制定一套有效的采購管理規(guī)章制度是企業(yè)運營的核心環(huán)節(jié)，它確保了資源的有效利用，保障了業(yè)務流程的順暢，降低了運營風險。規(guī)章制度的編寫應以清晰、實用和合規(guī)為原則，充分考慮企業(yè)的實際情況和行業(yè)特性。
規(guī)章制度包括哪些
采購管理規(guī)章制度通常包括以下幾個核心部分：
1. 采購政策：闡述企業(yè)的采購目標、策略和決策流程，明確采購活動的基本指導方針。
2. 職責分工：明確采購部門、財務部門、質檢部門及其他相關部門的職責與權限，確保責任明確，避免工作交叉。
3. 供應商管理：規(guī)定供應商選擇、評估、維護和終止的程序，確保供應商的質量和穩(wěn)定性。
4. 采購流程：詳細描述從需求提出到合同執(zhí)行的每個步驟，包括詢價、比價、議價、審批、簽訂合同、驗收和付款等。
5. 質量控制：設立質量標準和檢驗程序，確保采購物品或服務滿足企業(yè)需求。
6. 風險管理：識別可能的風險，如價格波動、供應中斷等，并制定應對措施。
7. 合規(guī)性要求：遵守相關法律法規(guī)，確保采購活動的合法性。
8. 糾紛處理：設定解決采購過程中可能出現(xiàn)爭議的程序和機制。
作用和意義
采購管理規(guī)章制度對企業(yè)有著深遠的影響：
1. 規(guī)范行為：通過明確規(guī)則，指導員工進行標準化操作，減少錯誤和偏差。
2. 降低成本：有效控制采購成本，防止浪費，提高資金使用效率。
3. 提升效率：優(yōu)化流程，減少無效勞動，加快采購速度。
4. 保障質量：確保采購物品或服務的質量，從而保證生產或服務質量。
5. 防范風險：通過風險預判和管理，降低因采購問題引發(fā)的經營風險。
6. 維護關系：建立公平、透明的供應商關系，提升供應鏈穩(wěn)定性。
怎么制定
制定規(guī)章制度時，需注意以下幾點：
1. 調查研究：深入了解企業(yè)現(xiàn)狀，收集各部門意見，了解行業(yè)最佳實踐。
2. 明確目標：確定規(guī)章制度要解決的問題，明確預期效果。
3. 多方參與：涉及相關部門共同參與，確保制度全面、合理。
4. 可行性分析：確保制度在實際操作中可行，避免紙上談兵。
5. 持續(xù)改進：定期審查和更新制度，適應企業(yè)變化和發(fā)展。
采購管理規(guī)章制度范文
第1篇 公司采購管理規(guī)章制度
一、總則
(一)為規(guī)范本集團及下屬生產企業(yè)的采購工作，特制定本制度。
(二)本制度適用于集團公司及集團下屬各生產企業(yè)的采購活動。
二、采購原則
(一)嚴格執(zhí)行詢議價程序
凡未通過招標確定供應商價格的物品的采購，每次采購金額在 元以上，必須有3家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，并與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。
(二)合同會簽制度
固定資產的采購合同，必須經過有關部門如生產管理部、質量部、財務部、審計部、生產企業(yè)總經辦、設備維修部共同參與，調研匯總各方意見，經公司分管領導審核，總經理批準簽約。
公司采購管理制度。
屬集團采購的項目，應報總裁批準。
(三)職責分離
采購人員不得參與物資和服務的驗收，采購物資質量、數量、交貨等問題的解決，應由采購部根據合同要求及有關標準與供應商協(xié)商完成。
(四)一致性原則
采購人員定購的物資或服務必須與請購單所列要求規(guī)格、型號、數量相一致。
在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋信息供申請部門更改請購單作參考。
如確因特定條件數量不能完全與請購單一致，經審核后，差值不得超過請購量的5%-10%。
(五)最低價搜尋原則
采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應商信息檔案庫，了解市場最新動態(tài)及各地區(qū)最低價格，實現(xiàn)最優(yōu)化采購。
(六)廉潔制度
所有采購人員必須做到：
1、熱愛企業(yè)，自覺維護企業(yè)利益，努力提高采購材料質量，降低采購成本。
嚴格遵守公司采購管理制度。
2、加強學習，提高認識，增強法治觀念。
3、廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。
4、嚴格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。
5、工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。
6、努力學習業(yè)務，廣泛掌握與采購業(yè)務相關的新材料、新工藝、新設備及市場信息。
(七)招標采購
1、凡大宗或經常使用的材料，如原、輔、包材料、零星且繁雜的物資、辦公用品、中藥材等都應通過詢議價或招標的形式，由生產、質量、財務、審計、采購、總經辦等相關部門共同參與，定出一段時間內(一年或半年或一季度)的供應商、價格，簽訂供貨協(xié)議，以簡化采購程序，提高工作效率。
2、對于價格隨市場變化較快的材料，除縮短招標間隔時限外，還應隨著掌握市場行情，調整采購價格。
三、采購程序
(一)供應商的選擇和審計
1、原輔材料的供應商必須證照齊全，具有生產產品的合法證件。
變更原輔材料的供應商必須經過送樣檢驗、小試、中試，征得生產、質量部門同意。
