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目錄清單
1. 引言
2. 采購政策
3. 供應商管理
4. 食品質(zhì)量標準
5. 采購流程
6. 合同與協(xié)議
7. 庫存控制
8. 食品安全與追溯
9. 監(jiān)督與審計
10. 培訓與教育
11. 附則
重點內(nèi)容
1. 引言 食品采購管理制度旨在確保公司能有效、高效地獲取優(yōu)質(zhì)食材，保障食品安全，維護公司聲譽，同時優(yōu)化成本控制。
2. 采購政策 采購部門應遵循公正、公平、透明的原則，優(yōu)先選擇符合質(zhì)量標準、價格合理且信譽良好的供應商。
3. 供應商管理 供應商需通過資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、食品安全證書等。定期評估供應商的績效，確保其持續(xù)滿足公司的要求。
4. 食品質(zhì)量標準 所有采購的食品必須符合國家食品安全法規(guī)，同時設定內(nèi)部質(zhì)量標準，如新鮮度、口感、包裝完整性等。
5. 采購流程 需求預測→市場調(diào)研→供應商選擇→價格談判→訂單確認→收貨檢驗→入庫管理，每個環(huán)節(jié)應有明確責任人。
6. 合同與協(xié)議 簽訂書面合同，明確雙方權(quán)利義務，包括質(zhì)量保證、交貨時間、價格、付款條件等，合同需由法務部門審核。
7. 庫存控制 實施先進先出原則，定期盤點，防止過期或損耗，確保庫存周轉(zhuǎn)率。
8. 食品安全與追溯 建立追溯體系，從源頭到餐桌全程記錄，一旦發(fā)現(xiàn)問題，能迅速定位并召回。
9. 監(jiān)督與審計 內(nèi)部審計部門定期檢查采購流程，確保制度執(zhí)行到位，外部審計機構(gòu)每年進行一次全面審計。
10. 培訓與教育 員工定期接受食品安全和采購流程培訓，提高業(yè)務能力和風險意識。
11. 附則 本制度自發(fā)布之日起實施，如有修訂，需經(jīng)管理層批準。
措施
1. 定期更新供應商名單，保持市場敏感度。
2. 實施隨機抽樣檢驗，確保食品質(zhì)量。
3. 加強與供應商的溝通，及時解決供應鏈問題。
4. 對不合格供應商采取警告、暫停合作直至取消資格的措施。
5. 對違反制度的員工，依據(jù)公司規(guī)定給予相應處罰。
6. 不斷完善采購管理制度，結(jié)合實際情況調(diào)整優(yōu)化。
7. 提倡員工舉報違規(guī)行為，建立獎勵機制。
8. 鼓勵創(chuàng)新，尋找更高效、更安全的采購解決方案。
食品采購管理制度-通用版范文
第1篇 食品采購管理制度-通用版
一、采購食品,應當查驗供貨者的許可證和食品合格的證明文件。應當建立食品進貨查驗記錄制度,如實記錄食品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批號、保質(zhì)期、供貨者名稱及聯(lián)系方式、進貨日期等內(nèi)容。食品進貨查驗記錄應當真實,保存期限不得少于二年。
實行統(tǒng)一配送經(jīng)營方式的食品經(jīng)營企業(yè),可以由企業(yè)總部統(tǒng)一查驗供貨者的許可證和食品合格的證明文件,進行食品進貨查驗記錄。
二、采購各類食品應注意生產(chǎn)日期或保存期等食品標識,不應采購快到期或超期食品。
三、采購時應向銷售方索取該批產(chǎn)品有效許可證和食品合格的證明文件。
四、禁止采購腐敗、霉變、生蟲、污穢不潔、混有異物或其他感官性狀異常、可能對人體健康造成危害的食品。
五、禁止采購病死、毒死、死因不明或有明顯致病寄生蟲的禽、畜、水產(chǎn)品及其制品、酸敗油脂、變質(zhì)乳及乳制品、包裝嚴重污穢不潔、嚴重破損或者運輸工具不潔而造成污染的食品。
六、禁止采購摻假、摻雜、偽造、冒牌、超期或用非食原料加工的食品。
七、采購人員應記錄采購食品的來源及保管好相關(guān)的資料,注意個人衛(wèi)生并隨時接受管理人員檢查。
第2篇 食品原料采購管理制度
一、必須嚴格執(zhí)行《食品安全法》的有關(guān)規(guī)定。
二、采購食品或食品原料要認準“qs”標志，必須向供方索取檢驗合格證、化驗單和其它相關(guān)證件。嚴禁采購無生產(chǎn)廠址、無生產(chǎn)日期、無質(zhì)量檢驗單的“三無”產(chǎn)品。
三、采購的食品原料必須新鮮、無污染，符合應有的營養(yǎng)要求，并具有相應的感官性狀。
四、禁止采購下列食品：
1、有毒有害、腐爛變質(zhì)、油脂酸敗、霉變生蟲、混有異物或其它感官性狀異常的食品。
2、無檢驗合格證或化驗單的食品及其原材料。
3、超過保質(zhì)期及其它不符合食品標簽規(guī)定的定型包裝食品。
4、無衛(wèi)生許可證的食品生產(chǎn)經(jīng)營者供應的食品。
五、采購食品添加劑必須選購國家允許使用的食品添加劑。
六、運輸食品的工具應當保持清潔，運輸冷凍食品須有保溫設施。
第3篇 食品原料采購索證查驗與庫房管理制度
一、不得采購《中華人民共和國食品安全法》第二十八條規(guī)定禁止生產(chǎn)經(jīng)營的食品;
二、采購食品時應向供貨方索取購貨憑證,并做好采購記錄;
三、向食品生產(chǎn)單位,批發(fā)市場等批量采購食品的,還應索取食品流通許可證、檢驗(檢疫)合格證明;
四、建立食品原料、食品添加劑、食品相關(guān)產(chǎn)品進貨查驗記錄制度,如實記錄食品原料、食品添加劑、食品相關(guān)產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供貨者名稱及聯(lián)系方式、進貨日期等內(nèi)容。食品原料、食品添加劑、食品相關(guān)產(chǎn)品進貨查驗記錄應當真實,保存期限不得少于二年;
五、保持食品倉庫房分開設置;
六、食品和非食品庫房分開設置;
七、不同性質(zhì)食品和物品分區(qū)存放,需低溫存放的食品應置于冷藏設施存放;
八、入庫食品應分類逐項登記,定期檢查核對;
九、庫房內(nèi)的食品遵循先進先出的原則,定期檢查庫房食品衛(wèi)生,對無標識、標識不全或超過保質(zhì)期等不符合相關(guān)食品安全要求的食品予以銷毀。
第4篇 食品與食品原料采購查驗管理制度
一.目的
為了使本食堂對原料的質(zhì)量實施有效控制，確保采購物資的質(zhì)量符合規(guī)定要求，價格合理、交貨及時，特制定本制度。
二.適用范圍
適用于所需的原料采購
三.工作程序
1.采購應及時收集填制供應商檔案表，內(nèi)容包括：供應商的名稱、產(chǎn)量、供貨能力、質(zhì)量保證能力和供貨情況等方面的資料，由主管人員匯總分門別類建立檔案。供應商的檔案，包括：
a.法人資料、資質(zhì)、資信等；
