- 目錄
辦公器材使用管理制度旨在規(guī)范員工對各類辦公設(shè)備的使用行為，確保設(shè)備的高效運(yùn)行和合理維護(hù)，減少損耗，提高工作效率，同時(shí)也保障公司的財(cái)產(chǎn)安全。
包括哪些方面
1. 設(shè)備分配與登記：明確每項(xiàng)辦公器材的使用者，建立詳細(xì)的設(shè)備登記冊。
2. 使用規(guī)定：制定設(shè)備操作流程，規(guī)范日常使用行為。
3. 維護(hù)保養(yǎng)：設(shè)定定期保養(yǎng)計(jì)劃，防止設(shè)備過早老化或損壞。
4. 故障報(bào)修：設(shè)立故障報(bào)修機(jī)制，確保問題得到及時(shí)解決。
5. 責(zé)任追究：對不當(dāng)使用導(dǎo)致的損失，明確責(zé)任歸屬。
6. 更新替換：依據(jù)設(shè)備使用壽命和性能，適時(shí)進(jìn)行更新替換。
7. 安全管理：強(qiáng)調(diào)設(shè)備使用過程中的安全注意事項(xiàng)。
重要性
辦公器材的有效管理對于公司的運(yùn)營至關(guān)重要。良好的設(shè)備管理能降低維修成本，延長設(shè)備壽命，保證工作連續(xù)性，提高員工滿意度，同時(shí)也有利于營造整潔、有序的工作環(huán)境，提升公司形象。
方案
1. 設(shè)備分配與登記：新入職員工需簽署設(shè)備使用協(xié)議，領(lǐng)取設(shè)備時(shí)進(jìn)行登記，離職時(shí)歸還并檢查設(shè)備狀態(tài)。
2. 使用規(guī)定：開展設(shè)備操作培訓(xùn)，確保每位員工了解設(shè)備使用規(guī)程，禁止私自拆卸或調(diào)整設(shè)備。
3. 維護(hù)保養(yǎng)：由it部門制定季度保養(yǎng)計(jì)劃，員工需配合完成日常清潔和簡單維護(hù)。
4. 故障報(bào)修：設(shè)立專用報(bào)修郵箱或電話，員工發(fā)現(xiàn)設(shè)備異常應(yīng)立即報(bào)告，不得擅自處理。
5. 責(zé)任追究：對因個(gè)人原因造成的設(shè)備損壞，將根據(jù)損失程度進(jìn)行相應(yīng)賠償。
6. 更新替換：每年評估設(shè)備性能，根據(jù)評估結(jié)果決定是否更新或替換，確保設(shè)備始終保持良好狀態(tài)。
7. 安全管理：定期進(jìn)行消防和電氣安全教育，提醒員工遵守安全操作規(guī)程，避免發(fā)生安全事故。
此制度的實(shí)施需要全體員工的共同配合，管理層將定期進(jìn)行審計(jì)，以確保制度的執(zhí)行效果。通過這樣的管理制度，我們期望能實(shí)現(xiàn)辦公器材的高效利用，為公司的長期發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
辦公器材使用管理制度范文
第1篇 物業(yè)公司辦公器材使用管理制度格式怎樣的
物業(yè)公司辦公器材使用管理制度
(八)為了更好的管理本公司的電腦、復(fù)印機(jī)、電話和傳真機(jī),特制定本制度。
一、電腦的使用管理
1、責(zé)任到人:公司電腦專人專用,電腦及其外部設(shè)備實(shí)行定位安裝、定位使用、定人管理。
未經(jīng)批準(zhǔn),不得挪作他用或借給他人使用。
嚴(yán)格遵守電腦使用管理規(guī)定和安全操作規(guī)程,確保人身、設(shè)備安全。
使用者對電腦及外設(shè)負(fù)有保管和日常維護(hù)的責(zé)任。
2、定期維護(hù):應(yīng)定期進(jìn)行系統(tǒng)軟件與硬件的維護(hù),定期殺毒,做好數(shù)據(jù)備份工作。
