公司文件管理制度范例匯編【16篇】

公司文件管理制度是企業(yè)運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)，旨在確保信息的有效管理，提高工作效率，保障信息安全，以及維護(hù)企業(yè)的合法利益。它規(guī)范了文件的創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)、檢索和銷毀等流程，防止信息泄露，確保文件的準(zhǔn)確性和完整性，同時(shí)也為公司的決策提供可靠依據(jù)。

包括哪些方面

1. 文件分類：明確各類文件的性質(zhì)，如行政文件、財(cái)務(wù)文件、項(xiàng)目文件等，以便針對(duì)性管理。

2. 文件生命周期管理：涵蓋文件的創(chuàng)建、審批、分發(fā)、修訂、存檔和銷毀等各個(gè)階段。

3. 權(quán)限分配：規(guī)定不同層級(jí)員工對(duì)文件的訪問、編輯和分享權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的使用。

4. 文件安全：設(shè)定防火墻、加密措施，保護(hù)敏感信息，防止數(shù)據(jù)丟失或被盜取。

5. 文件版本控制：確保文件更新及時(shí)，舊版文件得到妥善處理，避免版本混亂。

6. 文件檢索：建立有效的索引和檢索系統(tǒng)，便于員工快速找到所需文件。

7. 記錄保存：確定文件保存期限，遵守相關(guān)法規(guī)要求，以備審計(jì)或法律糾紛。

重要性

1. 提升效率：清晰的文件管理制度能減少尋找文件的時(shí)間，提升工作效率。

2. 保障合規(guī)：符合法律法規(guī)要求，避免因文件管理不當(dāng)導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)。

3. 保護(hù)資產(chǎn)：防止重要信息外泄，保護(hù)企業(yè)的知識(shí)財(cái)產(chǎn)。

4. 支持決策：確保決策者能獲取最新、最準(zhǔn)確的信息，支持明智決策。

5. 維護(hù)形象：有序的文件管理對(duì)外展示企業(yè)的專業(yè)性和組織能力。

方案

1. 制定詳細(xì)政策：編寫詳細(xì)的文件管理政策，明確職責(zé)、流程和標(biāo)準(zhǔn)。

2. 培訓(xùn)員工：定期進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，使員工了解并遵守規(guī)定。

3. 引入技術(shù)：利用信息技術(shù)，如文檔管理系統(tǒng)，自動(dòng)化文件管理流程。

4. 定期審計(jì)：定期檢查文件管理執(zhí)行情況，及時(shí)調(diào)整和完善制度。

5. 激勵(lì)機(jī)制：設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)員工積極參與文件管理工作。

6. 更新維護(hù)：隨著業(yè)務(wù)發(fā)展，定期更新文件管理制度，保持其適用性。

公司文件管理制度的實(shí)施需要全員參與，管理層應(yīng)帶頭示范，通過持續(xù)改進(jìn)和監(jiān)督，確保制度的有效執(zhí)行，最終形成良好的文件管理文化，推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展。

公司文件管理制度范例范文

第1篇 公司文件管理制度范例

公司文件管理制度范例第一節(jié) 總則

一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。

二、 公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。

三、 公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。

四、 文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。第二節(jié) 文件分類

一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用“規(guī)定”。

二、 決定、決議。對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用“決定”。經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹的事項(xiàng),用“決議”。

三、 通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級(jí)文件,要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng),用“通知”。

四、 通報(bào)。表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要信息,用“通報(bào)”。

五、 請(qǐng)示、報(bào)告。向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn),用“請(qǐng)示”。向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議,用“報(bào)告”。

六、 批復(fù)。答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。

七、 函。商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等,用“函”。

八、 會(huì)議紀(jì)要。傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與會(huì)者共同遵守的,用“會(huì)議紀(jì)要”。第三節(jié) 文件格式

一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(bào)(送)單位(部門)等部份組成。

二、 文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容。

三、 發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。

四、 公司發(fā)文代號(hào)分為四種:①“__ __ __ 發(fā)”、②“__ __ __ 人發(fā)”、③“__ __ __ 客發(fā)”。冠以上述發(fā)文代號(hào)的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對(duì)全公司具有效力,對(duì)外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。發(fā)文一般應(yīng)該是對(duì)公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文?！癬_ __ __ 發(fā)”用于公司及各部門的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào);“__ __ __ 人發(fā)”、“__ __ __ 客發(fā)”分別用于人力資源部的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對(duì)外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號(hào),總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。(公司其他部門均以“__ __ __ 發(fā)”的代號(hào)發(fā)文,以②、③代號(hào)發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)

五、 文件必須蓋章或簽字。

六、 密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

七、 緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。

八、 文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準(zhǔn)確。

九、 發(fā)文單位必須注明全稱。

十、 多頁(yè)文件應(yīng)標(biāo)明頁(yè)碼。

十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側(cè)留裝訂位。

十二、 文件紙一般使用a4型。第四節(jié) 收文

一、收文一律使用《__ __ __ 有限公司收文簿》。

二、 外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門。第五節(jié) 辦文

一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

二、 辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。

三、 協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。

四、 文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。

五、 嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。

六、 文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。

七、 文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。第六節(jié) 發(fā)文

一、發(fā)文一律使用《__ __ __ 有限公司發(fā)文稿紙》。

二、 發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對(duì)外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節(jié) 其他

一、時(shí)限要求:

1、 特急:限4個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

2、 急:限8個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

3、 平:限16個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

二、 文件的保密要求:

1、 絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。

2、 機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。

3、 秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。

三、 文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。

第2篇 金屬公司技術(shù)文件管理制度

金屬制品公司技術(shù)文件管理制度

一.總則:

為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理,確保文件編制的正確性特制訂本制度。

二.技術(shù)文件的編制、審核、批準(zhǔn):

1.技術(shù)文件由工程部負(fù)責(zé)編制,工程部應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的正確性、合理性負(fù)責(zé)。

2.工程部部長(zhǎng)負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核。

3.總經(jīng)理負(fù)責(zé)技術(shù)文件的批準(zhǔn)。

4.技術(shù)文件包括:

a.圖紙;

b.工藝操作規(guī)程;

c.設(shè)備操作規(guī)程;

d.產(chǎn)品內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn);

e.產(chǎn)品檢驗(yàn)規(guī)范;

f.采購(gòu)技術(shù)要求等。

三.技術(shù)文件的更改:

1.技術(shù)文件更改的前提:

a.顧客要求更改;

b.由于開發(fā)試制的疏忽而必須更改;

c.技術(shù)要求過高,生產(chǎn)設(shè)備無(wú)法達(dá)到而必須進(jìn)行更改等。

2.各部門如確需對(duì)技術(shù)文件進(jìn)行更改,須由各部門負(fù)責(zé)人填寫技術(shù)文件更改申請(qǐng)單,報(bào)工程部審核,廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn);

3.技術(shù)文件更改申請(qǐng)單應(yīng)包括以下內(nèi)容:

a.更改原因;

b.更改前參數(shù);

c.更改后參數(shù)。

4.技術(shù)文件更改申請(qǐng)單的審批:

a.廠務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)文件更改進(jìn)行審批;

b.必要時(shí)廠務(wù)經(jīng)理可組織有關(guān)人員對(duì)技術(shù)文件的更改進(jìn)行評(píng)審或會(huì)簽;

c.廠務(wù)經(jīng)理下達(dá)技術(shù)文件更改指令(書面文件);

5.生產(chǎn)部根據(jù)指令實(shí)施更改。

a.更改不得降低規(guī)定的產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求;

b.更改不得違反有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律、法規(guī);

c.工程部負(fù)責(zé)更改,其他人員未經(jīng)受權(quán)無(wú)權(quán)更改,工程部做好技術(shù)文件更改記錄;

d.更改時(shí)所有部門及所有文件應(yīng)同步更改。

四.技術(shù)文件的管理:

1.技術(shù)文件發(fā)放:

技術(shù)文件由工程部發(fā)放到相關(guān)責(zé)任部門,并在[文件發(fā)放記錄表]上登記,由領(lǐng)用人簽名。

2.文件使用和保管:

a.工程部根據(jù)工作需要合理發(fā)放給使用者;

b.使用者要妥善保管好文件,使用者未經(jīng)技術(shù)部許可,不得擅自復(fù)印、外借技術(shù)文件。有遺失及損壞情況應(yīng)及時(shí)報(bào)工程部辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù);

c.工程部應(yīng)建立[技術(shù)文件一覽表]及[外來文件一覽表];

d.技術(shù)文件由工程部歸口保管,工程部對(duì)上述文件應(yīng)進(jìn)行分類并妥善保管;

e.借閱技術(shù)文件須由技術(shù)部或廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn),并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄,由借閱人簽名;

f.對(duì)無(wú)使用及保存價(jià)值的文件,由工程部負(fù)責(zé)審批后及時(shí)收回銷毀,并填寫[文件及資料回收登記表];

g.對(duì)有保存參考價(jià)值的作廢文件,應(yīng)在該文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí),并用專柜保存,以防誤用。

批準(zhǔn)審核編制

日期日期日期

第3篇 物業(yè)公司辦公文件處理管理制度

物業(yè)公司辦公管理制度:文件處理管理制度

第一節(jié)文件收發(fā)

一、公司文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和總經(jīng)理審核簽發(fā);須部門起草簽發(fā)的文件由部門負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。

二、文件簽發(fā)后,送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對(duì),校對(duì)無(wú)誤方能復(fù)印、蓋章。

三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>

四、屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注明秘密字樣,并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報(bào)送。

五、文件統(tǒng)一由辦公負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。

六、外來的文件由辦公專人負(fù)責(zé)簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見后,簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

七、傳閱文件由辦公專人負(fù)責(zé)收回,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件,辦公應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。

八、報(bào)刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。

九、財(cái)務(wù)文書由財(cái)務(wù)管理人員按照財(cái)務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理

第二節(jié)文書打印

一、服務(wù)中心的文件,有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件,一般不予打印。

二、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真,須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理;部門負(fù)責(zé)人不在時(shí),可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。

三、私人資料,不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送,以免影響公司的正常工作。

四、文印工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作,按時(shí)完成任務(wù),保證文字和格式不出錯(cuò)誤。對(duì)收到的文件資料,應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā),或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來拿取回,不得延誤。

