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機(jī)關(guān)檔案管理制度4篇

更新時(shí)間:2024-11-20 查看人數(shù):57

機(jī)關(guān)檔案管理制度

機(jī)關(guān)檔案管理制度是規(guī)范政府、企事業(yè)單位等各類機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案管理工作的核心準(zhǔn)則,它涵蓋了檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和銷毀等多個(gè)環(huán)節(jié),旨在確保檔案的安全、完整,以及有效利用。

包括哪些方面

1. 檔案的收集與登記:規(guī)定如何從各部門(mén)收集文件,以及如何進(jìn)行詳細(xì)的登記,確保每份文件都能準(zhǔn)確無(wú)誤地進(jìn)入檔案系統(tǒng)。

2. 檔案的分類與編碼:明確檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼規(guī)則,以便于檢索和管理。

3. 檔案的整理與歸檔:規(guī)定文件整理的時(shí)間、方式和責(zé)任人,以及歸檔的具體流程。

4. 檔案的保管:設(shè)定檔案保管期限,規(guī)定保管環(huán)境和設(shè)施要求,以及安全措施。

5. 檔案的利用:明確檔案查閱權(quán)限,制定借閱、復(fù)制和信息公開(kāi)的規(guī)定。

6. 檔案的鑒定與銷毀:設(shè)立檔案鑒定小組,規(guī)定鑒定周期和銷毀程序,防止重要信息流失。

重要性

機(jī)關(guān)檔案管理制度的重要性不容忽視,它:

1. 保障信息資產(chǎn):檔案是機(jī)關(guān)工作的重要記錄,制度化管理能保護(hù)這些信息資產(chǎn)不受損失。

2. 提升工作效率:有序的檔案管理能快速定位所需信息,提高辦公效率。

3. 保證合規(guī)性:符合國(guó)家法律法規(guī)要求,防止因檔案管理不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)。

4. 支持決策:為政策制定、項(xiàng)目評(píng)估等決策提供依據(jù),確保決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

方案

1. 建立健全檔案管理機(jī)構(gòu):設(shè)立專門(mén)的檔案管理部門(mén),配備專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。

2. 定期培訓(xùn):對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),提升其業(yè)務(wù)能力和服務(wù)水平。

3. 引入信息技術(shù):利用數(shù)字化手段,建立電子檔案管理系統(tǒng),提高管理效率。

4. 制定詳細(xì)的操作規(guī)程:細(xì)化各項(xiàng)管理流程,確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的操作指南。

5. 實(shí)施監(jiān)督與考核:定期檢查檔案管理執(zhí)行情況,對(duì)違反規(guī)定的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行考核和問(wèn)責(zé)。

6. 持續(xù)優(yōu)化:根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況,及時(shí)調(diào)整和完善制度,確保其適應(yīng)性和有效性。

通過(guò)上述方案,我們可以構(gòu)建一個(gè)高效、規(guī)范的機(jī)關(guān)檔案管理體系,實(shí)現(xiàn)檔案資源的最大化利用,同時(shí)也為機(jī)關(guān)的長(zhǎng)期發(fā)展提供有力支撐。

機(jī)關(guān)檔案管理制度范文

第1篇 j建設(shè)機(jī)關(guān)檔案保密管理制度

1、建設(shè)綜合檔案是本單位的規(guī)劃、工程招投標(biāo)、工程質(zhì)量監(jiān)督站、房產(chǎn)管理所、環(huán)衛(wèi)處、行政辦等各科室管理工作中形成的全部檔案的總和。它包括規(guī)劃選址、放線、建筑施工許可證發(fā)放、“兩書(shū)兩證”發(fā)放、財(cái)務(wù)憑證和黨務(wù)、政務(wù)和群團(tuán)工作等方面的檔案。

2、建設(shè)綜合檔案實(shí)行統(tǒng)一管理原則。各科室新增檔案材料,由各科室兼職檔案員負(fù)責(zé)收集本部門(mén)在工作中形成的有保存價(jià)值的文件材料送交檔案室,進(jìn)行鑒定、編號(hào)、歸檔,并按規(guī)范程序辦理移交手續(xù)。

3、檔案庫(kù)房必須具備衛(wèi)生的環(huán)境和良好防范措施。

4、定期進(jìn)行庫(kù)存檔案的清理核對(duì)工作,做到賬、檔、卡相符,對(duì)破損或載體變質(zhì)的檔案要進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,保證檔案的完整。

5、應(yīng)根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門(mén)制定的檔案分類編號(hào)辦法和保密規(guī)定,嚴(yán)格、科學(xué)、規(guī)范地進(jìn)行檔案分類編號(hào),確定保管期限和檔案鑒定工作。