樹立保密意識,定期檢查各項(xiàng)安全保密措施,發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)報(bào)告、及時(shí)采取措施,防止公司機(jī)密信息泄露。
3、安全管理:
(1)禁止安裝和運(yùn)行與公司工作內(nèi)容無關(guān)的軟件,禁止瀏覽與公司工作無關(guān)的網(wǎng)頁、資料等,已正常運(yùn)轉(zhuǎn)的軟件不得隨意修改程序或相關(guān)參數(shù)。
(2) 嚴(yán)禁未經(jīng)檢查的軟件或數(shù)據(jù)文件上機(jī)操作或上網(wǎng)下載來源不明的軟件,避免病毒感染。
工作人員在下班或確認(rèn)不再用機(jī)時(shí),必須 電腦后方可離開。
多人共用一機(jī)的,除專人負(fù)責(zé)外,其他人亦負(fù)有日常維護(hù)、保養(yǎng)責(zé)任。
4、電腦報(bào)修:發(fā)現(xiàn)異常情況時(shí),應(yīng)正確采取應(yīng)急措施,并報(bào)告主管和公司行政人事部。
遇有電腦或網(wǎng)絡(luò)設(shè)備出現(xiàn)故障,應(yīng)及時(shí)申報(bào)維修。
嚴(yán)禁擅自拆機(jī)、檢修。
外來技術(shù)人員進(jìn)行維護(hù)工作時(shí),須有電腦管理人員陪同或認(rèn)可。
二、復(fù)印機(jī)使用管理
1、復(fù)印機(jī)一般應(yīng)由本公司人員使用,其他人使用須經(jīng)行政人事部同意,否則不得隨便上機(jī)復(fù)印。
世紀(jì)華府復(fù)印機(jī)使用管理由項(xiàng)目助理指定專人負(fù)責(zé),復(fù)印使用時(shí)設(shè)置開機(jī)密碼。
2. 復(fù)印機(jī)僅供辦公使用,復(fù)印文件、資料的內(nèi)容,原則上必須是與工作相關(guān)。
3. 使用復(fù)印機(jī)前應(yīng)先到負(fù)責(zé)人處填寫《復(fù)印機(jī)使用登記表》,按照登記表填寫使用人姓名、所屬部門、使用時(shí)間、復(fù)印內(nèi)容及頁數(shù)等。
4. 所有需復(fù)印資料的人員使用復(fù)印機(jī)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行操作程序,不熟悉技術(shù)要求的須經(jīng)行政人事部文員或指定專人操作。
當(dāng)復(fù)印機(jī)出現(xiàn)異常時(shí),非專業(yè)人員不得私自拆動,由相關(guān)人員酌情處理。
5.復(fù)印本著勤儉節(jié)約的原則。
可以傳閱的文件以及用電腦傳輸?shù)碾娮影嫖募M量不要復(fù)印,內(nèi)部使用的文件則盡量使用再生紙張,資料在排版時(shí)要以盡量緊湊、減少復(fù)印張數(shù)為原則,盡量減少打印復(fù)印成本,節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)開支。
6. 復(fù)印時(shí)原件、紙張必須放置妥當(dāng),保證復(fù)印質(zhì)量,印件清晰。
7. 若復(fù)印資料數(shù)量較多時(shí),應(yīng)先選擇復(fù)印1件,確認(rèn)質(zhì)量合格,再輸入余數(shù),以免浪費(fèi)紙張。
8. 合理利用使用完復(fù)印機(jī)復(fù)印后所產(chǎn)生的可再利用單面紙張。
三、電話和傳真機(jī)的使用管理
1、辦公電話、傳真的使用
