- 目錄
有哪些
一、檔案分類與編碼制度 1. 根據(jù)檔案性質，分為行政、業(yè)務、財務、人事、技術等類別。
2. 每類檔案采用統(tǒng)一的編碼體系，如行政檔案用“ad 序列號”，業(yè)務檔案用“bd 序列號”。
二、檔案收集與整理制度
3. 定期收集各部門產生的文件資料，確保齊全完整。
4. 檔案整理遵循“誰形成，誰整理”的原則，保持文件原始性。
三、檔案保管與安全制度
5. 檔案存放在防火、防潮、防盜設施完善的庫房內。
6. 建立嚴格的借閱審批流程，確保檔案安全。
四、檔案利用與保密制度
7. 提供便捷的檔案查詢服務，但需遵守保密規(guī)定。
8. 對涉密檔案進行特殊標識，限制查閱權限。
五、檔案鑒定與銷毀制度
9. 定期對過期無保存價值的檔案進行鑒定，經批準后銷毀。
10. 銷毀過程應有記錄，并由兩人以上監(jiān)督執(zhí)行。
六、檔案數(shù)字化與備份制度
11. 推進檔案數(shù)字化工作，提高檢索效率。
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2. 定期備份電子檔案，防止數(shù)據(jù)丟失。
實施細則
一、檔案分類與編碼 1. 檔案管理人員負責制定并更新檔案分類編碼規(guī)則。
2. 新增檔案應及時編碼并錄入管理系統(tǒng)，確保編碼唯一性。
二、檔案收集與整理
3. 各部門應指定專人負責檔案歸檔工作，每月提交一次。
4. 檔案管理人員對歸檔文件進行質量檢查，不合格者退回整理。
三、檔案保管與安全
5. 庫房定期進行溫濕度監(jiān)測，保持適宜存儲環(huán)境。
6. 借閱檔案需填寫申請表，經部門負責人和檔案管理人員審批。
四、檔案利用與保密
7. 檔案查詢需實名登記，不得擅自復制或帶走檔案。
8. 對涉密檔案的借閱申請，需經保密辦公室審批。
五、檔案鑒定與銷毀
9. 檔案鑒定小組由各部門代表組成，每年進行一次鑒定。
10. 銷毀檔案時，應在檔案管理人員監(jiān)督下進行，并記錄銷毀清單。
六、檔案數(shù)字化與備份
11. 數(shù)字化工作由專門團隊負責，確保圖像清晰，信息完整。
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2. 電子檔案備份存儲在兩處不同地點，以備不時之需。
上墻內容
1. 檔案室工作守則： - 尊重檔案，保持其完整性和真實性。 - 嚴格遵守借閱規(guī)定，不得私自傳播檔案信息。 - 發(fā)現(xiàn)檔案損壞或遺失，立即報告。
2. 檔案安全提示： - 不得在庫房內飲食，防止污染檔案。 - 離開庫房時，確保門窗關閉，防火設備正常。
3. 檔案利用流程圖： - 顯示從申請到歸還的詳細步驟，包括審批、借閱、使用和歸還環(huán)節(jié)。
4. 涉密檔案標志： - 顯示涉密檔案的特殊標識，提醒員工注意保密。
5. 應急處理流程： - 列出火災、水災等緊急情況下的應對措施，確保檔案安全。
檔案室管理制度范文
第1篇 y幼兒園檔案室管理制度
幼兒園檔案室管理制度
一、幼兒園應有專人負責檔案管理,檔案資料主要包括:
1、上級文件類;
2、各項工作計劃;
3、各項規(guī)章制度(崗位責任制度、學習會議制度、衛(wèi)生保健制度、教研制度、安全保衛(wèi)制度、午睡值班制度、經費管理制度、財務保管制度、考勤制度、獎懲制度、交接班制度、家長聯(lián)系制度)
4、各項工作檢查記錄;
5、各種會議記錄;
6、園內大事記;
7、各種學習材料;
8、上報的各種文字材料底稿及各種統(tǒng)計報表;
9、保教人員業(yè)務檔案;
10、各班工作總結及園務總結;
11、工作人員花名冊、幼兒花名冊;
12、教師幼兒作品精選
二、檔案資料要反映出本園各階段的管理情況和發(fā)展情況,能為本園發(fā)展和上級檢查、指導、評估等提供必要的依據(jù)。
三、檔案資料能為保教人員進行保育教育工作提供方便。
四、資料室要有防火、防盜設備。
第2篇 小學學校檔案室管理制度
一、檔案室應以科學、堅固、安全為基本條件，標準溫度為14—24℃，標準相對濕度為45—60%，應裝備必要的防火、防盜、防潮、防塵、防強光、防高溫、防蟲等設施。
二、庫房的檔案柜、架按要求進行排放，對接收來的檔案要進行分類、登記、統(tǒng)計和必要的加工整理。
三、檔案室應納入學校自動化管理系統(tǒng)，根據(jù)工作需要要逐步設置計算機、復印機、照相機等現(xiàn)代化管理設備。
四、檔案部門應對檔案的安全定期組織檢查，記錄在案，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。
五、檔案室工作人員調、換工作時應有嚴格的交接手續(xù)。
六、非工作人員不得擅自進入檔案室，節(jié)假日加強保衛(wèi)工作。
七、檔案保管工作，必須認真嚴格地按照各項規(guī)章制度辦事，不得徇私舞弊，玩忽職守。
第3篇 檔案室安全的管理制度
1 范圍
本制度適用公司檔案室檔案存放、保管的安全管理工作。
2?? 目的
為加強公司檔案室安全管理，確保檔案存放安全，更好的為公司生產經營工作提供服務，制定本制度。
3? 各級人員安全工作職責
3.1? 分管檔案工作領導職責
3.1.1? 組織開展宣傳教育活動，貫徹執(zhí)行《中華人民共和國國檔案法》和上級關于檔案工作的各項方針政策。
3.1.2? 加強對檔案工作的領導，在檔案室安全方面，從人力、財力、物力上給予支持；及時解決工作中的重大問題和困難，逐步改善工作條件，使檔案工作與公司整體工作協(xié)調發(fā)展。
3.2? 檔案管理部門負責人職責
3.2.1? 組織本部門人員學習檔案法規(guī)，執(zhí)行檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作列入本部門的工作計劃。
3.2.2? 對檔案室安全工作進行監(jiān)督、指導、檢查工作，保證檔案室安全。
3.3? 檔案室主任工作職責
3.3.1? 貫徹執(zhí)行國家檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)章制度，負責建立公司檔案工作規(guī)章制度。
3.3.2? 具體負責檔案室安全管理，根據(jù)檔案室安全管理工作需求，逐級向領導提出改進工作和改善條件的意見和建議。
3.4? 專職檔案管理人員職責
3.4.1? 負責集中統(tǒng)一管理公司文書、業(yè)務、會計、基建、設備、聲像、統(tǒng)計等檔案，編制檢索工具，并提供利用服務。
3.4.2? 負責做好檔案資料收集、整理、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、催還和移交等工作。
