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文檔管理制度是指在組織內(nèi)部建立一套完整的文件和信息管理規(guī)則，旨在確保信息的安全性、準確性和有效性。它涵蓋了從文件的創(chuàng)建、審批、存儲到銷毀的整個生命周期，旨在提升工作效率，防止信息丟失，保障企業(yè)運營的合規(guī)性。
包括哪些方面
1. 文件分類與編碼：確立文件的分類標準，制定統(tǒng)一的編碼系統(tǒng)，以便于檢索和管理。
2. 創(chuàng)建與審批流程：明確文件的創(chuàng)建權(quán)限，規(guī)定審批流程，確保信息的準確性和權(quán)威性。
3. 存儲與保管：規(guī)定文件的存儲介質(zhì)、期限和地點，確保文件的安全保存。
4. 使用與訪問：設定文件的使用權(quán)限，控制訪問，防止未經(jīng)授權(quán)的使用或泄露。
5. 更新與修訂：規(guī)定文件更新和修訂的程序，保證信息的時效性。
6. 歸檔與銷毀：設立歸檔標準，明確文件的保存期限，規(guī)定銷毀流程，防止無用信息占用資源。
重要性
1. 保障信息安全：有效的文檔管理能防止敏感信息的泄露，維護企業(yè)的信息安全。
2. 提升效率：通過標準化流程，減少查找和處理文件的時間，提高員工工作效率。
3. 保證合規(guī)：符合法律法規(guī)要求，確保企業(yè)在法律框架內(nèi)運營，避免法律風險。
4. 促進知識傳承：有序的文檔管理有助于知識的積累和傳承，支撐企業(yè)的長期發(fā)展。
方案
1. 建立文件管理委員會：由各部門代表組成，負責制定和執(zhí)行文檔管理政策。
2. 制定詳細的操作指南：涵蓋每個管理環(huán)節(jié)，提供具體的操作步驟和注意事項。
3. 引入電子文檔管理系統(tǒng)：利用技術(shù)手段，實現(xiàn)文件的數(shù)字化管理和自動化流程。
4. 定期培訓與審計：對員工進行文檔管理培訓，定期進行內(nèi)部審計，確保制度執(zhí)行到位。
5. 激勵與懲罰機制：設立獎勵措施，對遵守制度的行為給予肯定，對違規(guī)行為進行糾正和處罰。
通過上述方案，我們期望構(gòu)建一個高效、安全、合規(guī)的文檔管理體系，為企業(yè)的日常運營提供有力的支持。請注意，實施過程中可能遇到的問題需要靈活應對，不斷調(diào)整和完善制度，以適應企業(yè)的發(fā)展變化。
文檔管理制度范文
第1篇 文檔檔案管理制度
一、文檔是單位的重要資料,加強文檔的管理,是保障和促進各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的有序開展,實現(xiàn)文檔管理的程序化、規(guī)范化,為使文檔管理達到高效、安全的目的,特制定本制度。
二、文檔管理應指定專人負責(專職文秘),文件管理員必須作好文卷歸檔,存放保管和遵守單位有關文件使用的管理規(guī)定。
三、文件管理員應按以下程序工作
1、文件收集:堅持隨時對收集的文件進行歸檔,保證文件資料的完整,對已辦理完畢的文件應及時收回存檔;對會議文件要及時整理,單位對外發(fā)文件報送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管
收集時應按文件收發(fā)的單位、性質(zhì)分類,再根據(jù)時間先后排列存檔備查。
3、文件收發(fā)
文件收文應填寫收文的表格,注明文件名稱、發(fā)文單位、發(fā)文時間、收文時間、收文人簽名。
文件發(fā)文應填寫發(fā)文的表格,注明發(fā)文名稱、發(fā)文時間、發(fā)文人簽名、收文人簽名。
四、文件存放和銷毀
1、文件應有一個安全的存放之外,最好配備專門的文件柜。
2、文件的存放和提取應由專職人員負責。
3、專職人員應做好防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面工作。
