相關文件
4.1質量手冊4.16質量記錄的控制
4.2作業(yè)指導書的控制
5職責
5.1各部門負責按程序文件、作業(yè)指導書的有關規(guī)定建立質量記錄。
5.2質量記錄由制定部門進行控制。
5.3質量記錄使用單位負責按規(guī)定要求記錄、整理、歸檔、查閱、保管和處理。
6實施程序
6.1質量記錄表格的建立
6.1.1各部門依照程序文件、作業(yè)指導書中規(guī)定的質量活動項目,建立質量記錄表格,并建立質量記錄表格發(fā)放清單。
6.2質量記錄表格編號方法為:
cpm--op--___/___--_
6.3質量記錄表格的控制、發(fā)放。
6.3.1制定質量記錄表格的部門負責將質量記錄表格的底樣和發(fā)放清單交經(jīng)理部備案。
6.3.2經(jīng)理部根據(jù)底樣建立《質量記錄檢索目錄》。
6.3.3質量記錄表格底樣由制定部門發(fā)放給使用單位,使用單位在發(fā)放清單上簽字。
6.3.4質量記錄表格制定部門負責根據(jù)記錄的使用量提出印制要求,交經(jīng)理部審核印刷。
6.3.5經(jīng)理部根據(jù)印刷申請,對照《質量記錄檢索目錄》審核是否是有效版本后辦理。
6.4質量記錄表格的修改、發(fā)放
6.4.1質量記錄表格需修改時,由制定部門根據(jù)修改意見修改。
6.4.2修改后的質量記錄表格,由制定部門更新底樣,發(fā)放記錄清單,并負責收回所有使用單位舊表格底樣,收回的舊底樣由制定單位銷毀。
6.5標識、抄寫
6.5.1所有的質量記錄應字跡清楚,基本內容齊全,能分清各類名稱等,每一份質量記錄均有日期。
6.5.2所有質量記錄中的數(shù)據(jù)不允許用涂改液涂改,若書寫記錄有錯誤,應用橫線劃掉,并且要能識別原有記錄。
6.6保存
6.6.1各部門主管應確保質量記錄貯存在合適的環(huán)境中,貯存在磁盤的資料要按規(guī)定程序進行操作,維護及復制、保證在規(guī)定的保管期內,記錄的內容清晰、齊全、完整,可隨時作為質量體系活動的有效證據(jù),提供給需方或其代表或第三方審核機構。
6.6.2如需要查詢質量記錄,經(jīng)被查詢部門經(jīng)理同意,須作登記。查詢完畢返還,作好登記以防遺失。
6.6.3經(jīng)理部根據(jù)質量記錄使用要求或規(guī)定,定出保管年限并在《質量記錄檢索目錄表》中明確。
6.7處理
6.7.1各部門根據(jù)質量記錄的保管年限規(guī)定處置方法對涉及到公司技術、經(jīng)營等重要資料應采取銷毀方法,以確保公司的技術、經(jīng)營等資料不泄密。
6.8記錄
6.8.1質量記錄檢索目錄表
6.8.2質量記錄發(fā)放清單
6.8.3質量記錄借閱登記
第13篇 質量記錄規(guī)范管理及考核辦法
第一部分 總 則
原始質量記錄是合理和安全作業(yè)的證據(jù),是每批產(chǎn)品、每一次檢測唯一可靠的查詢依據(jù),是有助于判斷產(chǎn)品質量并做出正確處理決定極為重要的依據(jù)。為提高本公司的產(chǎn)品安全質量水平,將生產(chǎn)全過程處于受控狀態(tài),完善生產(chǎn)及檢測過程中各種原始質量記錄,使之符合規(guī)范化標準要求,達到能全面地,完整地,準確地反映生產(chǎn)、檢測過程的實際狀況,特制定本辦法。
第二部分 記錄單位和精度
第一條 時間(單位:時、分、秒):
(一) 生產(chǎn)加工時間均以24 小時計時。
(二) 殺菌記錄時間(豆腐干)以24 小時計時,計時應精度到分鐘,如5:00、6:
20、7:38……。不得寫成“5”或“5:――”。
(三) 油炸(酥類產(chǎn)品)、脫油、熱合封口、抽真空等時間精確到1 秒,如2 秒、8 秒等。
第二條 溫度(單位:℃):