3.4.3? 切實加強檔案的保護，做好“八防”工作，保障檔案的完整與安全。
3.4.4? 認真執(zhí)行國家、行業(yè)、公司有關保密制度。
3.4.5? 積極參加業(yè)務學習，不斷提高檔案工作水平。
3.5? 檔案鑒定工作領導小組職責
3.5.1? 貫徹執(zhí)行《檔案法》及黨和國家有關檔案工作的各項方針、政策。
3.5.2? 按照公司各類檔案保管期限要求，根據(jù)檔案管理人員提出的申請，確定檔案資料的重要程度，及時組織有關人員對檔案資料進行鑒定，確定是否銷毀。指定2名以上人員實施檔案資料銷毀，并督促、檢查制度履行情況。
3.5.3? 不斷提高小組成員本崗位業(yè)務技能，了解熟悉檔案工作有關要求，增強甄別能力。
3.5.4? 認真貫徹執(zhí)行黨和國家的保密制度，確保檔案的安全和保密。
4? 檔案管理
4.1? 文件材料歸檔制度
4.1.1? 根據(jù)《天昌公司文件材料歸檔范圍保管期限表》要求，各部門將承辦完畢的、具有查考利用價值的文件、材料（包括帳、表、憑證、基建、聲像等），按時收齊整理歸檔。各部門兼職檔案員負責具體收集、整理，部門負責人在檔案資料上交公司檔案室前進行把關。
4.1.2? 文件材料歸檔范圍：公司內部形成的文件、材料和上級下發(fā)的所有有關行業(yè)方針、政策、規(guī)定和反映單位主要職能活動的文件、材料、聲像等。
4.1.3? 歸檔時間：按照歸檔規(guī)范要求，每年3月底前，綜合檔案室對各部門上交的檔案資料整理后及時歸檔。
4.1.4? 綜合檔案室協(xié)助各部門做好專業(yè)、科技、聲像等檔案的歸檔工作，并辦理接收手續(xù)，統(tǒng)一歸檔。
4.1.5? 綜合檔案室在完成歸檔的同時，切實做好各種資料、書刊、報紙的收集整理裝訂工作。
4.2? 檔案收集制度
4.2.1? 綜合檔案室對公司文件材料的形成、積累、整理、歸檔進行業(yè)務指導，督促檢查。
4.2.2? 各部門兼職檔案員負責收集反映本部門業(yè)務工作情況的各種數(shù)據(jù)、報表、記錄等資料，于年度結束后三個月內將全部文件材料分門類整理好并形成目錄，交綜合檔案室歸檔保存。
4.2.3? 具體實施部門負責公司重大活動、重要會議材料的收集工作。
4.2.4? 公司內部形成的設備（儀器）材料，由檔案員參加開箱時直接收集歸檔；本公司形成的基建檔案，由檔案員在參加“基建工程竣工驗收會”時隨時收集歸檔。
4.2.5? 公司內部形成的各種聲像材料，上級機關頒發(fā)的獎牌、獎杯及各種榮譽證書，由綜合檔案室隨時收集歸檔。
4.3? 檔案保管制度
4.3.1? 檔案保管要貫徹“以防為主，防治結合”的原則。要有適宜保存檔案的庫房和切實可行的檔案“八防”（防火、防盜、防潮、防塵、防強光、防高溫、防蟲蛀、防鼠咬）措施。
4.3.2? 檔案室內嚴禁吸煙和放置易燃易爆危險品以及對檔案保護不利的其它物品，做到專室專用。
4.3.3? 檔案保管人員要提高警惕，增強保密觀念，出入檔案室要注意關門落鎖，下班前要將門窗、照明及其它設備全部關閉。
4.3.4? 保持檔案室內的清潔衛(wèi)生，按時記錄檔案室內溫濕度，定期檢查，補充殺蟲滅菌藥物。
4.3.5? 對室藏檔案要定期進行檢查、核對、做到帳、物相符。對字跡褪變、損壞的檔案，應及時進行修補和復制。
4.4? 檔案安全保密制度
4.4.1? 檔案工作人員要認真執(zhí)行《中華人民共和國國保守國家秘密法》，嚴格遵守《保密守則》，切實保證檔案的安全管理。在調換工作時，對所管的檔案要辦理交接手續(xù)，離職后對所了解的機密情況，不得泄露。
4.4.2? 綜合檔案室是機要部門，非本室人員未經許可不得入內。
4.4.3? 未經批準，任何人不得將檔案帶出檔案室，檔案內容不得私自摘抄、復印和隨意傳播。
4.4.4? 檔案員要經常檢查庫房和檔案的安全，發(fā)現(xiàn)問題及時向領導報告，認真處理。
4.4.5? 凡查閱密級的檔案，應按劃密規(guī)定掌握使用，嚴格控制保密范圍。
4.4.6? 到期應銷毀的案卷、資料，按規(guī)定手續(xù)報經領導批準，由二人以上監(jiān)銷處理。
4.5? 檔案借閱制度
4.5.1? 綜合檔案室應及時提供檔案資料的借閱利用，為黨和國家及公司生產經營工作服務。
4.5.2? 借閱檔案時，首先由借閱人認真填寫借閱檔案登記簿，根據(jù)重要程度報請不同級別領導批準后方可借閱。借閱后應按時歸還，逾期者續(xù)辦手續(xù)，否則予以收回。
4.5.3? 借閱檔案者，只能查閱指定的檔案材料，不準翻閱其它文件。
4.5.4? 借閱者要珍惜、愛護檔案，不準涂改、拆卷、污損、撕抽頁、勾劃等。
4.5.5? 借閱者要自覺遵守制度，違者要追究責任。
4.6? 檔案庫房管理制度
4.6.1? 按規(guī)定將檔案分類排放、排列整齊。
4.6.2? 保持庫房清潔、干燥和衛(wèi)生，切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等工作。
4.6.3? 庫房內禁止存放易燃、易爆、雜物、食品等危險物品。經常檢查庫房消防器材。
4.6.4? 非經允許，外人不得隨便進入庫房。
4.6.5? 管理人員做到人走關閉門窗，妥善保管庫房鑰匙，確保庫房安全。
4.6.6? 檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料和保管情況定期進行檢查核對，作到帳物相符。對已破損和字跡褪色的檔案，應及時修復和復制。
4.6.7? 有庫房溫濕度記錄，掌握溫濕度變化情況，進行分析，制定管理計劃。檔案庫房的溫度應控制在14度-24度，相對濕度應控制在45%-60%。
4.6.8? 未經批準，任何人不準將檔案帶出庫房，更不準私自摘抄、外傳、要嚴格遵守保密制度。
4.6.9? 切實做好平時防范工作，做到人離燈滅，消除火災隱患，保證檔案安全。
4.6.10? 庫房由專人管理，借閱室與庫房分開。
4.7? 檔案鑒定銷毀制度
4.7.1? 檔案鑒定工作，就是甄別和鑒定檔案的價值，并根據(jù)它們的不同價值確定不同的保管期限，以便把需要長久保存的檔案，妥善地保存起來，準確地剔除無價值的檔案材料。
4.7.2? 根據(jù)上級檔案部門的指導性文件及公司檔案歸檔范圍和保管期限表的規(guī)定，對檔案進行定期鑒定，堅持實事求是的原則，從實際出發(fā)，正確判定檔案價值。
4.7.3? 進行檔案鑒定時，公司檔案鑒定領導小組具體安排，綜合檔案室和有關業(yè)務部門組成鑒定小組共同進行。采取直接鑒定的方法，一件一件地審查文件，準確地進行分析，判定其價值，要以卷內最重要的文件價值來確定該卷的保管期限。