4、文件裝訂存檔(每年一次):將文件分類后按時間和來文單位順序排列,編上頁碼,做好文件目錄后裝訂,和收發(fā)文登記表格放在一起,以便查找。
5、文件銷毀:單位年終進行文件銷毀工作,對無歸檔存放價值的文件、材料,上級指定需要銷毀的文件,其他無存檔價值的文書。對需要銷毀的文件應統(tǒng)一填寫銷文登記表,由站長簽字同意后方可銷毀,銷毀文件時由分管站長在場監(jiān)銷。
五、文件借閱
1、本單位人員借閱文件,文件管理員應制定表格,注意借閱人姓名,注明歸還時間,借閱人簽名。交待紀律,保證文件不丟失,不得轉(zhuǎn)借他人,愛護文件注意清潔,在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
2、外單位人員借閱文件,須持有介紹信,經(jīng)站長同意后方可借閱。
3、文件管理員應遵守文件保密規(guī)定,不能借閱的文件嚴禁借閱。
六、處理
對違反本制度的行為,按照車站《職工獎懲實施細則》處理。
第2篇 通風科調(diào)度室文檔管理制度
調(diào)度文檔管理，分為圖表、臺賬、記錄薄
第一條、圖表
每月必須及時填匯和修訂與實際情況相符合的圖表，打印后交調(diào)度室歸檔管理。
第二條、臺賬
1、綜合臺賬應當記錄當班生產(chǎn)計劃完成情況、安全生產(chǎn)情況、重點工程和重點工作調(diào)度情況、安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況、領導值班、下井帶、跟、值班情況、領導交辦的工作落實情況等。
2、綜合臺賬的內(nèi)容應完整字跡清晰、數(shù)據(jù)準確。
3、綜合臺賬可采用計算機記錄。
第三條、記錄薄
建立以下記錄薄并存檔管理、調(diào)度室值班記錄、調(diào)度交接班記錄、科級三匯報、有計劃停風停電、無計劃停風停電、等記錄本記錄臺賬。
第3篇 監(jiān)理日記和文檔管理制度
1.監(jiān)理日記是監(jiān)理部和監(jiān)理工程師必備的專用記錄手冊，是監(jiān)理工作的重要資料。監(jiān)理人員應逐日逐項認真填寫，特別是涉及變更設計、會議決定、上級指示，有關質(zhì)量、進度、安全檢查、投資等有關事項，都應詳細寫入日記。
2.文檔管理。監(jiān)理部應建立有關往來函件、電話處理、日常監(jiān)理工作技術(shù)資料整理與歸檔管理的相關臺帳。所有文件收發(fā)、文檔資料均應嚴格按監(jiān)理（咨詢）公司貫標工作的規(guī)定進行管理。
3.工程監(jiān)理臺帳。各類臺帳是文件化的施工信息分類記錄，監(jiān)理部應結(jié)合工程特點和內(nèi)容選擇建立，以加強對內(nèi)業(yè)資料的管理。
1)開工報告審批臺帳
2)工程進度臺帳
3)見證取樣檢驗臺帳
4)平行檢驗臺帳
5)見證檢測臺帳
6)旁站監(jiān)理臺帳
7)工程變更臺帳
8)總監(jiān)理工程師巡視記錄臺帳
9)驗工計價臺帳
10)項目管理機構(gòu)要求建立的其他臺帳
上述各類監(jiān)理臺帳必須定期記錄，記錄內(nèi)容應符合各類臺帳的記錄要求和規(guī)定。監(jiān)理站辦公室必須認真對臺帳進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，確保臺帳資料的及時、完整和準確，具有可追溯性。
4.各類監(jiān)理臺帳與監(jiān)理日記、監(jiān)理技術(shù)文件應能互相印證，主要內(nèi)容一致，不得互相矛盾或無法對應。
5.對于大型鐵路綜合建設項目，監(jiān)理部應建立監(jiān)理日志，記錄監(jiān)理部主要人員的動向和工作內(nèi)容。監(jiān)理日志由監(jiān)理站辦公室負責填寫，總監(jiān)理工程師定期審簽。
第4篇 煤礦調(diào)度文檔管理制度