(1)辦公室固定電話的安裝主要是作為方便與外界溝通,方便開展業(yè)務(wù)之用,不允許在公司內(nèi)部撥打和接聽任何形式的私人電話。
(2)員工打電話,用語應(yīng)盡量簡潔、明確,減少通話時(shí)間,避免不必要的浪費(fèi)和線路的占用時(shí)間,保證工作電話的暢通。
(3)為節(jié)省費(fèi)用,大部分電話已申請局域網(wǎng),公司內(nèi)部辦公電話請一律使用內(nèi)部分機(jī)號,如果查出內(nèi)部通話使用外線費(fèi)用一律自理。
(4)傳真機(jī)收發(fā)傳真文件實(shí)行登記制度,收、發(fā)傳真件要做到準(zhǔn)確無誤,接收到的文件或其它材料,要及時(shí)登記并及時(shí)送達(dá)收件單位或收件人。
(5)不宜頻繁地開機(jī)和關(guān)機(jī)以延長傳真機(jī)使用壽命。
(6)合紙艙蓋的動作不宜過猛以免結(jié)構(gòu)變形器件損壞。
(7)發(fā)送稿件上不宜有硬物(如裝訂針、大頭針等)以免引起故障。
(8)雷雨天氣如不使用傳真機(jī),除關(guān)掉電源外,應(yīng)將電話線插頭拔掉。
2、個(gè)人電話
(1) 凡享受手機(jī)補(bǔ)貼的員工,在沒有特殊情況之下,手機(jī)要24小時(shí)開機(jī)。
(2)工作人員通訊工具變更號碼,應(yīng)及時(shí)將新號碼報(bào)到行政人事部,由行政人事部對號碼進(jìn)行刷新。
四、要求各部門必須認(rèn)真落實(shí)通知精神,切實(shí)做好本部門的節(jié)能降耗工作,出現(xiàn)問題將嚴(yán)肅處理相關(guān)人員及部門負(fù)責(zé)人,如因未及部門負(fù)責(zé)人要及時(shí)做好節(jié)能降耗的宣傳和管理工作,提高員工的節(jié)能和安全意識,杜絕各種浪費(fèi)。
人走必須斷電,各辦公室在下班或值班后必須將所有用電設(shè)備的電源 ,并及時(shí)關(guān)門、關(guān)窗,防止出現(xiàn)失盜事故。
第2篇 物業(yè)公司辦公器材使用管理制度
物業(yè)公司辦公器材使用管理制度
(八)為了更好的管理本公司的電腦、復(fù)印機(jī)、電話和傳真機(jī),特制定本制度。
一、電腦的使用管理
1、責(zé)任到人:公司電腦專人專用,電腦及其外部設(shè)備實(shí)行定位安裝、定位使用、定人管理。
未經(jīng)批準(zhǔn),不得挪作他用或借給他人使用。
嚴(yán)格遵守電腦使用管理規(guī)定和安全操作規(guī)程,確保人身、設(shè)備安全。
使用者對電腦及外設(shè)負(fù)有保管和日常維護(hù)的責(zé)任。
2、定期維護(hù):應(yīng)定期進(jìn)行系統(tǒng)軟件與硬件的維護(hù),定期殺毒,做好數(shù)據(jù)備份工作。
樹立保密意識,定期檢查各項(xiàng)安全保密措施,發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)報(bào)告、及時(shí)采取措施,防止公司機(jī)密信息泄露。
3、安全管理:
(1)禁止安裝和運(yùn)行與公司工作內(nèi)容無關(guān)的軟件,禁止瀏覽與公司工作無關(guān)的網(wǎng)頁、資料等,已正常運(yùn)轉(zhuǎn)的軟件不得隨意修改程序或相關(guān)參數(shù)。
(2) 嚴(yán)禁未經(jīng)檢查的軟件或數(shù)據(jù)文件上機(jī)操作或上網(wǎng)下載來源不明的軟件,避免病毒感染。
工作人員在下班或確認(rèn)不再用機(jī)時(shí),必須 電腦后方可離開。
多人共用一機(jī)的,除專人負(fù)責(zé)外,其他人亦負(fù)有日常維護(hù)、保養(yǎng)責(zé)任。