(一) 酒精溫度計測量讀數(shù)精確到1℃,如5℃、10℃等。
(二) 水銀溫度計測量數(shù)據(jù),取小數(shù)點后一位,精確到0.5℃,如108.0℃、108.5℃……。
不得寫成108℃、109℃……。
(三) 記錄儀、顯示器的溫度記錄精確到0.5℃的,如109.0℃、109.5℃不得寫成109℃、110℃。
第三條 折光濃度、酸度、鹽份等(單位:%)
(一) 折光濃度測量讀數(shù),取小數(shù)點后一位,阿貝折光儀精確到0.1%,如28.0%,28.1%等。
(二) 酸度鹽份水分等的測量讀數(shù)精確到小數(shù)點后二位,取0.01%,如2.01%、2.12%等。
(三) 壓力和真空(單位:mpa)、蒸汽總壓,壓力表上讀數(shù)精確到0.01mpa,如0.10mpa、0.38mpa 等。
(四) 封口試漏(加壓)壓力表上讀數(shù)精確到0.001mpa,如0.059mpa、0.060mpa、0.062mpa。
第四條 余氯(單位:ppm)
余氯的測量,視具體使用比色劑的濃度而定。如比色板測量的,精確到0.2ppm;如用滴定法測量的,精確到0.01ppm。試紙測量按比色紙精度。
第五條 重量(單位g、kg)
(一)凈含量及配料中以g 為單位的,精確到1g,如175g、305g……。
(二)配料中以kg 為單位的,盤式磅稱精確到0.005kg,臺式磅稱精確到0.1kg,落地式磅稱精確到1kg。
168
第六條 長度(單位:mm)
(一)使用精度為0.02mm 游標卡尺測量,讀數(shù)精確到0.02mm,如105.98mm,不得寫成106mm 或105mm。
(二)使用精度為0.01mm 測微計(千分卡)測量罐,讀數(shù)精確到0.01mm,如1.24mm,不得寫成1.3mm。
第七條 其他如菌落記數(shù)、過氧化值、黃曲霉毒素含量等單位,以檢測計算精度記錄。
第三部分 質量檢查頻次
第八條 班前消毒清洗衛(wèi)生檢查記錄1 次。
第九條 班后衛(wèi)生消毒記錄1 次。
第十條 生產(chǎn)中每2 小時消毒清洗記錄一次。
第十一條 原料加工處理、配湯質量記錄,必須視不同產(chǎn)品的特性,按照工藝要求進行每鍋或每小時等的檢查,并作好記錄。
第十二條 裝袋量抽查質量記錄
(一)瓜子自動裝袋機定量裝袋產(chǎn)品和膨化、花生、堅果產(chǎn)品等,小組抽查每30 分鐘記錄一次,品控員每2 小時抽查一次,每臺機器抽查不少于6 袋,臺秤每小時校準記錄一次。
(二)封口質量檢查記錄,小組每30 分鐘抽查一次,質檢員每1 小時抽查一次,小組和質檢員抽查時間原則上錯開。
第四部分 記錄書寫和修改
第十三條 質量記錄表格的表頭內容必須填寫齊全,操作人、測量人及審核人必須簽名。
第十四條 所有質量記錄的數(shù)據(jù),數(shù)字必須書寫端正、清晰,保持質量表格的清潔和不受污染。
第十五條 各類質量表格必須準確書寫,盡量避免寫錯欄目或數(shù)據(jù)。萬一寫錯欄目或數(shù)據(jù),需要修正,則必須做到規(guī)范修改。不得在所寫錯的數(shù)字上進行涂改,必須在寫錯的數(shù)字上劃一橫線,將正確數(shù)字寫在它的上方,并在右邊簽名。
第十六條 意外情況的記錄:
(一)因特殊情況(因故停機、吃飯、公務等)不能按時記錄時,必須在記錄上注明原因及對應時間。
(二)因設備等客觀情況而引起質量不穩(wěn)定或達不到標準,需校車的必須要有校車記錄,并在相應記錄表格的備注欄中加以寫明,校車后也必須要有質量檢查記錄。
第五部分 質量記錄管理
第十七條 檢查
(一) 車間質量管理人員和品控人員應隨時檢查、督促質量記錄的執(zhí)行情況。
(二) 質量記錄必須于當日下班后,由小組檢查后交當班車間質管主任,質管主任應認真審核并簽名及填寫審核日期。各類記錄都應完整、齊全不得遺失。