6、借閱檔案資料要注意保護(hù)和保密,不得擅自復(fù)印、拍照,更不得涂改或在檔案上做任何標(biāo)記、抽換、損壞,必須保證檔案的整潔,不得丟失泄密,如發(fā)現(xiàn)丟失泄密現(xiàn)象,應(yīng)按保密規(guī)定立即向相關(guān)部門(mén)或保密機(jī)構(gòu)報(bào)告,并采取相應(yīng)防范措施。

7、檔案保密范圍:

①歷史檔案資料和編研材料中,涉及到領(lǐng)土歸屬、邊界勘定、民族關(guān)系的檔案資料;

②批量運(yùn)輸檔案的時(shí)間、路線的保衛(wèi)方案;

③檔案庫(kù)的收藏檔案內(nèi)容、數(shù)量以及保衛(wèi)方案、措施;

④歷史檔案及其編研材料中涉及的特種工藝、技術(shù)決竅、秘方及涉及中外產(chǎn)權(quán)的內(nèi)容;

8、檔案管理不得擅自擴(kuò)散的范圍:

①未經(jīng)公布的檔案工作統(tǒng)計(jì)數(shù)字;

②正在研究、尚未做出結(jié)論的干部調(diào)配、內(nèi)部評(píng)議問(wèn)題。

③歷史檔案及其編研材料中涉及個(gè)人隱私的部分。

9、對(duì)秘密檔案資料應(yīng)嚴(yán)加管理,嚴(yán)格傳遞、借閱手續(xù)。如需借閱須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并在檔案閱覽室內(nèi)查閱,不準(zhǔn)帶出檔案室,不準(zhǔn)摘抄,不得檀自擴(kuò)大利用范圍,以確保檔案的安全。

第2篇 h機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房管理制度

為加強(qiáng)本局檔案庫(kù)房管理,確保庫(kù)存檔案的安全,根據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》和自治區(qū)檔案工作有關(guān)規(guī)定,制定本管理制度。

一、檔案庫(kù)房是保存檔案的重要場(chǎng)所,由局辦公室負(fù)責(zé)管理。除檔案管理工作人員外,其他人員不能隨意進(jìn)入檔案庫(kù)房,如工作確實(shí)需要,由檔案管理工作人員陪同進(jìn)出。

二、檔案進(jìn)出庫(kù)房,要履行登記手續(xù),包括檔案收進(jìn)入庫(kù),庫(kù)存檔案調(diào)出室外及日常的調(diào)閱、歸還。

三、做好庫(kù)房的防蟲(chóng)、防蛀、防霉和防鼠工作。新接收入庫(kù)的檔案要嚴(yán)格檢查,對(duì)有蟲(chóng)蛀、發(fā)霉及其它問(wèn)題的檔案須經(jīng)技術(shù)處理后方可入庫(kù)。

四、庫(kù)房?jī)?nèi)安置溫濕度計(jì),每天定時(shí)測(cè)記。庫(kù)房的溫度控制在14-24℃之間,相對(duì)濕度控制在45-60%之間。超出標(biāo)準(zhǔn)范圍時(shí),要及時(shí)采取自然通風(fēng)或機(jī)械除濕、降溫等措施進(jìn)行調(diào)控。

五、定期清點(diǎn)庫(kù)存案卷,核實(shí)帳、物是否相符,發(fā)現(xiàn)案卷短缺或長(zhǎng)期借出未歸還的,及時(shí)追查。

六、定期檢查用電設(shè)備和消防設(shè)施狀況,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修或更新。

七、庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持整潔,定期清掃,不得堆放與檔案無(wú)關(guān)的物品。庫(kù)房周圍嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。

八、庫(kù)房無(wú)人時(shí),除必須持續(xù)工作的保溫、保濕、消防、防盜等電子設(shè)備外,應(yīng)關(guān)閉用電設(shè)備,鎖緊門(mén)窗。上下班要檢查門(mén)窗,注意防盜。

九、出現(xiàn)火災(zāi)、洪澇災(zāi)害、突發(fā)性群體事件和危害公共安全事件等危及檔案安全的險(xiǎn)情時(shí),應(yīng)立即報(bào)警同時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,開(kāi)展搶險(xiǎn)、轉(zhuǎn)移等保護(hù)措施。

第3篇 機(jī)關(guān)檔案管理制度

為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案的科學(xué)管理,保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,提高機(jī)關(guān)檔案工作效率和工作質(zhì)量,特制訂以下管理制度。

檔案安全保密制度

1、檔案管理人員必須遵守保密守則,要嚴(yán)守秘密,嚴(yán)防泄密、失密。

2、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案的查借閱手續(xù),借出的檔案要及時(shí)歸檔、核實(shí)。

3、檔案管理人員要增強(qiáng)保密觀念,經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況;離開(kāi)檔案室時(shí),必須鎖好文件資料柜,關(guān)好門(mén)窗。