4、電腦報(bào)修:發(fā)現(xiàn)異常情況時(shí),應(yīng)正確采取應(yīng)急措施,并報(bào)告主管和公司行政人事部。
遇有電腦或網(wǎng)絡(luò)設(shè)備出現(xiàn)故障,應(yīng)及時(shí)申報(bào)維修。
嚴(yán)禁擅自拆機(jī)、檢修。
外來技術(shù)人員進(jìn)行維護(hù)工作時(shí),須有電腦管理人員陪同或認(rèn)可。
二、復(fù)印機(jī)使用管理
1、復(fù)印機(jī)一般應(yīng)由本公司人員使用,其他人使用須經(jīng)行政人事部同意,否則不得隨便上機(jī)復(fù)印。
世紀(jì)華府復(fù)印機(jī)使用管理由項(xiàng)目助理指定專人負(fù)責(zé),復(fù)印使用時(shí)設(shè)置開機(jī)密碼。
2. 復(fù)印機(jī)僅供辦公使用,復(fù)印文件、資料的內(nèi)容,原則上必須是與工作相關(guān)。
3. 使用復(fù)印機(jī)前應(yīng)先到負(fù)責(zé)人處填寫《復(fù)印機(jī)使用登記表》,按照登記表填寫使用人姓名、所屬部門、使用時(shí)間、復(fù)印內(nèi)容及頁數(shù)等。
4. 所有需復(fù)印資料的人員使用復(fù)印機(jī)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行操作程序,不熟悉技術(shù)要求的須經(jīng)行政人事部文員或指定專人操作。
當(dāng)復(fù)印機(jī)出現(xiàn)異常時(shí),非專業(yè)人員不得私自拆動,由相關(guān)人員酌情處理。
5.復(fù)印本著勤儉節(jié)約的原則。
可以傳閱的文件以及用電腦傳輸?shù)碾娮影嫖募M量不要復(fù)印,內(nèi)部使用的文件則盡量使用再生紙張,資料在排版時(shí)要以盡量緊湊、減少復(fù)印張數(shù)為原則,盡量減少打印復(fù)印成本,節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)開支。
6. 復(fù)印時(shí)原件、紙張必須放置妥當(dāng),保證復(fù)印質(zhì)量,印件清晰。
7. 若復(fù)印資料數(shù)量較多時(shí),應(yīng)先選擇復(fù)印1件,確認(rèn)質(zhì)量合格,再輸入余數(shù),以免浪費(fèi)紙張。
8. 合理利用使用完復(fù)印機(jī)復(fù)印后所產(chǎn)生的可再利用單面紙張。
三、電話和傳真機(jī)的使用管理
1、辦公電話、傳真的使用
(1)辦公室固定電話的安裝主要是作為方便與外界溝通,方便開展業(yè)務(wù)之用,不允許在公司內(nèi)部撥打和接聽任何形式的私人電話。
(2)員工打電話,用語應(yīng)盡量簡潔、明確,減少通話時(shí)間,避免不必要的浪費(fèi)和線路的占用時(shí)間,保證工作電話的暢通。
(3)為節(jié)省費(fèi)用,大部分電話已申請局域網(wǎng),公司內(nèi)部辦公電話請一律使用內(nèi)部分機(jī)號,如果查出內(nèi)部通話使用外線費(fèi)用一律自理。
(4)傳真機(jī)收發(fā)傳真文件實(shí)行登記制度,收、發(fā)傳真件要做到準(zhǔn)確無誤,接收到的文件或其它材料,要及時(shí)登記并及時(shí)送達(dá)收件單位或收件人。
(5)不宜頻繁地開機(jī)和關(guān)機(jī)以延長傳真機(jī)使用壽命。
(6)合紙艙蓋的動作不宜過猛以免結(jié)構(gòu)變形器件損壞。
(7)發(fā)送稿件上不宜有硬物(如裝訂針、大頭針等)以免引起故障。