必要時，報有關管理部門批準備案。
2、對于大宗和經常使用的商品或服務，采購部應較全面地了解掌握供應商的生產管理狀況、生產能力、質量控制、成本控制、運輸、售后服務等方面的情況，建立供應商檔案，做好業(yè)務記錄，會同企業(yè)生產、質量、采購部門對供應商定期進行評估和審計。
3、固定資產及零星物資采購在選擇供應商時，必須進行詢議價程序和綜合評估。
供應商為中間商時，應調查其信譽、技術服務能力、資信和以往的服務對象，供應商的報價不能作為唯一決定的因素。
4、為保證原、輔、包材質量的穩(wěn)定，供應商也應相對穩(wěn)定。
5、為確保供應渠道的暢通，防止意外情況的發(fā)生，對于生產運營所必需的商品，應有兩家或兩家以上供應商作為后備供應商或在其間進行交互采購。
大宗商品應同時由兩家以上供應商供貨，以保證貨源、質量和價格合理。
6、對于零星且規(guī)格繁雜的物資，每年度根據部門預算計劃統(tǒng)計造表交采購部門，向3家以上供應商詢價，經有關部門及采購部門綜合評估后，選擇合適的供應商，簽訂特約供貨協(xié)議，定期結算。
(二)采購程序
1、原輔包裝材料的采購計劃及資金預算銷售計劃—生產計劃—資金預算。
2、固定資產及其他零星物品的申請，由各使用部門填寫請購單，寫清采購物資的數量、規(guī)格、型號、質量標準、技術指標、制作工藝、材質、要求到貨日期等，由部門經理簽字上報分管領導批準，交集團采購部門。
3、采購詢價、綜合評估、會簽合同，由采購部門協(xié)調生產、財務、審計、質量、工程、維修總經辦及使用部門共同完成，報主管領導審批。
生產、質量、工廠維修、使用部門負責采購材料的適用性，財務部門負責預算控制、價格調查、資信調查、合同付款條款的審核，法律部門負責合同條款的審查，審計部門負責合同的事前審計和事后財務審計。
采購部門負責合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立，市場信息的收集。
同時，與供方和生產廠聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情況、質量反饋及聯(lián)系售后服務事宜。
凡由集團采供部代各生產企業(yè)采購的物資，采購合同簽訂后，由集團采供部采購人員將合同傳真至生產企業(yè)采購部。
4、計劃、倉儲主管負責計劃匯總、接貨、記錄，接收報告的出具。
倉儲、質量部門負責原輔包材料的驗收，并出具檢測報告。
并于每月10日、20日將本月收貨入庫單、檢測報告匯總連同原輔料庫存數傳真至集團采供部。
設備由申請部門、工程技術部門驗收，并出具驗收報告。
四、審計監(jiān)督
(一)采購全過程進行財務監(jiān)督和審計。
(二)在采購招標、采購詢議價、合同簽訂和采購結算過程中，除有生產、質量、使用部門、工廠維修部門及相關領導參與外，財務、審計部門要全程參與。
財務部門主要負責材料價格的核查，審計部門主要負責合同條款的審核和財務支付的事前事后審計。
(三)采購人員要自覺接受財務和審計部門對采購活動的監(jiān)督和質詢。
(四)對采購人員在采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為，審計部門將有權對有關人員提出降級、處罰、開除的處理建議，直至追究法律責任。
五、其他
本規(guī)章制度自下發(fā)之日起生效。
風險提示： 企業(yè)規(guī)章制度也可以成為企業(yè)用工管理的證據，是公司內部的“法律”，但是并非制定的任何規(guī) 章制度都具有法律效力，只有依法制定的規(guī)章制度才具有法律效力。
勞動爭議糾紛案件中，工資支付憑證、社保記錄、招工招聘登記表、報名表、考勤記錄、開除、除名、辭退、解除勞動合同、減少勞動報酬以及計算勞動者工作年限等都由企業(yè)舉證，所以企業(yè)制定和完善相關規(guī)章制度的時候，應該注意收集和保留履行民主程序和公示程序的證據，以免在仲裁和訴訟時候出現(xiàn)舉證不能的后果。
第2篇 餐飲采購管理規(guī)章制度
為規(guī)范原材料的采購程序、節(jié)約采購成本、滿足經營的需求、提高經濟效益、特制定本制度。采貯管理流程分采購、驗收、倉管、發(fā)放四個環(huán)節(jié),針對各餐飲企業(yè)的實際情況,具體切實做好采購工作。
第一條基本原則
1.廉潔自律,嚴格供應商選擇、評價、甑選以保證供應商供貨質量,處理好與供應商的關系,不接受供應商禮金、禮品和宴請;
2.嚴格遵守采購規(guī)范流程,按流程辦事,能及時按質按量地采購到所需物品,在滿足公司需求的基礎上最大限度降低采購成本;
3.加強采購的事前管理,建立完善的設備價格信息檔案,做好采購相關文檔的存檔、備份工作,以有效地控制和降低采購成本并保證采購質量;
4.所有采購,必須事前獲得批準。未經計劃并報審核和批準,除急購外不得采購,急購需按《緊急采購管理流程》要求進行采購;
5.凡具有共同特性的物品,盡最大可能以集中辦理采購,可以核定物品項目,通知各申購部門提出請購,然后集中辦理采購;
6.采購物品在條件相同的前提下應在正在發(fā)生業(yè)務或已確認的供應商處購買,不得隨意變更供應商;
7.科學、客觀、認真地進行收貨質量檢查;
第二條供貨商的確定原則
1.初選供貨商:要深入細致的進行市場考察,要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商,進行綜合考察,在考察中要重點了解供貨商的實力,專業(yè)化程度,貨物來源,價格、質量極其目前的供貨狀況。