b.產(chǎn)品質(zhì)量狀況；
c.價格與交貨期；
d.歷史業(yè)績等。
2.對合格供應商的控制
a.質(zhì)檢員對供應商每次供貨時進行抽樣檢驗；
b.供應商每次供貨如產(chǎn)品質(zhì)量不合格按本餐廳《不合格品控制程序》執(zhí)行，如交貨期，交貨數(shù)量等沒按合同進行時，可由采購員對供應商提出警告，嚴重時發(fā)出暫撤消供應商關(guān)系的通知。
3.采購資料
對主要原材料的采購由采購部門根據(jù)訂貨合同對原材料的需求量要求和庫存情況制定采購計劃，注明品名、規(guī)格、數(shù)量、采購依據(jù)等報總經(jīng)理批準。在《合格供應商名單》上選擇供應商，并與之取得聯(lián)系，擬制采購合同，《采購合同》的擬制必須符合國家《合同法》有關(guān)規(guī)定。
4.采購產(chǎn)品的驗證
原輔材料必須符合相應的國家標準、行業(yè)標準、地方標準、及相關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定。實行生產(chǎn)許可證的堅決采購有qs標志的產(chǎn)品，質(zhì)量檢驗科嚴格按照標準要求進行驗收，不合格的拒收，合格的辦理手續(xù)入庫。
原輔材料驗收：
從合格供應商采購的原輔材料，供應商應提供有關(guān)證明材料，采購產(chǎn)品進廠后質(zhì)檢部進行驗收的同時還需對供應商名稱、貨證是否相符等相關(guān)資料進行核對。具體控制如下：
a.采購產(chǎn)品驗收：在按照《原輔料標準及檢驗和試驗方法》、《各種原輔料供應商需提供的證明材料清單》進行驗收的同時，還要按照下述規(guī)定進行嚴格控制，并做好相關(guān)檢驗、驗證內(nèi)容的記錄。
?? 采購產(chǎn)品進廠時要嚴格控制其驗收檢驗過程，供應商必須提供其營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證、生產(chǎn)許可證（如在發(fā)證范圍）和出廠檢驗合格證明；
?? 如供應商未提供或證明內(nèi)容與規(guī)定不符時，應視情況對其采購產(chǎn)品拒收或單獨存放，待證明材料重新提供后再進行核對，符合要求的即可辦理入庫手續(xù)；
?? 來自非合格供應商的貨物拒收；
?? 到期未提供官方合格證明資料或與要求內(nèi)容不符，應停止其合格供應商資格直到提供資料齊全為止；
?? 連續(xù)3次發(fā)生偏差的供應商應停止其合格供應商資格；
?? 運輸車輛是否衛(wèi)生；
?? 外包裝是否有破損、有油污等；
?? 驗證貨證是否相符，貨證不符的拒收或單獨存放并做好標識；
?? 標識是否清楚、正確，標識不清楚的單獨存放；
?? 采購部每年對合格供應商進行一次復評。
b.原輔料的貯存：
原輔料應在專用庫房中分類貯存。
5.采購產(chǎn)品的質(zhì)量跟蹤
采購部門定期或不定期對正式供貨方進行質(zhì)量跟蹤并填寫《質(zhì)量跟蹤報告》，對質(zhì)量下降的供應商由采購部門及時反映給供應商，并限期整改。到期無改進的供應商，報總經(jīng)理批準取消其供貨資格。
第5篇 學校食堂食品采購查驗管理制度3
學校食堂食品采購、查驗管理制度(三)
一、食堂采購員必須到持有衛(wèi)生許可證且相對固定的經(jīng)營單位采購食品,并按有關(guān)規(guī)定進行索證(食品生產(chǎn)經(jīng)營衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品檢驗合格報告書),保證食品質(zhì)量。
二、食堂采購員不得采購腐敗變質(zhì)、油脂酸敗、霉變、生蟲、污穢不沾、混有異物或者其他感官性狀異常、含有毒有害物質(zhì)或者被有毒有害物質(zhì)污染、可能對人體健康有害的食品,不得采購未經(jīng)獸醫(yī)衛(wèi)生檢驗或者檢驗不合格的肉類及制品,不得采購超過保質(zhì)期限或不符合食品標簽規(guī)定(無標注廠名、廠址、生產(chǎn)日期、保質(zhì)日期)的定型包裝食品及其他不符合食品衛(wèi)生標準和要求的食品。
三、食堂食品入庫、出庫必須進行驗收,并定期檢查,倉管人員發(fā)現(xiàn)有腐敗變質(zhì)、過期或有其他感官性狀異常的食品必須及時處理,不得入庫或出庫,驗收檢查情況必須有記錄。
第6篇 食品企業(yè)生產(chǎn)用物料采購管理制度
采購計劃提報制度
生產(chǎn)用物料采購管理制度
受控狀態(tài)：
發(fā)放編號：
編制：采購部
審核：
批準：
Q/SHF-GCG-008-2011
Q/SHF
山東惠發(fā)食品有限公司企業(yè)標準/
生產(chǎn)用物料采購管理制度
文件編號：Q/SHF-GCG-008-2011
版本/修訂狀態(tài)：A/0
生產(chǎn)用物料采購管理程序
開始
研發(fā)部
采購部
品控部
庫房
生產(chǎn)用物料采購標準的制定
供應商的選擇、供應能力的評審
年度采購方案的確定（季節(jié)性原料的采購）
供應商的選擇供應能力的評審
年度采購方案確定（含季節(jié)性原料的采購）
采購方式
符合招標要求
不符合
標書的編寫、發(fā)放、會收
采購價格的產(chǎn)生
合同簽訂
不合格
不合格物料的處理
結(jié)束
采購訂單的下達、跟蹤
合格
生產(chǎn)用采購物料的驗收
根據(jù)研發(fā)制定的采購標準制定驗收標準
根據(jù)研發(fā)制定的采購標準制定驗收標準
物料入庫
采購申請的下達
生產(chǎn)用物料采購管理制度
第一章總則
第一條
目的
明確采購操作流程，
使物料采購工作規(guī)范化、系統(tǒng)化、明確化，提高工作效率。
第二條
適用范圍
適用于集團公司各分公司所有生產(chǎn)用物料的采購管理。
第三條
職責
（一)采購部：供應商的開發(fā)、供應商的選擇、年度采購方案的制定、采購招標、價格產(chǎn)生、合同的簽訂、訂單的下達、跟蹤、供應商的考核評定；年度、月度物料需求計劃的編制，日采購申請的下達。
（二)品控部：供應商到貨質(zhì)量的驗收。
（三)研發(fā)部：生產(chǎn)用物料采購標準的制定及修定。
（四)庫房：物料的入庫辦理。
第四條
術(shù)語和定義
（一)帕累托原理：意大利經(jīng)濟學家兼社會學家維弗列度·帕累托(Vilfredo Pareto)對當時的社會財富分配問題進行深入研究后發(fā)現(xiàn)，社會財富的80%掌握在20%的人手中，只要知道這20%的人的行動，就可以掌握社會總行動的80%，即從20%的已知變量中，可推知另80%的結(jié)果。這個原理經(jīng)過多年的演化，已變成當今管理學界所熟知的“帕累托原理”----80%的價值是來自20%因素，其余20%的價值則來自80%的因素。