4、銷毀檔案要登記造冊(cè),經(jīng)分管副局長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)后方能進(jìn)行,銷毀時(shí)要有監(jiān)銷人,并履行簽字手續(xù)。

5、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,以防火災(zāi)。

檔案保管制度

1、檔案室屬機(jī)要重地,外人不得隨便進(jìn)入。

2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔,檔案分類排放、排列整齊。

3、切實(shí)做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光等工作,室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險(xiǎn)物品。

4、檔案管理人員要熟悉庫(kù)藏情況,對(duì)庫(kù)藏檔案和資料的保管情況定期進(jìn)行檢查核對(duì),做到帳物相符。

5、未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不準(zhǔn)將檔案帶出庫(kù)房,更不準(zhǔn)私自摘抄、外傳。

檔案利用制度

1、檔案管理人員應(yīng)熟悉所藏檔案的情況,完善檔案檢索工具,及時(shí)準(zhǔn)

確地提供檔案利用服務(wù)。

2、市水利局本單位工作人員因工作需要,可查閱本部門(mén)形成的檔案。查(借)閱局會(huì)議記錄,必須經(jīng)局辦公室主任批準(zhǔn)后方可查閱。查(借)閱局黨務(wù)資料,須經(jīng)局黨總支書(shū)記或局機(jī)關(guān)支部書(shū)記批準(zhǔn)后方可查閱。

3、查閱檔案須填寫(xiě)《檔案借閱登記表》,未履行登記手續(xù),檔案管理員可拒絕查閱。

4、外單位查閱本機(jī)關(guān)檔案,必須持有單位介紹信,并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。

5、查閱檔案時(shí),嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽換、批點(diǎn)、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容,不得吸煙。

6、歸還檔案時(shí),檔案管理員要認(rèn)真檢查清點(diǎn)檔案的完好狀況,及時(shí)記載檔案的利用情況。

立卷歸檔制度

1、凡是水利局機(jī)關(guān)從事各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作,所形成的具有參考利用價(jià)值的各種內(nèi)容、形式和載體的文書(shū)材料,均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個(gè)人都無(wú)權(quán)扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。

2、歸檔時(shí)間。文書(shū)檔案一般在每年年底全部收集完整,次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會(huì)計(jì)檔案一般在會(huì)計(jì)年度終了一年后移交給財(cái)務(wù)管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后,由水利科負(fù)責(zé)收集、整理后移交檔案室,集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時(shí)歸檔備份,每年12月提供局檔案室存檔。

3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存價(jià)值,分類整理立卷,案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要,目錄頁(yè)號(hào)編制準(zhǔn)確,便于保管和利用。凡局機(jī)關(guān)形成的各類文件材料,歸檔應(yīng)為原件,且要求做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),存檔時(shí)由檔案管理人員審查核定。

4、各業(yè)務(wù)科室向局檔案室移交的文檔要有清單,歸檔時(shí),必須履行交接手續(xù),交接雙方及監(jiān)交負(fù)責(zé)人應(yīng)分別在清單上簽字,以備查考。

第4篇 s局機(jī)關(guān)檔案管理制度

制度是個(gè)社會(huì)的游戲規(guī)則,更規(guī)范的講,它們是為人們的相互關(guān)系而人為設(shè)定的一些制約。為此,我們一般要求大家共同遵守辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則來(lái)提高辦事效率,才設(shè)定一些制度。下面是我們應(yīng)屆畢業(yè)生制度職責(zé)大全提供的制度文章供您參考:

1.本局所有檔案由檔案室統(tǒng)一存檔管理,各股室每年所形成的各種文件、資料,由各科室按照歸檔要求,在次年4月底前送檔案室組卷保管。

2.檔案室對(duì)各股、室移交的各種檔案、資料,要辦好移交、接收手續(xù)。

3.檔案室對(duì)于集中保管的檔案,要統(tǒng)一編制檢索目錄、案卷目錄等,做到科學(xué)保管、存放有序、查找方便。

4.對(duì)存放的檔案,要做到“六防三無(wú)”,確保檔案的質(zhì)量和絕對(duì)安全。

5.檔案管理要嚴(yán)格遵守保密守則,無(wú)關(guān)人員不得隨意進(jìn)出檔案室。查閱檔案資料,需按有關(guān)查閱規(guī)定辦理,并進(jìn)行登記。在查閱時(shí)必須有檔案管理人員在場(chǎng),并在檔案室內(nèi)查閱,不得翻閱無(wú)關(guān)資料。如確需把檔案帶離檔案室或復(fù)印的,應(yīng)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意,并辦理好借閱手續(xù)。

6.檔案鑒定、銷毀按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

7.檔案室管理人員因故變動(dòng)或離職時(shí),應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下向新的檔案室管理人員辦理移交手續(xù)。

機(jī)關(guān)檔案管理制度4篇

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