(三) 生產(chǎn)車間的配料檢測、煮制、干燥質量等記錄經(jīng)質量主任審核簽字后,由車間集中并在第二天內(不包括節(jié)、假日)交到技術中心品控部接受復核。
(四) 品控部門將復核中發(fā)現(xiàn)的差錯等問題書面反饋生產(chǎn)部門;生產(chǎn)部門接到書面反169
饋意見后,應及時落實到當事人整改,以不斷提高記錄質量。
(五) 根據(jù)實際需要,技術中心可以向生產(chǎn)中心提出本規(guī)定外特殊的階段性要求,提供有關質量記錄,接受技術中心的復核。
第十八條 保存
(一)經(jīng)技術中心相關部門復核的各類質量記錄,由技術中心負責存檔。
(二)其他各類質量原始記錄由生產(chǎn)部門負責存放保管。
第十九條 查索
(一)據(jù)需要,技術中心和生產(chǎn)部門都可查索對方保存的質量記錄,彼此應提供方便,密切配合。
(二)查索、借閱、歸還都要履行書面手續(xù),以保證質量記錄的完整。
第六部分 質量記錄考核
第二十條 發(fā)生下列情況,一般給予書面反饋指出,但對于多次指出而不改進的將作違紀處理。
(一) 質量記錄未按規(guī)范中規(guī)定的(單位和精度)、(質量檢查頻次)、(記錄書寫和修改)及(意外情況的記錄)執(zhí)行。
(二) 發(fā)生意外情況,記錄上未說明與實際,與時間不吻合。
(三) 裝袋抽查未做到開車即抽查或抽查時間間隔超過規(guī)定時間(因故停車、吃飯等原因抽查可順延至開車立即抽查)或抽查數(shù)量不符合規(guī)定。
(四) 車間審核質量記錄時未發(fā)現(xiàn)質量記錄中存在的問題,而由技術中心復核發(fā)現(xiàn)及車間未在規(guī)定期限內收集、審核后將質量記錄上交到技術中心。
(五) 其他不符合質量記錄規(guī)范及管理的類似情況。
第二十一條 發(fā)生下列問題,視問題的性質、情節(jié)及當事人對問題認識的態(tài)度,給予違紀、口頭警告罰款等處理。
(一) 質量記錄數(shù)據(jù)不真實預記、追記或規(guī)定的項目未作檢查及記錄。
(二) 質量記錄表格短缺(以每張記)。
(三) 原料加工處理、配料未按工藝規(guī)定執(zhí)行及未作規(guī)定項目的質量檢驗、質量記錄。
(四) 質量記錄造假數(shù)據(jù)或發(fā)生質量問題造假記錄的當事人或提供假象的偽證人。
(五) 其他影響質量的類似問題。
第七部分 考核實施辦法
第二十二條 技術中心質量管理部門在復核質量記錄中發(fā)現(xiàn)的問題,按其類別分別計算頻次(即同一班次不同的問題)。質量管理部門在抽查,復核車間保管的那部分質量記錄中發(fā)現(xiàn)的問題,按其性質,酌情計算頻次并要求立即整改。
第二十三條 車間在審核質量記錄中發(fā)現(xiàn)的問題,如屬于是記錄筆誤的,可令操作者進行規(guī)范修改;如是影響或可能影響質量的問題,可附上反饋表,寫明處理意見,隨質量記錄一起上交,在本考核中將不計算問題頻次。
第二十四條 凡質量記錄在復核中發(fā)現(xiàn)的問題累計超過部門限定數(shù)(暫以每條生產(chǎn)線平均3 次計),將給予扣款處理。超過限定數(shù)內,每次扣20 元;
第二十五條 凡屬于本考核辦法中第三部分第二大類的問題,雖由質量管理部門做出違紀或口頭警告等處理,仍在當月考核中作為問題頻次進行累計。
第二十六條 凡屬于質量事故的問題,將按公司規(guī)定處理。
170
第二十七條 本考核實施的扣款數(shù),經(jīng)當月統(tǒng)計后交人力資源部,從被考核部門的管理獎中扣除。
第八部分 附則
第二十八條
(一) 所有違反本制度規(guī)定的按照《員工獎懲制度》相關處罰規(guī)定執(zhí)行。