4.7.4? 檔案的銷毀。各部門收到的各級來文，都無權自行銷毀，必須按照規(guī)定送交檔案室，經鑒定后，統(tǒng)一銷毀。
4.7.5? 檔案經公司檔案鑒定領導小組鑒定后，組成檔案銷毀小組，負責檔案的銷毀工作。
4.7.6? 對超過保管期限或確無保存價值的文件經過鑒定，需要銷毀的檔案，必須編造銷毀登記簿，經公司領導批準后，方可銷毀。
4.7.7? 銷毀檔案時，必須由二人以上在指定地點監(jiān)銷，監(jiān)銷人員必須在銷毀登記簿上簽名，并注明銷毀方式和日期。
4.7.8? 銷毀檔案登記簿要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中注銷。
4.8電子文件 電子檔案管理制度
4.8.1? 凡公司業(yè)務活動中所形成能夠反映公司主要職能和歷史面貌，具有保存價值的電子文件、電子檔案，均應收集、整理、移交綜合檔案室。
4.8.2? 各部門兼職檔案員，應及時收集平時部門產生的電子文件材料，并保持電子文件之間的歷史聯(lián)系，做到齊全完整。
4.8.3? 各部門將已收集完整的電子文件材料按要求進行整理、分類，轉成其它保管期限較長的載體（光盤、磁盤等）。
4.8.4? 對已形成的電子文件必須標明載體信息的內容、運行工作環(huán)境，相關支持軟件、其他說明等一同歸檔，并做好電子檔案的登記、檢索工具。
4.8.5? 每年3月底以前各部門向檔案室移交上年度的電子檔案。
4.8.6? 對已歸檔的電子檔案有效性保證：每滿一年，對電子檔案讀取處理有關的設備更新情況進行一次檢查登記，確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子檔案的載體轉換工作，原載體同時保留時間不少于3年。
4.8.7? 定期檢驗結果應填入電子檔案管理登記表。
第4篇 某小學檔案室管理制度
小學檔案室管理制度
為加強我校檔案工作的整體建設,提高檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案在學校各項工作中的作用,結合我校檔案工作實際,特制定本以下制度。
1、檔案是學校工作的重要組成部分,是維護學校歷史、反映真實面貌的一項重要工作。指定專人管理、監(jiān)督與檢查。
2、檔案管理人員要忠于職守,遵守紀律,嚴格實行安全制度,定期檢查檔案,做到“七防”工作(防火、防光、防塵、防蟲蛀、防盜、防高溫、防水),確保檔案資料完整、規(guī)范。
3、各類檔案分門別類,科學管理,有效有序,方便查找。
4、學校應歸檔的文件材料,文件清楚,字跡也必須清楚,各項簽署要完備,符合文件歸檔要求。
5、學校形成或接收的文件材料,檔案管理員應及時收集分別立卷歸檔,集中統(tǒng)一管理,不得由個人分散保管。凡參加會議所發(fā)需歸檔文件,會議結束應立即交檔、歸檔。
6、檔案進出應仔細清點,做好移交工作,案卷調用后應準確無誤地放回原檔案柜。
7、進檔案室查閱資料時,查閱者不得大聲喧嘩,不得抽煙。查閱人要愛護檔案,不得撕頁、涂改。
8、所有檔案均不得外借,如果外借必須經過學校領導批準方可外借。
第5篇 檔案室管理制度范例
一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主,防治結合”的原則,做好檔案室的管理工作,落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。
二、檔案管理人員必須堅持值日值班制度,堅持每天下班前檢查門窗是否關好,電源開關是否關閉。對所保管的案卷,半年進行一次抽查,年終進行一次全面檢查。嚴禁在檔案室抽煙、吐痰。外來人員未經許可不得進入檔案室。
三、新接收的檔案資料,必須經過嚴格核查和消毒處理后才能進庫上架
四、值班人員必須做好檔案室內外溫濕度記錄,做好溫濕度的調節(jié)工作(標準溫度為攝氏14—24℃,相對濕度為45%—60%)。
五、檔案室設施要經常進行檢查,壞了要及時報告或維修,保證各項設施完整正常。
六、保持檔案室的清潔衛(wèi)生,堅持做到每周一小掃,每月一大掃。
第6篇 測繪檔案室安全管理制度
測繪檔案室安全管理制度
(三)
(一)檔案工作制度
1、檔案工作是測繪管理工作的一部分,須有一名領導分管。
2、檔案人員應及時將上級檔案部門的有關指示向分管領導匯報,以便及時了解檔案工作動向,掌握房產測繪檔案工作。
3、檔案工作由分管領導負責,對檔案員進行業(yè)務指導,在檔案移交時檢驗案卷質量。
4、遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則,測繪檔案應集中存放在測繪檔案室,實行統(tǒng)一管理。
5、根據(jù)國家有關檔案管理的規(guī)定,結合單位檔案工作的實際適用測繪實際的保管期限表、歸檔范圍等。
6、建立以檔案員為骨干的檔案工作網絡,定期檢查。
7、編制各種檢索工具、參考工具,積極為測繪管理提供便利,及時做好登記和統(tǒng)計工作。
8、檔案人員應加強學習,不斷提高思想覺悟和不斷更新業(yè)務知識,使測繪檔案工作更趨規(guī)范化、科學化。
(二)檔案工作人員崗位責任制
1、檔案工作人員必須嚴格遵守《中華人民共和國國檔案法》和《 保密法》規(guī)定的各項條款,依法辦事;
認真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度。
2、指導各部門的立卷人員和專業(yè)技術人員按時做好文件材料的收集、立卷歸檔工作,努力提高案卷質量。
3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統(tǒng)計等基礎工作,熟悉所保管的檔案情況。
4、做好檔案的利用服務工作,編制多種檢索工作和參考資料做到調卷及時迅速、準確無誤。
5、做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全防護工作,維護國家的檔案不受損失。
6、刻苦學習檔案業(yè)務知識,提高業(yè)務能力和學術水平,努力實現(xiàn)檔案管理科學化、現(xiàn)代化。
7、遵守保密制度。
未經批準,不得利用職權擅自擴大檔案的利用范圍,不得泄露檔案的機密和內容,確保檔案機密的安全。
(三)檔案資料歸檔制度
1、凡是委托測繪的成果及圖紙、草圖等均屬歸檔范疇。
2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是檔案員的任務之一,應列檔案員的職責范圍,建立崗位責任制,同時搞好檔案集中和統(tǒng)一管理工作。
3、在工作中形成的具有保存價值的文件資料,均應整理立卷后歸檔,由檔案室統(tǒng)一管理,不得分散在部門或個人手中。