(一)為明確工作職責,理順工作程序,規(guī)范調(diào)度文檔管理,根據(jù)《煤礦安全生產(chǎn)標準化基本要求及評分方法(試行)》調(diào)度和地面設施管理制度建設的要求,制定本制度。
(二)調(diào)度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。
1. 圖表:
調(diào)度室各種圖表必須及時填繪和修訂,與實際情況相符合,圖表必須歸檔管理。
2. 臺賬:
(1)綜合臺賬應當記錄當班生產(chǎn)計劃完成情況、安全生產(chǎn)情況,重點工程和重點
工作調(diào)度情況,安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況,領導值班、下井帶班及入井人數(shù)情況,領導交辦工作及落實情況等。
(2)綜合臺賬應內(nèi)容完整,數(shù)據(jù)準確,賬面整潔,字跡工整。
(3)按日原煤產(chǎn)量、月及年累計完成量、綜合進尺、開拓進尺、日月年累計完成進尺,分項或統(tǒng)一建立統(tǒng)計臺賬。
3. 記錄簿:
建立調(diào)度值班記錄、領導值班及下井帶班記錄(由帶班領導填寫)、調(diào)度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會記錄、生產(chǎn)安全事故(突發(fā)事件)分析統(tǒng)計記錄,存檔管理。
4. 電子顯示屏:
(1)電子顯示屏應正常顯示調(diào)度統(tǒng)計報表、重點安全生產(chǎn)信息;
(2)主要設備和重點安全生產(chǎn)環(huán)節(jié)視頻監(jiān)控;
(3)煤礦安全監(jiān)測監(jiān)控系統(tǒng)、井下人員定位系統(tǒng)等終端顯示;
(4)顯示的數(shù)據(jù)應準確,實時集中監(jiān)控。
(三)調(diào)度文檔內(nèi)容齊全,數(shù)據(jù)準確,賬面整潔,記錄規(guī)范,值班記錄無涂改。(四)檔案資料,應有專人管理。
(五)調(diào)度文檔的保存期限:
1. 班、日調(diào)度記錄,月度及年度生產(chǎn)總結(jié),調(diào)度臺賬保存 1 年以上。
2. 調(diào)度日報、旬報、文字分析,上級通知、通報、傳真電文保存 1 年以上。
3. 死亡事故和重大非傷亡事故記錄,作為永久保存材料。
(六)各項生產(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡情況,未經(jīng)有關領導批準,不得擅自對外公布。(七)立卷時應編制好案卷目錄,把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚,裝
訂整齊、牢固,填寫備考表,注明保管期限。
(八)對超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)檔案管理部門領導鑒定,報礦分管領導批準后,按規(guī)定銷毀。
第5篇 某某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度
某公司文檔資料統(tǒng)一管理的制度
一、檔案資料的管理規(guī)定
1.為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理,同時也方便各部門有效地使用所有資料,公司的文檔資料實行統(tǒng)一管理制度。
2.由運營中心負責公司所有文檔資料保存和管理工作。
3.各部門例會和重要會議均要有會議紀要并提交運營中心。
4.所有業(yè)務合同原件一式三份,一份交客戶,另兩份分別由業(yè)務部、財務部存檔,各業(yè)務部每月整理匯總合同清單。