(二) 本制度由公司規(guī)章制度編審委員會起草并修訂,自 2010 年 1 月 1 日總經(jīng)理發(fā)公布之日起正式實施。
(三) 本制度最終解釋權歸屬公司產(chǎn)品技術研發(fā)中心品控部。
第14篇 物業(yè)質量記錄及文檔管理程序文件
物業(yè)程序文件:質量記錄及文檔管理程序
1.目的
為質量記錄及文件資料的收集、整理、編目、歸檔、管理提供指引。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責
部門/崗位工作職責
辦公室負責收集、轉發(fā)、保存最新有效的行業(yè)標準和政策法規(guī)。
監(jiān)督公司各管理處、部門文檔管理
品質管理部監(jiān)督公司各部門質量記錄的控制。
收集質量管理體系標準,對其有效性負責。
保存最新有效的行業(yè)標準和政策法規(guī)。
相關部門收集、轉發(fā)及評估新的行業(yè)標準和政策法規(guī)對公司目前業(yè)務或管理工作的影響,根據(jù)需要修改或出臺相關文件。
管理處、部門負責人具體指導本管理處、部門質量記錄和文檔管理 文件管理員收集保管質量記錄、文檔資料 4.定義
質量記錄:體系文件規(guī)定需要記錄的所有資料。包含:書面記錄、電腦軟盤、光盤、磁帶、錄像帶、照片、膠片等。
5.方法和過程控制
5.1現(xiàn)場質量記錄的管理
5.1.1做好清晰的標識,確?，F(xiàn)場質量記錄無污損或破損等。
5.1.2班長以上管理人員應檢查現(xiàn)場質量記錄表格的有效性和記錄的完整性,防止過期表格的誤用,對已失效的表格即時進行作廢處理,并視情況于每月/季/年初收集現(xiàn)場已填寫完畢的質量記錄送交文件管理員。
5.1.3每次體系文件全面修改后,品質管理部對各管理處、部門質量記錄的有效性進行全面檢查。局部更改時,可與內部質量審核同時進行。
5.2文件資料歸檔及管理要求
5.2.1一般按月/季/年度定期歸檔,并須于首日開始進行,最遲于第五個工作日前完成歸檔工作。
5.2.2歸檔時按照不同業(yè)務類別、表格類別(名稱)對已收集的質量記錄及文件資料進行排序、編目,在文件盒(袋)的封面標識文檔編號、文檔名稱、產(chǎn)生時間段、保存期限、存檔人和存檔日期(見下表),卷內附卷內文件目錄,并在《文件資料存儲清單》上登記。為便于查閱,管理處/部門可根據(jù)實際情況增加附表。
文檔編號文檔名稱產(chǎn)生時間段保存期限存檔人存檔日期報廢日期
5.2.3如資料是傳真件應復印后保存復印件。
5.2.4歸檔資料應盡量在統(tǒng)一地點保存。工程部設備管理生成的質量記錄,除通用的培訓(會議)簽到記錄、考核表于次月初交存于管理處資料室,其他記錄可長期存放在工程部資料柜內。還可根據(jù)具體情況,制作兩聯(lián)的質量記錄表格,一份交管理處留存。
5.2.5安防、綠化工程質量記錄及檔案,在工程驗收完畢后一次性按工程項目單獨歸檔,存放于管理處資料室。
5.2.6歸檔資料應注意做好防潮、防火、防蟲蛀、鼠害工作。借閱須在《借閱登記表》上登記并經(jīng)管理處/部門負責人批準,由文件管理員負責跟進、收回。體系文件不得隔夜外借。
5.2.7文件管理員調(離)職或更換崗位前,須做好文檔資料交接工作,完善交接手續(xù)。
5.2.8《體系文件下發(fā)明細》、《質量記錄表格一覽表》由品質管理部填寫,《標準政策法規(guī)一覽表》由辦公室填寫,經(jīng)現(xiàn)相關負責人審批后公布。
5.2.9各管理處/部門按照《質量記錄表格一覽表》的保存期限對已歸檔的質量記錄進行報廢處理,報廢前應填寫《質量記錄報廢申請單》并經(jīng)管理處/部門負責人批準后報廢處理。如超過保存期限,但有保存價值后期需備查記錄,可加蓋作廢保留章繼續(xù)保留。