五、文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人,不得截留任何文件。

六、文印室對(duì)送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料,應(yīng)做好登記,并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。屬業(yè)務(wù)部門的,由各部門承擔(dān)費(fèi)用;屬行政、管理部門的,統(tǒng)一歸列辦公開支。

七、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護(hù)好打印設(shè)施設(shè)備,保證使用效率。

第三節(jié)文件書寫

一、行文類別

(一)請(qǐng)示:請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn),用請(qǐng)示。

(二)報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,用報(bào)告。

公司管理制度體系文件文件編號(hào):qms-wy-0203

文件名稱:日常辦公管理制度版本號(hào):第1版修改次數(shù):0

章節(jié)內(nèi)容:公文處理管理制度第2頁(yè)共2頁(yè)

(三)指示:對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作,闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則,用指示。

(四)布告、公告、通告:對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng),用布告;向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件,用公告;在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件,用通告。

(五)批復(fù):答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng),用批復(fù)。

(六)通知:傳達(dá)上級(jí)的指示,要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文,用通知。

(七)通報(bào):表?yè)P(yáng)好人好事,批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng),用通報(bào)。

(八)決定、決議:對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出安排,用決定;經(jīng)過會(huì)議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用決議。

(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題,用函。

(十)會(huì)議紀(jì)要:傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用會(huì)議紀(jì)要。

(十一)合同:適用于各種合作關(guān)系,合作事項(xiàng)的訂立。

(十二)其他:

1、司法文書:依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?/p>

2、宣傳海報(bào)、溫馨提示、簡(jiǎn)報(bào):主要用于小區(qū)宣傳。

3、簽呈:下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。

4、工作記錄表格:在管理服務(wù)工作中使用。

二、書寫格式

(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。

(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm

(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。

(四)排版規(guī)格:標(biāo)題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號(hào),副標(biāo)題加粗,一般每面排38每行32個(gè)字。

(五)裝訂要求:左側(cè)裝訂,不掉頁(yè)。

(六)主要標(biāo)題順序號(hào):依次為一、,(一),1、,(1)。

(七)份數(shù)序號(hào):在版面葉頁(yè)腳頁(yè)碼,多份多頁(yè)應(yīng)注明份數(shù)和總頁(yè)數(shù)和順序編號(hào)。

(八)附件 :有附件的應(yīng)標(biāo)注清楚

(九)落款成文時(shí)間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標(biāo)全;零寫為o,相互對(duì)稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時(shí)間,如果落款頁(yè)沒有正文,應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,。

(十)正式的紅頭文件應(yīng)按照公文處理辦法書寫。

(十一)財(cái)務(wù)文書書寫按照財(cái)務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。

三、內(nèi)容要求:

(一)符合國(guó)家法律法規(guī)以及地方政策,按照公司各項(xiàng)管理制度。

(二)內(nèi)部行文要求規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn),宣傳語(yǔ)言應(yīng)當(dāng)生動(dòng)活潑。

(三)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合主題思想要求,使用通俗語(yǔ)言,簡(jiǎn)明平實(shí),準(zhǔn)確反映信息。

第4篇 某公司文件和檔案管理制度

為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

四、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。

五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

六、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰(shuí)查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。

八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。

九、本公司的文件及檔案包括：安全生產(chǎn)會(huì)議記錄（含紀(jì)要）、安全費(fèi)用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動(dòng)防護(hù)用品采購(gòu)發(fā)放記錄、危險(xiǎn)源管理臺(tái)帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報(bào)告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎(jiǎng)懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來施工隊(duì)伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺(tái)賬（包括安裝、運(yùn)行、維護(hù)等）、有關(guān)強(qiáng)制性檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告或記錄、新改擴(kuò)建項(xiàng)目“三同時(shí)”、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護(hù)記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。

第5篇 某有限公司安全文件檔案管理制度

1目的

為進(jìn)一步規(guī)范公司的安全檔案管理工作，充分保障公司安全管理工作的有效性和長(zhǎng)期性，根據(jù)《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》、《安徽省安全生產(chǎn)條例》、《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司職業(yè)健康安全的實(shí)際狀況，特制訂本制度。

2范圍

本制度適用本公司范圍內(nèi)安全文件檔案的建立、更新、使用、保存管理。

3術(shù)語(yǔ)

3.1安全檔案是指公司在安全管理活動(dòng)中形成的，對(duì)企業(yè)、國(guó)家及社會(huì)安全生產(chǎn)具有保存與利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

4主要職責(zé)

4.1凡是各單位在日常職業(yè)健康安全管理、生產(chǎn)管理、設(shè)備管理、技術(shù)管理及業(yè)務(wù)聯(lián)系工作中，形成的有保存價(jià)值的與職業(yè)健康安全有關(guān)的文件材料、各類檢測(cè)證書、報(bào)告、安全制度、教育試卷、工作記錄、聲像資料等都應(yīng)按規(guī)定收集齊全，整理歸檔。

4.2生產(chǎn)安環(huán)部負(fù)責(zé)公司安全檔案管理檢查督促工作，負(fù)責(zé)對(duì)公司的安全檔案分級(jí)管理做出規(guī)定。

4.3各部門應(yīng)加強(qiáng)安全檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確一位負(fù)責(zé)人主管安全管理檔案工作，保證安全管理檔案工作所需的必要條件。各單位負(fù)責(zé)各自的安全檔案管理工作。。

4.4各部門應(yīng)設(shè)置專門安全管理檔案柜，落實(shí)安全管理檔案管理人員，集中統(tǒng)一管理本單位安全管理檔案。

4.5公司綜合辦負(fù)責(zé)收集歸檔公司以文件形式下發(fā)的有關(guān)安全管理方面的各類材料；負(fù)責(zé)收集建立職工各類職工健康體檢材料的歸檔工作。

4.6安全管理檔案工作是公司安全管理的基礎(chǔ)性工作，是維護(hù)公司安全生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益的重要依據(jù)，是公司信息資源的重要組成部分。各部門對(duì)本單位安全管理檔案具有依法管理、保護(hù)、使用的職責(zé)。任何個(gè)人不得將安全管理檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔。

4.7各級(jí)安全生產(chǎn)管理人員應(yīng)忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)法律法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)助公司、各單位對(duì)收集的安全管理檔案材料的完整程度、準(zhǔn)確性以及保存價(jià)值進(jìn)行審核。

5工作內(nèi)容

5.1安全管理檔案范圍一般包括但不限于以下內(nèi)容：

5.1.1企業(yè)基本情況的內(nèi)容：企業(yè)名稱、地址、法定代表、聯(lián)系電話、經(jīng)濟(jì)類型、人數(shù)、生產(chǎn)規(guī)模、主要原材料及產(chǎn)品、工藝流程、安全管理機(jī)構(gòu)與安全員等。

5.1.2企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所平面布置圖，并標(biāo)注清楚以下內(nèi)容。

部門與車間、倉(cāng)庫(kù)等的位置、面積或重要生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、儲(chǔ)存設(shè)施、設(shè)備的位置、型號(hào)、規(guī)格等；

重大危險(xiǎn)源的位置、數(shù)量等；

主要應(yīng)急救援設(shè)施、設(shè)備、器材的位置、數(shù)量、型號(hào)。

5.1.3公司安全生產(chǎn)重點(diǎn)監(jiān)控部位一覽表（重大危險(xiǎn)源、消防重點(diǎn)部位、重點(diǎn)設(shè)備、易燃易爆和有毒物質(zhì)儲(chǔ)存地點(diǎn)及相關(guān)危險(xiǎn)危害因素分析）。

5.1.4公司應(yīng)急救援體系建設(shè)情況。內(nèi)容包括：事故應(yīng)急救援預(yù)案、應(yīng)急救援隊(duì)伍組成及聯(lián)系方式、各類應(yīng)急救援設(shè)施、設(shè)備器材的數(shù)量以及應(yīng)急救援演練情況等。

5.1.5公司安全組織方面的內(nèi)容

1. 主要負(fù)責(zé)人的安全資格證書。

2. 安全管理人員的安全資格證書。

3. 總廠職業(yè)健康安全管理網(wǎng)絡(luò)。

4. 其他與安全組織方面有關(guān)的內(nèi)容。

5.1.6企業(yè)安全管理制度及相關(guān)文件、計(jì)劃、總結(jié)方面的內(nèi)容

安全目標(biāo)管理

安全生產(chǎn)責(zé)任制

法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理

安全投入管理

安全文件和檔案管理

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和控制管理

安全教育培訓(xùn)管理

特種作業(yè)人員管理

設(shè)備設(shè)施安全管理

建設(shè)項(xiàng)目安全“三同時(shí)”管理

生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施驗(yàn)收管理

生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施報(bào)廢管理

施工和檢維修安全管理

?；芳爸卮笪ｋU(xiǎn)源管理

作業(yè)安全管理（動(dòng)火、高空、受限空間、動(dòng)力介質(zhì)等）

相關(guān)方及外用工（單位）管理。

職業(yè)健康管理

勞動(dòng)防護(hù)用品（具）管理

安全檢查及隱患排查治理

應(yīng)急管理

事故管理

安全績(jī)效評(píng)定管理

安全會(huì)議制度

安全機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配置管理

安全操作規(guī)程

安全通則

安全生產(chǎn)管理考核制度

參觀人員安全告知書

特種設(shè)備安全管理（機(jī)電類、承壓類）

上報(bào)的各種安全生產(chǎn)方面的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等材料。

安全活動(dòng)日管理制度

上級(jí)部門有關(guān)安全生產(chǎn)方面的文件、通知及執(zhí)行情況匯報(bào)、記錄。

其他與安全相關(guān)的管理制度

5.1.7安全監(jiān)督執(zhí)法檢查方面的內(nèi)容

各級(jí)政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全監(jiān)察指令書等各類執(zhí)法文書。