（二)A、B、C分析：按企業(yè)的物質(zhì)品種以所占用資金的大小進行分類排隊，把他們分為ABC三類。A類物質(zhì)數(shù)量最少，但占用資金比重大，因此應嚴格控制。B類物質(zhì)較A類多，價格較低，原則上不要求同A類存貨那樣，可以實行一般控制。c類物質(zhì)種類繁多，但價格低廉，占用資金很少，因此可實行適當放松控制。
（三)紅沖：紅字沖賬法的簡稱，紅字沖賬法又稱紅字更正法,是指用紅字沖銷或沖減原有的錯誤記錄,以更正或調(diào)整記賬錯誤的方法.紅字沖賬法按照其沖銷錯賬的程序不同,可分為全額沖賬法和差額沖賬法兩種。
（四)統(tǒng)采物料：總部采購部在集團范圍內(nèi)統(tǒng)一實施采購的物料。價格的產(chǎn)生及供應商的確定由總部采購部負責，分公司負責具體的采購實施。
（五)分采監(jiān)管物料：分公司采購部實施采購，采購申請和采購價格由總部采購部審核監(jiān)管的物料。
（六)分采物料：分公司采購部自行實施采購的物料。
第二章程序說明
第五條
供應商的評審、物料的評選
（一)采購員依據(jù)研發(fā)部提供的物料采購標準，負責新增供應商、物料的開發(fā)和供應商供應能力的評審，采購員向供應商索要評審所用的資料(含供應商所供物料的貯存方法)。
（二)供應商評定審核小組負責根據(jù)采購員轉(zhuǎn)來的供應商資料，對供應商力進行評審；由供應商管理專員負責編制《合格供方名錄》。
（三)公司的原材料采購必須來源于《合格供方名錄》中的供應商。
（四)每種物料要求匹配3-5家供應商，采購員根據(jù)當前的供應商匹配情況，有針對性的開發(fā)供應商。
（五)小試原料及新開發(fā)急用物料，由采購員先進行采購；中試和批量生產(chǎn)用的原物料必須是經(jīng)在供應商審核小組通過或已被列入合格供方名錄后才允許采購；中試和批量生產(chǎn)用的原物料研發(fā)必須提供物料采購標準，無標準的，采購部可以拒絕采購。
（六)具體操作參見《生產(chǎn)用物料供應商管理程序》。
第六條
年度采購方案的確定
（一)年度采購物料A、B、C分類
采購主管根據(jù)年度需求物料和價格預算計算各物料的年度采購金額，然后按《××年度××物料年度采購預算A、B、C劃分表》格式對自己負責物料的年度采購金額進行A、B、C劃分；采購經(jīng)理負責審核。
（二)年度物料采購類別A、B、C分類：
1、采購主管根據(jù)年度需求物料把可以向同一類供應商采購的物料按《××年度××物料采購類別組劃分明細表》格式對自己負責物料進行采購類別劃分；各采購主管把劃分好的采購類別組報采購經(jīng)理及采購負責人審核后執(zhí)行。
分公司采購主管把劃分好的采購類別報分公司總經(jīng)理及總部采購審核后執(zhí)行。
2、采購主管對每月新增物料重新作采購類別劃分，可以劃分到已有采購類別的劃分到已有采購類別，否則作新采購類別；采購主管對需要采購外包采購物品最好指定品牌和型號，特殊情況由采購經(jīng)理裁定；外包采購物品應盡量向大的采購中間商集中。
3、采購經(jīng)理或主管根據(jù)帕累托原理，按《××物料采購類別組A、B、C劃分明細表》格式對采購類別組年度采購金額進行A、B、C分析。
（三)年度采購方案的制定：
1、采購經(jīng)理按《××物料采購類別組供應商匹配明細表》格式對采購類別組作采購類別定位分析、3-5家供應商匹配（特殊情況不能按要求匹配的由采購經(jīng)理裁定）；并按固定格式《采購類別年度采購方案規(guī)劃表》作年度采購方案規(guī)劃。
2、采購主管根據(jù)對各采購類別價格預測趨勢分析，每月25號前按固定格式《采購類別月度采購方案規(guī)劃表》制定各采購類別月度滾動采購方案，經(jīng)采購經(jīng)理審核后執(zhí)行。
（四)集團公司年度采購方案的統(tǒng)一
1、集團公司物料分類及采購方式
1）非生產(chǎn)類原物料：五金類、設備配件類、基建類、等非生產(chǎn)物料，原則上由分公司采購部實施采購，但總部采購部實施年度采購或統(tǒng)一采購的除外。
2）生產(chǎn)類原物料：見下表
物料類別名稱
采購方式
牛肉類、豬肉類、羊肉類、雞肉類、鴨肉類、魚糜類、腸衣類、油脂類、香精及香料類、包裝類、冷凍蔬菜類、蛋白類、淀粉類、變性淀粉類
統(tǒng)采物料
鮮蔬菜類、五金類、設備配件類、基建類、等非生產(chǎn)物料
分采監(jiān)管物料
除以上統(tǒng)采物料和區(qū)采監(jiān)管物料外的其他生產(chǎn)類原物料
分采物料
2、總部和分公司年度采購方案制定完畢后，發(fā)至總部采購經(jīng)理處審核，采購經(jīng)理將各分廠所報方案加以統(tǒng)一，制定出集團公司內(nèi)的年度采購方案，報經(jīng)集團公司總經(jīng)理審批通過后，發(fā)集團公司采購部、分公司采購部相關(guān)人員后執(zhí)行。
（五)月度采購方案
每月26日前，總部和各分公司采購主管，根據(jù)采購計劃員提供的月度物料需求計劃，制定出月度采購方案，發(fā)至總部采購經(jīng)理處。每月28日前，經(jīng)采購部經(jīng)理審批通過后，集團公司采購部、各分公司參考。采購經(jīng)理有權(quán)根據(jù)集團總部、各分公司所報月度采購方案中抽查實際采購方案的執(zhí)行情況。
第七條
標書的編寫、發(fā)放、回收
(一)采購計劃員每月末25號前需書面采購部遞交次月度物料需求計劃。采購部根據(jù)制定好的年度采購方案，對有需求計劃的物料進行招標。
(二)生產(chǎn)物料本批次（或時間段）采購金額為10萬以上（不含）；供應商數(shù)量要求3-6家，至少必須為3家以上（含）,采購員必須給供應商發(fā)放標書；生產(chǎn)物料本批次（或時間段）采購金額不在此范圍的按《采購價格產(chǎn)生管理制度》產(chǎn)生價格。
(三)采購員在招標前，要明確此次招標配額的分配方案（具體見《供應商配額分配管理制度》流程規(guī)定）、招標價格的有效期和應邀供應商等信息。
(四)招標審批通過后，采購員方可向應邀供應商發(fā)放標書。采購員在編寫標書時應注意：
1、標書編寫原則上按標書固定格式執(zhí)行；
2、在標書中明確告知應邀供應商此次招標的配額分配方案；
3、標書應報采購經(jīng)理進行審核，分公司報分公司總經(jīng)理，否則不予開標，特殊情況必須調(diào)整標書固定格式的，應報財務部審核同意后方可執(zhí)行。
4、保證金是否收取、收取的數(shù)額由采購經(jīng)理裁決，標書中必須明確規(guī)定選擇合作供應商數(shù)量、配額分配方案、付款方式、質(zhì)量標準、價格有效期等，特殊情況由采購部裁定，分公司由分公司負責人裁定。
5、我方強勢的采購物品，需讓供應商按規(guī)定格式進行拆分報價；設備類產(chǎn)品讓供應商按固定格式報配件明細及價格。