5.圖書資料由各部門自己保管,但各部門需向運營中心提交清單,并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的資料清單。
二、文檔資料的主要范圍
1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復、公司信函、會議紀要、公告等;
2、公司的各種規(guī)劃、計劃、總結(jié)等資料;
3、各部門例會和重要會議的會議紀要;
4、員工個人檔案(員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復印件、學歷復印件及其它相關重要證件的復印件)以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設備記錄、績效考核等資料;
5、員工提案、述職報告等文字材料。
三、文檔資料的調(diào)用原則及規(guī)定
1、調(diào)用文檔要嚴格按照分級調(diào)用相關文檔的原則。
2、調(diào)用本部門文檔,須經(jīng)本部門經(jīng)理申批。
3、調(diào)用外部門文檔,經(jīng)雙方經(jīng)理同意并填寫有關調(diào)用文檔表格方可調(diào)用。
4、未經(jīng)批準任何人不得擅自越級或跨部門調(diào)用文檔,違者按情節(jié)輕重予以處罰。
第6篇 文檔管理制度
文 檔 管 理 制 度
文 檔 管 理 制 度
1、秘書科負責文書檔案的立卷歸檔工作,每個季度的第一個月完成上季度的立卷歸檔任務。
2、凡歸檔的文件資料必須完整齊全,遵循文件的形成規(guī)律,進行科學的分類、編目、登記和必需的加工整理。
3、檔案的查(借)閱必須嚴格履行登記手續(xù),使用檔案者必須愛護檔案,不得擅自抽拆、涂改、勾劃、污損檔案。
4、借出使用的檔案必須妥善保管,不得帶入公共場所。
5、不得向無關人員談論檔案內(nèi)容。
6、文檔必須排列整齊,編號準確。并做好防霉、防蟲、防火、防盜等工作。確保檔案齊全。
第7篇 調(diào)度文檔管理制度
調(diào)度文檔管理分為圖表、臺賬、記錄簿、在屏幕顯示牌板等管理。
一、圖表。
調(diào)度室各種圖表必須及時填繪和修訂，與實際情況相符合，圖表必須歸檔管理。
二、臺賬。
（1）綜合臺賬應當記錄當班生產(chǎn)計劃完成情況、安全生產(chǎn)情況，重點工程和重點工作調(diào)度情況，安全生產(chǎn)中出現(xiàn)的問題和處理情況，領導值班、下井帶班及入井人數(shù)情況，領導交辦工作及落實情況等。
（2）綜合臺賬應內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)準確，賬面整潔，字跡工整。
（3）綜合臺賬可采用計算機電子臺賬。
（4）按日原煤產(chǎn)量、月及年累計完成量、綜合進尺、開拓進尺、日月年累計完成進尺進行分項或統(tǒng)一的建立統(tǒng)計臺賬。
三、記錄簿。
建立以下記錄簿，并存檔管理。
調(diào)度值班記錄、領導值班、下井帶班記錄（由帶班領導填寫）、調(diào)度員交接班記錄、安全生產(chǎn)例會記錄、生產(chǎn)安全事故（突發(fā)事故）分析統(tǒng)計記錄。
四、 存檔要求：
（1）班、日調(diào)度記錄（包括調(diào)度日志、原始調(diào)度記錄、逐日生產(chǎn)完成情況登記表），要保存5年以上。
（2）調(diào)度日報、旬報和文字分析資料，保存3年以上。
（3）上級調(diào)度通知、通報、傳真電文和本單位下達的調(diào)度通知、通報和傳真電文原稿要保存2年以上。
（4）月度生產(chǎn)調(diào)度簡報、各類調(diào)度臺賬和專題報告，要保存5年以上。
（5）死亡事故原始記錄、重大非傷亡事故專項記錄、非傷亡事故分類綜合統(tǒng)計，以及年度生產(chǎn)簡報作為永久資料保存。
（6）有統(tǒng)計部門下發(fā)的年度統(tǒng)計匯總資料，各類傷亡統(tǒng)計資料要永久保存。