落實(shí)執(zhí)行各類文件所采取的措施及落實(shí)情況及其上報(bào)上級(jí)主管部門的報(bào)告及記錄。

安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書和記錄。

5.1.8安全檢查方面的內(nèi)容

日常檢查記錄及處理情況記錄。

月、季度及年度檢查記錄及處理情況記錄。

安全檢查存在問題整改通知書及整改情況記錄。

各方面安全檢查的計(jì)劃安排、檢查記錄及處理情況。

各項(xiàng)檢查的總結(jié)匯報(bào)材料。

其他與安全檢查相關(guān)的材料。

5.1.9安全教育培訓(xùn)方面的內(nèi)容

安全培訓(xùn)計(jì)劃。

公司主要負(fù)責(zé)人、中層管理人員、安全管理人員及班組長(zhǎng)安全培訓(xùn)的記錄。

員工三級(jí)安全教育記錄。

特種作業(yè)人員和特種設(shè)備作業(yè)人員資格證書及教育培訓(xùn)記錄。

換崗教育培訓(xùn)記錄。

日常安全、宣傳、教育培訓(xùn)記錄及總結(jié)。

應(yīng)急救援培訓(xùn)、演練記錄及總結(jié)。

5.1.10安全投入方面的內(nèi)容

全年安全投入的計(jì)劃及專項(xiàng)安全投入計(jì)劃。

安全、宣傳、教育培訓(xùn)投入的情況記錄。

隱患整改方面的投入記錄。

防護(hù)用品方面的投入記錄。

安全防護(hù)設(shè)備、設(shè)施方面的投入記錄。

安全評(píng)價(jià)、安全管理體系建設(shè)、安全代理方面的投入。

其他與安全有關(guān)的投入。

5.1.11工傷保險(xiǎn)方面的內(nèi)容

參加工傷保險(xiǎn)員工的名單。

為員工繳納保險(xiǎn)費(fèi)的憑證或單據(jù)。

發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險(xiǎn)理賠的憑證或單據(jù)。

其他與工傷保險(xiǎn)相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。

5.1.12職業(yè)衛(wèi)生健康管理方面的內(nèi)容

具有職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類。

具有職業(yè)病危害的崗位的預(yù)防措施情況。

具有職業(yè)病危害的崗位定期檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告。

接觸職業(yè)病危害崗位的員工及其身體檢查情況。

確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄。

與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。

勞動(dòng)防護(hù)用品管理制度及其落實(shí)執(zhí)行情況的記錄。

各類勞動(dòng)防護(hù)用品發(fā)放記錄。

員工使用和佩戴勞動(dòng)防護(hù)用品的記錄。

其他與勞動(dòng)防護(hù)用品有關(guān)的文件、材料。

5.1.13“三同時(shí)”管理方面的內(nèi)容

有關(guān)安全設(shè)施和職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時(shí)”項(xiàng)目的文件、材料。

“三同時(shí)”項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖紙及相關(guān)資料。

“三同時(shí)”項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)資料。

其他與“三同時(shí)”項(xiàng)目相關(guān)的文件、資料。

5.1.14安全防護(hù)設(shè)備（含職業(yè)健康衛(wèi)生設(shè)備，下同）方面的內(nèi)容

各類安全防護(hù)設(shè)備的種類及型號(hào)等基本情況資料。

各類安全防護(hù)設(shè)備管理部門及設(shè)備運(yùn)行情況記錄。

各類安全防護(hù)設(shè)備運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)情況記錄。

應(yīng)急救援設(shè)備的種類、數(shù)量和型號(hào)及管理部門、狀況等記錄。

其他與安全防護(hù)設(shè)備相關(guān)的文件、資料和記錄。

5.1.15用電管理方面的內(nèi)容

企業(yè)用電管理制度及落實(shí)情況記錄。

配電室運(yùn)行狀況記錄。

臨時(shí)用電申請(qǐng)及拆除記錄。

配電箱等用電設(shè)施運(yùn)行狀況記錄。

5.1.16特種設(shè)備方面的內(nèi)容

特種設(shè)備的設(shè)計(jì)文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說明等文件以及安裝技術(shù)文件和資料。

特種設(shè)備的定期檢驗(yàn)和定期自行檢查的記錄，特種設(shè)備使用證。

特種設(shè)備的日常使用狀況記錄。

特種設(shè)備及其安全附件、安全保護(hù)裝置、測(cè)量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄。

特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄。

5.1.17事故調(diào)查處理方面的內(nèi)容。

發(fā)生事故情況經(jīng)過介紹。

事故調(diào)查組成人員名單及事故調(diào)查的相關(guān)會(huì)議記錄。

事故調(diào)查收集各類證據(jù)。

事故分析會(huì)記錄。

關(guān)于事故的原因分析、責(zé)任認(rèn)定和防護(hù)措施的相關(guān)決定文件。

按“四不放過”原則對(duì)事故進(jìn)行處理的文件。

企業(yè)月度事故報(bào)表。

其他與事故相關(guān)的文件、材料。

5.1.18其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容

5.2收集與移交的基本要求

5.2.1歸檔材料必須是總廠在生產(chǎn)過程中形成的與職業(yè)健康安全管理有關(guān)的各種文件、規(guī)章制度、技術(shù)資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。

5.2.2歸檔材料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，反映公司安全生產(chǎn)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。

5.3歸檔時(shí)間

5.3.1基礎(chǔ)建設(shè)、物料購(gòu)置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動(dòng)中形成的與職業(yè)健康安全相關(guān)聯(lián)材料，在項(xiàng)目結(jié)束后整理歸檔。

5.3.2各單位在安全管理過程中形成的材料可以按每月、每季或年歸檔，也可按項(xiàng)目或活動(dòng)歸檔。

5.4安全檔案工作人員負(fù)責(zé)有關(guān)歸檔材料的審核。

5.5安全檔案工作人員應(yīng)對(duì)各部門送交的各類安全管理檔案認(rèn)真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(cè)（一式兩份）和檢查記錄上簽字，正式履行交接手續(xù)。接收電子檔案時(shí)，應(yīng)在相應(yīng)設(shè)備、環(huán)境上檢查其真實(shí)有效性，并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性，然后辦理交接手續(xù)。

5.6檔案管理

5.6.1各單位安全管理檔案整理應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況按各自管理職責(zé)分類保存，便于科學(xué)管理與利用。

5.6.2安全管理檔案保管期限為永久、長(zhǎng)期（2—5年）、短期（2年以下）三種。

5.6.3對(duì)保管到期的安全管理檔案應(yīng)進(jìn)行鑒定。對(duì)經(jīng)過鑒定后已失去保存價(jià)值的相關(guān)檔案，應(yīng)寫出鑒定報(bào)告并編制銷毀清冊(cè)，報(bào)主管負(fù)責(zé)人審批。銷毀相關(guān)檔案時(shí)必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的檔案管理規(guī)定，銷毀清冊(cè)應(yīng)長(zhǎng)期保存。

5.6.4應(yīng)建立安全管理檔案統(tǒng)計(jì)工作制度，并按規(guī)定向上級(jí)有關(guān)部門報(bào)送安全生產(chǎn)檔案工作基本情況。

5.7檔案利用

5.7.1安全管理檔案的利用，要處理好保密和利用的關(guān)系，既要保護(hù)總廠的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密，保障企業(yè)的合法權(quán)益不受損害，又要充分發(fā)揮安全生產(chǎn)檔案的指導(dǎo)、借鑒作用。

5.7.2公司應(yīng)積極主動(dòng)地接受各級(jí)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對(duì)公司安全檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)，開展企業(yè)安全生產(chǎn)檔案信息服務(wù)工作。

第6篇 關(guān)于公司文件及規(guī)章制度的管理規(guī)定

公司文件及規(guī)章制度是企業(yè)保證正常生產(chǎn)工作秩序的基本法則，是廣大員工共同遵守的行為規(guī)范。為了加強(qiáng)公司文件及規(guī)章制度的嚴(yán)肅性，克服隨意性，真正發(fā)揮公司各項(xiàng)管理制度應(yīng)有的作用，制定本規(guī)定。

一、公司的重要管理事項(xiàng)和重復(fù)出現(xiàn)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、行政等管理活動(dòng)，經(jīng)公司研究，總經(jīng)理簽批后以公司文件的形式發(fā)放。各條線的專項(xiàng)管理制度，由相關(guān)條線負(fù)責(zé)起草，綜合性管理制度由綜合管理辦公室負(fù)責(zé)起草，統(tǒng)一由總經(jīng)理簽批。

二、公司內(nèi)部制定的規(guī)章制度，要符合和體現(xiàn)公司的有關(guān)規(guī)定精神，統(tǒng)一到綜合管理辦公室審查備案，確保規(guī)定與公司的相關(guān)規(guī)定不相違背。

三、公司的文件、規(guī)章制度及有關(guān)綜合管理工作計(jì)劃，統(tǒng)一由綜合管理辦公室管理，技術(shù)、財(cái)務(wù)專業(yè)性文件由技術(shù)、財(cái)務(wù)部門編制審批發(fā)放，并做到監(jiān)督執(zhí)行和考核。對(duì)文件、規(guī)章制度的發(fā)放和廢止，要做好登記記錄。

四、要加強(qiáng)公司文件及規(guī)章制度的執(zhí)行力度。文件及管理制度一旦發(fā)放，就嚴(yán)格執(zhí)行，在執(zhí)行中存在的問題及時(shí)修正，堅(jiān)決杜絕有章不循的現(xiàn)象存在。

五、各部門要增強(qiáng)制度的嚴(yán)肅性，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)帶頭、認(rèn)真組織學(xué)習(xí)制度內(nèi)容，加強(qiáng)組織觀念、制度觀念、法制觀念，逐步走上以法治廠的軌道。

第7篇 房地產(chǎn)公司文件管理制度

房地產(chǎn)公司文件管理制度

(三)

(一) 總則為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。

(二) 文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來文,同級(jí)函、電、來文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。

(三) 收文的管理

1、 公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

2、 公文的編號(hào)保管辦公室文書對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。

3、 公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。

4、 文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。文件閱完后,應(yīng)送交辦公室辦公室文書,切忌橫傳。辦公室辦公室文書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

(四) 發(fā)文的管理

1、 發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。

2、 公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);公布公司性的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。

3、 公司上行文、外發(fā)文主要用于:對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡(jiǎn)寫名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡(jiǎn)寫的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文。

(五) 文件的立卷與歸檔

1、 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:①上級(jí)機(jī)關(guān)來文,包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);②公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;③經(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會(huì)記錄;④公司一級(jí)組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;⑤有保存價(jià)值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;⑥參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;⑦上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

