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辦公室公章管理制度是對(duì)企業(yè)公章的使用、保管、審批流程進(jìn)行規(guī)范的一套體系，旨在確保公章的安全，防止濫用和偽造，同時(shí)保障企業(yè)運(yùn)營(yíng)的合法性與效率。
包括哪些方面
1. 公章的申請(qǐng)與制作：規(guī)定公章的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、制作流程以及啟用前的審批程序。
2. 公章的保管：明確公章的保管責(zé)任人，規(guī)定保管環(huán)境和安全措施。
3. 公章的使用：設(shè)定使用公章的權(quán)限，明確各類(lèi)文件的審批流程。
4. 公章的借用與歸還：規(guī)定公章借用的條件、流程及責(zé)任歸屬。
5. 公章的停用與銷(xiāo)毀：明確公章廢棄、丟失等情況下的處理辦法。
6. 違規(guī)處理：設(shè)立違規(guī)使用公章的處罰機(jī)制，以示警戒。
重要性
公章是企業(yè)對(duì)外活動(dòng)的法定憑證，其權(quán)威性和合法性不容忽視。有效的公章管理制度能：
1. 防止公章濫用，保護(hù)企業(yè)利益不受侵害。
2. 確保業(yè)務(wù)流程的合法性和有效性，避免因公章使用不當(dāng)引發(fā)的法律糾紛。
3. 提高工作效率，通過(guò)規(guī)范化的流程減少審批延誤。
4. 增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理的透明度，提升員工的責(zé)任感。
方案
1. 設(shè)立公章管理部門(mén)：由專(zhuān)人負(fù)責(zé)公章的日常管理，確保制度執(zhí)行的連續(xù)性和穩(wěn)定性。
2. 制定詳細(xì)的操作規(guī)程：明確每一步驟的具體要求，如審批表單的填寫(xiě)、簽字流程等。
3. 實(shí)行雙人保管制：至少兩名管理員共同保管公章，以防失竊或?yàn)E用。
4. 建立電子審批系統(tǒng)：通過(guò)數(shù)字化手段，提高公章使用的審批效率，同時(shí)便于追溯。
5. 定期審計(jì)與培訓(xùn)：定期檢查公章管理制度的執(zhí)行情況，并對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，強(qiáng)化規(guī)則意識(shí)。
6. 建立報(bào)告機(jī)制：對(duì)于公章的異常使用或丟失，應(yīng)立即上報(bào)并啟動(dòng)應(yīng)急處理流程。
在執(zhí)行過(guò)程中，管理層需密切關(guān)注公章管理制度的實(shí)施效果，及時(shí)調(diào)整和完善，確保其始終適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求。通過(guò)這一制度，我們期望能營(yíng)造一個(gè)有序、高效且安全的公章使用環(huán)境，為企業(yè)的穩(wěn)健運(yùn)營(yíng)保駕護(hù)航。
辦公室公章管理制度范文
第1篇 辦公室公章管理規(guī)定辦法
黨委辦公室印章管理制度
一、使用印章時(shí),首先應(yīng)當(dāng)檢查是否有機(jī)關(guān)、單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)用印的簽字。
二、應(yīng)當(dāng)審閱、了解用印內(nèi)容,不能不看內(nèi)容就盲目蓋印。
三、每次用印都應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。
登記的項(xiàng)目包括:用印日期、編號(hào)、內(nèi)容摘要、批準(zhǔn)人、用印單位、承辦人、監(jiān)印人、用印數(shù)等項(xiàng)。
四、蓋章。
蓋章時(shí)精神要集中,用力要均勻,使蓋出的印章端正、清晰、美觀、便于識(shí)別。
印章文字不能蓋歪或蓋得顛倒。
機(jī)關(guān)的正式公文只在文末落款處蓋章。
帶有存根的介紹信、證明信或公函等要蓋兩處印章,一處蓋在落款處,一處蓋在公函的連接線上。
凡是在落款處加蓋印章,都要端正蓋在成文日期的上方,并做到上不壓正文,下不壓成文日期,大批量印發(fā)的帶有固定版頭的機(jī)關(guān)文件,可以不加蓋機(jī)關(guān)印章。
五、使用正式印章要在辦公室內(nèi),一般不能將印章攜帶出機(jī)關(guān)或單位以外使用。
六、印章管理人員應(yīng)不允許出現(xiàn)蓋有印章的空白憑證。
如需在空白憑證上加蓋印章,要按照以下要求進(jìn)行處理:
(一)要有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的特別批準(zhǔn)。
(二)此類(lèi)憑證要有指明用途的特定格式,除了這種指定的用途以外,不能再用作別的憑證。
(三)對(duì)于此類(lèi)憑證要辦理領(lǐng)取登記手續(xù)。
登記項(xiàng)目包括:憑證名稱(chēng)、起止頁(yè)碼、張數(shù)、領(lǐng)取人簽名等項(xiàng)目。
七、黨委印章由黨辦機(jī)要秘書(shū)科專(zhuān)人保管。
印章必須存放在牢固加鎖的抽屜內(nèi)或保險(xiǎn)柜中。
因故停止使用時(shí),要鎖牢抽屜和保險(xiǎn)柜并貼好封條。
重新啟用前要驗(yàn)鎖、驗(yàn)封條、發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn),立即上報(bào)。
八、保管人不得委托他人代為蓋章,不得隨身攜帶印章出辦公室,不得將印章交他人帶走使用,也不能在空白紙上蓋印,讓他人帶走使用。
九、印章管理人對(duì)用印有監(jiān)督權(quán),對(duì)不合手續(xù)或不合法的用印以及不正當(dāng)?shù)挠糜?有權(quán)拒絕。
印章管理人不得用掌握印章的權(quán)力為自已謀私利。
十、單位印章在該單位名稱(chēng)變更、機(jī)構(gòu)撤銷(xiāo)、式樣改變或其他原因時(shí),印章停止使用。
首先要發(fā)文給與該單位有業(yè)務(wù)往來(lái)的單位,通知已停止印章的使用,并說(shuō)明停用的原因,標(biāo)明停用的印模和停用的時(shí)間。
停用的廢印章不能在原單位長(zhǎng)期留存,要及時(shí)地送交頒發(fā)單位處理。
十一、正式印章使用和作廢,并啟用新章時(shí),要發(fā)舊章作廢、啟用新章的通知。
作廢的舊印章在“□”內(nèi),作紅色;啟用的新章印在“□”內(nèi),用藍(lán)色,表示剛剛啟用。
十二、請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審定舊印章的處理辦法。
根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示,分別不同的情況,或者上繳頒發(fā)機(jī)構(gòu)切角封條;或由印章作廢單位填制作廢印章卡片,加同作廢印章一起交給檔案室立卷備查,并將作廢印章予以銷(xiāo)毀。