2.試用供貨商:對于同類商品找出兩家同時供貨,重點從質量、價格、服務三方面來進行比較嘗試。
3.確定供貨商:在使用兩個月的基礎上、由財務人員、廚師長、采購人員提交效果報告,由公司審批確定。
4.簽定供貨合同:確定供貨商后,由總經理或物配經理與供貨商簽定供貨合同,合同的期限不得超過一年。供貨合同一式三聯(lián):一份供應商;一份財務部;一份倉管員。合同應確定定價時間、供貨質保金、貨物的質量要求等。
5.供貨商的更換與續(xù)用:在合作的過程中,如發(fā)現(xiàn)供貨商有不履行合同的行為,在合同期滿前,由審查小組集中討論決定是否更換、續(xù)用。
第三條市場調查原則
1.由財務人員、采購人員、廚師長每月不少于兩次進行市場調查。調查后需有調查記錄,寫明調查人員,調查時間、地點及調查結果,由全體人員簽字后交會計存檔。
2.調查時間、地點的選擇,每項15天調查一次,以批發(fā)市場早市開市期間為調查區(qū)間,不能選擇雨、雪天及極端天氣情況后的當日或次日調查。。市場的調查以供貨商所在的市場為準。
3.調查的方法和程序。調查組應遵循先蔬菜、鮮貨、后干雜調料、糧油、酒水的原則,單項貨品的調查不應低于三家。調查中要堅持集中調查的原則,調查時應實行看、聞、摸等手段、必要時可進行采樣。對被調查的商品要詳細的了解產地、規(guī)格、品種、生產日期、保質期等。在詢價后要進行討價還價,切記只記錄買方一口價。
4.出實地調查外,當地的報刊、雜志、電視等所刊出的價格,同行報價也是調查的手段和依據。
5.調查結果由調查小組結合實地調查結果和咨詢結果進行綜合討論通過。
6.零星物品的調查由總經理或委托其他人(采購人員除外)實施。
第四條采購的定價原則
1。設立尋價員:由廚師長、倉管員、質檢員組成,三人每月初、月中旬分兩次入市場尋價,在市場調查的基礎上,每半月制定一次,零星物品的采購價格不定期進行。
2。定價程序:由財務人員同采購人員一起根據市場調查的結果與供貨商討價還價后予以確認,并由總經理、采購人員簽字以書面形式告知庫管、財務執(zhí)行。
3。價格管理原則:對于供貨價格實行最高限價制,根據不同的貨品,其最高限價范圍如下:
(1)干雜、調料、糧油、等執(zhí)行價格不得高于市場批發(fā)價格的6%。
(2)低質易耗品的價格不得高于市場零售價的平均數。
(3)零星物品的價格不得高于市場零售價的3%。
(4)魚類、肉類、鮮貨價格不得高于市場批發(fā)價格的4%。
(5)蔬菜平均在一元以下者,其執(zhí)行價格不得高于市場批發(fā)價格的15%。價格在一元以上者,其定價不得高于市場批發(fā)價的8%。
4.春節(jié)、國慶等節(jié)假日期間以及災害性天氣持續(xù)時間較長的月份,由于供貨價格波動太大,其定價原則可適當放寬。
第五條審購程序
(一)耗用物品的審購程序
1、對于經常性項目的采購應由所需部門每月固定時間定期報計劃,申購單一式三聯(lián)(采購員、倉管員、財務部各一聯(lián))。寫明所需物品的品種、數量、規(guī)格等,經總經理審批后,交由采購部門辦理。
2、需臨時采購的零星低值物品由所需部門填寫申購單,經部門負責人同意后方可辦理。
3、零星物品的采購不得超過兩天。需要急購的物品由總經理在申購單寫明,限時購買。
(二)自購菜品的申購程序
1、需貨部門根據庫存和使用情況填寫申購物品清單,申購單一式三聯(lián)(采購員、倉管員、財務部各一聯(lián)),由部門負責人簽字后,交采購部門辦理。
2、庫管人員應隨時檢查庫存,當存貨降到最低存貨點時,庫管人員應以書面形式通知采購人員進貨。
第六條采購數量的確定原則
為提高經濟效益,降低成本,減少資金占有,應根據勤進快銷的原則,按單采購的原則來確定日常的采購數量。
(一)鮮貨、蔬菜、水發(fā)貨的采購數量。
1、此類原料實行每日采購,一般要求供貨商送貨。
2、用上述原材料的部門每日營業(yè)結束前,根據存貨、生意情況、儲存條件及送貨時間,提出次日的采購數量。
(二)庫存物品(干雜、調料、燃料、糧油、煙、酒水、低質易耗品等)的采購數量。
1、此類物品的采購數量應綜合考慮經濟批量、采購周期、資金周轉、儲存條件等因數,根據最低庫存量和最高庫存量而定。最高庫存量不得超過15天的用量,最低不得低于一天的用量。
2、庫存量上下限的計算公式:
最低庫存量=每日需用量×發(fā)貨天數最高庫存量=每日需用量×15天
第七條:貨物的驗收原則
(一)驗收的質量標準:
根據本公司制定的《原材料鑒別標準》進行驗收
(二)驗收的數量標準:
根據采購人員收取的當日采購申請單上寫明的數量據實進行驗收,數量差異應控制在申購數量的上下10%左右。
(三)驗收人員:
庫房人員、領用部門負責人、監(jiān)督員等最少2人共同驗收。
(四)驗收時間:
每日上午9:30---10:00下午4:30
(五)驗收程序:
1、由庫管人員填寫“入庫單”或“鮮貨食品驗收單”注明所收商品物資的數量。入庫單、驗收單填寫完后,由采購人員、貨物領用部門負責人、庫管員簽字生效。
2、對不符合《原材料鑒別標準》和數量超過“申購單”的商品物資(菜品),使用部門有權拒絕收貨。
第八條倉庫管理
(一)、負責入庫貨物的驗收,保管及發(fā)放工作。
(二)、貨物入庫
1、認真驗收,查核貨物的數量、質量、保存有效期等。符合要求的方能入庫。
2、開出入庫驗收單
3、及時登記帳卡,每天結出數量合計數,并錄入電腦。
(三)、庫存保管
1、合理利用倉庫條件,分門別類保管好各類貨品。
2、做到先進先出、防止積壓變質。
