公文管理制度管理規(guī)定(15篇)

公文管理制度管理規(guī)定旨在規(guī)范組織內(nèi)部的公文流轉(zhuǎn)、審批和存檔流程，確保信息傳遞的有效性和準確性。它涵蓋了公文的種類、格式、撰寫、審核、簽發(fā)、執(zhí)行、歸檔等各個環(huán)節(jié)，旨在提升工作效率，保障信息的安全性和保密性。

包括哪些方面

1. 公文定義與分類：明確公文的定義，如通知、報告、請示、批復等，以及各類公文的具體用途。

2. 公文格式：規(guī)定公文的標題、正文、附件、落款等組成部分的格式標準。

3. 撰寫規(guī)范：指導如何撰寫清晰、準確、簡潔的公文，包括語言風格、用詞、排版等要求。

4. 審核流程：設定公文的審批層次和權(quán)限，明確各級審批人的職責。

5. 簽發(fā)與執(zhí)行：規(guī)定公文的簽發(fā)程序，以及執(zhí)行公文的時限和方式。

6. 存檔與檢索：說明公文的存儲方式、期限，以及如何快速有效地查找和利用公文。

7. 保密管理：針對敏感信息的公文，制定相應的保密措施和處理辦法。

重要性

公文管理制度管理規(guī)定的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：

1. 提升效率：規(guī)范化的流程可以減少溝通成本，提高辦公效率。

2. 維護秩序：確保信息傳遞的有序性，防止混亂和誤解。

3. 保障安全：通過嚴格的審批和保密機制，保護組織的重要信息不被泄露。

4. 法規(guī)遵從：符合法律法規(guī)對公文管理的要求，避免因不合規(guī)操作帶來的法律風險。

5. 歷史記錄：完整的公文檔案為決策提供參考依據(jù)，記錄組織的發(fā)展歷程。

方案

1. 制定詳細的操作手冊：編寫公文管理制度的詳細操作手冊，供全體員工參考學習。

2. 培訓與考核：定期組織公文寫作和管理的培訓，通過考核確保員工掌握相關(guān)規(guī)定。

3. 技術(shù)支持：引入電子化公文管理系統(tǒng)，自動化處理公文流轉(zhuǎn)，提高效率，降低錯誤率。

4. 監(jiān)督與反饋：設立監(jiān)督機制，定期檢查公文管理制度的執(zhí)行情況，收集反饋，及時調(diào)整和完善。

5. 定期審查：每年至少一次全面審查公文管理制度，以適應組織發(fā)展變化。

通過上述方案，我們將逐步建立起一套科學、高效的公文管理制度，為組織的日常運營和長期發(fā)展提供有力保障。

公文管理制度管理規(guī)定范文

第1篇 房地產(chǎn)企業(yè)公文管理制度

房地產(chǎn)企業(yè)公文管理制度

公文是公司在管理過程中形成的具有法律效率,規(guī)范體式的文書,公文管理是加強公司管理的重要內(nèi)容。為使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,提高文件使用效率,促進公司各項經(jīng)營管理的運轉(zhuǎn),特制定本辦法。

1、公司辦公室是公司公文處理的職能部門,負責公文的辦理、管理、歸檔等工作。公文處理要遵循實事求是、精簡、高效的原則,做到及時準確、安全。同時必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定,確保國家、公司秘密的安全。

2、公文的種類

(1)、決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關(guān)部門和人員。

(2)、通知:傳達公司的決定和需要有關(guān)部門周知或者執(zhí)行的事項,任免人員。

(3)、通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或情況。

(4)、報告:適用于向上級匯報工作,反映情況,答復上級的詢問。

(5)、請示:適用于向上級請求指示、批準。

(6)、批復:適用于答復下級的請示事項。

(7)、意見:適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(8)、函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。

(9)、會議紀要:適用于記載、傳達會議情況及會議議定事項。

3、公文格式

公文一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位等部分組成。具體處理方式是:

(1)、涉及公司秘密的公文應當標明秘密等級和保密期限。

(2)、發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱。

(3)、發(fā)文字號應當包括單位代字、年份、序號。

(4)、給上級單位的行文要注明簽發(fā)人、會簽人姓名。請示應當在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。

(5)、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并表明公文種類。

(6)、主送單位應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

(7)、公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。

(8)、公文除會議紀要或以電報形式發(fā)出的以外,應當加蓋印章。

(9)、成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準。

4、行文規(guī)則

(1)、符合國家法律、法規(guī)及方針、政策有關(guān)規(guī)定。

(2)、行文應當確有必要,注重效用。

(3)、行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級請示和報告。

(3)、公文要用國家法定計量單位。

(4)、公司對外正式行文,由公司相關(guān)業(yè)務主管部門起草,部門經(jīng)理審核,主管副理審查,公司總經(jīng)理批準,辦公室最后核定蓋章。