(8)雷雨天氣如不使用傳真機(jī),除關(guān)掉電源外,應(yīng)將電話線插頭拔掉。
2、個(gè)人電話
(1) 凡享受手機(jī)補(bǔ)貼的員工,在沒有特殊情況之下,手機(jī)要24小時(shí)開機(jī)。
(2)工作人員通訊工具變更號碼,應(yīng)及時(shí)將新號碼報(bào)到行政人事部,由行政人事部對號碼進(jìn)行刷新。
四、要求各部門必須認(rèn)真落實(shí)通知精神,切實(shí)做好本部門的節(jié)能降耗工作,出現(xiàn)問題將嚴(yán)肅處理相關(guān)人員及部門負(fù)責(zé)人,如因未及部門負(fù)責(zé)人要及時(shí)做好節(jié)能降耗的宣傳和管理工作,提高員工的節(jié)能和安全意識,杜絕各種浪費(fèi)。
人走必須斷電,各辦公室在下班或值班后必須將所有用電設(shè)備的電源 ,并及時(shí)關(guān)門、關(guān)窗,防止出現(xiàn)失盜事故。
第3篇 物業(yè)公司辦公器材使用管理制度(8)
物業(yè)公司辦公器材使用管理制度(八)
為了更好的管理本公司的電腦、復(fù)印機(jī)、電話和傳真機(jī),特制定本制度。
一、電腦的使用管理
1、責(zé)任到人:公司電腦專人專用,電腦及其外部設(shè)備實(shí)行定位安裝、定位使用、定人管理。未經(jīng)批準(zhǔn),不得挪作他用或借給他人使用。嚴(yán)格遵守電腦使用管理規(guī)定和安全操作規(guī)程,確保人身、設(shè)備安全。使用者對電腦及外設(shè)負(fù)有保管和日常維護(hù)的責(zé)任。
2、定期維護(hù):應(yīng)定期進(jìn)行系統(tǒng)軟件與硬件的維護(hù),定期殺毒,做好數(shù)據(jù)備份工作。樹立保密意識,定期檢查各項(xiàng)安全保密措施,發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)報(bào)告、及時(shí)采取措施,防止公司機(jī)密信息泄露。
3、安全管理:
(1)禁止安裝和運(yùn)行與公司工作內(nèi)容無關(guān)的軟件,禁止瀏覽與公司工作無關(guān)的網(wǎng)頁、資料等,已正常運(yùn)轉(zhuǎn)的軟件不得隨意修改程序或相關(guān)參數(shù)。
(2) 嚴(yán)禁未經(jīng)檢查的軟件或數(shù)據(jù)文件上機(jī)操作或上網(wǎng)下載來源不明的軟件,避免病毒感染。工作人員在下班或確認(rèn)不再用機(jī)時(shí),必須關(guān)閉電腦后方可離開。多人共用一機(jī)的,除專人負(fù)責(zé)外,其他人亦負(fù)有日常維護(hù)、保養(yǎng)責(zé)任。
4、電腦報(bào)修:發(fā)現(xiàn)異常情況時(shí),應(yīng)正確采取應(yīng)急措施,并報(bào)告主管和公司行政人事部。遇有電腦或網(wǎng)絡(luò)設(shè)備出現(xiàn)故障,應(yīng)及時(shí)申報(bào)維修。嚴(yán)禁擅自拆機(jī)、檢修。外來技術(shù)人員進(jìn)行維護(hù)工作時(shí),須有電腦管理人員陪同或認(rèn)可。
二、復(fù)印機(jī)使用管理
1、復(fù)印機(jī)一般應(yīng)由本公司人員使用,其他人使用須經(jīng)行政人事部同意,否則不得隨便上機(jī)復(fù)印。世紀(jì)華府復(fù)印機(jī)使用管理由項(xiàng)目助理指定專人負(fù)責(zé),復(fù)印使用時(shí)設(shè)置開機(jī)密碼。
2.復(fù)印機(jī)僅供辦公使用,復(fù)印文件、資料的內(nèi)容,原則上必須是與工作相關(guān)。
