物業(yè)鑰匙管理制度是物業(yè)管理中至關(guān)重要的部分，它涉及到業(yè)主的生活安全、財產(chǎn)保障以及物業(yè)管理的日常運作。主要包括鑰匙的分類管理、發(fā)放與回收、使用權(quán)限設(shè)定、安全保管、異常處理及定期審計等方面。
包括哪些方面
1. 鑰匙分類管理：明確區(qū)分公共區(qū)域鑰匙、單元門鑰匙、設(shè)施設(shè)備鑰匙等，確保各類鑰匙對應(yīng)其特定用途。
2. 發(fā)放與回收：制定嚴格的鑰匙發(fā)放流程，記錄領(lǐng)取人信息，同時規(guī)定鑰匙丟失或更換時的回收程序。
3. 使用權(quán)限設(shè)定：明確各類鑰匙的使用權(quán)限，如保潔人員只能持有公共區(qū)域鑰匙，不得擅自使用其他類型鑰匙。
4. 安全保管：設(shè)立專門的鑰匙保管箱，確保鑰匙的安全存放，防止未經(jīng)授權(quán)的接觸。
5. 異常處理：建立鑰匙丟失、損壞或被盜的應(yīng)急處理機制，及時更換鎖具，更新鑰匙管理系統(tǒng)。
6. 定期審計：定期進行鑰匙管理的審計，檢查鑰匙的完整性和使用情況，確保制度的有效執(zhí)行。
重要性
物業(yè)鑰匙管理制度的重要性不容忽視。一方面，它維護了小區(qū)的安全秩序，防止非法侵入，保護業(yè)主的財產(chǎn)和人身安全；另一方面，它規(guī)范了物業(yè)內(nèi)部的工作流程，避免因鑰匙管理不當(dāng)引發(fā)的糾紛，提升物業(yè)管理的專業(yè)形象和服務(wù)質(zhì)量。
方案
1. 制定詳細的操作規(guī)程：編寫《物業(yè)鑰匙管理手冊》，明確每項操作的具體步驟和責(zé)任主體。
2. 建立鑰匙管理系統(tǒng)：使用數(shù)字化工具，如二維碼或rfid技術(shù)，跟蹤鑰匙的使用情況，提高管理效率。
3. 培訓(xùn)與教育：定期對物業(yè)員工進行鑰匙管理制度的培訓(xùn)，增強他們的安全意識和執(zhí)行力度。
4. 審計與監(jiān)督：由物業(yè)管理部門或第三方機構(gòu)定期進行審計，確保制度的執(zhí)行不打折扣。
5. 強化安全防護：加強鑰匙保管箱的安全措施，如安裝防盜報警系統(tǒng)，防止鑰匙被非法獲取。
6. 建立反饋機制：鼓勵業(yè)主參與鑰匙管理的監(jiān)督，設(shè)立投訴渠道，及時處理問題，持續(xù)改進制度。
物業(yè)鑰匙管理制度的建立和完善，需要全體員工的共同參與和努力，只有這樣，才能構(gòu)建起一道堅固的安全防線，為業(yè)主營造一個安全、舒適的居住環(huán)境。
物業(yè)鑰匙管理制度范文
第1篇 物業(yè)鑰匙管理規(guī)定辦法
物業(yè)鑰匙管理規(guī)定【1】
一、職責(zé):
1、客服部負責(zé)房屋鑰匙(住宅、商業(yè)、寫字樓)、單元門鑰匙、信報箱等鑰匙的管理;
2、工程部負責(zé)各類管井、設(shè)備間、操作間、機房等鑰匙的管理;
3、護衛(wèi)部負責(zé)消防門、人防門、監(jiān)控中心、值班室等鑰匙的管理。
二、工作程序:
1、鑰匙的接管:
由客服部統(tǒng)一與開發(fā)商監(jiān)理部進行各類鑰匙的交接,填寫《鑰匙交接記錄表》;
2、鑰匙的交接:
1)由客服部與工程部進行各類管井、設(shè)備間、操作間、機房等鑰匙的交接,填寫《鑰匙交接記錄表》在服務(wù)中心備案;
2)由客服部與工程部進行消防門、人防門、監(jiān)控中心、值班室等鑰匙的交接,填寫《鑰匙交接記表》在服務(wù)中心備案;
3、鑰匙的領(lǐng)取:
由業(yè)戶憑購房合同、身份證等有效證件原件、物業(yè)費等相關(guān)票據(jù)到客服部領(lǐng)取相應(yīng)的鑰匙,填寫《鑰匙領(lǐng)取記錄表》;
4、鑰匙的借用:
由使用人憑身份證等有效證明到客服部辦理相關(guān)手續(xù),填寫《鑰匙借用登記表》并經(jīng)客服部負責(zé)人確認后方可借用,同時經(jīng)辦人要在當(dāng)天下班前及時跟催鑰匙的收回及做好相關(guān)記錄。
5、業(yè)戶寄存鑰匙管理
1)對業(yè)主為方便維修寄存的鑰匙,客服部應(yīng)建立《業(yè)主寄存鑰匙登記表》,認真做好記錄。
2)施工單位借用鑰匙必須通過開發(fā)商監(jiān)理部書面證明經(jīng)客服部經(jīng)理同意在服務(wù)中心領(lǐng)取,施工單位借用人無權(quán)私自轉(zhuǎn)借鑰匙。
3)施工單位借用人必須確保在預(yù)計使用時限內(nèi)歸還所借用的鑰匙。
4)施工單位維修完畢后,必須負責(zé)關(guān)閉電源、水閥、門窗,由于施工單位人員的疏忽而造成的任何損失由該施工單位全權(quán)負責(zé)。
5)施工單位超過預(yù)計使用時間尚未歸還,經(jīng)辦人必須確保最短時間內(nèi)將鑰匙追回,同時該施工單位在下次借用鑰匙時必須交保證金;