2、 業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

3、 立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

4、 文件的銷毀對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,公司辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。

第8篇 x房地產(chǎn)公司文件收發(fā)管理制度

房地產(chǎn)公司文件收發(fā)管理制度

1.目的:為完善公司文件收發(fā)管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。

2.適用范圍:適用本公司所有文件。

3.職責(zé):文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。

工作內(nèi)容

公司文件共分絕密、機(jī)密、秘密、普通四種,文件密級(jí)由公司總經(jīng)理確定。

公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。

業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門擬稿,分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。

屬于秘密以上的文件,核稿人應(yīng)注明文件密級(jí),并確定報(bào)送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定,由專人印制、報(bào)送。

已簽發(fā)的文件由核稿人登記,并按不同類別編號(hào)后,按文印規(guī)定處理。

文件由擬稿人校對(duì),審核后方能復(fù)印、蓋章。

公司的文件由行政辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報(bào)送。

經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。

外來文件由行政辦公室行政主管負(fù)責(zé)簽收,并于接件當(dāng)日填寫閱辦單,按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門,辦好文件閱辦;屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

文件閱辦部門或個(gè)人,對(duì)有閱辦要求的文件,應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的,應(yīng)向行政辦公室說明原因。

附件10.文件借閱登記表

第9篇 物業(yè)管理公司文件管理制度怎么寫

物業(yè)管理公司文件管理制度

第一節(jié) 總則

一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。

因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。

三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。

四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。

公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。

第二節(jié) 文件分類

一、規(guī)定。

發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用規(guī)定。

二、決定、決議。

對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用決定。

經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹的事項(xiàng),用決議。

三、通知。

轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級(jí)文件,要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng),用通知。

四、通報(bào)。

表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要信息,用通報(bào)。

五、請(qǐng)示、報(bào)告。

向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn),用請(qǐng)示。

向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議,用報(bào)告。

六、批復(fù)。

答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用批復(fù)。

七、函。

商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等,用函。

八、會(huì)議紀(jì)要。

傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與會(huì)者共同遵守的,用會(huì)議紀(jì)要。

第三節(jié) 文件格式

一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、 、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(bào)(送)單位(部門)等部份組成。

二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容。

三、發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。

四、公司發(fā)文代號(hào)分為四種:

①發(fā)、②人發(fā)、③客發(fā)。

冠以上述發(fā)文代號(hào)的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對(duì)全公司具有效力,對(duì)外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。

發(fā)文一般應(yīng)該是對(duì)公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等形式流轉(zhuǎn)。

力避隨意發(fā)文。

發(fā)用于公司及各部門的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào);

人發(fā)、客發(fā)分別用于人力資源部的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對(duì)外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號(hào),總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。

(公司其他部門均以發(fā)的代號(hào)發(fā)文,以②、③代號(hào)發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)

五、文件必須蓋章或簽字。

六、密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密。

七、緊急程度分為特急、急、平。

八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準(zhǔn)確。

九、發(fā)文單位必須注明全稱。

十、多頁(yè)文件應(yīng)標(biāo)明頁(yè)碼。

十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側(cè)留裝訂位。

十二、文件紙一般使用a4型。

第四節(jié) 收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門。

第五節(jié) 辦文

一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。

三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。

四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。

五、嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。

六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。

七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。

第六節(jié) 發(fā)文

一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。

二、發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對(duì)外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案

第七節(jié) 其他

一、時(shí)限要求:

1、特急:限4個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

2、急:限8個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

3、平:限16個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

二、文件的保密要求:

1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。

2、機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。

3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。

三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。

第10篇 公司文件管理制度

公司文件管理制度（一）

一、總則

第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文、同級(jí)函、電、來文、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。

二、收文的管理

第三條 公文的簽收

1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門，在簽收和拆封時(shí)，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

2、對(duì)政府部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

第四條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電單據(jù)等，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

第五條 文件的傳閱與催辦

1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱后簽名以示負(fù)責(zé)。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳。

5、行政秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔。

三、文件借閱和清退

第六條 各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須秘書同意后方可借閱。

第七條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

第八條 各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

四、文件的立卷與歸檔

第九條 文件的歸檔范圍

凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：

1、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；

2、各種專業(yè)例會(huì)記錄；

3、企業(yè)召開重要會(huì)議所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；

4、有保存價(jià)值的客戶資料及處理結(jié)果；

5、企業(yè)日志和大事記。

第十條 立卷要求

1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

五、文件的銷毀

第十一條 對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，秘書應(yīng)定期清理造冊(cè)并按行政有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。

六、附則

第十二條 本制度解釋權(quán)歸行政部。

第十三條 本制度自公布之日起執(zhí)行。

公司文件管理制度（二）

（一）總則

第一條 減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)於文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實(shí)際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函、電、來文，同級(jí)函、電、來文，本廠上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦（以下簡(jiǎn)稱兩辦）歸口管理。

（二）收文的管理

第四條 公文的簽收

1、凡來廠公文件（除廠領(lǐng)導(dǎo)訂的外）均由廠收發(fā)員登記簽收（由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外）後分別交兩辦機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和機(jī)要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

2、對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的四對(duì)口核定，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

第五條 公文的編號(hào)保管

1、兩辦機(jī)要秘書對(duì)上級(jí)來文拆封後應(yīng)及時(shí)附上文件處理傳閱單，并分類登記編號(hào)、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親文件，廠領(lǐng)導(dǎo)封後，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。

2、本廠外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交兩辦機(jī)要秘書進(jìn)行登記編號(hào)保管，不得個(gè)人保存。

第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽後，由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系後再分轉(zhuǎn)處理。

3、加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

第七條 文件的傳閱與催辦。

1、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完後應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3、閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

4、文件閱完後，應(yīng)送交兩辦機(jī)要秘書，切忌橫傳。

5、兩辦機(jī)要秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意後，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

6、按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。

（三）發(fā)文的管理

第八條 發(fā)文的規(guī)定

1、全廠上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

2、各群團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請(qǐng)，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群團(tuán)體文件由黨委批轉(zhuǎn)。

3、對(duì)全廠影響較大，涉及兩個(gè)以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長(zhǎng)批準(zhǔn)簽發(fā)。其馀文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

第九條 發(fā)文的范圍：

1、凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，均屬發(fā)文范圍。

2、黨委、廠部下發(fā)文件主要用於：

（1）公布全廠規(guī)章制度；

（2）轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的工廠文件；

（3）公布工廠體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng)；

（4）公布全廠性的重大生、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

（5）發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào)；

（6）其他有關(guān)全廠的重大事項(xiàng)；

3、黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用於：

（1）對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定；

（2）同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作等事宜。

4、在工廠日常生、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)後，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。

5、凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會(huì)議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

6、各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對(duì)外發(fā)函（應(yīng)各自編號(hào)備查）不用廠部名義發(fā)文。

（四）發(fā)文程式與要求

第十條 發(fā)文程式規(guī)定：

1、各單位元需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請(qǐng)；

2、黨委、廠部同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿；

3、草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

4、文稿擬就後，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí)；

5、兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿；

6、經(jīng)兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿（對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)）；

7、對(duì)審核時(shí)修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚；

8、需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付列印前送會(huì)簽部門會(huì)簽；

9、文稿審核會(huì)簽後，按批準(zhǔn)許可權(quán)的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；

10、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)後的文稿交兩辦機(jī)要秘書統(tǒng)一編號(hào)送打字室列印；

11、文件列印清樣，應(yīng)由擬稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名；

12、文件打字後，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機(jī)要秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況，對(duì)印刷質(zhì)量不好的文件，機(jī)要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。

（五）文件的借閱和清退

第十一條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對(duì)有密級(jí)的文件須兩辦主任同意後方可借閱。

第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條 兩辦機(jī)要秘書對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作。（一般月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

第十四條 各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

（六）文件的立卷與歸檔

第十五條 文件的歸檔范圍：

1、凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔：

（1）上級(jí)機(jī)關(guān)來文，包括上級(jí)對(duì)工廠報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù)；

（2）黨委、廠部發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生經(jīng)營(yíng)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等；

（3）廠黨委會(huì)、廠長(zhǎng)辦公室、廠務(wù)會(huì)、工廠管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄；

（4）廠黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等廠一級(jí)的黨群組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等；

（5）有保存價(jià)值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果；

（6）叁加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本廠在會(huì)上匯報(bào)表言材料等；

（7）上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及本廠向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料；

（8）反映本廠生、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品；

（9）工廠日志和大事記；

（10）工廠向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

2、業(yè)務(wù)科室，各群團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料，由各業(yè)務(wù)科室、群團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

第十六條 立卷要求

1、文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

2、立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。

（七）文件的銷毀

第十七條 對(duì)於多馀、重復(fù)、過時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件，兩辦機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。

第十八條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機(jī)要秘書和正副主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。

公司文件管理制度（三）

第一章 總則

第一條 為加強(qiáng)公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定。

第二條 負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對(duì)檔案資料必須按年度立卷，各系統(tǒng)和部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。

第三條 堅(jiān)持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統(tǒng)和部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集保管本系統(tǒng)或部門的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。名單報(bào)檔案室備案，如有變動(dòng)須及時(shí)通知檔案室。因工作變動(dòng)或離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

第二章 文書檔案立卷歸檔方法

第一節(jié) 文件資料的收集管理

第四條 凡公司繕印發(fā)出的公文一律由辦公室統(tǒng)一收集保管。

第五條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理在工作活動(dòng)中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會(huì)議文件由會(huì)議召集部門收集保管。

第六條 公司員工外出培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)在核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將有歸檔價(jià)值的文件資料向本部門檔案員辦理交接手續(xù)，檔案員簽字認(rèn)可后會(huì)計(jì)部才給予核報(bào)差旅費(fèi)。

第七條 各系統(tǒng)、部門檔案員的職責(zé)：

（一） 了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料。

（二） 認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。對(duì)本部門承辦的文件資料平時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)。

（三） 承辦人員借用文件資料時(shí)，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件資料登記手續(xù)。

第二節(jié) 歸檔范圍

第八條 重要的會(huì)議資料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。

第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。

第十條 公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

第十一條 公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)；公司反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。