3.使用復(fù)印機(jī)前應(yīng)先到負(fù)責(zé)人處填寫《復(fù)印機(jī)使用登記表》,按照登記表填寫使用人姓名、所屬部門、使用時(shí)間、復(fù)印內(nèi)容及頁數(shù)等。
4.所有需復(fù)印資料的人員使用復(fù)印機(jī)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行操作程序,不熟悉技術(shù)要求的須經(jīng)行政人事部文員或指定專人操作。當(dāng)復(fù)印機(jī)出現(xiàn)異常時(shí),非專業(yè)人員不得私自拆動,由相關(guān)人員酌情處理。
5.復(fù)印本著勤儉節(jié)約的原則?？梢詡鏖喌奈募约坝秒娔X傳輸?shù)碾娮影嫖募M量不要復(fù)印,內(nèi)部使用的文件則盡量使用再生紙張,資料在排版時(shí)要以盡量緊湊、減少復(fù)印張數(shù)為原則,盡量減少打印復(fù)印成本,節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)開支。
6.復(fù)印時(shí)原件、紙張必須放置妥當(dāng),保證復(fù)印質(zhì)量,印件清晰。
7.若復(fù)印資料數(shù)量較多時(shí),應(yīng)先選擇復(fù)印1件,確認(rèn)質(zhì)量合格,再輸入余數(shù),以免浪費(fèi)紙張。
8.合理利用使用完復(fù)印機(jī)復(fù)印后所產(chǎn)生的可再利用單面紙張。
三、電話和傳真機(jī)的使用管理
1、辦公電話、傳真的使用
(1)辦公室固定電話的安裝主要是作為方便與外界溝通,方便開展業(yè)務(wù)之用,不允許在公司內(nèi)部撥打和接聽任何形式的私人電話。
(2)員工打電話,用語應(yīng)盡量簡潔、明確,減少通話時(shí)間,避免不必要的浪費(fèi)和線路的占用時(shí)間,保證工作電話的暢通。
(3)為節(jié)省費(fèi)用,大部分電話已申請局域網(wǎng),公司內(nèi)部辦公電話請一律使用內(nèi)部分機(jī)號,如果查出內(nèi)部通話使用外線費(fèi)用一律自理。
(4)傳真機(jī)收發(fā)傳真文件實(shí)行登記制度,收、發(fā)傳真件要做到準(zhǔn)確無誤,接收到的文件或其它材料,要及時(shí)登記并及時(shí)送達(dá)收件單位或收件人。
(5)不宜頻繁地開機(jī)和關(guān)機(jī)以延長傳真機(jī)使用壽命。
(6)合紙艙蓋的動作不宜過猛以免結(jié)構(gòu)變形器件損壞。
(7)發(fā)送稿件上不宜有硬物(如裝訂針、大頭針等)以免引起故障。
(8)雷雨天氣如不使用傳真機(jī),除關(guān)掉電源外,應(yīng)將電話線插頭拔掉。
2、個(gè)人電話
(1) 凡享受手機(jī)補(bǔ)貼的員工,在沒有特殊情況之下,手機(jī)要24小時(shí)開機(jī)。
(2)工作人員通訊工具變更號碼,應(yīng)及時(shí)將新號碼報(bào)到行政人事部,由行政人事部對號碼進(jìn)行刷新。
四、要求
各部門必須認(rèn)真落實(shí)通知精神,切實(shí)做好本部門的節(jié)能降耗工作,出現(xiàn)問題將嚴(yán)肅處理相關(guān)人員及部門負(fù)責(zé)人,如因未及
部門負(fù)責(zé)人要及時(shí)做好節(jié)能降耗的宣傳和管理工作,提高員工的節(jié)能和安全意識,杜絕各種浪費(fèi)。人走必須斷電,各辦公室在下班或值班后必須將所有用電設(shè)備的電源關(guān)閉,并及時(shí)關(guān)門、關(guān)窗,防止出現(xiàn)失盜事故。