4、每月底以前,檔案員必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷歸入處室檔案,并將其檔案材料存放檔案室。
5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號、案卷號、填寫案卷目錄及卷內文件目錄,做好向檔案室移交的準備工作。
6、部門移交案卷時應經檔案室工作人員驗收,移交時應履行移交手續(xù),填寫移交清冊。
(四)檔案庫房管理制度
1、努力創(chuàng)造條件實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理,使庫房管理更趨科學化。
2、庫房由檔案人員負責管理,并負責每天檢查門窗電的開關情況。
3、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護條件,并每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
4、明確各類檔案的界限,實行分類分柜存放保管。
5、庫房必須具有專用櫥柜,并被有必要的安全保護設施,以確保檔案的安全。
6、非檔案室工作人員不得進入庫房,查閱檔案不得在庫房內進行。
7、庫房內不得堆放其他物品,以保證庫房的整潔。
(五)檔案保密保衛(wèi)制度
1、保守檔案機密是每個檔案工作人員的神圣職責。
2、檔案室設專用檔案庫房,配置專用檔案櫥柜存放檔案。
3、檔案室內應設置閱覽檔案室,建立監(jiān)閱制度,防止失密、泄密。
4、檔案庫房和檔案櫥柜必須明確專人管理,鑰匙由專管人員使用。
檔案人員工作調動時,必須辦理交接手續(xù)。
5、檔案人員不得將機密文件、檔案資料帶回家,或探親訪友,或出入公共場所。
6、不得擅自翻印、復印上級機密文件或資料,不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機密;
不準向無關人員談論、泄露有關檔案內容。
在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
7、非檔案人員不得進入庫房,不得在庫房中接待親友。
(六)檔案資料借閱制度根據(jù)《檔案法》和有關規(guī)定,特制定本制度。
1、外單位查閱檔案,應持單位介紹信。
2、查閱各種檔案必須在查閱室進行,未經同意,不準私自帶走。
3、凡查閱利用本單位重要的機密檔案或在一定范圍內控制使用的檔案,應經單位領導同意。
4、檔案嚴格控制借出,如確因工作需要,應經本單位領導批準,借出時間一般不得超過三天。
借閱期間,要確保檔案的安全。
5、利用檔案者,必須注意保守機密,不得任意瀉漏和向外公布。
6、查閱檔案,必需注意保護檔案不得在文件材料上圈點。
批注、勾畫、污損,更不得拆卷抽取;
撕毀原件,違者將依據(jù)《檔案法》規(guī)定追究責任。
7、對利用檔案產生了明顯經濟效益和社會效益的典型事例,利用者責任向檔案室提供信息反饋。
(七)檔案銷毀制度
1、檔案銷毀必須經校領導和上級主管部門負責人審核同意。
2、凡需銷毀的檔案必須編造清冊,并撰寫包括:本單位和卷宗的簡短歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細內容、鑒定的情況和銷毀的理由等內容的書面報告。
3、銷毀檔案時必須有兩人以上進行監(jiān)銷,在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期,并需簽名蓋章以示負責。
(八)檔案保管制度
1、檔案庫房和檔案柜、資料架要統(tǒng)一編號,檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊,重點檔案和一般檔案要分別保管并定期檢查,對破損和模糊不清的檔案、資料及時修復和復制。
2、認真落實檔案庫房的八防措施。
庫房內嚴禁吸煙和存放易燃品,庫房內外放置滅火器材,以應急需;
庫房門窗要裝置防盜設備,及時關開、上鎖,鑰匙由專人專柜保管,不得隨身攜帶;
經常清掃、整理庫房內外和櫥架內外的清潔衛(wèi)生;
注意觀測庫房溫濕度,盡量控制在規(guī)定標準;
每年四月份放置一次殺蟲劑,并視情況及時采取措施,防止鼠咬蟲蛀。
3、對檔櫥、架要經常進行保養(yǎng),防止銹蝕,保持美觀清潔。
4、檔案人員每年對檔案保管情況進行一次全面檢查,并作記錄。
(九)檔案統(tǒng)計與匯報制度檔案統(tǒng)計,是掌握情況,分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。
加強檔案統(tǒng)計工作是提高檔案科學管理水平的必要措施和重要標志。
為進一步加強檔案統(tǒng)計工作,特制度如下統(tǒng)計制度。
1、辦公室要指定專人兼管檔案統(tǒng)計工作;
負責全校檔案構成、檔案利用、檔案工作人員構成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計工作;
負責上級檔案部門需要的各種報表的填報工作。
2、抓好檔案統(tǒng)計的原始記錄工作。
檔案的登記是檔案統(tǒng)計的基礎,應結合實際,做好各項原始材料的登記,主要包括下述內容:卷內目錄、案卷目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。
3、建立健全統(tǒng)計臺帳,掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和室內各種情況數(shù)據(jù),按上級部門的要求及時報送各種報表。
到年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應做到類別清楚、數(shù)字準確無誤。
4、上級檔案部門需要的各類報表,要按時間要求,準確無誤地報出,所報各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。
5、統(tǒng)計人員要將統(tǒng)計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項日常工作中進行,隨時保證檔案與帳目相符;
每年底對本年度的各類數(shù)字要進行綜合統(tǒng)計,形成完整的統(tǒng)計資料。
6、統(tǒng)計人員要依據(jù)統(tǒng)計的數(shù)字及報表中的各項統(tǒng)計指標,進行調查、綜合分析、對比,從中找出存在的問題,提出改進措施。
第7篇 _學校檔案室管理制度
【學校檔案室管理制度范文一】
l、檔案室是機要重地,非檔案管理人員嚴禁入內。