6)業(yè)主領(lǐng)取鑰匙必須核對業(yè)主身份并在《業(yè)主寄存鑰匙登記表》上簽字以示領(lǐng)走。
6、空置房屋鑰匙管理
1)客服部總臺接待負責(zé)根據(jù)空置房鑰匙留存情況做好《空置房鑰匙登記表》。
2)各區(qū)域客戶主任應(yīng)每月定期對空置房鑰匙進行盤查,并配合總臺接待做好空置房鑰匙的更新工作。
3)客服部經(jīng)理每月25日對空置房鑰匙登記情況進行抽查,尤其是鑰匙的使用記錄。
支持文件:
1、《鑰匙交接記錄表》
2、《鑰匙領(lǐng)取記錄表》
3、《鑰匙借用登記表》
4、《業(yè)主寄存鑰匙登記表》
5、《空置房鑰匙登記表》
物業(yè)鑰匙管理規(guī)定【2】
1.0目的
有效的對鑰匙進行規(guī)范管理
2.0適用范圍
適用于本公司內(nèi)部鑰匙管理
3.0相關(guān)說明
4.0職責(zé)
4.1工程主任/主任:負責(zé)與施工單位鑰匙移交的確認,并與住戶中心做好移交手續(xù)。
4.2住戶中心主任/主管:負責(zé)與工程部鑰匙移交的確認,并對鑰匙的保管進行定期檢查。
4.3工程人員:負責(zé)對鑰匙的單位、數(shù)量、編號及適用性進行逐一確認。
4.4物業(yè)助理:負責(zé)對移交的鑰匙單位、數(shù)量、編號及適用性進行逐一確認,并做好鑰匙的標識與借用登記。
5.0內(nèi)容
5.1移交鑰匙
5.1.1分包單位施工完工后與工程部人員進行鑰匙移交手續(xù),工程人員需對分包單位移交的鑰匙進行逐一核對,對移交鑰匙的單位編號、數(shù)量及適用性進行確認。
5.1.2工程部“驗收小組”組長/工程員在門鎖驗收工作完畢后,按《鑰匙驗收記錄表》要求記錄合格的單位編號和數(shù)量,并要求施工隊交匙人簽名確認,然后將鑰匙聯(lián)同對應(yīng)表格移交給住戶中心。
5.1.3物業(yè)助理根據(jù)《鑰匙驗收記錄表》核對工程部“驗收小組”交來的鑰匙,當(dāng)實際接收鑰匙數(shù)目與《鑰匙驗收記錄表》“數(shù)量”項相符時,應(yīng)在“簽收確認”項標“√”。否則,應(yīng)將實際情況在“備注”欄注明。核對完畢,應(yīng)在《鑰匙驗收記錄表》簽名確認。
5.2鑰匙整理與保管
5.2.1物業(yè)助理應(yīng)標清鑰匙單位編碼并整齊有序地放置在鑰匙柜中,并在鑰匙柜貼上示簽,加以注明。
5.2.2業(yè)主/住戶委托保管鑰匙時,物業(yè)助理應(yīng)在《業(yè)主托存/移交鑰匙登記表》和上作相應(yīng)記錄,并將鑰匙按單位編號整齊有序地放置在鑰匙柜中,業(yè)主/住戶前來領(lǐng)取鑰匙時,物業(yè)助理憑“雅居樂花園住戶證”和“業(yè)主身份證”移交鑰匙給業(yè)主。同時,應(yīng)在《業(yè)主托存/移交鑰匙登記表》中標注移交日期,請業(yè)主簽名確認。
并在《托存鑰匙日期登記表》中取消該單位鑰匙托存日期。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主或合法住戶時,物業(yè)助理不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。
5.2.3住戶中心主任/主管應(yīng)安排專人定期對鑰匙柜內(nèi)的標簽和鑰匙單位編號進行檢查,如發(fā)現(xiàn)標簽、編號脫落或模糊不清時,應(yīng)及時更新改進。
5.3鑰匙借用與歸還
當(dāng)公司員工或其他施工單位因公事要求外借鑰匙時,物業(yè)助理應(yīng)檢查借匙人的工作證,并由借匙人簽名確認。
5.3.1花園管理區(qū)、工程部、綠化部、經(jīng)營部、售樓部借匙情況分別按《___部門借鑰匙登記表》要求填寫日期、鑰匙編號、數(shù)量、借匙人;
5.3.2對于其他施工單位借鑰匙情況應(yīng)由工程人員代借,并在《其他部門長期借鑰匙登記表》中簽字確認。
5.3.3對于未入住單位的業(yè)主的借匙情況應(yīng)由售樓人員代借,并在《業(yè)主借匙睇樓登記表》中簽字確認。
5.3.4辦理鑰匙退還手續(xù)時,物業(yè)助理應(yīng)在核對鑰匙樓量后,在對應(yīng)的登記表中標注鑰匙退還日期,并在“接收人”一欄簽名確認,然后,按鑰匙單位編碼整齊有序地放置在鑰匙柜內(nèi)。
5.3.5住戶中心主任/主管應(yīng)安排物業(yè)助理根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過一星期不還鑰匙者,應(yīng)填寫《鑰匙催還單》發(fā)送到借鑰匙部門催還。
5.4鑰匙的損壞或丟失
5.4.1當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報告時,物業(yè)助理應(yīng)按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事件經(jīng)過,并報告住戶中心主任/主管。住戶中心主任/主管與業(yè)主聯(lián)系,征得業(yè)主同意后,采取補配鑰匙或換鎖措施,確保遺失鑰匙單位的安全,住戶服務(wù)中心將處理結(jié)果記錄在《鑰匙管理備忘錄》。