3、設“慢流動表”,凡是庫存超過100天,都要上“黑名單”,上報部門負責人。
(四)、發(fā)放管理
1、直入廚房:以收貨驗收后直接入廚房的鮮活食品、蔬菜等,憑經廚師長簽字的“收貨單”數量標準直拔。
2、倉庫發(fā)放,廚房各班組必須填寫領貨單,經廚師長簽字認可后出貨,店面大堂經店長簽字同意后出貨。
第九條采購事項
1、采購人員應嚴格按照“申購單”所列商品物資(菜品)的數量和《原材料鑒別標準》以及有關定價原則進行采購。在采購過程中,因市場行情發(fā)生變化,而影響采購數量和質量的,要及時與所購商品物資的使用部門聯(lián)系,征得同意后方可購買。
2、在采購過程中,自購鮮活食品、蔬菜時,應逐筆填寫所購菜品的數量、單價和金額,(預制已列明菜品的一式二聯(lián)的采購清單,采購人員自留一份,財務結賬一份)。菜品要分別堆放裝運,以便領貨。鮮活及易碎菜品要輕拿輕放,嚴禁擠壓,以免影響菜品質量。冷藏肉品注意保鮮。
3、對商品物資(菜品)的退貨和積壓商品的處理,采購部門有積極協(xié)助處理的義務。
4、對采購過程中發(fā)生的非正常損失(采購數量與收貨數量差異過大),須單獨列明并說明原因。
第3篇 餐飲采購管理規(guī)章制度格式怎樣的
為規(guī)范原材料的采購程序、節(jié)約采購成本、滿足經營的需求、提高經濟效益、特制定本制度。
采貯管理流程分采購、驗收、倉管、發(fā)放四個環(huán)節(jié),針對各餐飲企業(yè)的實際情況,具體切實做好采購工作。
第一條基本原則1.廉潔自律,嚴格供應商選擇、評價、甑選以保證供應商供貨質量,處理好與供應商的關系,不接受供應商禮金、禮品和宴請;2.嚴格遵守采購規(guī)范流程,按流程辦事,能及時按質按量地采購到所需物品,在滿足公司需求的基礎上最大限度降低采購成本;3.加強采購的事前管理,建立完善的設備價格信息檔案,做好采購相關文檔的存檔、備份工作,以有效地控制和降低采購成本并保證采購質量;4.所有采購,必須事前獲得批準。
未經計劃并報審核和批準,除急購外不得采購,急購需按《緊急采購管理流程》要求進行采購;
5.凡具有共同特性的物品,盡最大可能以集中辦理采購,可以核定物品項目,通知各申購部門提出請購,然后集中辦理采購;6.采購物品在條件相同的前提下應在正在發(fā)生業(yè)務或已確認的供應商處購買,不得隨意變更供應商;7.科學、客觀、認真地進行收貨質量檢查;
第二條供貨商的確定原則1.初選供貨商:要深入細致的進行市場考察,要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商,進行綜合考察,在考察中要重點了解供貨商的實力,專業(yè)化程度,貨物來源,價格、質量極其目前的供貨狀況。
2. 試用供貨商:對于同類商品找出兩家同時供貨,重點從質量、價格、服務三方面來進行比較嘗試。
3. 確定供貨商:在使用兩個月的基礎上、由財務人員、廚師長、采購人員提交效果報告,由公司審批確定。
4. 簽定供貨合同:確定供貨商后,由總經理或物配經理與供貨商簽定供貨合同,合同的期限不得超過一年。
供貨合同一式三聯(lián):一份供應商;
一份財務部;
一份倉管員。
合同應確定定價時間、供貨質保金、貨物的質量要求等。
5.供貨商的更換與續(xù)用:在合作的過程中,如發(fā)現(xiàn)供貨商有不履行合同的行為,在合同期滿前,由審查小組集中討論決定是否更換、續(xù)用。
第三條市場調查原則1.由財務人員、采購人員、廚師長每月不少于兩次進行市場調查。
調查后需有調查記錄,寫明調查人員,調查時間、地點及調查結果,由全體人員簽字后交會計存檔。
2. 調查時間、地點的選擇,每項15天調查一次,以批發(fā)市場早市開市期間為調查區(qū)間,不能選擇雨、雪天及極端天氣情況后的當日或次日調查.市場的調查以供貨商所在的市場為準。
3. 調查的方法和程序。
調查組應遵循先蔬菜、鮮貨、后干雜調料、糧油、酒水的原則,單項貨品的調查不應低于三家。
調查中要堅持集中調查的原則,調查時應實行看、聞、摸等手段、必要時可進行采樣。
對被調查的商品要詳細的了解產地、規(guī)格、品種、生產日期、保質期等。
在詢價后要進行討價還價,切記只記錄買方一口價。
4. 出實地調查外,當地的報刊、雜志、電視等所刊出的價格,同行報價也是調查的手段和依據。
5.調查結果由調查小組結合實地調查結果和咨詢結果進行綜合討論通過。
6. 零星物品的調查由總經理或委托其他人(采購人員除外)實施。
第四條采購的定價原則1. 設立尋價員:由廚師長、倉管員、質檢員組成,三人每月初、月中旬分兩次入市場尋價,在市場調查的基礎上,每半月制定一次,零星物品的采購價格不定期進行。
2. 定價程序:由財務人員同采購人員一起根據市場調查的結果與供貨商討價還價后予以確認,并由總經理、采購人員簽字以書面形式告知庫管、財務執(zhí)行。
3. 價格管理原則:對于供貨價格實行最高限價制,根據不同的貨品,其最高限價范圍如下:
(1)干雜、調料、糧油、等執(zhí)行價格不得高于市場批發(fā)價格的6%。
(2)低質易耗品的價格不得高于市場零售價的平均數。
(3)零星物品的價格不得高于市場零售價的3%。
(4)魚類、肉類、鮮貨價格不得高于市場批發(fā)價格的4%。
(5)蔬菜平均在一元以下者,其執(zhí)行價格不得高于市場批發(fā)價格的15%。
價格在一元以上者,其定價不得高于市場批發(fā)價的8%。
4. 春節(jié)、國慶等節(jié)假日期間以及災害性天氣持續(xù)時間較長的月份,由于供貨價格波動太大,其定價原則可適當放寬。