2、檔案庫房必須堅固,采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施,并經常檢查各項措施是否有效。
3、對庫房內各種檔案進行科學分類、排列、編號,分別上架入柜,柜架排列科學、合理。
4、庫房內嚴禁存放與保存檔案無關的非檔案物品。
5、經常清理環(huán)境衛(wèi)生保持庫房整潔美觀。
6、庫房內置放溫、濕度檢測設置,定期檢查、記錄、分析,庫內溫度應經常保持在l4—24攝氏度,相對濕度保持在45%-60%。
7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況,做好記錄,發(fā)現(xiàn)破損和字跡模糊及時修補、復制。
8、檔案管理人員離開時應熄燈、關好門窗。
【學校檔案室管理制度范文二】
為了進一步加強檔案的安全保管工作,制定檔案管理制度如下:
1.嚴格執(zhí)行檔案安全保管和保密工作責任制。管理人員對全校檔案的保管和保密工作負責;
2.檔案管理人員必須嚴格執(zhí)行檔案查借閱制度,履行借閱登記手續(xù)。“保密卷”等重要材料的借閱,必須審查審批權限是否符合規(guī)定的要求;
3.檔案管理員向檔案利用者提供、出具有關證明時,一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假,出具假證;
4.檔案管理人員切實做好防蟲、防鼠、防塵、防潮、防曬工作。保持室內清潔衛(wèi)生。檔案室嚴禁吸煙,嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入。定期檢查防火滅火系統(tǒng)、防盜系統(tǒng)、計算機檔案管理網絡系統(tǒng);
5.檔案管理人員務必做到每天上下班對庫房門、窗、電源等進行安全檢查。做好節(jié)假日安全檢查工作,發(fā)現(xiàn)問題,及時處理;
6.借出的檔案材料務必定期歸還。借出的檔案材料,不得轉借他人,不得帶入公共場所;
7.非檔案管理人員,未經允許不得進入檔案室。
第8篇 中學學校檔案室管理制度
中學(學校)檔案室管理制度
一、檔案保管制度
1、檔案實行專人管理。嚴格保管檔案室門、柜鑰匙,不得帶至辦公室外,非檔案管理人員不得隨便開啟檔案室門、柜。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案,不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。
3、科學管理檔案,檔案查閱完畢,隨時歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放,資料按類別排列存放。
4、檔案柜進行統(tǒng)一編號,自門口開始從左至右,自上而下編號,并插上查找案卷指引卡。
5、維護檔案安全,每個櫥柜必須保持整潔,并放置防霉去蟲劑。
6、檔案人員調動工作時,應在離職前辦理交接手續(xù)。
二、檔案保密制度
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律,保守秘密,不得擅自擴大檔案利用范圍,不得泄露檔案內容。
2、嚴格檔案借閱制度,健全手續(xù),做到萬無一失。
3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。
4、不得擅自摘錄、復制檔案內容,不得私自將文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。
三、檔案管理員的主要任務
1、負責學校文書、教學、教育、后勤等材料的收集、整理、保存、統(tǒng)計、利用工作。
文書檔案:是指上級文件及學校在實際工作中形成的文件材料。
教學檔案:是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。
教育檔案:是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。
后勤檔案:是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。
2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料,均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間:文書、檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結束后立卷歸檔。后勤檔案在工作結束后立卷歸檔。
4、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果;發(fā)文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批復;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。
5、卷內文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批復在前,請求在后。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚,紙質優(yōu)良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫,并拆除卷內金屬物。
6、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱,能反映卷內文件內容,政治上無誤,文詞上簡明確切。封面要用正楷字填寫,字跡要工整清潔。
7、文件材料歸檔后,檔案人員應本著便于保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記,做到排列有序,并按年代和保管期限編號。
四、檔案借閱制度
1、外單位查、借檔案,必須持單位介紹信,審明查檔案原因,經本單位分管檔案領導批準后可準予查閱。
2、本單位人員查閱涉入本單位的有關檔案,須經領導批準后方可查閱。
3、查、借檔案者必須認真填寫借閱登記簿。
4、查借檔案者要愛護檔案,不準在卷內涂改、勾畫、撕拆、抽取檔案。
5、查閱檔案一律在本單位內查閱,原件一般不得借出,如特殊情況需外借者,須經領導批準,限三天內歸還,并辦理借閱登記手續(xù)。
6、檔案歸還時,檔案工作人員應清點無誤后簽收,發(fā)現(xiàn)問題要查明原因,報領導處理。