第十二條 公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄（表單）及工作簡(jiǎn)報(bào)。

第十三條 信訪工作資料。

第十四條 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。

第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。

第十六條 公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。

第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

第十八條 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。

第十九條 公司重要設(shè)備檔案、財(cái)會(huì)檔案材料。

第三節(jié) 平時(shí)歸卷

第二十條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件資料，由檔案員集中統(tǒng)一保管。

第二十一條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件資料歸卷使用的案卷類目。案卷類目的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。

第二十二條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案員歸卷。

第二十三條 檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件資料，按照案卷類目條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)對(duì)號(hào)入座，并在文件處理登記薄上注明。

第四節(jié) 立卷

第二十四條 立卷工作由相關(guān)部門檔案員配合，檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

第二十五條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。

第二十六條 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

第二十七條 在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第二十九條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

第三十條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁(yè)號(hào)。

第三十一條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

第三十二條 有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

第三十三條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第三十四條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

（一） 案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件資料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件資料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

（二） 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內(nèi)文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

第11篇 檢驗(yàn)檢疫公司文件管理制度

檢驗(yàn)檢疫集團(tuán)公司文件管理制度

第一章 總則

第一條 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,提高收發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,結(jié)合集團(tuán)實(shí)際,特制定本制度。

第二條 本制度適用范圍:各級(jí)政府、機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位來文,集團(tuán)上報(bào)、下發(fā)的各種文件、資料,子公司上報(bào)的文件。

第三條 文件由辦公室統(tǒng)一管理。

第二章 收文的管理

第四條 公文的簽收。

簽收文件須檢查收文單位或收件人姓名。

簽收文件須核對(duì)文件的份數(shù)、標(biāo)題等內(nèi)容,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。

簽收文件須簽寫姓名并注明時(shí)間。

第五條 收到的文件須分類登記。登記內(nèi)容包括:收文日期、編號(hào)、來文單位、文件主題。

第六條 各類會(huì)議帶回的文件和材料,在傳達(dá)和匯報(bào)后交辦公室保管,個(gè)人不得存放。

第七條 文件須附“文件處理傳閱單”,由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì),在當(dāng)天或第二天分送領(lǐng)導(dǎo)閱簽或送承辦部門閱辦;涉及到兩個(gè)以上部門,按批示次序依次傳閱。

第八條 文件的傳閱。傳閱文件嚴(yán)格遵守傳閱范圍和詳細(xì)規(guī)定,不得將保密范圍內(nèi)的文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場(chǎng)所,不得將文件轉(zhuǎn)借他人閱看。閱批文件一般不得超過兩天,閱批后及時(shí)交給辦公室,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé);有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見的,辦公室應(yīng)責(zé)成相關(guān)部門和人員辦理有關(guān)事宜。

第三章 發(fā)文的管理

第九條 發(fā)文范圍:以集團(tuán)名義上報(bào)、下發(fā)的各類文件。

第十條 辦公室負(fù)責(zé)文件的上報(bào)下發(fā),其它部門不得擅自向上、向下發(fā)送文件。

第十一條 發(fā)文的程序。各職能部門發(fā)文須事先向辦公室提出申請(qǐng)。辦公室同意發(fā)文后,職能部門草擬文稿,且須在文稿紙首頁(yè)詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位和擬稿人。擬稿部門負(fù)責(zé)人核稿并簽字。辦公室調(diào)整文稿內(nèi)容與格式,確定分發(fā)或報(bào)送份數(shù),并報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批后,方可發(fā)文。

第四章 文件的借閱和清退

第十二條 留用文件須辦理借閱手續(xù),明確責(zé)任人、借閱和歸還時(shí)間。

第十三條 借閱人不得翻印和復(fù)印文件,不允許拆卷和在文件上勾劃,不得轉(zhuǎn)借他人,絕密文件在指定地點(diǎn)閱讀。

第十四條 辦公室定期收繳已處理的和限期清退的文件;文件丟失須及時(shí)查明原因和責(zé)任人,并向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

第五章 文件的歸檔與銷毀

第十五條 文件原稿由辦公室存檔,并保持完好。

第十六條 不具備存查價(jià)值的文件,經(jīng)辦公室主任審批后,方可銷毀。銷毀秘密文件應(yīng)到指定場(chǎng)所,由兩人以上監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。下發(fā)到各部門的無(wú)密級(jí)文件由其自行銷毀,并向辦公室上報(bào)銷毀清單。

第十七條 違反文件管理制度的,視情節(jié)輕重,由辦公室提出對(duì)責(zé)任人的處理意見,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后處罰。無(wú)污物、污水、浮土;四周墻壁及其附屬物、裝飾品無(wú)蜘蛛網(wǎng)、浮塵;照明燈、電風(fēng)扇、空調(diào)上無(wú)浮塵;衣柜、鏡子上無(wú)浮塵、污跡,檔案櫥內(nèi)各類書籍資料排列整齊,無(wú)灰塵,櫥頂無(wú)亂堆亂放現(xiàn)象;辦公桌上無(wú)浮塵,物品擺放整齊;桌椅擺放端正,各類座套干凈整潔;計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備保養(yǎng)良好,無(wú)灰塵、浮土;廁所墻面、地面、便池清潔干凈,無(wú)雜物、無(wú)異味;花壇、綠地內(nèi)無(wú)雜草、雜物。

第二十七條 衛(wèi)生清理實(shí)行部門責(zé)任制,部門負(fù)責(zé)人為責(zé)任人。各部門辦公室的衛(wèi)生,由各部門負(fù)責(zé)日常保潔,公共衛(wèi)生清理實(shí)行部門區(qū)域負(fù)責(zé)制。

第二十八條 責(zé)任區(qū)衛(wèi)生應(yīng)定期清掃,集團(tuán)辦公室定期進(jìn)行衛(wèi)生檢查。

第二十九條 衛(wèi)生工作,列入年終部門評(píng)比考核項(xiàng)目。

第三十條 吸煙須在指定場(chǎng)所。工作場(chǎng)所內(nèi)嚴(yán)禁隨地吐痰,亂丟垃圾等。

第三十一條 垃圾、污物、廢物的清除,須合乎衛(wèi)生要求。垃圾處理物須放置在規(guī)定場(chǎng)所或垃圾桶內(nèi)。

第三十二條 工作場(chǎng)所使用的器具、用品,須依規(guī)定放置。

第三十三條 對(duì)違反本管理辦法者及其所在部門,根據(jù)情節(jié)輕重,進(jìn)行批評(píng)教育或處罰。

第12篇 建設(shè)集團(tuán)公司公文事務(wù)性文件管理制度

建設(shè)集團(tuán)公司公文及事務(wù)性文件管理制度

1.目的

為了規(guī)范行政管理流程,使公司公文規(guī)范化,強(qiáng)化公司與部門之間、部門之間、上下級(jí)之間、公司與員工之間的聯(lián)系,減少工作糾紛,為指令的傳達(dá)、需求的溝通提供順暢的渠道,特制定本制度。

2.適用范圍

適用于公司全體員工。

3.術(shù)語(yǔ)和定義

3.1.公文:指與各部門、辦事處、分公司、項(xiàng)目部間傳送的紅頭文件。

3.2.公文的種類中要有:

3.2.1.決定:適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排,變更或者撤銷不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)、人事任免。公文的種類中要有:

3.2.2.公告:適用于向公司外宣布重要事項(xiàng)或者決定事項(xiàng)。

3.2.3.通告:適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

3.2.4.通知:適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相隸屬單位的公文,傳達(dá)要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)、人事任免。

3.2.5.通報(bào):適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者反映重要情況。

3.2.6.報(bào)告:適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)單位的詢問(包括審計(jì)報(bào)告)。

3.2.7.請(qǐng)示:適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

3.2.8.批復(fù):適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。

3.2.9.會(huì)議紀(jì)要:適用于公司月度總裁會(huì)議的記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。

3.3.事務(wù)性文件:從事公司各項(xiàng)活動(dòng)中編制的除公司紅頭公文以外的所有文件。

4.制度內(nèi)容

4.1.公文相關(guān)工作要求

4.1.1.擬稿:按照專業(yè)化擬辦的原則。涉及兩個(gè)部門以上會(huì)稿的,由主辦部門牽頭擬辦,有關(guān)部門會(huì)簽;

4.1.2.編號(hào):編號(hào)由發(fā)文代字、年份和序號(hào)組成。

代字:發(fā)文單位,由浙中建表示;

年份應(yīng)標(biāo)全稱,用小括號(hào)[]括入;

序號(hào)即當(dāng)年發(fā)文流水號(hào),從1起編,序號(hào)前加第字;

編號(hào)示例:浙中建[2022]第1號(hào);(即浙江**建設(shè)集團(tuán)有限公司2023年所發(fā)的第一份公文);

公文編號(hào)由行政人事部指定專人進(jìn)行記錄;

4.1.3.公文具體格式詳見附件《公司對(duì)外公文模板》;

4.1.4.簽發(fā)權(quán)限:對(duì)外發(fā)文,由總裁負(fù)責(zé)簽發(fā),行政人事部備案;

4.1.5.蓋章:簽發(fā)后,由印章管理人員蓋章,印章管理人員要進(jìn)行用印登記;

4.1.6.分發(fā):公文的分發(fā)由行政人事部及時(shí)分發(fā)到各部門、辦事處、分公司、項(xiàng)目部并做好分發(fā)登記工作;

4.1.7.歸檔:公文發(fā)文辦理完畢后,行政人事部要將公文原件和收文人的簽收單原件及時(shí)存檔。

4.2.事務(wù)性文件工作要求

4.2.1.文件編制格式

4.2.1.1.正式發(fā)布的文件必須編制文件編號(hào)、文件主題(或文件名稱)和頁(yè)碼,以便于檢索;文件主題應(yīng)簡(jiǎn)要準(zhǔn)確概括出文件的主要內(nèi)容;頁(yè)碼標(biāo)識(shí)用第 頁(yè) 共 頁(yè)的形式標(biāo)識(shí);

4.2.1.2.一般文件按公司統(tǒng)一模版編制,詳見附件《公司事務(wù)性文件模板》,同一類文件的編制格式應(yīng)保持一致;

4.2.2.文件編號(hào)規(guī)則一般采用字母和數(shù)字混合,連續(xù)編號(hào):