5.5所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄就歸檔保存兩年。
物業(yè)鑰匙管理規(guī)定【3】
為規(guī)范樓宇鑰匙及其他鑰匙的移交、借用和保管手續(xù),確保鑰匙的管理有章可循,特定本規(guī)定
第一章 總 則
第一條 本管理規(guī)定適用于客戶服務(wù)部、物業(yè)部及__物業(yè)主管級以上員工。
第二條 本規(guī)定所指的鑰匙包括新交樓宇已售單元鑰匙、未售空置房單元鑰匙及其他鑰匙。
第二章 鑰匙交接管理規(guī)定
第三條 檔案管理員負責(zé)部門內(nèi)部所有鑰匙的管理,部門所管的鑰匙必須統(tǒng)一存放于部門的倉庫之中。
第四條 每次交樓之前,物業(yè)部負責(zé)樓宇的接管驗收工作。驗收完畢,設(shè)專人負責(zé)接收施工單位交來的各單元鑰匙;交接時,應(yīng)逐一盤點每個單元房間的鑰匙條數(shù)并登記在《房屋鑰匙交接本》上,交接雙方均須簽名,并注明時間。
第五條 相關(guān)負責(zé)人須安排物業(yè)部物業(yè)助理或工程維護部人員對上述交樓的房間鑰匙進行抽查,核查房間號與鑰匙是否相符,抽查比例不得低于一棟樓總戶數(shù)的20%。如發(fā)現(xiàn)不符者,應(yīng)立即聯(lián)系施工單位及時處理。
第六條 鑰匙應(yīng)統(tǒng)一懸掛于鑰匙板上,并與房間號的空格一一對應(yīng),以便于查找和管理。
第七條 業(yè)主來物業(yè)公司收樓,在辦理完相關(guān)手續(xù)后,領(lǐng)取房間鑰匙時,應(yīng)在《業(yè)主簽收鑰匙一覽表》上簽名,并注明條數(shù)和領(lǐng)取時間。
第八條 業(yè)主在驗收房屋過程中,發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題,須留下保修鑰匙一條或預(yù)約時間進行保修。如業(yè)主留下保修鑰匙,應(yīng)在《業(yè)主留存鑰匙一覽表(保修用)》上登記。與施工單位交接保修鑰匙時,必須點數(shù)簽收。
第九條 每天交樓結(jié)束,相關(guān)責(zé)任人必須逐一核對鑰匙板上的鑰匙與《業(yè)主簽收鑰匙一覽表》上的簽收情況是否相符。如有不符,須上報部門領(lǐng)導(dǎo),并及時查找原因進行處理。
第十條 進行零散收樓過程中,同樣適用于以上相關(guān)條款,做好相關(guān)人員的簽收。
第三章 鑰匙借用及保管
第十一條 除以下情況,樓宇空置房鑰匙不得外借:
1、 檢查未收樓或未售空置房;
2、 因滲漏水投訴,需要使用空置房暫時居住的;
3、其他經(jīng)部門經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)同意外借的。
第十二條 空置房鑰匙外借時,須到檔案管理員處登記外借原因,經(jīng)部門負責(zé)人同意簽字后方可外借。經(jīng)手人應(yīng)在《鑰匙借用登記一覽表》上登記并簽名,并注明條數(shù)和預(yù)計歸還時間。因維修需要使用空置房的,借用鑰匙只能限借壹條且當(dāng)日歸還。
附則:空置房鑰匙未經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意借出,扣罰責(zé)任人50元;按規(guī)定借用鑰匙只能限借壹條且當(dāng)日歸還,否則扣罰責(zé)任人50元。
第十三條 使用空置房確需將鑰匙交予相關(guān)業(yè)主的,經(jīng)辦物業(yè)助理應(yīng)做好簽收登記工作。
第十四條 鑰匙借用人使用完畢后,應(yīng)立即歸還檔案管理員處,嚴禁私自藏匿空置房鑰匙。
附則:如借用人私自藏匿空置房鑰匙,扣罰借用人50元。
第十五條 兄弟單位借用鑰匙,須通知部門負責(zé)人知情,且當(dāng)天借用必須當(dāng)天歸還。
附則:經(jīng)辦人借出鑰匙后必須跟進,鑰匙在當(dāng)天歸還,否則扣罰責(zé)任人50元。
第十六條 其他鑰匙,如公共設(shè)施、設(shè)備房的鑰匙由調(diào)度中心主管負責(zé)保管,借出和歸還都須有相關(guān)記錄。
第十七條 部門倉庫的鑰匙由檔案管理員和部門領(lǐng)導(dǎo)各持壹套。一般情況下,倉庫鑰匙不得轉(zhuǎn)借他人保管。特殊情況下,如業(yè)主預(yù)約雙休日收樓需領(lǐng)取房間鑰匙,檔案管理員須登記倉庫鑰匙的轉(zhuǎn)借情況。
第三章附 則
第十八條 本規(guī)定由__物業(yè)管理有限公司客戶服務(wù)部負責(zé)解釋。
第十九條 本規(guī)定從下發(fā)之日起開始施行。
第二十條 附《鑰匙借用登記一覽表》、《業(yè)主留存鑰匙一覽表(保修用)》、《房屋鑰匙交接表》、《業(yè)主簽收鑰匙一覽表》。