第五條審購程序
(一)耗用物品的審購程序
1、對于經常性項目的采購應由所需部門每月固定時間定期報計劃,申購單一式三聯(lián)(采購員、倉管員、財務部各一聯(lián))。
寫明所需物品的品種、數量、規(guī)格等,經總經理審批后,交由采購部門辦理。
2、需臨時采購的零星低值物品由所需部門填寫申購單,經部門負責人同意后方可辦理。
3、零星物品的采購不得超過兩天。
需要急購的物品由總經理在申購單寫明,限時購買。
(二)自購菜品的申購程序
1、需貨部門根據庫存和使用情況填寫申購物品清單,申購單一式三聯(lián)(采購員、倉管員、財務部各一聯(lián)),由部門負責人簽字后,交采購部門辦理。
2、庫管人員應隨時檢查庫存,當存貨降到最低存貨點時,庫管人員應以書面形式通知采購人員進貨。
第六條采購數量的確定原則為提高經濟效益,降低成本,減少資金占有,應根據勤進快銷的原則,按單采購的原則來確定日常的采購數量。
(一)鮮貨、蔬菜、水發(fā)貨的采購數量。
1、此類原料實行每日采購,一般要求供貨商送貨。
2、用上述原材料的部門每日營業(yè)結束前,根據存貨、生意情況、儲存條件及送貨時間,提出次日的采購數量。
(二)庫存物品(干雜、調料、燃料、糧油、煙、酒水、低質易耗品等)的采購數量。
1、此類物品的采購數量應綜合考慮經濟批量、采購周期、資金周轉、儲存條件等因數,根據最低庫存量和最高庫存量而定。
最高庫存量不得超過15天的用量,最低不得低于一天的用量。
2、庫存量上下限的計算公式:最低庫存量=每日需用量__發(fā)貨天數最高庫存量=每日需用量__15天
第七條:貨物的驗收原則
(一)驗收的質量標準:根據本公司制定的《原材料鑒別標準》進行驗收
(二)驗收的數量標準:根據采購人員收取的當日采購申請單上寫明的數量據實進行驗收,數量差異應控制在申購數量的上下10%左右。
(三)驗收人員:庫房人員、領用部門負責人、監(jiān)督員等最少2人共同驗收。
(四)驗收時間:每日上午9:30---10:00下午4:30
(五)驗收程序:
1、由庫管人員填寫“入庫單”或“鮮貨食品驗收單”注明所收商品物資的數量。
入庫單、驗收單填寫完后,由采購人員、貨物領用部門負責人、庫管員簽字生效。
2、對不符合《原材料鑒別標準》和數量超過“申購單”的商品物資(菜品),使用部門有權拒絕收貨。
第八條倉庫管理
(一)、負責入庫貨物的驗收,保管及發(fā)放工作。
(二)、貨物入庫
1、認真驗收,查核貨物的數量、質量、保存有效期等。
符合要求的方能入庫。
2、開出入庫驗收單3、及時登記帳卡,每天結出數量合計數,并錄入電腦。
(三)、庫存保管
1、合理利用倉庫條件,分門別類保管好各類貨品。
2、做到先進先出、防止積壓變質。
3、設“慢流動表”,凡是庫存超過100天,都要上“黑名單”,上報部門負責人。
(四)、發(fā)放管理
1、直入廚房:以收貨驗收后直接入廚房的鮮活食品、蔬菜等,憑經廚師長簽字的“收貨單”數量標準直拔。
2、倉庫發(fā)放,廚房各班組必須填寫領貨單,經廚師長簽字認可后出貨,店面大堂經店長簽字同意后出貨。
第九條采購事項
1、采購人員應嚴格按照“申購單”所列商品物資(菜品)的數量和《原材料鑒別標準》以及有關定價原則進行采購。
在采購過程中,因市場行情發(fā)生變化,而影響采購數量和質量的,要及時與所購商品物資的使用部門聯(lián)系,征得同意后方可購買。
2、在采購過程中,自購鮮活食品、蔬菜時,應逐筆填寫所購菜品的數量、單價和金額,(預制已列明菜品的一式二聯(lián)的采購清單,采購人員自留一份,財務結賬一份)。
菜品要分別堆放裝運,以便領貨。
鮮活及易碎菜品要輕拿輕放,嚴禁擠壓,以免影響菜品質量。
冷藏肉品注意保鮮。
3、對商品物資(菜品)的退貨和積壓商品的處理,采購部門有積極協(xié)助處理的義務。
4、對采購過程中發(fā)生的非正常損失(采購數量與收貨數量差異過大),須單獨列明并說明原因。
第4篇 原料采購管理規(guī)章制度
一、采購部經理為清真原料采購、(食品)安全第一責任,對物資質量、價格、產品合法性。供應商經營合法性負有管理職責;
二、清真原料執(zhí)行國家及清真行業(yè)標準。了解、掌握物資質量、市場信息、物價動態(tài),向公司領導提供決策(招標)資料。
三、采購部按車間門提供的計劃,及時保質、保量為其提供物資采購服務。為降低采購成本,及時準確掌握物質需求量和貯存數,做到有計劃地批量進貨。同時根據市場物價的波動,努力做到漲價前批量進貨貯存。
四、采購員履行崗位職責。逐步提高物資鑒別能力,把好進貨渠道和質量關,嚴禁購買面、油、肉類凍制品、調料等“四無產品“(無廠名、廠址、合格證、清真證明);嚴禁購買新鮮肉無檢疫證,清真證明;嚴禁購買超過保質期或不符合食品標簽規(guī)定的和其它不符合衛(wèi)生標準和要求的食品;檢查中發(fā)現(xiàn)證件不全,每項處罰采購員10元。
五、因采購人員失職,購買假冒偽劣,腐敗變質、酸敗、霉變、生蟲污穢不潔、混有異物或失職造成的損耗,責任人承擔相應的責任及經濟賠償。損失金額在100以上的按金額70%賠償。損失金額在1000元以內的按80%賠償。不合格產品全部退貨不賠償,但應承擔工作失誤責任,每次扣責任金50元。如發(fā)現(xiàn)采購回來的物資有數量損耗、質量損耗,價格在20元以上的應向董事長作出解釋。
第5篇 采購管理規(guī)章制度范文
一、目的
加強采購業(yè)務工作管理,做到有章可循,預防采購過程中的各種弊端,降低采購成本,提高采購業(yè)務的質量和經濟效益。
二、范圍