6、標書中的采購數(shù)量為預估數(shù)量，必須在標書中列明“該數(shù)量僅供參考，實際以具體書面訂單為準”；
7、標書中的質(zhì)量要求須與合同簽定保持一致。
(五)標書的回收由采購招標員負責，采購招標員收取標書時作好如下工作：
1、如發(fā)現(xiàn)標書中出現(xiàn)涂改，在涂改處須有授權(quán)人簽字或蓋條；
2、記錄標書送達時間(超過規(guī)定時間標書作廢)；
3、審核保證金收據(jù)（并將收據(jù)號凳記在相關(guān)表單中、保證金電匯憑證、從貨款扣除證明，扣除證明要有采購員簽字確認貨款是否滿足保證金）；
4、技術(shù)標書和商務標書是否分開（沒有分開的標書讓供應商在規(guī)定時間內(nèi)修改或作廢）；
5、在收到標書發(fā)現(xiàn)有異常情況時必須第一時間通知采購員。
(六)標書的開啟與招標價格備份必須為一人操作，另外一人監(jiān)督、復核。
(七)對于已繳納的標書，投標方在未開標前想修改標書內(nèi)容，必須由其授權(quán)人出具相關(guān)身份證明后方可預以修改，同時要求其在修改處簽字并注明修改時間。
第八條采購價格的產(chǎn)生
(一)采購招標員依據(jù)《采購價格產(chǎn)生管理制度》中的相關(guān)規(guī)定產(chǎn)生價格，價格產(chǎn)生后，《招標匯總表》轉(zhuǎn)采購員，由采購員逐級上報招標結(jié)果。
(二)采購員根據(jù)審批后的招標結(jié)果，采購經(jīng)理審核審批，如采購主管或以上級別人員，對此價格有疑問，可進行內(nèi)部溝通，要求提報人作出合理解釋；若確定屬于錯誤的，可直接駁回。
(三)分公司采購人員對統(tǒng)采物料、區(qū)采監(jiān)管物料、授權(quán)采購物料價格調(diào)整必須報總廠采購部批準；同時統(tǒng)采物料和議標軟件產(chǎn)生價格后，分公司不允許再與供應商二次議價。
(四)配額的分配、調(diào)整、實際執(zhí)行情況的跟蹤、監(jiān)督，具體參見《供應商配額分配管理制度》。
第九條
合同的簽訂
(一)只要有合作的供應商必須要有相應的采購合同，采購員在下達訂單前要核對該供應商是否簽訂有效的采購合同。
(二)合同編寫原則上以固定格式合同為依據(jù)，以標書要求、商談內(nèi)容為根據(jù)編寫，超出以上內(nèi)容部分必須給采購負責人匯報后方可加入編寫內(nèi)容。分公司須報分公司負責人同意。
(三)在簽訂合同時，應注意：
1、供應商所供的所有物料，必須在合同清單中列全，不允許有漏項；商品清單中原物料名稱必須按我公司的原物料驗收標準名稱；
2、合同中必須列明所有原物料的驗收標準，嚴格按研發(fā)部制定的物料采購標準執(zhí)行，包括感官、理化、衛(wèi)生、微生物、檢驗方法、車輛衛(wèi)生和運輸防護措施、包裝要求等所有檢驗項目的內(nèi)容。
當我公司原物料采購標準發(fā)生改變時，必須在一個月內(nèi)通知供應商，并根據(jù)我公司修改后的原物料驗收標準重新與供應商簽訂合同內(nèi)商品清單內(nèi)容中的標準要求，或要求供應商提供新標準的書面確認函。
3、合同甲、乙雙方落款處應將信息盡量填寫完整，例如：經(jīng)辦人簽字、蓋條處甲乙雙方的信息等，不能只加蓋合同條。
4、所有合同內(nèi)容的填寫只能使用簽字筆；
(四)采購員必須在合同到期前15天續(xù)簽新的合同，新簽訂的合同采購員須及時交合同管理員處歸檔管理。
(五)合同具體簽批流程按《合同評審表》執(zhí)行。
(六)總部的固定格式合同，經(jīng)財務部審核、采購部經(jīng)理審批后即可完成，企管部予加蓋合同條。非固定格式合同，法務部、采購部總經(jīng)理審核后，必須報總經(jīng)理審批后，企管部方可給予加蓋合同條。
(七)區(qū)域分廠的固定格式合同，經(jīng)分公司負責人審批后即可完成，財務給予加蓋合同條在加蓋合同條時，兩頁（含）以上的，必須加蓋騎縫條。
第十條采購訂單的下達
(一)采購員每日必須登錄網(wǎng)上采購平臺查看當天計劃下達的采購申請情況（凡超過當天中午12：00提報的采購申請視為第二天的采購申請），確保訂單下達的及時性。
(二)采購員要審核采購申請中要求的到貨日期、批量，如果不能滿足此物料所要求的采購周期或最小批量，要及時與計劃員溝通。若確實無法達到采購周期、最小批量的，采購員應首先與供應商聯(lián)系，落實供應商能否按計劃員要求的周期、批量供貨及對成本是否有影響，將落實的結(jié)果及時反饋提報申請的計劃員。若對成本有影響的注明成本變化，經(jīng)采購部經(jīng)理及相關(guān)領(lǐng)導同意后，采購員方可接單。
(三)采購員將訂單以傳真的形式發(fā)送給供應商，要求供應商收到傳真后必須書面（或電郵）確認回傳，以避免供應商沒有收到或是否認收到訂單影響正常到貨。供應商訂單的回傳，如無法蓋條確認，可由供應商提供授權(quán)書指定其授權(quán)人，由授權(quán)人簽字確認，授權(quán)書上必須加蓋供應商公條原件，授權(quán)書由采購員保存；如采購員選擇通過電郵給供應商發(fā)訂單，可由供應商提供指定電郵地址的證明也可，同樣，此證明也必須加蓋供應商公條原件，由采購員統(tǒng)一保存。
(四)為避免人為操作不當?shù)仍蛟斐陕﹩维F(xiàn)象，統(tǒng)當天審批通過的采購申請與當日已采購訂單一一核對，確認有無漏分配的申請；為確保采購申請能夠及時的轉(zhuǎn)化為采購訂單并發(fā)送至供應商處，采購員每天上班后、下班前均應對系統(tǒng)中的采購申請、采購訂單與供應商回傳的訂單進行核對。
(五)采購員不允許由于工作疏忽出現(xiàn)漏下訂單現(xiàn)象，如發(fā)現(xiàn)采購員漏下訂單，給予以下處罰：發(fā)現(xiàn)一次處罰50元；兩個月內(nèi)出現(xiàn)兩次罰款200元；兩個月內(nèi)出現(xiàn)三次以上（含），給予辭退處理。
第十一條
采購訂單的跟蹤
(一)采購員每天上班后要及時對前一天應到貨及當天該到貨的訂單進行跟蹤，也可以在每次下過訂單后將訂單明細做成E*CEL表格，到貨情況進行跟蹤。如收貨數(shù)量與訂單數(shù)量有差異（收貨數(shù)量不得小于訂單數(shù)量的90%），采購員要通知供應商與財務結(jié)算中心核對收貨數(shù)量，以便供應商準確的開具發(fā)票。
(二)對各種原因造成的到貨異常，如屬我公司原因造成，采購員要及時與各相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，以在第一時間內(nèi)解決；如屬供應商原因，則根據(jù)實際原因填寫《供應商違約自愿補償通知單》對供應商進行處罰。
第十二條
采購訂單的撤銷、變更、終止