第2篇 美居物業(yè)鑰匙管理方案
美居中心鑰匙管理方案
管理方案制作目的:對商場各類鑰匙統(tǒng)一管理,落實責(zé)任,避免出現(xiàn)亂領(lǐng)濫用情況,避免安全隱患,保障營業(yè)運行和緊急情況下鑰匙的使用,。
管理方案執(zhí)行時間:批準后執(zhí)行。
管理方案執(zhí)行部門:樓層安管部、行政人事部。
管理方案概要說明:
1、商場鑰匙的分類:辦公管理類(各辦公室、庫房、辦公桌、文件柜等);通道管理類(公共大門及卷簾、消防通道、觀光電梯、貨梯、扶梯等);設(shè)備管理類(各類機房、泵房、配電室等);消防管理類(消防卷簾、監(jiān)控室、消防電梯等);公共管理類(衛(wèi)生間、開水房等);商戶店鋪門。
2、商場鑰匙管理原則:歸口管理、統(tǒng)一分配、定期審查。
辦公管理類鑰匙歸口行政人事部管理;通道管理類、設(shè)備管理類、消防管理類、公共管理類等歸口樓層安管部管理。
管理方案組成:
1、管理部門的主要職責(zé)。
2、鑰匙管理工作流程。
3、鑰匙管理規(guī)定。
4、相關(guān)工作表格。
一、管理部門的主要職責(zé)
1、行政人事部
1)負責(zé)辦公管理類鑰匙的統(tǒng)一編號、登記、分配、回收和使用檢查。
2)定期與樓層安管部聯(lián)合對各類鑰匙管理及使用情況進行審查。
3)負責(zé)所有辦公管理類鑰匙的備份保管和特殊情況下的使用(特殊情況包括:突發(fā)事件、緊急需求、人員離職未交還鑰匙等)。
4)負責(zé)所有鑰匙的丟失審查、鎖具更換和鑰匙配置工作。
2、樓層部
1)負責(zé)通道管理類、設(shè)備管理類、消防管理類、公共管理類鑰匙的統(tǒng)一編號、登記、分配、回收和使用檢查。
2)定期與行政人事部聯(lián)合對各類鑰匙管理及使用情況進行審查。
3)負責(zé)所有通道管理類、設(shè)備管理類、消防管理類、公共管理類鑰匙的備份保管和特殊情況下的使用(特殊情況包括:突發(fā)事件、緊急需求等)。
4)與行政人事部配合回收因人員離職未交還的鑰匙。
二、鑰匙管理工作流程
1、鑰匙領(lǐng)用/借用流程(不含辦公管理類鑰匙)
鑰匙分配授權(quán)批準人:樓層總監(jiān)
鑰匙使用授權(quán)批準人:通道管理類(安管部經(jīng)理)、設(shè)備管理類(工程部經(jīng)理)、消防管理類(安管部經(jīng)理)、公共管理類(樓層部經(jīng)理)。
2、鑰匙封存與啟用流程(不含辦公管理類鑰匙)
一般針對商戶鑰匙管理(商戶店鋪內(nèi)若發(fā)生緊急情況或能夠產(chǎn)生損失的情況,而商戶不在現(xiàn)場,時間緊迫時,可以啟用封存鑰匙)。
3、更換鎖具和配置鑰匙申請流程(不含辦公管理類鑰匙)
三、鑰匙使用管理規(guī)定
1、所有使用公司鑰匙人員必須保證鑰匙的對應(yīng)性和唯一性,不得轉(zhuǎn)借、代領(lǐng)或代用、或代為保管。
凡因此而造成不必要損失,皆有鑰匙領(lǐng)用人承擔(dān)。
2、歸口管理部門要對接受到的鑰匙進行分類、編號、存檔管理。
3、對于每套鑰匙,領(lǐng)用人只能領(lǐng)取一把,其余由歸口部門統(tǒng)一保管。
4、對于每套鑰匙,歸口管理部門都要保留鑰匙坯子做備份。
5、領(lǐng)用鑰匙人員不得私自配制任何鑰匙,若發(fā)生鑰匙丟失,必須報由歸口管理部門統(tǒng)一配置。
6、需要在崗位上移交的鑰匙,應(yīng)由部門制定嚴格的交接制度,每次都要作好移交記錄。
7、任何鑰匙的領(lǐng)用、借用都必須取得授權(quán)批準人書面同意;遇有緊急情況可以在授權(quán)人口頭同意后臨時使用鑰匙。
8、任何人員不得以工作之便因私使用鑰匙。
9、鑰匙管理人、使用人發(fā)現(xiàn)鑰匙損壞后,要將殘品上交做統(tǒng)一銷毀,并做出書面報告。
10、歸口管理部門要配合建立每月鑰匙使用情況檢查制度,對鑰匙的領(lǐng)用記錄、借用記錄和實際使用情況進行詳細檢查,形成書面報告上報公司總經(jīng)理。
四、相關(guān)工作表格
鑰匙領(lǐng)用登記表
臨時鑰匙借用登記表
商戶鑰匙封存承諾書
更換鎖具或配置鑰匙申請
(見附件)
第3篇 物業(yè)鑰匙管理控制程序
1.0 程序目的
加強鑰匙有序管理,有效控制鑰匙登記、領(lǐng)用、借用、配換手續(xù),增強管理處員工、業(yè)主和住戶安全意識。
2.0 適應(yīng)范圍
適用于管理處管轄樓宇、公共設(shè)施、設(shè)備房以及辦公場所的鑰匙管理。
3.0工作職責(zé)
3.1管理處客服中心負責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)樓宇公共部分和未入伙的鑰匙管理。
3.2運行主管負責(zé)所管轄區(qū)域水、電、電梯、空調(diào)、消防設(shè)施鑰匙的管理。
4.0 程序內(nèi)容
5.1 鑰匙放置在帶鎖的鑰匙柜內(nèi),鑰匙柜鑰匙由專人控制使用。