五、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案,將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整,由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價值的文件材料,按照“年度――機構――問題”和文件形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,分類準確,合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規(guī)范,排列順序正確,目錄、頁碼清楚,標量確切簡明,保管期限劃分準確,案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔,其它門類檔案按有關規(guī)定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室,其它門類檔案的移交按有關規(guī)定執(zhí)行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄,向檔案室移交,交接雙方按移交目錄清點核對,并履行簽字手續(xù)。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查,及時登記,編目上架。
7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。
六、檔案統(tǒng)計制度
1、建立、健全科學的檔案統(tǒng)計工作,準確地反映本單位檔案數(shù)量質量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設備等實物統(tǒng)計工作和登記臺帳,做到數(shù)字準確。
3、堅持做好檔案資料統(tǒng)計的基礎工作,做好平時原始數(shù)據(jù)登記工作,注意積累統(tǒng)計資料。
4、每年對全部檔案資料進行全面檢查,并做詳細記錄。
5、逐步實現(xiàn)統(tǒng)計工作完整性,統(tǒng)計分類標準化,統(tǒng)計基礎工作規(guī)范化。
七、檔案室管理組織機構
組長:z
組員:z
管理員:z
第9篇 鎮(zhèn)z小學檔案室管理制度
鎮(zhèn)小學檔案室管理制度
一、檔案員要模范遵守黨和國家的保密規(guī)定,自覺遵守保密紀律。
二、非檔案工作人員未經學校領導批準,不得隨意翻閱檔案。
三、查閱借閱檔案、資料的人員,對檔案、資料必須嚴加保護,不得損壞、折卷、畫線、圈點,更不準抽頁、撕頁等。
四、凡經過鑒定的檔案資料,未經領導批準不準隨意修補。
五、經過鑒定,需要銷毀的檔案、材料經領導批準,報檔案管理部門認可后,方可銷毀,不得作廢紙出賣或其它用處。
六、嚴禁在檔案室吸煙和存放易燃品及其它雜物,搞好衛(wèi)生,做到防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠,確保檔案資料的安全。
第10篇 檔案室安全管理制度
1、檔案室是學校黨政文書資料,人事檔案保存使用的場所,列為學校安全管理要害部位,工作人員應特別做好安全工作。
2、檔案室是機密部位,非工作人員未經批準,不得隨便進入室內。
3、各類資料進入檔案室,必須嚴格登記制度、借還制度,機密資料,人事檔案嚴防丟失,嚴防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室應通風、透氣、干燥,做好防濕、防蟲蛀的工作。
5、室內消防器材,報警設備常年完好,性能良好有效。
6、嚴禁將任何火種帶入室內,任何人不準在檔案室內吸煙。
7、門窗堅固防盜,工作人員隨手關窗鎖門,假期、節(jié)日要特別加強看護,確保安全。
第11篇 學院干部人事檔案室管理制度
學院干部人事檔案室管理制度
一、嚴格遵守國家關于干部人事檔案安全、保密的有關規(guī)定,做好檔案室管理工作。
二、認真做好防火、防盜、防潮、防塵、防光、防蟲、防鼠、防污染等“八防”工作,確保檔案材料安全。
三、干部人事檔案室為機要重地,非工作人員不得入內。
四、保持檔案室清潔衛(wèi)生,通風良好,預防灰塵、蛀蟲對檔案材料的損害。
五、檔案室、檔案柜鑰匙由管理員妥善保管,未經領導同意不得交與他人代管。
六、經常檢查柜內檔案,發(fā)現(xiàn)異常及時做好補救工作。
七、定期進行安全檢查,杜絕檔案材料丟失、損壞和其他意外事故發(fā)生。
八、嚴禁在檔案室存放易燃及化學物品。
九、離開檔案室,必須切斷電源、關好門窗,嚴防安全事故發(fā)生。
第12篇 小學檔案室安全管理制度
長江路第一小學檔案室安全管理制度
1、檔案室是學校黨政文書資料、從事檔案保存使用的場所，列為學校安全管理要害部位，工作人員應特別做好安全工作。
2、檔案室是機密部位，非工作人員未經批準，不得隨便進入室內。
3、各類資料進入檔案室，必須嚴格登記制度、借還制度，機密資料、人事檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室應通風、透氣、干燥，做好防濕、防蟲蛆的工作。
5、室內消防器材、報警設備常年完好，性能良好有效。
6、嚴禁將任何火種帶入室內，任何人不準在檔案室內吸煙。
7、門窗堅固防盜，工作人員隨手關窗鎖門，假期、節(jié)日要特別加強看護，確保安全。
第13篇 h小學檔案室管理規(guī)章制度
(一)建立健全校各類檔案,目的主要在于為學校領導、上級有關部門領導全面分析、總結、部署及調度學校工作作出決策提供科學可靠的依據(jù)。
(二)檔案人員應按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料,并將篩選后的資料分類、編制目錄,進袋入檔。
(三)凡檔案資料收集范圍目錄中未編入,但確有使用、保存價值的其他資料,學?？筛鶕?jù)需要自行決定是否保存。
(四)教職工考核、晉升專業(yè)技術職務,獲得獎懲等材料要及時收入個人檔案。
(五)校內印發(fā)的文件是檔案補充的重點,平時校長室、教務處、德育處、總務處、團隊等部門應將有關材料分類保存,每學期結束時,集中交檔案人員立卷歸檔。
(六)校內人員借閱業(yè)務性檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意后方可查閱,并要辦理登記手續(xù),在規(guī)定期限內完好無損地歸還。
(七)檔案資料室門窗要加固,要備有消防器材,保持整潔干燥,自然通風,嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
第14篇 測繪檔案室安全管理制度（3）
測繪檔案室安全管理制度(三)
(一)檔案工作制度
1、檔案工作是測繪管理工作的一部分,須有一名領導分管。