本制度適用于公司所有物品(原材料、輔料、備品備件、固定資產、勞保用品、辦公用品)或勞務(技術、服務等)的采購。
三、職責
3.1市場部根據銷售訂單編制銷售計劃并下發(fā)相關部門。
3.2生產技術部根據市場部銷售計劃,編制原輔材料需求清單。負責制版、模具、量板等外包產品、技術服務以及其它外協(xié)業(yè)務采購申請及計劃的編制。
3.3供應部根據生產部門報送的材料需求清單,核實倉庫存量,結合材料庫存安全定額,編制采購計劃,報經總經理批準后組織采購。
3.4辦公室負責編制公司勞保、辦公用品的采購和辦公用品日常維修申請計劃。
3.5設備工程部依據公司固定資產投資計劃、設備運行狀況以及生產經營需要編制設備的采購、固定資產維修以及零星維修制造所用備品備件采購計劃。
3.6各物品、勞務需求部門根據需求物品或勞務的性質和權屬向辦公室、生產技術部、供應部、設備部提交申請,并經初審后交各分管副總或總經理批準。
3.7分管副總負責權限內的采購審批和超出權限的采購初審,總經理負責生產經營采購、固定資產購置、維修等計劃的審批。
3.8財務部負責日常采購的價格審查,負責對價值10萬元以上的采購組織或上報集團公司進行招標。
3.9質量部負責原材料、輔料的驗收,設備部會同生產技術部負責備品備件、設備、監(jiān)視和測量工具及維修等勞務的驗收。
3.10各采購經辦人負責索要發(fā)票、辦理結算,并對發(fā)票的真實性和合法性負責。
四、采購作業(yè)操作規(guī)程
4.1物資采購的計劃、申請與審批
4.1.1授權的請購部門根據生產計劃、實際需要以及庫存情況每月28日前報次月的采購計劃,報分管經理審核。
4.1.2經分管副總初審后的月度采購計劃報財務副總審批后執(zhí)行。
4.1.3未列入月份采購計劃或超出計劃的臨時采購申請需根據需求物品或勞務的性質和權屬向辦公室、生產技術部、供應部、設備部提交申請,并經初審后交各分管副總或總經理批準。
4.1.4對價值超過200元以上的辦公用品及500元以上的配件、設備、儀器、勞務等需要由申請部門寫出申請報告經分管副總簽署意見報總經理審批后實施。
4.1.5采購計劃或申請應列明采購物品或勞務的名稱、規(guī)格型號、數量、質量技術要求、估計價值、交貨日期、用途等。
4.2采購比價
4.2.1采購部門在采購前須將采購計劃或申請,交財務部進行比價;在提交采購計劃或申請的同時,采購部門應對新采購物品提供至少3家以上的供應商報價和聯(lián)系資料,有財務部隊提供的供應商(但不僅限于)進行詢價或實地調查。
4.2.2價值在2萬元以上的維修、服務等勞務、5萬元以上的單臺(套)設備的采購需召集三家以上的供應商報價,進行比價;10萬元以上的必須采取招標方式采購。
4.2.3對常用大宗原輔材料實行招標比價采購,公司根據市場行情每年至少舉行2次招標,確定采購價格和供應商,一經通過招標確定價格,只能在定標價格基礎上根據市場行情下調,不能上浮;如屬國家政策調整等客觀原因所致采購價格上漲,并且采購物資屬供不應求的賣方市場,價格可以上調,但必須經過總經理辦公會研究同意后才能執(zhí)行。
4.2.4國家明碼標價壟斷經營的特殊商品采購以及政府有收費標準的行政事業(yè)性服務收費不實行比價程序,物價審計只對采購物品或勞務的價格、收費標準、數量、質量的真實性進行審查。
4.2.5所有采購業(yè)務應景物價審查后方可報總經理簽批報銷。
4.3采購實施及物資驗收
4.3.1公司的采購業(yè)務統(tǒng)一由供應部門負責辦理,其他部門或人員不得自行采購。
4.3.2供應部門應根據生產技術部下達的原輔材料需用計劃結合庫存物資的數量編制采購計劃,報分管副總批準后執(zhí)行。
4.3.3供應部門根據批準的采購計劃組織采購,除零星采購外,批量采購業(yè)務必須先與供貨方簽訂采購合同,并與財務部、質量部、生產技術部等相關部門進行會審,采購合同應包括品種、規(guī)格、數量、質量、價格、交貨日期、運費承擔、結算方式及經濟處罰等項條款。在采購合同有效期內,若因市場行情發(fā)生較大變化時,經過總經理批準可以與供貨商簽訂《調價協(xié)議》,并報請財務部門備案。
4.3.4采購物資運到本公司時,先由供應部門對照核對采購計劃,經確認無誤后開具《請驗單》交質量部或設備部進行質量檢驗,質量部、設備部在驗收條件允許的范圍內組織物資檢驗,并出具檢驗報告單,檢驗合格的物資由保管點數入庫并辦理入庫手續(xù),檢驗不合格的物資不得辦理入庫。
4.4結算
4.4.1采購發(fā)票按規(guī)定能夠取得增值稅發(fā)票的,且在我方能夠抵扣增值稅的采購項目必須索取增值稅發(fā)票,不能取得的,價格按扣除增值稅以后執(zhí)行。
4.4.2無論是現(xiàn)款采購還是賒購,在結算付款時均需由供應部門填開《采購付款申請單》,連同有關憑證報經財務部門審核,并經總經理批準后,出納人員方可付款。
4.4.3財務部在對采購物品結算付款時,應當認真審核《請購單》、《采購合同》、《采購計劃單》、《采購付款申請單》、《入庫單》、《發(fā)票》或《收款收據》等有關單證,賬目結算不清或未按合同規(guī)定期限付款以及不符合稅務制度規(guī)定的結算憑證財務部門不得辦理相關手續(xù)。
4.4.4出納員須在接到經總經理批準的付款憑證后辦理付款手續(xù),付款時必須認真審核是否具備簽章齊全的條件,對簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。
五、責任