5.2 開發(fā)建設(shè)單位移交鑰匙,均需在《鑰匙管理登記表》中記錄。
5.3 因工作需要增配或更換鑰匙,由部門負責(zé)人書面申請,經(jīng)管理處審批同意方可配制或更換,并在《鑰匙管理登記表》::上記錄。
5.4 借用鑰匙
5.4.1管理處其它部門人員因工作需要借用鑰匙,均需管理處經(jīng)理批準,借用水、電、消防等與設(shè)備相關(guān)的鑰匙需維修部領(lǐng)班同意,并認真填寫《鑰匙借用登記表》后方可借用。
5.4.2業(yè)主借用天臺、未入伙單元的鑰匙,需管理處經(jīng)理同意后,派員陪同使用并在《鑰匙借用登記表》上登記。
5.4.3 有線電視臺、電話公司等小區(qū)外的單位工作人員因工作需要借用鑰匙均需提供工作證或其它有效證件的復(fù)印件,由維修領(lǐng)班同意,派員陪同使用并在《鑰匙借用登記表》上登記。
5.5 鑰匙不慎遺失,責(zé)任人立即向部門負責(zé)人口頭陳述遺失經(jīng)過,并通知保安部采取防范措施,部門負責(zé)人根據(jù)遺失鑰匙性質(zhì)決定是否配制或更換門鎖,其費用由遺失責(zé)任人承擔(dān),并在兩天內(nèi)寫一份書面遺失經(jīng)過交管理處簽閱存檔。
5.6 在使用中鎖匙被損壞,當(dāng)事人應(yīng)立即告知借出鑰匙部門負責(zé)人、經(jīng)批準予以維修或更換。
5.7 管理處交接班人員,要在交接班本上登記簽收鑰匙種類、數(shù)量的交接記錄。
6.0 支持性文件
6.1《鑰匙管理登記表》
6.2《鑰匙借用登記表》
第4篇 大廈物業(yè)鑰匙管理工作程序流程圖
大廈物業(yè)鑰匙管理工作程序及流程圖
1.1程序
1.1.1目的
規(guī)范物業(yè)公司內(nèi)部對已交接物業(yè)鑰匙(包括公共鑰匙與各分戶鑰匙)的管理。
1.1.2范圍
適用于所屬物業(yè)鑰匙管理。
1.1.3 職責(zé)
1.1.3.1 物業(yè)經(jīng)理指派專人作為鑰匙保管員。
1.1.3.2 鑰匙保管員負責(zé)鑰匙的分類、保管、發(fā)放及進行相關(guān)記錄。
1.1.3.3 鑰匙管理嚴格強調(diào)時效性,所借鑰匙均需當(dāng)天借用,當(dāng)天歸還。
1.1.4 工作程序
1.1.4.1 各戶鑰匙全部由客服部進行保管;公共區(qū)域鑰匙分為兩套,一套由工程部自行保管,另一套備份鑰匙由客服部保管;
1.1.4.2公共鑰匙按照設(shè)備類別→系統(tǒng)進行分類;分戶鑰匙按照樓層→各戶進行分類;
1.1.4.3將分類的鑰匙貼上標簽,標簽紙上應(yīng)寫明樓別、房號或設(shè)備房名稱;
1.1.4.4 接管鑰匙后,無工作需要任何人不得以私人名義借出鑰匙;
1.1.4.5 任何鑰匙借出均需嚴格辦理登記手續(xù),填寫《鑰匙領(lǐng)用登記表》;
1.1.4.6 鑰匙均由客服部保管,未經(jīng)公司經(jīng)理同意,任何人均不得私配鑰匙,如需外借按4.3辦理;
1.1.4.7 鑰匙使用人有調(diào)崗、離職等變動時,需將鑰匙上交由鑰匙保管員簽收后方可辦理人事變動手續(xù);
1.1.4.8 鑰匙分發(fā)給相關(guān)使用部門,使用人須簽收《鑰匙發(fā)放表》。
1.1.5 相關(guān)記錄表格
《鑰匙借用登記表》
1.2 流程圖
第5篇 承接物業(yè)鑰匙管理規(guī)程
承接物業(yè)的鑰匙管理規(guī)程
1目的
做好鑰匙的分類管理,明確鑰匙的保管與發(fā)放工作流程。
2適用范圍
適用于分公司所承接物業(yè)的鑰匙的分類、保管和發(fā)放的管理。
3職責(zé)
3.1管理中心負責(zé)對鑰匙的分類、保管和發(fā)放管理。
4工作流程
4.1鑰匙分類
4.1.1用戶鑰匙
4.1.2公用門窗鑰匙
4.1.3設(shè)備房鑰匙
4.2鑰匙保管
4.2.1管理中心接管樓宇房屋鑰匙后,安排專職人員管理鑰匙:
4.2.1.1非工作需要任何人不得以私人名義借出;
4.2.1.2借出時必須嚴格辦理登記手續(xù)。
4.2.2標識:
4.2.2.1將鑰匙分類:先將鑰匙按住戶套房,公用門窗按樓層,設(shè)施設(shè)備房按設(shè)備分門別類,然后用鑰匙扣或細繩分別放置在一起;
4.2.2.2將分類的鑰匙貼上標簽,在標簽紙上寫明棟號-單元、樓層房號或設(shè)施設(shè)備房名稱;
4.2.2.3用戶的鑰匙一般分為防盜鐵門、單元防火門、室內(nèi)門、電子對講門和信報箱等五類鑰匙,均應(yīng)貼標簽標識。
4.2.3制作用戶鑰匙掛放牌:
4.2.3.1一般采用5cm以上夾板制作鑰匙掛放牌;
在夾板上劃出若干相等的方格,在方格內(nèi)標明棟號-單元、樓層房號,棟號用醒目的顏色(紅色)筆直接標在每棟棟首,并將棟與棟之間也用不同于
4.2.3.2劃方格的顏色筆劃分開;
4.2.3.3每一方格代表一戶,在每方格內(nèi)釘一鐵釘,將該戶的鑰匙掛在此方格內(nèi);
4.2.3.4掛放順序按棟號-單元、樓層房號,要求一目了然。
4.2.4制作公用門窗、設(shè)施設(shè)備房鑰匙牌:
4.2.4.1采用斷面為三角形或l型的鋁合金型材;
4.2.4.2將同類鑰匙掛在同一鋁牌上;
4.2.4.3制作鑰匙掛入箱,將公用門窗、設(shè)備房鑰匙分類掛放,在鑰匙箱上相應(yīng)貼上(寫上)標識。
4.3鑰匙發(fā)放
4.3.1用戶鑰匙發(fā)放:鑰匙管理員驗證用戶的入住繳費發(fā)票后,由用戶簽領(lǐng)鑰匙,并分類登記。
4.3.2公用門窗、設(shè)施設(shè)備房鑰匙:
4.3.2.1設(shè)施設(shè)備房鑰匙由技術(shù)部和事務(wù)部各保留一套鑰匙;
4.3.2.2公用門窗、設(shè)施設(shè)備房鑰匙未經(jīng)管理中心主任或事務(wù)助理、技術(shù)助理同意,任何人不得私配鑰匙;
4.3.2.3因工作需要時,應(yīng)在鑰匙借還登記表上登記,并在備注一欄中注明管理人員或××崗位。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《鑰匙領(lǐng)(借)用登記表》
第6篇 物業(yè)鑰匙（ic卡）管理規(guī)程
1.0目的
1.1本指導(dǎo)書規(guī)范了管理處對業(yè)主鑰匙(ic卡)、公共門窗鑰匙、設(shè)備鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等)的管理。
2.0適用范圍
2.1本指導(dǎo)書適用于管理處對業(yè)主鑰匙(ic卡)、公共門窗鑰匙、設(shè)備鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等)的管理。
3.0職責(zé)
3.1服務(wù)中心負責(zé)業(yè)主鑰匙(ic卡)的管理和發(fā)放。
3. 2 工程組負責(zé)公共門窗鑰匙、設(shè)備鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等)的管理。
3. 3 監(jiān)控中心工程系統(tǒng)維護員負責(zé)ic卡的制作。
4.0工作程序
4.1工作流程圖
4.2 鑰匙分類
a)業(yè)主鑰匙(包括門匙、信箱鑰匙);
b)公共門窗鑰匙、設(shè)備用房鑰匙(包括水泵房、電梯房、電梯、電表間、井蓋等);
c)ic卡。
4.3管理處接管樓宇鑰匙(ic卡)后的管理規(guī)定
4.3.1 業(yè)主鑰匙(包括門匙、信箱鑰匙)管理
4. 3. 1. 1分類、標識
a)將鑰匙分類:先將鑰匙按每座、每套房、每扇門鑰匙分別栓在一起,每座一大串、每戶一中串、每扇門一小串。
b)將分類的鑰匙貼上標簽,在標簽紙上寫明“-苑-座-房”號。
c)業(yè)主的鑰匙一般分為房的戶門鑰匙、室內(nèi)門鑰匙、信箱鑰匙三種,均應(yīng)貼上標簽標識。
4. 3. 1. 2業(yè)主(住戶)鑰匙發(fā)放
在業(yè)主驗樓之前,服務(wù)中心驗證業(yè)主入住資料符合規(guī)定要求的,業(yè)主在《鑰匙(ic)發(fā)放登記表》上簽字登記后,發(fā)放鑰匙。
4. 3. 2公共門窗、設(shè)備房鑰匙管理
4. 3. 2. 1分類、標識
a)將鑰匙分類:先將公共門窗鑰匙按樓層分類,將設(shè)備用房按設(shè)備分類,然后將鑰匙分別栓在一起。
b)將分類的鑰匙貼上標簽,在標簽紙上寫明設(shè)施設(shè)備房名稱或公共門窗座、層數(shù)。
4. 3. 2. 2公共門窗、設(shè)備房鑰匙管理規(guī)定
a)公共門窗、設(shè)備設(shè)施房鑰匙由管理處工程組統(tǒng)一保管,無工作需要任何人不得以私人名義借出。
b)如工作需要,應(yīng)在《鑰匙(ic卡)借還登記表》上登記。
c)公共門窗、設(shè)備房鑰匙未經(jīng)管理處主任同意,不得私配鑰匙。
4. 3. 3 ic卡管理
4. 3. 3. 1 業(yè)主的ic卡發(fā)放
a)業(yè)主如需辦理ic卡,由業(yè)主向服務(wù)中心前臺管理員提出申請,同時要繳彩色照片,服務(wù)中心前臺管理員驗證業(yè)主(住戶)身份無誤,業(yè)主向出納員繳納有關(guān)費用后,統(tǒng)一由監(jiān)控中心系統(tǒng)維護員制作。由服務(wù)中心前臺管理員發(fā)放給業(yè)主,填寫《鑰匙(ic)發(fā)放登記表》,由業(yè)主簽名。
b)如果業(yè)主租賃怡翠花園車位的,ic卡制作時上要用電腦寫上有效期。
c)沒有租賃或買車位的業(yè)主ic卡不能從機動車道通過,只能從人行通道
通過。
d)業(yè)主租賃車位到期的要到服務(wù)中心辦理續(xù)租手續(xù),同時ic卡也延期。
4. 3. 3. 1 系統(tǒng)卡、管理卡發(fā)放管理
a)系統(tǒng)卡由監(jiān)控中心系統(tǒng)維護員保存、管理。
b)管理卡須經(jīng)管理處主任審批后發(fā)放,并登記。
c)管理卡使用人不得將其借給其他人使用。
5.0引用文件和記錄表格