(一)因計劃變動原因造成的采購申請或采購訂單撤銷、變更，采購申請部門必須書面形式，經(jīng)采購經(jīng)理審批后，采購員方可執(zhí)行。經(jīng)審批過的采購申請應注意：
未傳真采購訂單的，在撤銷或變更此采購申請時，必須通知采購員，以避免采購員雖未傳真訂單，但已通知供應商的情況。
(二)采購訂單的撤銷、變更、終止，采購員要及時與供應商進行溝通，如供應商同意，采購員以《訂貨單》形式將需的訂單號、物料名稱、訂貨數(shù)量、到貨時間等信息列清楚，加注“此訂單撤銷，請貴公司確認”字樣，由供應商確認回傳。如供應商由于種種原因不同意調(diào)整，采購員要及時反饋，進行下一步的處理方案。
第十三條
物料的入庫
采購員需通知供應商到貨時攜帶相應的訂單，到貨物料無異常情況，由倉庫給予辦理入庫手續(xù)。
第十四條
不合格材料處理
(一)如到貨物料經(jīng)品控檢驗有異常情況，按《原輔材料退貨管理制度》進行處理。
(二)對于已辦理入庫的物料，由于質(zhì)量問題、滯庫原因等需做退貨處理的，采購員在退貨時必須先報至財務部審核，如果貨款大于等于退貨貨值的，按退貨程序給予辦理；如果貨款小于退貨貨值的，采購員要及時上報，拿出合理的解決辦法。
(三)退貨需由供應商書面授權(quán)委托人拉回，授權(quán)書中應注明所委托人的姓名、身份證號、提貨的車牌號等信息，原件由采購員留存（如為傳真件，必須注明“傳真件有效”字樣），復印件交倉庫保管員一份，經(jīng)保管員驗證后由委托人在退庫單上簽字。以上信息作為采購檔案之一保存，直至往來帳雙方確認為準。
第十五條
季節(jié)性原料的采購
(一)季節(jié)性原料有其特殊性，為了采購員更好地制定季節(jié)性原料的采購方案，掌握此類原料的最佳采購時間，特將季節(jié)性原料采購單獨列出，具體如下：
序號
原料名稱
采購時間
備注
主要采購春季，數(shù)量不夠秋季補貨
(二)季節(jié)性原料的采購時機由采購部提出后，原料使用部門5日內(nèi)做出年度或月度物資需求計劃，交采購部組織貨源；原料使用部門對計劃的準確性負責。
(三)為將風險控制到最小范圍，要確定至少兩家以上(含)供應商。
(四)季節(jié)性原料首批貨到后，采購員應到現(xiàn)場查看，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給供應商。
第十六條
其他規(guī)定
(一)協(xié)助財務部與供應商對往來帳及發(fā)票等事項的溝通與協(xié)調(diào)。
(二)了解所負責物料的標準、采購環(huán)境、供應商資源等情況，加強市場價格的跟蹤。
(三)嚴禁對供應商泄露我公司的現(xiàn)有采購信息（包括：價格、現(xiàn)供應商、現(xiàn)庫存量、供應壓力，資源緊張情況），否則，會增加談判的難度及供應商提高交易條件。
(四)受理供應商的投訴。
第三條
相關(guān)文件及記錄
第十七條
相關(guān)文件
生產(chǎn)用物料采購管理制度
采購價格產(chǎn)生管理制度
供應商配額分配管理制度
原輔材料退貨管理制度
第十八條
質(zhì)量記錄
合格供方名錄
××年度××物料年度采購預算A、B、C劃分表
××年度××物料采購類別組劃分明細表
××物料采購類別組A、B、C劃分明細表
××物料采購類別組供應商匹配明細表
采購類別年度采購方案規(guī)劃表
采購類別月度采購方案規(guī)劃表
合同審批單
合同履行單
供應商違約自愿補償通知單
版本與更改記錄
版本/修改號
日期
修改條款
修改人
審核人
批準人
第7篇 食品事業(yè)部大宗材料采購管理制度
中國食品休閑食品事業(yè)部管理制度
中國食品休閑食品事業(yè)部
大宗材料采購管理制度
第一章總則
第一條
為了嚴格控制原材料成本，引入大宗材料戰(zhàn)略采購機制，減少大宗材料因為價格波動對材料采購成本和公司經(jīng)營的影響。
第二條
本制度僅適用于本公司大宗材料采購。本制度隸屬于《生產(chǎn)物質(zhì)采購管理制度》。
第二章原則
第三條
大宗材料包括但不限于：可可類、奶制品、白砂糖、果仁類、進口油脂類、塑料類包裝材料、卷膜類包裝材料、紙箱類、紙盒類包裝材料。
第四條
公司成立采購評價小組負責大宗材料的采購進行評價并做出最終決定，采購評價小組組成如下：
組長：總經(jīng)理
副組長：采購主管副總經(jīng)理、財務總監(jiān)
小組成員：采購部經(jīng)理、綜合計劃部經(jīng)理、產(chǎn)品研發(fā)部經(jīng)理、產(chǎn)品部經(jīng)理、采購員
第五條
采購評價小組組長和副組長的主要職責是根據(jù)小組成員的定期報告和建議，決定原料、包裝材料的購進。
第六條
小組成員中各部門、采購部經(jīng)理的主要職責是根據(jù)采購員的定期報告，做出書面的綜合性分析和評價，并給出確定性的書面建議。
第三章管理內(nèi)容
第七條
采購員信息分析員每月15日前后定期將對大宗材料的國內(nèi)或國際市場信息全面報告一次，月末更新一次。文件存放在制定部公共文件夾中，在供需緊張時要加大更新頻率。對特殊的材料要轉(zhuǎn)換成我們直接采購市場價格，例如：可可豆的價格應該轉(zhuǎn)換成為可可液、可可脂的價格。
第八條
各采購員對各自負責采購的材料要綜合收集國內(nèi)或國際市場信息，將相關(guān)信息報告給采購信息分析員匯總。
第九條
財務部要結(jié)合公司的年度經(jīng)營計劃，給出大宗材料的戰(zhàn)略采購指導價。
第十條
采購部每年9月份應結(jié)合銷售部下年度的銷售預測和公司財務預算擬定下年度采購計劃(采購預算)，由公司管理層(公司預算管理委員會)審定通過。采購計劃(采購預算)包括：材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、采購地、供應商等。
第十一條
采購部在采購計劃(采購預算)批準后，通過科學手段和多種信息渠道，分析和判斷材料的市場價格走勢。
第十二條
大宗材料的監(jiān)控指標和報告要求：
(一)可可類
1.可可豆的期貨行情、Ratio的變化、英鎊匯率、美元匯率及影響上述變化的因素;
(二)奶粉(奶制品)
1.國際及國內(nèi)奶制品行業(yè)的分析報告;
(三)白砂糖
1.白砂糖期貨行情及影響行情的因素，注意把握每年2月份的價格低點，11月份新榨季白砂糖的品質(zhì)變化和對價格的影響;
(四)果仁類
1.果仁的供求變化及匯率對價格的影響，注意產(chǎn)季前后的集中采購時機;
(五)油脂類
1.油脂的供求變化及匯率、關(guān)稅對價格的影響，注意產(chǎn)季前后的集中采購時機;
(六)塑料類、卷膜類包裝材料
1.原油價格對塑膠原料的影響、塑膠的價格變化，把握每年6月份淡季時的價格低點;
(七)紙箱類、紙盒類包裝材料
1.紙漿的基本行情;
第十三條