5.1不按規(guī)定程序未經審批采購的,由經辦部門和人員自行負責處理,已經與供方簽訂購銷合同,導致公司因不能履約而發(fā)生的損失由經辦人員全額承擔。
5.2經審批的采購計劃和申請,負責采購的部門和人員應在規(guī)定采購期限內采購到位,因沒有人到責任不能按時采購而影響正常經營的,沒發(fā)現(xiàn)查實一次罰款100元,給公司造成損失的按確定損失額的40%。
5.3未經比價即進行采購的,采購價格明顯高于比價結果的,價格高出部分由采購人員自行承擔。提交供應商報價時,與供應商串通抬高價格,從中謀取私利;或未認真進行比價而導致采購價格明顯過高;經查實后采購人員承擔相應損失,損失額在5000元以上的責令其下崗。
5.4物品使用部門(車間)必須依據生產計劃、生產管理實際需要,認真按照4.1.5條之規(guī)定填制購物申請單。填寫不規(guī)范,導致無法確認請購物資須知信息的,采購部門有權拒絕采購。采購計劃及申請必須由請購部門主管簽字,無請購部門主管簽字,審批人不得予以審批。對貪圖省事、亂報采購計劃,造成本公司流動資金使用浪費的,依照銀行貸款利率的兩倍標準對有關責任人處以罰款。
5.5供應部門在確保品質的前提下,必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素,制定大宗物品的采購方案,落實供貨單位。并對采購物品的品質、貨款結算安全負責。若因玩忽職守,造成公司經濟損失的,應負相應的經濟賠償責任。特別是結算過程中產生的應收款項,有關采購人員負有無條件的清收責任。
5.6財務部必須認真履行審核監(jiān)督責任,對審核把關工作不嚴、不及時向總經理匯報有關事情真相,并造成公司經濟損失的,給予相應的經濟和行政處分。
5.7驗收部門必須對所有運抵本公司的采購物品,依照采購合同規(guī)定的質量要求進行質量檢驗。若發(fā)現(xiàn)品質不符時,必須及時報告采購部門(必要時直接報告總經理)處理。嚴禁品質不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經濟損失的,給予相應的經濟和行政處分。
5.8倉庫對驗收部門驗收合格的外購物品辦理入庫手續(xù),并對入庫采購物品的數量負責。若發(fā)現(xiàn)數量不符時,應當及時向有關部門報告(必要時直接報告總經理),同時妥善保管該批采購物品等待處理。對倉庫保管員工作馬虎,未按本辦法規(guī)定操作,造成入庫數量短缺、超計劃采購或不合格物資入庫的應負經濟賠償責任。
六、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行,自本制度執(zhí)行之日起,原有相關規(guī)定同時廢止。
第6篇 采購管理規(guī)章制度
一、目的
加強采購業(yè)務工作管理,做到有章可循,預防采購過程中的各種弊端,降低采購成本,提高采購業(yè)務的質量和經濟效益。
二、范圍
本制度適用于公司所有物品(原材料、輔料、備品備件、固定資產、勞保用品、辦公用品)或勞務(技術、服務等)的采購。
三、職責
3.1市場部根據銷售訂單編制銷售計劃并下發(fā)相關部門。
3.2生產技術部根據市場部銷售計劃,編制原輔材料需求清單。負責制版、模具、量板等外包產品、技術服務以及其它外協(xié)業(yè)務采購申請及計劃的編制。
3.3供應部根據生產部門報送的材料需求清單,核實倉庫存量,結合材料庫存安全定額,編制采購計劃,報經總經理批準后組織采購。
3.4辦公室負責編制公司勞保、辦公用品的采購和辦公用品日常維修申請計劃。
3.5設備工程部依據公司固定資產投資計劃、設備運行狀況以及生產經營需要編制設備的采購、固定資產維修以及零星維修制造所用備品備件采購計劃。
3.6各物品、勞務需求部門根據需求物品或勞務的性質和權屬向辦公室、生產技術部、供應部、設備部提交申請,并經初審后交各分管副總或總經理批準。
3.7分管副總負責權限內的采購審批和超出權限的采購初審,總經理負責生產經營采購、固定資產購置、維修等計劃的審批。
3.8財務部負責日常采購的價格審查,負責對價值10萬元以上的采購組織或上報集團公司進行招標。
3.9質量部負責原材料、輔料的驗收,設備部會同生產技術部負責備品備件、設備、監(jiān)視和測量工具及維修等勞務的驗收。
3.10各采購經辦人負責索要發(fā)票、辦理結算,并對發(fā)票的真實性和合法性負責。
四、采購作業(yè)操作規(guī)程
4.1物資采購的計劃、申請與審批
4.1.1授權的請購部門根據生產計劃、實際需要以及庫存情況每月28日前報次月的采購計劃,報分管經理審核。
4.1.2經分管副總初審后的月度采購計劃報財務副總審批后執(zhí)行。
4.1.3未列入月份采購計劃或超出計劃的臨時采購申請需根據需求物品或勞務的性質和權屬向辦公室、生產技術部、供應部、設備部提交申請,并經初審后交各分管副總或總經理批準。
4.1.4對價值超過200元以上的辦公用品及500元以上的配件、設備、儀器、勞務等需要由申請部門寫出申請報告經分管副總簽署意見報總經理審批后實施。
4.1.5采購計劃或申請應列明采購物品或勞務的名稱、規(guī)格型號、數量、質量技術要求、估計價值、交貨日期、用途等。
4.2采購比價
4.2.1采購部門在采購前須將采購計劃或申請,交財務部進行比價;在提交采購計劃或申請的同時,采購部門應對新采購物品提供至少3家以上的供應商報價和聯(lián)系資料,有財務部隊提供的供應商(但不僅限于)進行詢價或實地調查。
4.2.2價值在2萬元以上的維修、服務等勞務、5萬元以上的單臺(套)設備的采購需召集三家以上的供應商報價,進行比價;10萬元以上的必須采取招標方式采購。