一般性事務(wù)文件編號(hào)為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-年份-流水號(hào);

公司制度、流程、指引編號(hào)為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-流水號(hào);

部門名稱縮寫為每個(gè)字漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母,并用大寫表示,一經(jīng)確定不得修改;

文件種類代碼要能代表某一類的文件,且這一類的文件數(shù)量較多,對(duì)于文件數(shù)量極少的文件用qt表示其他類;文件種類代碼可隨著公司的文件產(chǎn)生情況增設(shè),文件種類代碼詳見附件《文件種類及代碼》;

年度編號(hào)以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示;

每份文件正式發(fā)布后,文件編號(hào)不得變更,如此文件日后內(nèi)容有修改,要更新此份文件的,只升級(jí)文件版本(文件版本用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3、4……表示,第一次發(fā)布時(shí)用1表示,當(dāng)有修改第二次發(fā)布時(shí)用2表示,版本標(biāo)識(shí)時(shí)數(shù)字要連續(xù),不得斷開使用);

編號(hào)舉例:zjzq-cw-tz-2022-2,表示2023年2月財(cái)務(wù)部發(fā)出的通知,且該通知為財(cái)務(wù)部今年發(fā)出的第2份通知;

4.2.3.本規(guī)則發(fā)布之前已經(jīng)發(fā)布的各類文件其文件編號(hào)保持原來的編號(hào)不變,本規(guī)則發(fā)布之后,如果要修改以前已經(jīng)發(fā)布的文件內(nèi)容,按本規(guī)則重新編定文件編號(hào)。

5.文件種類及代碼

文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼

章程zc決議jy方案fa計(jì)劃jh

議案ya制度zd批復(fù)pf申請(qǐng)sq

流程lc合同ht通告tg報(bào)表bb

工作聯(lián)系單l*d通知tz總結(jié)zj日?qǐng)?bào)rb

備忘錄bwl會(huì)議紀(jì)要hyjy信函*h周報(bào)zb1

傳真cz報(bào)告bg決定jd月報(bào)yb

指示zs請(qǐng)示qs招標(biāo)zb其他qt

說明:不在上述范疇的文件統(tǒng)一歸入qt其他類中 ,隨著此類文件實(shí)際數(shù)量增加可增設(shè)新的文件代碼,需要增設(shè)時(shí)由行政人事部制定。

6. 公司目前以表單式管理為主,簡(jiǎn)單、明了、易懂,增設(shè)的表單詳見附件。

附件1:表22 對(duì)外傳真表

附件2:表23 公司事務(wù)性文件模板表

附件3:表24工作聯(lián)系表

附件4:表25市場(chǎng)營(yíng)銷人員工作月報(bào)表

浙江**建設(shè)集團(tuán)有限公司

二零一五年二月十二日

第13篇 物業(yè)管理公司文件管理制度

第一節(jié) 總則

一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。

三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。

四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。

第二節(jié) 文件分類

一、規(guī)定。

發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用規(guī)定。

二、決定、決議。

對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用決定。

經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹的事項(xiàng),用決議。

三、通知。

轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級(jí)文件,要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng),用通知。

四、通報(bào)。

表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要信息,用通報(bào)。

五、請(qǐng)示、報(bào)告。

向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn),用請(qǐng)示。

向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議,用報(bào)告。

六、批復(fù)。

答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用批復(fù)。

七、函。

商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等,用函。

八、會(huì)議紀(jì)要。

傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與會(huì)者共同遵守的,用會(huì)議紀(jì)要。

第三節(jié)文件格式

一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、 、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(bào)(送)單位(部門)等部份組成。

二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容。

三、發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。

四、公司發(fā)文代號(hào)分為四種:

①發(fā)、②人發(fā)、③客發(fā)。

冠以上述發(fā)文代號(hào)的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對(duì)全公司具有效力,對(duì)外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。

發(fā)文一般應(yīng)該是對(duì)公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文。

發(fā)用于公司及各部門的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào);

人發(fā)、客發(fā)分別用于人力資源部的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對(duì)外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號(hào),總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。

(公司其他部門均以發(fā)的代號(hào)發(fā)文,以②、③代號(hào)發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)

五、文件必須蓋章或簽字。

六、密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密。

七、緊急程度分為特急、急、平。

八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語(yǔ)準(zhǔn)確。

九、發(fā)文單位必須注明全稱。

十、多頁(yè)文件應(yīng)標(biāo)明頁(yè)碼。

十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側(cè)留裝訂位。

十二、文件紙一般使用a4型。

第四節(jié)收文

一、收文一律使用《收文簿》。

二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門。

第五節(jié)辦文

一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。

三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。

四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。

五、嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。

六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。

七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。

第六節(jié)發(fā)文

一、發(fā)文一律使用《公司發(fā)文稿紙》。

二、發(fā)文程序如下:公司內(nèi)部發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案對(duì)外發(fā)文:擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案第七節(jié)其他

一、時(shí)限要求:

1、特急:限4個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

2、急:限8個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

3、平:限16個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

二、文件的保密要求:

1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。

2、機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。

3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。

三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。

第14篇 某公司文件管理制度

f公司文件管理制度

1、發(fā)文程序:包括起草、校對(duì)、簽發(fā)、發(fā)送、歸檔等。

1.1起草:發(fā)文的草稿由發(fā)文部門/主辦部門指定專人撰寫,文稿擬成后,擬稿人填寫《發(fā)文稿箋》,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核稿后,到總經(jīng)辦領(lǐng)取文件編號(hào),按會(huì)簽流程報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。

1.2會(huì)簽:發(fā)文單位對(duì)涉及管理范圍文件或事關(guān)重大涉及面廣的內(nèi)容應(yīng)提請(qǐng)相關(guān)部門會(huì)簽。

1.3發(fā)送:經(jīng)各部門會(huì)簽完畢,總/副經(jīng)理審批后,由總經(jīng)辦統(tǒng)一按發(fā)放對(duì)象發(fā)文發(fā)送。

2.4.1文件經(jīng)裝訂后由總經(jīng)辦按發(fā)文稿箋上注明的發(fā)放對(duì)象發(fā)文,整理歸檔,并請(qǐng)收文人員在發(fā)文登記表上簽字。

2.4.2收文單位做好收文保管與傳閱工作。

2.4.3總經(jīng)辦將一份打印稿蓋章以傳真/郵件方式發(fā)送。

2.4.4總經(jīng)辦保存原稿,發(fā)文稿箋及三份打印稿,并做好歸檔整理工作。

具體詳見文件審批流程圖。

3、發(fā)文格式與使用表單

3.1發(fā)文稿箋

3.2制度文件編制格式

3.3發(fā)文格式

3.4批復(fù)意見

3.5傳閱表

3.6發(fā)(收)文登記表

3.6.1對(duì)內(nèi)行文:指**集團(tuán)公司及其子公司、分公司、辦事處。

分兩種:一、制度類:如制度、規(guī)章、規(guī)定、辦法、通知等

二、申請(qǐng)類:申請(qǐng)、報(bào)告、批示等

一、制度類行文的字號(hào)規(guī)定如下:

公司行文的字號(hào)為:*1*2*3字〔*4〕第○○○○號(hào)。*1*2為公司及地區(qū)別,*2為公司當(dāng)?shù)刈钔ㄓ玫暮?jiǎn)稱;*3為部門簡(jiǎn)稱,*4為年份別,○○○○為公司各部門收(發(fā))文流水號(hào)。以總公司為例,具體簡(jiǎn)稱如下:

國(guó)際物流部為--------智總國(guó)字[2001]第號(hào)

國(guó)內(nèi)物流部為-------- 智總物字[2001]第號(hào)

人力資源部為-------- 智總?cè)俗諿2001]第號(hào)

財(cái)務(wù)部為-------------- 智總財(cái)字[2001]第號(hào)

信息部為-------------- 智總信字[2001]第號(hào)

辦公室為-------------- 智總辦字[2001]第號(hào)

市場(chǎng)部為-------------- 智總市字[2001]第號(hào)

二、申請(qǐng)類*1*2*3字〔*4〕第○○○○號(hào)。*1*2為公司及地區(qū)別,*2為公司當(dāng)?shù)刈钔ㄓ玫暮?jiǎn)稱;*3為批復(fù)意見簡(jiǎn)稱,*4為年份別,○○○○為公司收(發(fā))文流水號(hào)。以總公司為例,具體內(nèi)容如下:

智總批字[2001]第03001號(hào)。

3.4.2對(duì)外行文:除對(duì)內(nèi)行文即對(duì)外行文,指對(duì)**集團(tuán)公司及其子公司、分公司、辦事處以外的單位、組織、公司的行文。

對(duì)外行文的字號(hào)規(guī)定如下:

公司對(duì)外行文的字號(hào)為:*1*2〔*4〕總字第○○○○號(hào)。*1*2為公司簡(jiǎn)稱;*3為地區(qū)別,*4為年份別,○○○○為公司收(發(fā))文流水號(hào)。以總公司為例,具體內(nèi)容如下:

智深總字[2001]第 號(hào)

4、外來文件的接收與傳閱

4.1外來的文件(含公文、郵件、傳真等)由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)簽收,并分類登記,由部門負(fù)責(zé)人提出處理意見后,總經(jīng)辦應(yīng)及時(shí)按要求報(bào)送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤。

4.2需傳閱的文件由總經(jīng)辦按傳閱要求進(jìn)行遞送,并請(qǐng)傳閱人在傳閱登記表上簽署意見,經(jīng)傳閱的文件與傳閱登記表由總經(jīng)辦歸檔保管。

第15篇 物業(yè)公司文件、資料管理制度作業(yè)指導(dǎo)書

物業(yè)公司作業(yè)指導(dǎo)書--文件、資料管理制度

1目的

規(guī)定本公司文件資料的編寫、批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、保存和作廢等活動(dòng)以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項(xiàng)工作正常開展和保存必要的證據(jù)。

2適用范圍

適用于本公司內(nèi)部文件的編寫、收發(fā)、控制及資料保管和外來文件的管理。

3職責(zé)