（7）調(diào)度室要建立保密制度，各項生產(chǎn)數(shù)據(jù)和事故傷亡人數(shù)，不經(jīng)領導批準，不得私自對外傳播公布。
第8篇 文檔資料管理制度
為了使拌和站資料管理實現(xiàn)正規(guī)化,并切實加強檔案資料的管理工作,特制定本制度。
一、文件收發(fā)
1、建立收文登記制度。對上級機關發(fā)來的文件和市直有關部門文件及其他兄弟單位來文都要進行收文登記。
2、收文登記主要包括以下內(nèi)容:收文日期、來文機關、文件名稱、文件字號、發(fā)文日期及閱文簽字等。
3、文件管理人員要根據(jù)領導指示,將文件送交承辦人,承辦人要在收文登記簿上簽字登記以備查找;承辦人按文件要求完成后,要及時將文件交還保管人員保存。
4、拌和站對外發(fā)出的文件要建立發(fā)文登記,發(fā)文登記內(nèi)容包括:發(fā)文時間、發(fā)文機關、文件名稱、文件字號、發(fā)文范圍等。
5、對拌和站擬稿發(fā)出的文件、專題材料都要將文件原稿和一份正式文件存入檔案。
二、檔案資料管理
1、原始記錄是設備管理和維修工作的基礎之一,是了解設備狀況、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、建立帳卡表冊和進行經(jīng)濟技術(shù)分析的依據(jù)。必須重視此項工作的填寫、收集、整理和保存。
2、機械設備的數(shù)據(jù)管理是一項基礎工作,它來源于原始資料。為了提高設備資產(chǎn)的運作效益,必須按時分類、收集匯總一些數(shù)據(jù)供分析研究,并及時采取積極措施,保證投入產(chǎn)出效益目標的實現(xiàn)。數(shù)據(jù)管理包括列表登記、統(tǒng)計分析、上報考核等方面,應做到定期歸類整理。數(shù)據(jù)要完整準確,報表要及時齊全。
3、機械管理基本數(shù)據(jù)庫應具備以下內(nèi)容:1、管理號碼;2、設備名稱;3、型號規(guī)格;4、技術(shù)狀況;5、保管單位;6、本季運轉(zhuǎn)小時;7、原值;8、凈值;9、組資日期;10、生產(chǎn)廠家;11、本機編號;12、出廠日期;13、外型尺寸;14、整機重量;15、動力機名稱;16、動力機型號;17、動力機規(guī)格;18、動力機生產(chǎn)廠;19、動力機出廠日期;20、動力機編號;21、工點。上述數(shù)據(jù)4、6、8、21項為動態(tài)數(shù)據(jù),其它為靜態(tài)數(shù)據(jù)。
4、及時上報的報表:《設備臺帳》(包括自有配屬的設備和內(nèi)租、外租的設備以及協(xié)作隊伍的設備,分別建帳管理)、《機械增減情況表》、《機械事故統(tǒng)計表》、《機械保養(yǎng)、修理計劃報表》、《機械保養(yǎng)、修理完成情況報表》。
5、建立檔案目錄,主要分設備文件材料、設備檔案、設備技術(shù)資料三個方面,以便查找、使檔案資料更好地為工作服務。
6、建立和認真執(zhí)行文件借閱制度和文件保密制度,確保文件安全。
第9篇 省中醫(yī)院教育處文檔管理制度
省中醫(yī)院教育處文檔管理制度
為了進一步加強教育處的內(nèi)涵建設，促進處室各項工作規(guī)范化、科學化、可持續(xù)化管理和發(fā)展，提高工作效率，規(guī)范文檔管理工作，特制定本制度。
1、所有收文、發(fā)文工作均指定專人負責，未經(jīng)許可，不得隨便代理收發(fā)工作，以免造成工作混亂。收發(fā)人員必須根據(jù)有關文件資料，如實填寫收文登記薄、發(fā)文登記薄。對未登記完畢的文件材料，不得先行使用、閱讀。
2、收發(fā)文范圍包括：文件、傳真、郵件以及通過郵件、無紙化傳輸系統(tǒng)、網(wǎng)絡收發(fā)的各種文檔資料。