5.1《鑰匙(ic)發(fā)放登記表》
5.2《鑰匙(ic)借還登記表》
第7篇 物業(yè)鑰匙委托管理標準作業(yè)規(guī)程（5）
物業(yè)鑰匙委托管理標準作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范鑰匙委托管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙。
2.0適用范圍
適用于特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及未入住單位鑰匙的管理。
3.0職責(zé)
3.1客戶服務(wù)中心主任/主管負責(zé)組織、安排鑰匙的管理工作。
3.2客戶助理負責(zé)依照本規(guī)程實施托管鑰匙的日常管理工作。
4.0程序要點
4.1管理處可以進行鑰匙保管的范圍
4.1.1發(fā)展商交接后,業(yè)主未入住時由發(fā)展商托管的鑰匙。
4.1.2特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給管理處工作帶來額外事端的情況。
4.1.3由于工程遺留問題,暫時留在客戶服務(wù)中心用于工程整改的托管鑰匙。
4.2發(fā)展商托管的鑰匙
4.2.1物業(yè)接管驗收工作結(jié)束后,管理處可以根據(jù)發(fā)展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙,。
4.2.2接管過來的鑰匙由客戶助理清楚標明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。
4.2.3鑰匙的發(fā)放工作詳見《入住管理標準作業(yè)規(guī)程》。
4.3業(yè)主在特定情況下托管的鑰匙
4.3.1客戶助理應(yīng)特別向業(yè)主說明本管理處不承擔(dān)為業(yè)主保管家庭財產(chǎn)的責(zé)任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《委托書》上委托鑰匙欄中注明托管的數(shù)量并簽字。
4.3.2管理員將《委托書》其中的一份交業(yè)主保管。
4.3.3管理員在托管的鑰匙上貼上標有業(yè)主房號的標識,然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。
4.4托管鑰匙的管理
4.4.1管理處有維修、工程整改或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由客戶助理在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。但需進入的是已入住業(yè)主而暫未使用的房屋,必須事先與業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,才能辦理鑰匙借用手續(xù),(如遇緊急情況,經(jīng)管理處主任同意后,可先行進入,事后必須通知業(yè)主,爭取業(yè)主的諒解)鑰匙借用手續(xù)的辦理程序為:借用人在《鑰匙借用登記表》中如實填寫借用日期、鑰匙編號、數(shù)量、預(yù)借期、借鑰匙原因、借用人、借出人等內(nèi)容,然后簽名確認。
4.4.2辦理鑰匙退還手續(xù)時,管理員應(yīng)在核對鑰匙數(shù)量后,在《鑰匙借用登記表》中標注鑰匙退還日期,并在接收人一欄簽名確認。
4.4.3客戶服務(wù)中心主任/主管應(yīng)安排管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應(yīng)致電借鑰匙部門或個人催還。
4.4.4當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應(yīng)按《業(yè)主托管鑰匙登記表》中備忘錄欄要求記錄事件經(jīng)過并報告客戶服務(wù)中心主任/主管;客戶服務(wù)中心主任/主管與房地產(chǎn)開發(fā)商/業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,采取補配鑰匙或換鎖措施確保遺失鑰匙單位的安全,管理員將處理結(jié)果記錄在備忘錄欄中。
4.4.5業(yè)主或業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人前來領(lǐng)取鑰匙時,管理員憑領(lǐng)鑰匙人的身份證移交鑰匙給領(lǐng)鑰匙人。同時應(yīng)請業(yè)主/領(lǐng)鑰匙人簽名確認,并標注移交日期。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主/業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人時,管理員不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。