2、檔案人員應及時將上級檔案部門的有關指示向分管領導匯報,以便及時了解檔案工作動向,掌握房產測繪檔案工作。
3、檔案工作由分管領導負責,對檔案員進行業(yè)務指導,在檔案移交時檢驗案卷質量。
4、遵照“集中統(tǒng)一管理”的原則,測繪檔案應集中存放在測繪檔案室,實行統(tǒng)一管理。
5、根據(jù)國家有關檔案管理的規(guī)定,結合單位檔案工作的實際適用測繪實際的保管期限表、歸檔范圍等。
6、建立以檔案員為骨干的檔案工作網絡,定期檢查。
7、編制各種檢索工具、參考工具,積極為測繪管理提供便利,及時做好登記和統(tǒng)計工作。
8、檔案人員應加強學習,不斷提高思想覺悟和不斷更新業(yè)務知識,使測繪檔案工作更趨規(guī)范化、科學化。
(二)檔案工作人員崗位責任制
1、檔案工作人員必須嚴格遵守《中華人民共和國國檔案法》和《中華人員共和國保密法》規(guī)定的各項條款,依法辦事;認真貫徹執(zhí)行檔案工作的各項規(guī)章制度。
2、指導各部門的立卷人員和專業(yè)技術人員按時做好文件材料的收集、立卷歸檔工作,努力提高案卷質量。
3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統(tǒng)計等基礎工作,熟悉所保管的檔案情況。
4、做好檔案的利用服務工作,編制多種檢索工作和參考資料
做到調卷及時迅速、準確無誤。
5、做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全
防護工作,維護國家的檔案不受損失。
6、刻苦學習檔案業(yè)務知識,提高業(yè)務能力和學術水平,努力實現(xiàn)檔案管理科學化、現(xiàn)代化。
7、遵守保密制度。未經批準,不得利用職權擅自擴大檔案的利
用范圍,不得泄露檔案的機密和內容,確保檔案機密的安全。
(三)檔案資料歸檔制度
1、凡是委托測繪的成果及圖紙、草圖等均屬歸檔范疇。
2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是檔案員的任務之一,應列檔案員的職責范圍,建立崗位責任制,同時搞好檔案集中和統(tǒng)一管理工作。
3、在工作中形成的具有保存價值的文件資料,均應整理立卷后歸檔,由檔案室統(tǒng)一管理,不得分散在部門或個人手中。
4、每月底以前,檔案員必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷歸入處室檔案,并將其檔案材料存放檔案室。
5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號、案卷號、填寫案卷目錄及卷內文件目錄,做好向檔案室移交的準備工作。
6、部門移交案卷時應經檔案室工作人員驗收,移交時應履行移交手續(xù),填寫移交清冊。
(四)檔案庫房管理制度
1、努力創(chuàng)造條件實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理,使庫房管理更趨科學化。
2、庫房由檔案人員負責管理,并負責每天檢查門窗電的開關情況。
3、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護條件,并每月檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
4、明確各類檔案的界限,實行分類分柜存放保管。
5、庫房必須具有專用櫥柜,并被有必要的安全保護設施,以確保檔案的安全。
6、非檔案室工作人員不得進入庫房,查閱檔案不得在庫房內進行。
7、庫房內不得堆放其他物品,以保證庫房的整潔。
(五)檔案保密保衛(wèi)制度
1、保守檔案機密是每個檔案工作人員的神圣職責。
2、檔案室設專用檔案庫房,配置專用檔案櫥柜存放檔案。
3、檔案室內應設置閱覽檔案室,建立監(jiān)閱制度,防止失密、泄密。
4、檔案庫房和檔案櫥柜必須明確專人管理,鑰匙由專管人員使用。檔案人員工作調動時,必須辦理交接手續(xù)。
5、檔案人員不得將機密文件、檔案資料帶回家,或探親訪友,或出入公共場所。
6、不得擅自翻印、復印上級機密文件或資料,不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機密;不準向無關人員談論、泄露有關檔案內容。在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔,一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
7、非檔案人員不得進入庫房,不得在庫房中接待親友。
(六)檔案資料借閱制度
根據(jù)《檔案法》和有關規(guī)定,特制定本制度。
1、外單位查閱檔案,應持單位介紹信。
2、查閱各種檔案必須在查閱室進行,未經同意,不準私自帶走。
3、凡查閱利用本單位重要的機密檔案或在一定范圍內控制使用的檔案,應經單位領導同意。
4、檔案嚴格控制借出,如確因工作需要,應經本單位領導批準,借出時間一般不得超過三天。借閱期間,要確保檔案的安全。
5、利用檔案者,必須注意保守機密,不得任意瀉漏和向外公布。
6、查閱檔案,必需注意保護檔案不得在文件材料上圈點。批注、勾畫、污損,更不得拆卷抽取;撕毀原件,違者將依據(jù)《檔案法》規(guī)定追究責任。
7、對利用檔案產生了明顯經濟效益和社會效益的典型事例,利用者責任向檔案室提供信息反饋。
(七)檔案銷毀制度
1、檔案銷毀必須經校領導和上級主管部門負責人審核同意。
2、凡需銷毀的檔案必須編造清冊,并撰寫包括:本單位和卷宗的簡短歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細內容、鑒定的情況和銷毀的理由等內容的書面報告。
3、銷毀檔案時必須有兩人以上進行監(jiān)銷,在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期,并需簽名蓋章以示負責。
(八)檔案保管制度
1、檔案庫房和檔案柜、資料架要統(tǒng)一編號,檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊,
重點檔案和一般檔案要分別保管并定期檢查,對破損和模糊不清的檔案、資料及時修復和復制。
2、認真落實檔案庫房的八防措施。庫房內嚴禁吸煙和存放易
燃品,庫房內外放置滅火器材,以應急需;庫房門窗要裝置防盜設備,及時關開、上鎖,鑰匙由專人專柜保管,不得隨身攜帶;經常清掃、整理庫房內外和櫥架內外的清潔衛(wèi)生;注意觀測庫房溫濕度,盡量控制在規(guī)定標準;每年四月份放置一次殺蟲劑,并視情況及時采取措施,防止鼠咬蟲蛀。