3、收發(fā)文件等資料應及時、準確送交處長，不得延誤和積壓;對貴重物品、匯款、郵包，要及時登記，并由個人簽字領取;對投遞錯誤的文件應及時退回。
4、對醫(yī)院交閱的上級來文等文件，任何人不得截留、保存，專人將文件登記并交由處長審閱后復印一份，將原件及時交回醫(yī)院辦公室。出差或開會帶回的文件材料，返回后次日登記歸檔，文件涉及內(nèi)容需相關處室或科室具體落實完成的，由專人根據(jù)院領導和處長閱處意見給予復印或摘錄，送有關處室或科室落實，專人對落實處理情況進行督辦。
5、發(fā)文文件草擬必須使用《發(fā)文稿紙》，按照處室工作分工對口起草，文稿清樣做到三校，一由擬稿人自行校對，確保數(shù)據(jù)文字準確無誤后，經(jīng)處長在核稿欄簽字審批后交醫(yī)院辦公室。二由辦公室負責再次文字校對無誤后，確定主題詞，報分管領導審閱。三是文稿清樣經(jīng)分管領導審批后，正式行文，蓋章。文件內(nèi)容涉及機密的，須按規(guī)定注明密級。
6、處室實施的每項工作全過程的電子文檔實行處室的移動硬盤、電腦雙存儲，電子文檔務必注明成文的時間，經(jīng)處長審閱后，實施每項工作的負責人分別在oa網(wǎng)、醫(yī)院外網(wǎng)上發(fā)布。
7、處室實施的每項工作全過程的電子文檔打印后，及時將電子文檔和紙質(zhì)文檔各一份，分類歸檔、保存。
8、嚴守工作機密，處室的各種文件、資料等檔案(含電子文檔)由專人保管，專柜存放，嚴格借閱、借用手續(xù)，確保文件、資料等檔案的安全、全面，發(fā)現(xiàn)失竊和泄密事件，及時報告處長并查處。
9、處室的各種文件、資料等紙質(zhì)檔案，由專人按類別于次年一月內(nèi)立卷裝訂后，分類存檔，專柜保存;電子文檔由專人按類別于次年一月內(nèi)存儲于處室的移動硬盤。
z省中醫(yī)院教育處
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第10篇 m項目管理處文檔管理制度
項目管理處文檔管理制度
根據(jù)國家檔案法和檔案管理規(guī)定,為進一步提高管理文檔工作的質(zhì)量和管理水平,確保文檔的完整與安全,特制定以下制度:
一、管理處電腦文檔管理員專職負責管理處所有文件(通知、規(guī)定、公函、總結(jié)、報告、通報、會議紀要等)及資料(技術(shù)圖紙、說明書、手冊、聲像、員工檔案、市府法規(guī)、車輛檔案等)的存檔、收集和保管,做到完整、系統(tǒng)、準確。
二、任何人員借閱上述文件資料,須經(jīng)管理處經(jīng)理批準,登記日期、用途、經(jīng)手人及歸還時間。
三、屬秘密文件的要妥善保管,不準散播其內(nèi)容,不準給未經(jīng)領導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室。
四、員工個人檔案材料屬秘密材料,他人無權(quán)翻閱,保管人員也不準將這些資料擅自給他人過目。
五、文件資料等要進行合理歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序還是按內(nèi)容、按時間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚地標明。
六、要經(jīng)常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料,要及時清理,無保存必要的材料,經(jīng)管理處領導批準可做銷毀處理。
七、積極實行檔案現(xiàn)代化管理,應用計算機檢索手段,做到文檔管理標準化、規(guī)范化和程序化。
八、會同有關部門,在購置重要設備到貨時,檢查驗收文件材料,并及時歸檔。
九、各部門拍攝的記錄管理處各項活動的照片、聲像材料,必須在活動結(jié)束后一周內(nèi)整理好,注明時間、地點、來賓姓名、活動內(nèi)容,交文檔管理員及時歸檔。