3.1各職能部門負(fù)責(zé)工作文件的編寫、收集和存檔。

3.2綜合管理部負(fù)責(zé)業(yè)主檔案的管理與控制。

3.3辦公室負(fù)責(zé)文件發(fā)放、存檔、資料保管以及文件的處理。

3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

4相關(guān)文件

《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

《質(zhì)量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

5工作程序和管理辦法

5.1文件的產(chǎn)生

5.1.1各相關(guān)部門根據(jù)工作需求編寫文件。

5.1.2總經(jīng)理助理對(duì)文件進(jìn)行審核。

5.1.3總經(jīng)理審批通過的文件由辦公室打印和發(fā)放,作為非受控文件生效。

5.1.4辦公室對(duì)生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。

5.2文件、資料的類別

5.2.1受控文件

a)內(nèi)業(yè)資料;

b)圖紙資料;

c)按照質(zhì)量體系的控制要求進(jìn)行管理的文件;

d)在質(zhì)量體系中引用的法律、法規(guī)和外來文件;

e)與服務(wù)過程有關(guān)的合同協(xié)議;

f)業(yè)主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業(yè)主財(cái)產(chǎn),由綜合管理部管理與控制,具體執(zhí)行[顧客財(cái)產(chǎn)控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。

管理與控制具體執(zhí)行[文件控制程序](q/ph-qp-4.2.3)。

5.2.2非受控文件

與公司經(jīng)營(yíng)和服務(wù)工作范圍相關(guān)的文件作為非受控文件管理,辦公室應(yīng)對(duì)其進(jìn)行分類和編碼,以便于歸檔,根據(jù)目前公司現(xiàn)有的非受控文件,可分為:

a)內(nèi)行文、外行文:1

b)未被質(zhì)量體系引用的外來文件:2

c)與服務(wù)過程無(wú)關(guān)的合同協(xié)議:3

d)未被質(zhì)量體系引用的法律法規(guī):4

e)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)性文件:5

f)照片、錄像帶:6

g)電腦貯存:7

5.3文件、資料目錄的索引號(hào)

*-*.*-**

文件盒編號(hào)

同號(hào)柜序列號(hào)

文件柜編號(hào)

文件類別編碼

5.4文件、資料歸檔與管理

5.4.1各職能部門對(duì)各種工作文件進(jìn)行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統(tǒng)一管理。

5.4.2辦公室負(fù)責(zé)文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。

5.4.3辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件、資料的管理和保護(hù),文件、資料應(yīng)分門別類包裝和存放,對(duì)于需存檔的文件、資料要及時(shí)存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號(hào)、份數(shù)等,如用必要還應(yīng)有內(nèi)容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號(hào)范圍。確保調(diào)用、借閱文件、資料時(shí)易于識(shí)別和檢索,便于對(duì)文件資料的保管。

5.5文件、資料的發(fā)放

5.5.1文件應(yīng)按各職能部門工作性質(zhì)和范圍發(fā)放,由辦公室制定[文件分發(fā)登記表](qr-wd01-02-03),注明發(fā)放范圍、數(shù)量、分發(fā)號(hào)等,并要求領(lǐng)用人在[文件分發(fā)登記表]上簽領(lǐng),以便對(duì)發(fā)放的文件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和

檢查。

5.5.2辦公室在文件發(fā)放的過程中不得誤發(fā)、遺失,發(fā)現(xiàn)文件誤發(fā)時(shí)應(yīng)立即追回,同時(shí)作好文件的補(bǔ)救工作。

5.6文件資料的調(diào)用、借閱與歸還

5.6.1借閱者應(yīng)在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細(xì)注明文件、資料的編號(hào)和圖號(hào),并按時(shí)歸還和辦理歸還手續(xù)

5.6.2借閱的文件、資料未經(jīng)允許不得復(fù)印、摘抄、外借和傳播。

5.6.3借閱的文件、資料歸還時(shí),辦公室應(yīng)對(duì)文件資料是否完好進(jìn)行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應(yīng)闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應(yīng)追究當(dāng)事人的責(zé)任。

5.6.4機(jī)密性文件的調(diào)用與借閱規(guī)定

a)a級(jí)機(jī)密文件資料:公司年度計(jì)劃、公司年終報(bào)告總結(jié)及公司章程、董事會(huì)決議,公司財(cái)務(wù)報(bào)表、法律訴訟文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

b)b級(jí)機(jī)密文件資料:業(yè)主檔案,公司員工檔案、公司規(guī)章制度、公司經(jīng)營(yíng)專項(xiàng)審批文件等的調(diào)用與借閱需經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

c)c級(jí)機(jī)密文件資料:內(nèi)業(yè)資料和技術(shù)性圖紙資料、法律法規(guī)類文件的調(diào)用與借閱需經(jīng)有關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并向辦公室聯(lián)系辦理。

d)行業(yè)主管借閱文件、資料的僅限于b級(jí)機(jī)密和c級(jí)機(jī)密文件、資料。

e)業(yè)主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術(shù)圖紙和已張貼在公共場(chǎng)所的文件。

f)外來單位借閱、調(diào)用文件、資料的限于國(guó)家執(zhí)法部門,如公安機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協(xié)助與配合,但在此之前應(yīng)檢驗(yàn)和登記來訪單位和人員的證明文件和相關(guān)證件,由辦公室主任向總經(jīng)理請(qǐng)示后親自辦理。

g)以上文件資料的調(diào)用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執(zhí)行。

5.7文件的復(fù)制、破損和丟失

5.7.1未經(jīng)允許,不得隨意復(fù)印公司的文件資料,如因工作需要復(fù)印文件,須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn),并在[文件復(fù)印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復(fù)印文件的名稱,復(fù)印數(shù)量,并簽名。

5.7.2文件使用人應(yīng)對(duì)文件妥善保管,當(dāng)文件破損嚴(yán)重影響使用或丟失時(shí),應(yīng)填寫[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準(zhǔn),辦理更換手續(xù)。補(bǔ)發(fā)新文件時(shí)應(yīng)收回破損文件,并應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào),新的分發(fā)號(hào)延續(xù)原來文件分發(fā)號(hào)。

5.8文件、資料的更新

文件增加條款和更新時(shí)應(yīng)及時(shí)更換,保證在使用處獲得有效版本。

5.9文件的作廢與銷毀

5.9.1內(nèi)容不適用于公司運(yùn)行或超過有效期限的文件,經(jīng)過總經(jīng)理過期審批后給予作廢或銷毀處理。

5.9.2在分發(fā)過程中發(fā)現(xiàn)文件遺失或在使用過程中文

件破損嚴(yán)重和丟失的,應(yīng)向上級(jí)匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理審批后,給予作廢處理。

5.9.3作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時(shí)需兩個(gè)人進(jìn)行,一人實(shí)施,一人監(jiān)督。

5.9.4辦公室對(duì)于作廢和銷毀的文件,應(yīng)在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號(hào)、版本號(hào)和分發(fā)號(hào)作廢,并向各部門書面發(fā)布作廢聲明,防止誤用。

6使用的記錄表格

序號(hào)名稱編號(hào)存放地點(diǎn)存放時(shí)間

1[印制文件登記表]qr-wd01-02-01辦公室一年

2[存檔備案資料目錄]qr-wd01-02-02辦公室長(zhǎng)期

3[文件分發(fā)登記表]qr-wd01-02-03辦公室一年

4[文件、資料借閱登記表]qr-wd01-02-04辦公室一年

5[文件復(fù)印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年

6[文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表]qr-wd01-02-06辦公室一年

7[作廢、銷毀文件登記表]qr-wd01-02-07辦公室一年

起草人:審核人:審批人:

第16篇 施工公司文件管理制度

建筑公司文件管理制度

1.目的

為適應(yīng)當(dāng)前信息系統(tǒng)管理需要,充分節(jié)約紙張辦公,公司文件采用e四建網(wǎng)站、飛信平臺(tái)、電子郵箱等電子文件的形式進(jìn)行傳遞和管理。使文件能及時(shí)傳遞到使用場(chǎng)所,確保文件的適用性、有效性,防止失效或作廢文件的使用。

2.適用范圍

適用于公司、分公司、項(xiàng)目部文件管理過程。

3.職責(zé)

3.1董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)批準(zhǔn)企業(yè)綜合管理手冊(cè)。

3.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)各系統(tǒng)管理分手冊(cè)。

3.3公司各分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本系統(tǒng)文件進(jìn)行審批,管理者代表負(fù)責(zé)審核各管理手冊(cè)中質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)內(nèi)容。

3.4公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司紅頭文件和上級(jí)來文的管理,負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。

3.5企業(yè)管理部負(fù)責(zé)組織企業(yè)管理手冊(cè)的編寫,組織文件接口討論,負(fù)責(zé)其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作;定期評(píng)審各項(xiàng)管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則等管理性文件的適用性,負(fù)責(zé)e四建網(wǎng)站及飛信平臺(tái)上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。

3.6公司各職能部門負(fù)責(zé)編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊(cè)、負(fù)責(zé)本部門出臺(tái)的各項(xiàng)管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書、目標(biāo)指標(biāo)等管理性文件的會(huì)簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔,并組織實(shí)施與管理。

3.7各職能部門識(shí)別出適用的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求,盡量在網(wǎng)絡(luò)中查找,并下載,由企業(yè)管理部上傳到e四建網(wǎng)站,資源共享。質(zhì)量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規(guī)及其他要求清單。

3.8公司職能部門、分公司、項(xiàng)目部設(shè)專兼職文件管理員對(duì)文件進(jìn)行接收、發(fā)放等管理;

3.9分公司辦公室負(fù)責(zé)收集各項(xiàng)目部郵箱地址,并及時(shí)將文件傳遞到文件的使用場(chǎng)所。

3.10 項(xiàng)目部對(duì)接收到的公司、分公司、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、政府和其他相關(guān)部門的通知、來往函件及文件進(jìn)行管理。并以交底、傳閱或組織學(xué)習(xí)等形式向相關(guān)人員傳達(dá)。

4.工作程序

編制→審核→審批→發(fā)放→接收→學(xué)習(xí)→執(zhí)行→修訂→換版→作廢

4.1 文件編制、審核和審批

4.1.1 企業(yè)管理部編制《企業(yè)綜合管理手冊(cè)》,組織討論,董事長(zhǎng)審批。

4.1.2 公司職能部門編制本系統(tǒng)的管理手冊(cè),企業(yè)管理部組織討論,總經(jīng)理審批。

4.1.3 公司職能部門編制的紅頭文件、管理辦法、實(shí)施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書等管理性文件,由部門領(lǐng)導(dǎo)審核,經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽,公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