4.5所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄應(yīng)由客戶服務(wù)中心歸檔保存兩年。
4.6本規(guī)程執(zhí)行情況作為相關(guān)人員的績效考評的依據(jù)之一。
5.0記錄
5.1《業(yè)主托管鑰匙登記表》
5.2《鑰匙借用登記表》
6.0相關(guān)支持文件
6.1《入住管理標準作業(yè)規(guī)程》
第8篇 物業(yè)鑰匙委托管理作業(yè)手冊
物業(yè)鑰匙委托管理標準作業(yè)手冊
為了規(guī)范項目內(nèi)特定情況下業(yè)主委托保管的鑰匙及空置房鑰匙的管理工作,確保妥善保管好托管的鑰匙
01、物業(yè)管理處鑰匙保管的范圍
發(fā)展商交樓后,業(yè)主未入住時由發(fā)展商托管的鑰匙
特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有委托要求或?qū)嶋H的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給物業(yè)管理處工作帶來額外事端的情況
未售出房屋
02、客服中心接管過來的鑰匙由檔案資料員清楚標明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中
03、鑰匙的發(fā)放工作按照入住流程操作
04、業(yè)主在特定情況下的鑰匙管理
業(yè)主委托保管鑰匙時,管理員應(yīng)按《業(yè)主留鑰匙登記表》的要求填寫相關(guān)項目
管理員應(yīng)特別向業(yè)主說明本物業(yè)管理處不承擔(dān)為業(yè)主保管家庭財產(chǎn)的責(zé)任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《業(yè)主留鑰匙登記表》的業(yè)主簽名欄簽名確認
05、托管鑰匙的管理
物業(yè)管理處有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由物業(yè)管理處管理員在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續(xù)的辦理程序為:借用人在《鑰匙借用登記表》中如實填寫借用日期、數(shù)量、借鑰匙原因、借用人聯(lián)系電話等內(nèi)容,然后簽名確認
辦理鑰匙退還手續(xù)時,管理員應(yīng)在核對鑰匙數(shù)量后,在《鑰匙借用登記表》中標注鑰匙退還日期,并在接收人一欄簽名確認
客服主管應(yīng)安排管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應(yīng)致電借鑰匙部門或個人催還
當(dāng)接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應(yīng)征求業(yè)主同意后,要求損壞或丟失方重新?lián)Q鎖,保證房屋安全。并將處理結(jié)果記錄在《業(yè)主留鑰匙登記表》上形成備忘錄,入業(yè)主檔案袋中
06、所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄應(yīng)由客服中心歸檔、保存。
第9篇 三級文件：物業(yè)鑰匙管理作業(yè)指導(dǎo)書
物業(yè)三級文件:鑰匙管理作業(yè)指導(dǎo)書
1、目的
規(guī)范房屋鑰匙的管理,做到收、發(fā)鑰匙準確、快速、無誤。
2、范圍
適用于各管理處鑰匙的保管工作。
3、職責(zé)
3.1鑰匙保管人員做好保管和定期檢查工作。
3.2客戶服務(wù)部主管負責(zé)對鑰匙保管工作的監(jiān)察。
4、方法和過程控制
4.1所有接管房屋的鑰匙要由專人保管,存放于指定區(qū)域,鑰匙上標識應(yīng)標注清楚,以便查找。
4.2鑰匙保管人就經(jīng)常對鑰匙保管情況進行檢查,如發(fā)現(xiàn)標簽破損或模糊不清者應(yīng)及時更新。
4.4業(yè)主領(lǐng)取/借用鑰匙,鑰匙保管人必須確認身份,業(yè)主須在《鑰匙發(fā)放登記表》/《鑰匙借用申請表上》上簽字。
4.5其他人員如借用鑰匙,要認真盤問鑰匙用途及歸還日期,并在《鑰匙借用登記表》上做好登記,施工維修人員的鑰匙借用應(yīng)該做到當(dāng)天借用當(dāng)天歸還,營銷部人員的鑰匙借用應(yīng)有營銷部部門主管的簽字。
4.6所有借出的鑰匙由鑰匙保管人員負責(zé)追回并及時在《鑰匙借用登記表》上講相關(guān)記錄填寫完善。
4.7鑰匙存放地點無關(guān)人員不得進入。
5、相關(guān)文件
無
6、相關(guān)質(zhì)量記錄表單
__wy7.5.4-k01-02 《鑰匙發(fā)放登記表》
__wy7.5.4-k01-02 《鑰匙借用登記表》