3、對檔櫥、架要經常進行保養(yǎng),防止銹蝕,保持美觀清潔。
4、檔案人員每年對檔案保管情況進行一次全面檢查,并作記錄。
(
九)檔案統(tǒng)計與匯報制度
檔案統(tǒng)計,是掌握情況,分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。加強檔案統(tǒng)計工作是提高檔案科學管理水平的必要措施和重要標志。為進一步加強檔案統(tǒng)計工作,特制度如下統(tǒng)計制度。
1、辦公室要指定專人兼管檔案統(tǒng)計工作;負責全校檔案構成、檔案利用、檔案工作人員構成、檔案室基本概況等情況的統(tǒng)計工作;負責上級檔案部門需要的各種報表的填報工作。
2、抓好檔案統(tǒng)計的原始記錄工作。檔案的登記是檔案統(tǒng)計的基礎,應結合實際,做好各項原始材料的登記,主要包括下述內容:卷內目錄、案卷目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。
3、建立健全統(tǒng)計臺帳,掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和室內各種情況數(shù)據(jù),按上級部門的要求及時報送各種報表。到年末各類檔案的增減數(shù)據(jù)應做到類別清楚、數(shù)字準確無誤。
4、上級檔案部門需要的各類報表,要按時間要求,準確無誤地報出,所報各類數(shù)據(jù)不得弄虛作假。
5、統(tǒng)計人員要將統(tǒng)計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項日常工作中進行,隨時保證檔案與帳目相符;每年底對本年度的各類數(shù)字要進行綜合統(tǒng)計,形成完整的統(tǒng)計資料。
第15篇 檔案室管理制度
一個單位的檔案室,是以保管員工或學生檔案為重的地方,所以在管理好檔案的前提下,要有檔案保管制度、保密制度和安全等制度。以下是完整的檔案室管理制度的范本,可供參考。
檔案保管制度
一、嚴格執(zhí)行檔案收集、整理、保管、鑒定、提供利用與銷毀等有關制度和規(guī)定,確保其完整、系統(tǒng)和安全。
二、檔案按檔號排放,檔案柜編順序號,庫房內懸掛相關檔案資料管理規(guī)章和制度。
三、借出的檔案須按時歸還,利用后的檔案應隨即放回原處。
四、不得竊取、出賣和涂改檔案,違者追究法律責任。
五、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防霉工作。
六、做好庫房溫濕度的監(jiān)控與登記工作。
七、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
檔案保密制度
一、高度認識檔案保密工作的重要性,嚴格遵守有關法規(guī)和制度。
二、查閱涉密檔案或內部材料,須經有關部門和辦公室負責人批準,必要時報請有關校領導審批。查閱時須嚴格履行登記手續(xù),注明查閱目的和內容。
三、未經批準,任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復制、傳播具有保密性質的檔案內容。
四、因需要經批準摘錄或復制涉密檔案材料的,須妥善保管,用后銷毀,如發(fā)生涉密問題,后果由利用者負責。
五、不歸檔的重份文件及內部材料,須交由學校集中銷毀。
六、在校保密委員會的指導下,做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者,如有違反保密規(guī)定的,視情節(jié)輕重按有關規(guī)定處理。
檔案利用制度
一、查閱利用本館開放檔案、資料者,須持身份證(或工作證、學歷證書)等有效證件,同時填寫查閱登記表;受他人委托者,還須出具他人上述任一證件(含復印、傳真件)及委托查閱申請書。
二、查閱重要的或密級檔案,按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的重要檔案,須經辦公室負責人批準;查閱珍貴檔案時,以復印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的,除出具所在單位證明外,須經辦公室負責人或學校分管領導批準,并辦理外借手續(xù)(限5天內歸還);若續(xù)借,需辦續(xù)借手續(xù)。
四、提供利用檔案時,按學校有關規(guī)定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料,按國家有關規(guī)定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規(guī)者,有權給予勸告、責令賠償或其它處置,直至追究法律責任。
七、未經主管校領導批準或辦公室授權,任何單位、個人無權公布檔案內容。
檔案室人員崗位職責
一、積極宣傳黨和國家關于檔案管理的法規(guī)、條例。
二、遵守各項檔案業(yè)務規(guī)章制度。
三、維護檔案的完整、系統(tǒng)和安全,定期檢查檔案保管情況,改進檔案保護技術,嚴守國家機密。
四、積極開展咨詢服務;熱情接待檔案利用者,迅速、準確提供所需檔案和資料。
五、深入基層,開展對兼職檔案員的業(yè)務培訓和指導工作。
檔案鑒定制度
一、在主管校領導主持下,由校辦、檔案室及有關部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑒定組,按照分工,個人初鑒、集體審查,具體工作由檔案室組織。
二、對在整理的歸檔材料,要以全面的、歷史的和發(fā)展的觀點鑒定其價值,準確把握歸檔范圍和保管權限,有異議時由鑒定組裁定。
三、檔案達到開放期,由鑒定組作出是否向社會開放的決定。
四、檔案保密期滿,由鑒定組作出是否變更密級或解密的決定。
五、檔案存留期滿,由鑒定組提出銷毀或延長保管期限的意見,經主管領導批準后,方可存、毀。
六、銷毀檔案前登記造冊(注明題名、數(shù)量、鑒定時間、參加鑒定人員);銷毀時由3人執(zhí)行;事后在清冊上注明銷毀日期并簽字;清冊歸檔。
安全與消防制度
一、庫房重地,非本室工作人員不得擅入。
二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。
三、做好安全巡查工作,下班時關好水電、鎖好門窗。
四、檔案工作人員應熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保養(yǎng)更新工作,使之可靠有效。
五、發(fā)生火警、火災要迅速報告,并全力撲救。