4.2.3對常用大宗原輔材料實行招標比價采購,公司根據市場行情每年至少舉行2次招標,確定采購價格和供應商,一經通過招標確定價格,只能在定標價格基礎上根據市場行情下調,不能上浮;如屬國家政策調整等客觀原因所致采購價格上漲,并且采購物資屬供不應求的賣方市場,價格可以上調,但必須經過總經理辦公會研究同意后才能執(zhí)行。
4.2.4國家明碼標價壟斷經營的特殊商品采購以及政府有收費標準的行政事業(yè)性服務收費不實行比價程序,物價審計只對采購物品或勞務的價格、收費標準、數量、質量的真實性進行審查。
4.2.5所有采購業(yè)務應景物價審查后方可報總經理簽批報銷。
4.3采購實施及物資驗收
4.3.1公司的采購業(yè)務統(tǒng)一由供應部門負責辦理,其他部門或人員不得自行采購。
4.3.2供應部門應根據生產技術部下達的原輔材料需用計劃結合庫存物資的數量編制采購計劃,報分管副總批準后執(zhí)行。
4.3.3供應部門根據批準的采購計劃組織采購,除零星采購外,批量采購業(yè)務必須先與供貨方簽訂采購合同,并與財務部、質量部、生產技術部等相關部門進行會審,采購合同應包括品種、規(guī)格、數量、質量、價格、交貨日期、運費承擔、結算方式及經濟處罰等項條款。在采購合同有效期內,若因市場行情發(fā)生較大變化時,經過總經理批準可以與供貨商簽訂《調價協(xié)議》,并報請財務部門備案。
4.3.4采購物資運到本公司時,先由供應部門對照核對采購計劃,經確認無誤后開具《請驗單》交質量部或設備部進行質量檢驗,質量部、設備部在驗收條件允許的范圍內組織物資檢驗,并出具檢驗報告單,檢驗合格的物資由保管點數入庫并辦理入庫手續(xù),檢驗不合格的物資不得辦理入庫。
4.4結算
4.4.1采購發(fā)票按規(guī)定能夠取得增值稅發(fā)票的,且在我方能夠抵扣增值稅的采購項目必須索取增值稅發(fā)票,不能取得的,價格按扣除增值稅以后執(zhí)行。
4.4.2無論是現(xiàn)款采購還是賒購,在結算付款時均需由供應部門填開《采購付款申請單》,連同有關憑證報經財務部門審核,并經總經理批準后,出納人員方可付款。
4.4.3財務部在對采購物品結算付款時,應當認真審核《請購單》、《采購合同》、《采購計劃單》、《采購付款申請單》、《入庫單》、《發(fā)票》或《收款收據》等有關單證,賬目結算不清或未按合同規(guī)定期限付款以及不符合稅務制度規(guī)定的結算憑證財務部門不得辦理相關手續(xù)。
4.4.4出納員須在接到經總經理批準的付款憑證后辦理付款手續(xù),付款時必須認真審核是否具備簽章齊全的條件,對簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。
五、責任
5.1不按規(guī)定程序未經審批采購的,由經辦部門和人員自行負責處理,已經與供方簽訂購銷合同,導致公司因不能履約而發(fā)生的損失由經辦人員全額承擔。
5.2經審批的采購計劃和申請,負責采購的部門和人員應在規(guī)定采購期限內采購到位,因沒有人到責任不能按時采購而影響正常經營的,沒發(fā)現(xiàn)查實一次罰款100元,給公司造成損失的按確定損失額的40%。
5.3未經比價即進行采購的,采購價格明顯高于比價結果的,價格高出部分由采購人員自行承擔。提交供應商報價時,與供應商串通抬高價格,從中謀取私利;或未認真進行比價而導致采購價格明顯過高;經查實后采購人員承擔相應損失,損失額在5000元以上的責令其下崗。
5.4物品使用部門(車間)必須依據生產計劃、生產管理實際需要,認真按照4.1.5條之規(guī)定填制購物申請單。填寫不規(guī)范,導致無法確認請購物資須知信息的,采購部門有權拒絕采購。采購計劃及申請必須由請購部門主管簽字,無請購部門主管簽字,審批人不得予以審批。對貪圖省事、亂報采購計劃,造成本公司流動資金使用浪費的,依照銀行貸款利率的兩倍標準對有關責任人處以罰款。
5.5供應部門在確保品質的前提下,必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素,制定大宗物品的采購方案,落實供貨單位。并對采購物品的品質、貨款結算安全負責。若因玩忽職守,造成公司經濟損失的,應負相應的經濟賠償責任。特別是結算過程中產生的應收款項,有關采購人員負有無條件的清收責任。
5.6財務部必須認真履行審核監(jiān)督責任,對審核把關工作不嚴、不及時向總經理匯報有關事情真相,并造成公司經濟損失的,給予相應的經濟和行政處分。
5.7驗收部門必須對所有運抵本公司的采購物品,依照采購合同規(guī)定的質量要求進行質量檢驗。若發(fā)現(xiàn)品質不符時,必須及時報告采購部門(必要時直接報告總經理)處理。嚴禁品質不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經濟損失的,給予相應的經濟和行政處分。
5.8倉庫對驗收部門驗收合格的外購物品辦理入庫手續(xù),并對入庫采購物品的數量負責。若發(fā)現(xiàn)數量不符時,應當及時向有關部門報告(必要時直接報告總經理),同時妥善保管該批采購物品等待處理。對倉庫保管員工作馬虎,未按本辦法規(guī)定操作,造成入庫數量短缺、超計劃采購或不合格物資入庫的應負經濟賠償責任。
六、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行,自本制度執(zhí)行之日起,原有相關規(guī)定同時廢止。