采購部應積極要求供應商穩(wěn)定年度供應價格，確保年度采購計劃的可執(zhí)行性。在滿足生產(chǎn)計劃的安排下，采取提前大批采購或推遲大批采購等多種靈活方式，規(guī)避因最終原料價格變化對公司成本造成的影響。
第十四條
對市場價格波動呈上漲趨勢的原材料要求供應商在年初保持足夠的供應量，以防止因為市場價格上漲而對所供原材料價格的影響。
第十五條
對市場價格波動呈下跌趨勢的原材料要求供應商在年初控制供應量，以防止因為市場價格下跌而對所供原材料價格不能與市場同步的影響。
第十六條
供應商對材料價格的走勢有主動控制和向我司報告的義務，以確保市場信息的透明。
第四章附則
第十七條
本制度每三年的六月前重新回顧一次，以確保采購管理的有效性。
第十八條
本制度由采購部負責解釋。
第十九條
本制度從頒布之日起實施。
全文完
總經(jīng)理：
二OO九年八月一日
運營管理系統(tǒng)
2009006*第一版
第8篇 采購食品索證索票管理制度
一、采購員要認真學習《中華人民共和國食品安全法》和《餐飲服務食品安全監(jiān)督管理辦法》、《餐飲服務食品采購索證索票管理規(guī)定》,認真落實采購食品索證索票管理制度。
二、采購食品應查驗、索取并留存供貨者加蓋公章或蓋章的許可證、營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品生產(chǎn)批次檢驗合格報告、購物憑證或每筆供應清單。
三、采購乳制品、肉制品、水產(chǎn)制品、食用油、調(diào)味品、酒類飲料、冷食制品、食品添加劑及相關(guān)部門規(guī)定必須索證索票的其他食品,要按照國家有關(guān)規(guī)定向供貨方索取食品的檢驗合格證明和化驗單,并注意檢查核對合格證明中記載的產(chǎn)品名稱、生產(chǎn)日期、批號等必須與產(chǎn)品相符,不得涂改、偽造。
四、索取的檢驗合格證明由采購部門妥善保存,以備查驗。
五、不得采購腐敗變質(zhì)、摻雜摻假、發(fā)霉生蟲、有毒有害、質(zhì)量不新鮮的食品,以及無產(chǎn)地、無廠名、無生產(chǎn)日期、無保質(zhì)期、標識不清及超過保質(zhì)期限的食品。
六、不得采購無許可證的食品生產(chǎn)經(jīng)營者供應的食品、不采購不能提供檢驗報告或者檢驗報告復印件的食品。
七、生肉禽類應索取畜牧部門的檢疫合格證,不采購沒有檢疫合格證明的肉類以及來自非定點屠宰企業(yè)的生豬肉。
八、建立食品采購臺賬,在驗收食品時,核驗所購食品與購物憑證是否相符,并做好臺帳記錄。
九、采購食品索取的有關(guān)資料和購貨憑證應按品種、進貨時間先后次序進行整理,妥善保存?zhèn)洳?其保存期限不得少于2年。
十、購物憑證是指能夠進行食品溯源所的有效憑證,包括發(fā)票、收據(jù)、供貨清單、信譽卡等。
第9篇 食品采購管理制度范本
導語:小編整理了食品采購管理制度,歡迎大家閱讀!
食品采購管理制度
一、采購的食品應當無毒、無害、符合食品衛(wèi)生標準和營養(yǎng)要求。
禁止采購下列食品:
1、有毒、有害、腐爛變質(zhì)、酸敗、霉變、生蟲、污穢不潔、混有異物或者其它感官性狀異常的食品;
2、無檢驗合格證明的肉類食品;
3、超過保質(zhì)期限及其它不符合食品標簽規(guī)定的定型包裝食品。
二、采購食品及食品添加劑等需向供貨方索取以下資料:
1、食品生產(chǎn)單位所在地衛(wèi)生行政部門(衛(wèi)生局)簽發(fā)的有效《衛(wèi)生許可證》復印件;
2、食品生產(chǎn)單位所在地衛(wèi)生防疫站簽發(fā)的有關(guān)食品的衛(wèi)生檢驗合格證或檢驗報告書;
3、采購進口食品,還需索取中華人民共和國進出口商品檢驗檢疫局簽發(fā)的《衛(wèi)生證書》,且食品名稱和批號與《衛(wèi)生證書》相同;
4、采購國內(nèi)或進口的保健食品,還需索取衛(wèi)生部簽發(fā)的《保健食品批準證書》或《進口保健食品批準證書》復印件;
5、凍、鮮肉類食品需索取獸醫(yī)檢驗合格證或檢疫合格證明復印件。
三、采購定型包裝食品,需有品名、產(chǎn)名、產(chǎn)址、生產(chǎn)日期、保存期限等中文標識。食品、食品添加劑的產(chǎn)品說明書,不得有夸大或者虛假的宣傳內(nèi)容。表明其有特定保健功能的產(chǎn)品,必須與衛(wèi)生部頒發(fā)的《保健食品批準證書》或《進口保健食品批準證書》上的內(nèi)容相一致。
四、索取的衛(wèi)生許可證、檢驗合格證或報告書等證書及相關(guān)資料,必須整理歸檔以備查閱。
五、采購人員必須搞好個人衛(wèi)生,衣冠清潔整齊,不在倉庫內(nèi)吸煙、吃食物,并隨時接受衛(wèi)生管理人員和食品衛(wèi)生監(jiān)督部門的監(jiān)督。
第10篇 學校食堂高危食品定點采購管理制度
一、為嚴格把好食品的采購關(guān),確保食品原材料安全,根據(jù)《學校食堂與學生集體用餐衛(wèi)生管理規(guī)定》特制定本制度。
二、高危食品是指大米、面粉、食用油、酒、醬油、飲料、肉、禽、皮蛋、蔬菜、海鮮、涼菜等對人的身體健康關(guān)系重大,易發(fā)食源性疾患的食品。
三、學校食堂采購高危食品,必須實行定點采購,并按國家有關(guān)規(guī)定進行索證,以保證其質(zhì)量。
四、蔬菜容易殘留有機磷農(nóng)藥,加工前應用清水漂浸兩小時以上?；ú说臍埩艮r(nóng)藥難以清除,四季豆未燒熟容易引起中毒;螃蟹、蟶子、泥螺等海產(chǎn)品大腸菌容易超標,學校食堂應謹慎采購和加工。
五、冷菜涼菜容易感染細菌,引發(fā)腸道傳染病,中小學校的食堂不得采購和加工冷葷涼菜。
六、學校食堂要將定點采購單位(攤位)名單,報學校總務處備案,同類食品的定點采購單位(攤位)原則上為1-2家,蔬菜等食品的定點采購單位(攤位)可適當放寬。定點采購單位(攤位)調(diào)整時,須及時報學校總務備案。
七、學校要建立食堂食品定點采購責任制,加強對食品采購的管理。如發(fā)現(xiàn)食堂未按要求定點采購,要進行嚴肅的批評教育,因未定點采購而發(fā)生食源性疾患的,追究采購人員和管理人員的責任,情節(jié)嚴重的,依法追究法律責任。因定點采購點原因引起不安全后果的,依法追究其經(jīng)濟責任和法律責任。
第11篇 酒店食品采購管理制度5
酒店食品采購管理制度(五)
1.由倉管部根據(jù)餐飲部門需要,訂出各類正常庫存貨物的月使用量,制定月度采購計劃一式四份,交總經(jīng)理審批,然后交采購部采購;
2.當采購部接到總經(jīng)理批同意的采購計劃后,倉管部、食品采購組、采購部經(jīng)理、總經(jīng)理室各留一份備查,由倉管部根據(jù)食品部門的需求情況,定出各物資的最低庫存量和最高庫存量;
3.為提高工作效率,加強采購工作的計劃性,各類貨物采取定期補給的辦法。