5.3文檔資料編碼規(guī)則
5.3.1須參照公司示范目錄建立部門文檔目錄。示范目錄中一、二級目錄必須執(zhí)行,一般以一、二級目錄為文檔標題。
5.3.2日常管理文檔編號方法為:部門漢語拼音簡稱+__,如:城市花園為ch01、ch02。
5.4重要資料管理
5.4.1工程資料
5.4.1.1工程檔案包括:
a.由發(fā)展商提供的規(guī)劃、竣工、驗收資料
b.設施設備安裝、使用、維修保養(yǎng)技術資料;
c.物業(yè)質量證明文件和物業(yè)使用說明文件;
d.房屋本體和設備的改造變更資料
e.其它必要資料
5.4.1.2由發(fā)展商提供的小區(qū)/大廈各類工程資料,各管理處應指定專業(yè)技術人員核對、接收,并列出清單交與文件管理員統(tǒng)一保管。
5.4.1.3如資料不全,應及時向發(fā)展商索取,確保各類資料齊全。
5.4.1.4各類設備、配套設施供應商的地址、聯(lián)系人及電話要編制成表,以方便維修保養(yǎng)時查閱。
5.4.2顧客資料
5.4.2.1顧客資料包括顧客基本資料、顧客房屋資料、顧客個性資料。
5.4.2.2管理處控制中心應有業(yè)主/租戶/辦公戶清單備查,清單中可包括姓名、房號、聯(lián)系電話、車輛情況及其他各類個性化情況,并根據(jù)情況定期更新資料內容。
5.4.2.3顧客檔案為機密資料,所有接觸、知悉顧客資料的人員對顧客資料負有保密責任,未經(jīng)顧客或經(jīng)理允許不得對任何人透露。除文件管理員和管理處負責人外,其他人員查閱、借閱顧客資料必須在《借閱登記表》上登記,并經(jīng)管理處/部門負責人批準。作廢顧客資料應仔細粉碎或銷毀。
5.4.2.4如政府部門、司法機關因公需查詢,在對方出示單位介紹信和工作證并經(jīng)核對無誤后方可提供其查詢,并登記查閱時間、單位、姓名、有效證件等內容,與被查資料一并保存。
5.4.3物業(yè)資料
5.4.3.1物業(yè)資料包括物業(yè)項目各類批文、建筑施工許可證及執(zhí)照、管理及商業(yè)用房資料、住宅區(qū)基本情況及配套設施資料等。
5.4.3.2各管理處負責在房屋交付后三個月內收集整理物業(yè)資料,并培訓到相關人員。
5.4.4標準政策法規(guī)管理
辦公室各職能部門各使用部門
5.5電子文檔管理
5.5.1有電子文檔的文件資料既可以打印稿形式也可以電子文檔形式存檔。部門之間以電子郵件形式傳送報批的文件,存檔時郵件封面可不打印,但須保存郵件封面的電子文檔。
5.5.2管理處電子文檔應統(tǒng)一管理,按公司制定的電子文檔示范目錄建立文件夾。文件夾中一、二級目錄必須與示范目錄相符,三級及以下目錄管理處可根據(jù)需要自行調整。
5.5.3電子文檔的備份及安全管理參照《電腦及網(wǎng)絡系統(tǒng)管理規(guī)定》相關條款操作,管理軟件內容須每月備份,每年初須
對上年度重要電子文檔以光盤保存,并在《文件資料存儲清單》上登記。
5.5.4重要、機密的電子文檔須設置密碼后報管理處/部門經(jīng)理備案。當事人如有離(調)職需完善交接手續(xù)。
6.支持性文件
tjzzwy6.3-z01-02 《電腦及網(wǎng)絡系統(tǒng)管理規(guī)定》
7.質量記錄表格
tjzzwy 4.2.3-z02-f1 《文件資料存儲清單》
tjzzwy 4.2.4-z01-f1《標準、政策法規(guī)一覽表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f2 《質量記錄表格一覽表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f3《質量記錄報廢申請表》