4.1.4 分公司編制的管理規(guī)定、制度等文件,由主管經(jīng)理審核,分公司經(jīng)理審批。

4.1.5 項(xiàng)目部編制的施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)方案、交底等技術(shù)性文件按照有關(guān)法規(guī)和《施工組織設(shè)計(jì)及專項(xiàng)施工方案管理辦法》中的審批要求進(jìn)行管理。

4.1.6 對(duì)內(nèi)審報(bào)告、管理評(píng)審報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等記錄性文件按照各系統(tǒng)管理手冊(cè)中要求進(jìn)行審批。

4.1.7電子文件起草完成后,分管領(lǐng)導(dǎo)在紙張文件原稿上審批,文件管理部門留存原稿。

4.2 文件的接收和發(fā)放

4.2.1公司各部門、分公司、項(xiàng)目部均應(yīng)配置至少一臺(tái)電腦,并與互聯(lián)網(wǎng)連接,設(shè)置一個(gè)固定的郵箱地址或qq號(hào)碼,向公司企業(yè)管理部、公司及分公司辦公室傳遞信息。

4.2.2企業(yè)管理部定期發(fā)布各部門、分公司的郵箱地址或qq號(hào)碼,文件發(fā)放均以該郵箱地址為收件人,分公司主管文件人員建立各項(xiàng)目的郵箱地址,并以此郵箱地址為收件人進(jìn)行文件發(fā)放。

4.2.3公司各部門、分公司、項(xiàng)目部均明確一名文件管理員,每天必須查看郵箱,在5日內(nèi)完成文件的傳遞工作。

4.2.4各職能部門規(guī)章制度方面的文件按照企業(yè)管理部確定的郵箱地址進(jìn)行發(fā)放,并向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放一份紙質(zhì)文件。

4.2.5日常通知類文件可在e四建網(wǎng)頁(yè)上公布,對(duì)需要在網(wǎng)上發(fā)布的文件,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由編制部門通過企業(yè)管理部在公司網(wǎng)頁(yè)上發(fā)布,網(wǎng)管員以飛信平臺(tái)的形式通知各單位辦公室及各部門,防止沒有接到通知延誤工作。

4.2.6各職能部門及各單位收到電子文件后,要及時(shí)給發(fā)文部門回復(fù)確認(rèn)文件收悉情況。

4.2.7企業(yè)管理手冊(cè)、規(guī)章制度文件或需企業(yè)管理保密的電子文件,以郵件形式發(fā)放,或在e四建網(wǎng)頁(yè)上設(shè)置公司內(nèi)部文件平臺(tái),設(shè)置密碼,只有公司內(nèi)部人員方可登陸。

4.2.8公司各部門和分公司辦公室接到文件后,文件管理員填寫《文件傳閱處理單》交主管領(lǐng)導(dǎo)審閱,如需傳閱或轉(zhuǎn)發(fā),批注傳閱或發(fā)放范圍,傳閱人員簽注姓名和時(shí)間,轉(zhuǎn)發(fā)的文件填寫《文件發(fā)放記錄》。

4.2.9分公司主管領(lǐng)導(dǎo)在《文件傳閱處理單》上標(biāo)注電子文件的發(fā)放范圍,文件管理員以發(fā)放組群形式發(fā)放,做好《文件發(fā)放記錄》,收到電子郵件后,接收方要進(jìn)行回復(fù)確認(rèn),發(fā)放方在《文件發(fā)放記錄》中打鉤確認(rèn)。

4.2.10分公司接到電子文件后,及時(shí)向項(xiàng)目部發(fā)放。對(duì)沒有連接網(wǎng)絡(luò)或無(wú)電腦的項(xiàng)目部可將文件進(jìn)行拷貝或打印成紙張文件進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放部門(科室)填寫《文件發(fā)放記錄》,接收人簽字。

4.2.11各有關(guān)部門、單位可將所需文件從網(wǎng)頁(yè)或郵件中下載,復(fù)制到本地電腦專項(xiàng)文件夾中,建立《文件接收記錄》方便查找。文件管理員對(duì)文件修訂過程進(jìn)行跟蹤,確保使用文件處獲得有效版本。

4.2.12企業(yè)管理手冊(cè)分為受控和非受控,提供給認(rèn)證中心和公司內(nèi)部使用要對(duì)其修訂狀態(tài)進(jìn)行管理,提供給建設(shè)單位或社會(huì)有關(guān)部門的文件為非受控版本。

4.2.13凡對(duì)體系運(yùn)行具有關(guān)鍵作用的崗位,都應(yīng)得到或?qū)W習(xí)適用文件。

4.2.14 接收到文件的部門、分公司、項(xiàng)目部利用每周會(huì)議學(xué)習(xí)文件有關(guān)內(nèi)容,并做好會(huì)議紀(jì)要。

4.3文件的評(píng)審

4.3.1在管理評(píng)審輸入資料中,各職能部門對(duì)主管的文件提出評(píng)審意見。

4.3.2 企業(yè)管理部每年對(duì)管理性文件組織評(píng)審,需修訂或更新的在企業(yè)管理手冊(cè)中進(jìn)行修改。

4.4文件的修訂、更新、作廢

4.4.1文件起草部門對(duì)電子文件進(jìn)行修訂時(shí),重新起草文件,并用紅顏色字體標(biāo)明修改部位,經(jīng)審批后,標(biāo)明原文件作廢或修訂狀態(tài),進(jìn)行發(fā)放。

4.4.2 對(duì)文本文件修改時(shí),填寫《文件更改通知單》,經(jīng)審批后按照原文件發(fā)放范圍發(fā)放。

4.4.3當(dāng)文件修訂或更新時(shí),及時(shí)進(jìn)行發(fā)放管理,通知原文件管理員更換原有文件。

4.4.4 文件作廢時(shí),在紙張文件上注明作廢,作廢的電子文件及時(shí)從有效文件夾中撤出,在文件接收記錄中標(biāo)識(shí)作廢。

4.5 文件的存檔

4.5.1文件起草部門、公司辦公室各存留一份蓋有紅章的正式文件,人事任免文件打印5份紙質(zhì)文件,分別由人力資源部留一份,個(gè)人檔案裝一份,用人單位存一份,辦公室留存兩份。

4.5.2分公司辦公室對(duì)接到的電子文件輸出一份紙張文件,進(jìn)行傳閱、學(xué)習(xí)并存檔。

4.6網(wǎng)頁(yè)的維護(hù)

4.6.1企業(yè)管理部負(fù)責(zé)對(duì)公司網(wǎng)站進(jìn)行維護(hù),確保網(wǎng)絡(luò)暢通。

4.6.2企業(yè)管理部積極宣傳公司網(wǎng)站,在各種雜志、文件中體現(xiàn)公司網(wǎng)址。

4.7文件的編號(hào)和排版

4.7.1 公司文件分為企業(yè)管理手冊(cè)、紅頭文件、便函文件、黨委文件、工會(huì)文件等類型。

4.7.2公司紅頭文件按照傳統(tǒng)文件編碼由經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào)。(如晉四建×字[××××]××號(hào))

4.7.3 公司便函文件編碼由經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào)。(如晉四建函[××××]××號(hào))

4.7.4黨委文件、工會(huì)文件紅頭采用本系統(tǒng)的編號(hào)方法。

4.7.5各部門編制的電子版文件按附錄要求格式設(shè)置。

4.7.6分公司文件編號(hào)采用sj/×f××-20××。

4.8文件管理的其他要求

4.8.1各部門報(bào)刊、信件由專人領(lǐng)取分發(fā)。凡屬領(lǐng)導(dǎo)親啟的函件,要交領(lǐng)導(dǎo)拆封。其它行政信函由公司辦公室主任或秘書拆封,對(duì)外來已拆封的文件拒絕簽收。

4.8.2搞好企業(yè)內(nèi)外文件、信件的收發(fā)和傳遞工作。對(duì)急件隨接隨送,立即處理,不得積壓拖延時(shí)間。做到登記清楚,不丟失,不拆封,收件人必須有簽字。對(duì)帶有編號(hào)的外來件,收發(fā)登記后再予分發(fā)。

4.8.3凡以企業(yè)名義發(fā)出的文件,要按文稿格式擬稿。經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審查同意簽字后,由辦公室主任核稿登記打印,核準(zhǔn)無(wú)誤后方準(zhǔn)發(fā)出。

4.8.4文件起草部門、分公司、項(xiàng)目部均要留存各種文件審批底稿,并報(bào)辦公室留存蓋章后正式文稿一份。

4.8.5除中心組學(xué)習(xí)及黨政聯(lián)席會(huì)會(huì)議等重要會(huì)議的紀(jì)要外,其它會(huì)議紀(jì)要以電子版文件形式下發(fā),由文件起草部門按照公司企業(yè)管理部公布的各部門、各單位郵件地址發(fā)放,在公司大屏幕滾動(dòng)通知文件管理員通過電子郵箱查閱、傳遞,各單位或各部門收到文件后,要及時(shí)給發(fā)文部門回復(fù)確認(rèn)文件收悉情況。

4.8.6除存檔的紙張文件外,均應(yīng)使用已單面使用過的廢棄紙張,包括呈送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的紙質(zhì)文件。

4.8.7公司、分公司、項(xiàng)目部對(duì)接收到的建設(shè)單位、監(jiān)理單位、政府和其他相關(guān)部門的通知、來往函件及文件進(jìn)行編目管理,并及時(shí)向相關(guān)部門傳遞信息。

4.8.8所有的會(huì)議紀(jì)要均要寫明時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人、請(qǐng)假人及缺席情況,要寫明會(huì)議主要內(nèi)容及會(huì)議安排事項(xiàng)。

4.8.9所有文件均應(yīng)反映出文件名稱、審批過程、編制單位、編制日期的內(nèi)容。

5.記錄

5.1 文件接收記錄

5.2 文件發(fā)放記錄

5.3 文件傳閱處理單

5.4 文件更改通知單

6.流程圖