第12篇 中學食堂食品采購貯存衛(wèi)生管理制度
中學食堂食品采購、貯存衛(wèi)生管理制度
一、食堂采購員必須到持有衛(wèi)生許可證且相對固定的經(jīng)營單位采購食品,并按有關(guān)規(guī)定進行索證(食品生產(chǎn)經(jīng)營衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品檢驗合格報告書),保證食品質(zhì)量。
二、食堂采購員不得采購腐敗變質(zhì)、油脂酸敗、霉變、生蟲、污穢不沾、混有異物或者其他感官性狀異常、含有毒有害物質(zhì)或者被有害物質(zhì)污染、可能對人體健康有害的食品,不得采購未經(jīng)獸醫(yī)衛(wèi)生檢驗或者檢驗不合格的肉類及制品,不得采購超過保質(zhì)期限或不符合食品標簽規(guī)定(無標注廠名、廠址、生產(chǎn)日期、保質(zhì)日期)的定型包裝食品及其他不符合食品衛(wèi)生標準和要求的食品。
三、食堂食品入庫、出庫心謗腹非進行驗收,并定期檢查,倉管人員發(fā)現(xiàn)有腐敗變質(zhì)、過期或有其他感官性狀況異常的食品必須及時處理,不得入庫或出庫,驗收檢查情況必須有記錄。
四、食品貯存應有相對獨立的存放間,并有防鼠、防蠅、防塵等設施,做到通光、通風。
五、食品存放必須置于貨架上,做到分類、分架、隔墻
離地存放。
保存在冷藏設備里的食品,必須做到生食品、半成品和熟食品分柜存放。
七、食品貯存場所不得存放有毒、有害物品及個人生活用品。
第13篇 食品原料、食品添加劑采購索證索票管理制度
1、指定專（兼）職人員負責食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品采購索證索票，進貨查驗和采購記錄等工作。
2、進行采購索證和進貨驗收的食品包括：（1）食品及食品原料（如食用油、酒、飲料、調(diào)味品、米面及其制品等）；（2）食用農(nóng)產(chǎn)品（如蔬菜、水果、豆制品、豬肉、禽肉、水產(chǎn)品、禽蛋等）；（3）食品添加劑（如酵母、色素、食品品質(zhì)改良劑及處理劑等）；（4）食品相關(guān)產(chǎn)品（如消毒餐具、一次性餐盒等）；（5）省級以上食品藥品監(jiān)督管理部門規(guī)定必須索證的其他產(chǎn)品。
3、到證照齊全的食品生產(chǎn)經(jīng)營單位或批發(fā)市場采購，應當索取、留存有供貨方蓋章（或簽字）的購物賃證。購物賃證應當包括供貨方各稱、產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品數(shù)量、送貨或購買日期等內(nèi)容。并現(xiàn)場查驗產(chǎn)品一般食品安全狀況和包裝、標識，購買符合國家相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)定的產(chǎn)品。
4、長期定點采購的，餐飲服務提供者應當與供應商簽訂包括保證食品安全內(nèi)容的采購供應合同。
5、從生產(chǎn)加工單位或生產(chǎn)基地直接采購時，索取并留存加蓋有供貨方公章的許可證、營業(yè)執(zhí)照和產(chǎn)品合格證明文件復印件；留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單。
6、從流通經(jīng)營單位（商場、超市、批發(fā)零售市場等）批量或長期采購時，不用索取產(chǎn)品合格證明文件復印件，其它同等5條；少量或臨時采購時，應當留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單。
7、從農(nóng)貿(mào)市場采購的，應當留存市場管理部門或經(jīng)營戶出具的加蓋公章（或簽字）的購物憑證。
8、從個體工商戶采購的，應當留存供應者蓋章（或簽字）的許可證、營業(yè)執(zhí)照或復印件、購物憑證和每筆供應清單。
9、采購畜禽肉類的：（1）從食品流通經(jīng)營單位（商場、超市、批發(fā)零售市場等）和農(nóng)貿(mào)市場采購的，應當查驗動物產(chǎn)品檢疫合格證明原件；（2）從屠宰企業(yè)直接采購的，留存供貨方蓋章（或簽字）的許可證、營業(yè)執(zhí)照復印件和動物產(chǎn)品檢疫合格證明原件。
10、采購乳制品的，索取并留存供貨方蓋章（或簽字）的許可證、營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品合格證明文件復印件。
11、采購的食品在食品入庫和使用前核查所購食品與購物憑證是否相符，符合后經(jīng)驗收人員簽字認可后入庫和使用，對驗收不合格的食品堅決不予入庫使用。
第14篇 食品原料采購查驗管理制度
食品與食品原料采購查驗管理制度
一.目的 為了使公司對原料的質(zhì)量實施有效控制,確保采購物資的質(zhì)量符合規(guī)定要 求,價格合理、交貨及時,特制定本制度。
二.適用范圍 適用于所需的原料采購
三.工作程序
1.采購應及時收集填制供應商檔案表,內(nèi)容包括:供應商的名稱、產(chǎn)量、供貨 能力、質(zhì)量保證能力和供貨情況等方面的資料,由主管人員匯總分門別類建立 檔案。供應商的檔案,包括: a.法人資料、資質(zhì)、資信等; b.產(chǎn)品質(zhì)量狀況; c.價格與交貨期; d.歷史業(yè)績等。
2.對合格供應商的控制 a.質(zhì)檢員對供應商每次供貨時進行抽樣檢驗; b.供應商每次供貨如產(chǎn)品質(zhì)量不合格按本公司《不合格品控制程序》執(zhí)行, 如交貨期,交貨數(shù)量等沒按合同進行時,可由采購員對供應商提出警告, 嚴重時發(fā)出暫撤消供應商關(guān)系的通知。
3.采購資料 對主要原材料的采購由采購部門根據(jù)訂貨合同對原材料的需求量要求和庫 存情況制定采購計劃,注明品名、規(guī)格、數(shù)量、采購依據(jù)等報總經(jīng)理批準。 在《合格供應商名單》上選擇供應商,并與之取得聯(lián)系,擬制采購合同, 《采 購合同》的擬制必須符合國家《合同法》有關(guān)規(guī)定。
4.采購產(chǎn)品的驗證 原輔材料必須符合相應的國家標準、行業(yè)標準、地方標準、及相關(guān)法律、 法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定。實行生產(chǎn)許可證的堅決采購有 qs 標志的產(chǎn)品,質(zhì)量檢驗科 1 嚴格按照標準要求進行驗收,不合格的拒收,合格的辦理手續(xù)入庫。 原輔材料驗收: 從合格供應商采購的原輔材料,供應商應提供有關(guān)證明材料,采購產(chǎn)品進 廠后質(zhì)檢部進行驗收的同時還需對供應商名稱、貨證是否相符等相關(guān)資料進行 核對。具體控制如下:
第15篇 食品企業(yè)采購結(jié)算管理制度
山東惠發(fā)食品有限公司發(fā)布采購結(jié)算管理制度
受控狀態(tài)：
發(fā)放編號：
編制：采購部
審核：
批準：
Q/SHF-GCG-009-2011
Q/SHF
山東惠發(fā)食品有限公司企業(yè)標準
采購結(jié)算管理制度
1．目的
明確采購付款的過程及節(jié)點控制，做好預付帳款、應付賬款、現(xiàn)金用款的管理，加強公司現(xiàn)金內(nèi)部控制和管理，確?，F(xiàn)金業(yè)務安全、準確運營的制約和監(jiān)督。
2．適用范圍
本流程適用于所有與采購用款管理環(huán)節(jié)有關(guān)的部門和人員。
3．職責
3.1采購部控制好采購付款節(jié)點，使付款計劃與財務支付能力的平衡。
3.2采購部負責根據(jù)采購計劃及預算，編制《用款申請單》。
3.3采購部負責協(xié)同財務與供應商對賬，定期安排付款。做好應付賬款的日常管理，保證每筆業(yè)務的正確性。
3.4企管部審核款項，使匯款業(yè)能順利開展。核對訂單與入庫單及發(fā)票是否完全一致。
3.5企管部制約并監(jiān)督現(xiàn)金業(yè)務的運營。
3.6總經(jīng)理負責應付賬款的審核和審批。
3.7財務部負責應付賬款對賬的日常管理和監(jiān)督事務。
3.8財務部負責付款、支款和做好相關(guān)賬務記錄。
4．工作程序及要求
4.1預付款：
41.1采購部與選定的供應商就采購方式、付款方式、采購項目、貨品價格等進行協(xié)商、談判，雙方達成一致意見后，確定采購的付款方式為預付款采購
4.1.2經(jīng)采購經(jīng)理及總經(jīng)理審批后雙方簽訂采購合同
4.1.3合同簽訂后，采購部根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營的實際需求發(fā)出采購訂單，詳細說明采購貨品的數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)指標要求、價格、交貨日期等內(nèi)容
4.1.4采購部相關(guān)人員根據(jù)采購訂單預算情況，計算預付款數(shù)額，填寫《預付款申請書》報采購經(jīng)理、企管部、總經(jīng)理審批。
4.1.5.1采購部傳真采購訂單至供應商，注明貨物名稱、數(shù)量及到貨時間。
4.1.5.2供應商接到傳真，根據(jù)訂貨內(nèi)容備貨。
4.1.6.1采購部通知供應商發(fā)貨，供應商安排裝車。
4.1.6.2供應商裝車完畢，傳真裝車單至采購部通知匯款。裝車單上需注明貨物名稱、數(shù)量、金額。還必須蓋上供應商的公司公章，附有物流司機簽字。
4.1.6.3采購部接到傳真，核對無誤。憑裝車單傳真件及用款申請單通知財務匯款。
4.1.7財務部按照相應程序?qū)⒇浛顒澣牍藤~戶，保存好匯款或付款憑證，同時通知供應商查收款項并開具發(fā)票
4.1.8.1采購部與供應商溝通，確認款到后通知供應商發(fā)貨，并安排接貨。
4.1.8.2貨到后，如有余款未付請，采購部持入庫單和檢驗單報企管部審核，總經(jīng)理審批，安排付清余款。
4.1.9.1財務部付清余款，通知采購部.
4.1.9.2采購部與供應商溝通，確認余款是否收到。并稽催供應商盡快開具發(fā)票并郵遞至我司。
4.1.10財務部收到發(fā)票后入賬，做好記錄。
4.2現(xiàn)金：
4.2.1采購部根據(jù)各部門需求制訂采購計劃，報采購經(jīng)理審核和企管經(jīng)理審批。
4.2.2采購部根據(jù)企業(yè)實際生產(chǎn)、經(jīng)營的需要及庫存情況，確定單項采購項目；根據(jù)采購項目的當期市場狀況、價位等，采購部確定此項采購項目所需費用，編制采購預算。
4.2.3.1采購人員根據(jù)采購項目預算，填寫《借款單》，報采購經(jīng)理審核。
4.2.4企管經(jīng)理對采購項目及借款進行審批，通過后，財務部按照相應程序支付借款。
4.2.5采購人員進行采購活動，根據(jù)企業(yè)的實際要求，對所要購買的貨品進行比較、選擇。
4.2.6交易達成后，采購部與之結(jié)算貨款并索取發(fā)票
4.2.7采購人員整理各項單據(jù)，詳細列明各項費用情況，填寫《報銷單》，交采購經(jīng)理、企管部、總經(jīng)理審批，報銷采購費用。
4.2.8財務部做好會計記錄，登記各類賬目，相應單據(jù)存檔備查。
4.3應付款：
4.3.1采購人員根據(jù)采購合同的付款約定，收集采購訂單、入庫驗收單等相關(guān)單據(jù)及記錄，核對合同的執(zhí)行情況，匯總應付貨款款項。
4.3.2采購部、財務部每月定期與供應商對賬.
4.3.2.1本地供應商持入庫單客戶聯(lián)來我司對賬，月結(jié)供應商每月27號對賬。采購會計協(xié)同財務應付會計與供應商對賬無誤后，公司財務出納根據(jù)應付金額寫欠條交給供應商。
4.3.2.2外地供應商每月27號發(fā)上月25好至本月的業(yè)務對賬單，對賬單需蓋供應商公司公章。采購會計負責對賬單的審核工作，審核無誤后簽字存檔。并復印一份給財務應付會計進行復核。復核中發(fā)現(xiàn)賬務不一致是及時追查原因，并做相關(guān)處理。
4.3.3.1采購會計根據(jù)供應商對賬結(jié)果，協(xié)同財務部應付賬款會計，編制每月的應付賬款表。
4.3.4采購部供應商主管核對應付款表，在應付款表上填寫付款金額，報總經(jīng)理審批。
4.3.5財務部根據(jù)審批后的實際付款金額安排付款。
4.3.6財務部將付款回單復印件一份轉(zhuǎn)采購部，通知采購部款已付。采購部通知供應商結(jié)款
4.3.6.1本地供應商每月15號憑我司出納開具的欠條，采購人員通知供應商取款結(jié)賬。
4.3.6.2外地供應商，采購人員通知供應商自行查收款項是否到賬。
4.3.7采購部進行付款記賬。
付款目前主要有三種形式
a.現(xiàn)金：隨機接到財務結(jié)算記賬員電話通知，近期付款情況。采購會計根據(jù)結(jié)算記賬員提供的數(shù)據(jù)，抄寫付款客戶、付款時間、金額。
b.轉(zhuǎn)帳支票：隨機接到財務結(jié)算出納電話通知，近期支票付款情況。采購會計根據(jù)出納提供的數(shù)據(jù)，抄寫付款客戶、付款時間、金額。
c.銀行匯款：采購會計根據(jù)采購員填寫的用款申請單綠聯(lián)記賬。
5．參考資料
5.1《山東惠發(fā)食品有限公司采購用款申請單》
5.2《山東惠發(fā)食品有限公司采購合同》
5.3《借款單》
5.4《貨比三家記錄表》
5.5《月應付款批款表》