5、公文辦理

(1)、發(fā)文辦理程序:擬稿、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀。

(2)、收文辦理程序:簽收、登記、傳遞、分發(fā)、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀。

6、公文的歸檔和管理

(1)、歸檔:公文辦理完畢后,要根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理歸檔,歸檔公文要保證公文的齊全、完整,便于保管和使用。

(2)、管理:公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。同時對公文的貫徹落實情況進行督促檢查。

第2篇 置業(yè)公司公文管理規(guī)定

置業(yè)公司公文管理規(guī)定

一、本文所指的公文是指:

1、以公司名義向公司內(nèi)部人員發(fā)出的正式文件,如規(guī)章制度、通知通報、人事任免等;

2、以公司名義向公司以外的單位、團體、部門發(fā)出的正式文件;

3、以各部門名義發(fā)出的文件;

二、公文種類

1、請示:請上級指示和批準,用請示。

2、報告:向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,用報告。

3、通告:在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事件,用通告。

4、批復:答復請示事項,用批復。

5、通知:傳達上級的指示,要求下級辦理或者需要知道的事項,批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文,用通知。

6、通報:表揚好人好事,批評錯誤,傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項,用通報。

7、決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排,用決定.經(jīng)過會議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項,用決議。

8、函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請示批準等詢問和答復問題,用函。

9、會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用會議紀要。

10、其它資料:包括公司內(nèi)部各種專業(yè)計劃、方案、報表、報告等資料,適用于公司內(nèi)部的經(jīng)營和管理。

11、外來公文:包括獲自于或來自于本公司以外的各類文件、資料、批復、傳真、信函等公文。

三、公文格式

公文一般由公司文頭、公文字號、秘級、簽發(fā)人、簽發(fā)時間、標題、正文、落款、成文時間、公文用印、主題詞、主送單位、抄報抄送單位、辦文事項、附件等部分組成。

1、公司文頭:一律事先在電腦上制作好。外行編號文首頁一律用彩色打印;內(nèi)行編號文首頁一律用黑白打印;部門行文不得使用公司正式紅頭文式。

2、公文字號:按上述規(guī)范執(zhí)行。發(fā)文號統(tǒng)一由行政部編排。

3、公文秘級:分為絕密、機密和秘密。

絕密是最重要的公司秘密,泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴重的損害;機密是重要的公司秘密,泄露會使公司權(quán)益和利益遭受到嚴重的損害;秘密是一般的公司秘密,泄露會使公司的權(quán)力和利益遭受損害。

文件機密級數(shù),由發(fā)文單位的主管領(lǐng)導根據(jù)文件內(nèi)容確定。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機密文件按審閱人數(shù)打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。

4、簽發(fā)人/時間:按內(nèi)容性質(zhì)由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)在定稿上審簽。正式公文上打印。

5、公文標題:應準確簡要地概括文件的主要內(nèi)容;標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號;標題用2號簡體宋體字。

6、公文正文:正文用小4號字;正文中的一極小標題,用4號黑體字;其余字體一律使用宋體字;行距22。

7、落款/成文時間/公文用印:除會議紀要外,正式編號公文應在落款和成文時間上加蓋印章。

8、主題詞:一般為標題的關(guān)鍵詞。

9、主送/抄送單位:由審稿人確定。

10、辦文事項:如實記載擬稿人、審核人、打印人、校對人的姓名,以及實際印發(fā)、存檔的份數(shù)。

11、公文附件:單獨排版、裝訂在正文之后;成文時間之前注明附件順序和名稱。

12、附樣式:

文頭

(公文字號)

簽發(fā)人: 秘級 簽發(fā)時間:

標 題

主送單位:

(正 文)

(落款、成文時間、用印)

(附件序號、名稱)

主題詞:

報送:

發(fā)送: 存檔()

擬稿: 審核:打印: 校對: 共印 份

本公司公文行文一律使用下列公文字號,并對應適用范圍使用:

“發(fā)”字號

“函”字號

“紀”字號

國地公司

國地發(fā)[ ]號

國地函[ ]號

國地紀[ ]號

適

用

公

文

范

圍

內(nèi)行/下行文

決定、決議、制度、規(guī)定、辦法、通告、通知、通報、

/

會議紀要

內(nèi)行/上行文

/

請示、報告、批復、

會議紀要

外行/上行文

/

公函

/

四、公文辦理

(一)、收文處理

1、程序:凡送交公司或公司收到的外來公文,均按:簽收-登記-分送-處理-復文-立卷存檔程序辦理。

2、要求:

1 )當公文送達或收到公文時,均由總經(jīng)辦文書收。根據(jù)公文內(nèi)容和要求,用傳閱夾并附上批閱單后,將其及時分送公司有關(guān)領(lǐng)導傳閱和批示;待領(lǐng)導傳閱批示后,再轉(zhuǎn)送相關(guān)部門辦理公文涉及和領(lǐng)導批閱涉及的有關(guān)事項。辦理過程中,辦文部門、人員應根據(jù)要求,及時了解辦理情況并向公司有關(guān)領(lǐng)導反饋辦理信息。如需就公文辦理事項向來文單位作出答復,則由公文辦理相關(guān)部門按下述內(nèi)部公文辦理程序向來文單位復文。辦理完結(jié),總經(jīng)辦或相關(guān)部門及時將公文收回并存檔。

2 )上級發(fā)來的文件及注有密級的簡報、電傳、資料和平級發(fā)來的文件,均由總經(jīng)辦統(tǒng)一簽收、開拆、登記、呈閱、分發(fā)并按不同類別進行分類處理。其中內(nèi)容重要的急件,及時呈送領(lǐng)導閱批。

各部門收到急件時,應在3天內(nèi)答復,一般要辦理的文件,一周內(nèi)應辦理。需要研究而不能馬上處理的,要先書面或口頭簡要回復。

3 )加強公文檢查催辦工作?？偨?jīng)辦對有領(lǐng)導批示的公文及本公司發(fā)出的文件,要認真督促、催辦,以防積壓或漏辦。各部門對上級發(fā)出的文件,需要匯報貫徹執(zhí)行情況的,要及時檢查反饋。

4 )領(lǐng)導參加重要會議帶回的文件,在匯報和傳達后,應將會議文件交總經(jīng)辦檔案管理員立卷歸檔。

(二)發(fā)文處理。

一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。

1、草擬公文的要求:

1)要符合公司制度、政策和上級的有關(guān)規(guī)定。

2)情況要確實,觀點要明確,文字要精練,條理要清楚,層次要分明,標點符號要正確,篇幅要力求簡短。

3)引用的公文要寫明發(fā)文機關(guān)、公文編號、標題和發(fā)文時間。

4)草擬公文必須使用a4的公文稿紙,文面應保持整潔,凡是文面凌亂不清的,要重新清稿。

5)數(shù)字的寫法。正式文件中,除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯數(shù)字書寫外,其他用漢字書寫。章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應按下列順序排列:第一層為:一,第二層為(一),第三層為1,第四為(1)。

6)不要濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等,一般不要簡稱。

2、公文審核。

公司的文稿在送領(lǐng)導簽發(fā)前,應由起草文件部門負責人審核后呈送。

1)審核的重點:

2)是否需要行文。

3)是否符合公司制度、政策;與本單位發(fā)過的公文是否銜接。

4)提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。

5)處理程序是否完備,行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。

6)文字敘述是否符合文法和邏輯,標點符號是否正確。

7)審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處,必須進行修改,屬于重要的原則性的問題,應退回原承辦部門修改,改動過大的,要重新擬正。

3、公文簽發(fā)。

1)公司行政文件,由總經(jīng)理簽發(fā)。業(yè)務文件,由分管副總簽署意見后,由總經(jīng)理簽發(fā)。

2)簽發(fā)后的公文不得再作任何修改。若確需修改,必須重新送簽。

3)公文辦理完畢后,要及時送交檔案管理人員整理立卷,個人不得私自保存應存檔的文件。

4)印制:

①公文印制一般應使用a4紙張打印一套,其余復印;

②各公司、各部門的打印件,應提供已制作、命名、u盤,或提供已撰寫的手稿給總經(jīng)辦打印加工;

③各部門行文不得使用公司正式紅頭文式。

5)存盤拷貝:原則上,凡經(jīng)電腦處理、經(jīng)公司打印機打印的正式公文、資料,均需在公司檔案機要室電腦上及時存盤和按規(guī)定分類,不得遺漏。

6)用印/裝訂/分送/登記/存檔:公文印制完成后,由總經(jīng)辦統(tǒng)一辦理公文的用印和裝訂;在公司內(nèi)部分送時,由總經(jīng)辦在發(fā)文簿上登記和領(lǐng)件簽字;凡編排了發(fā)文字號的文件公文和有保存價值的非文件公文,均需將印制稿交公司檔案管理人員存檔。

(三)其它內(nèi)部公文的辦理:

1、程序:凡其它非編號的內(nèi)部公文,均按擬稿-審稿、校對-印制-存盤拷貝-分送-處理-復文-存檔程序辦理。

2、要求:

(1)需辦理的公文,應及時送公司領(lǐng)導批示或交有關(guān)部門辦理。

(2)根據(jù)閱批范圍送公司有關(guān)領(lǐng)導或部門處理。批閱公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間。其他人圈閱,應當視為同意。

(3)為縮短傳閱時間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領(lǐng)導和相關(guān)部門經(jīng)理要及時閱看,閱簽后退公司文書。公文不得自行傳遞,也不允許帶離公司,以免丟失和延時誤事。

(4)傳遞秘密公文須采取保密措施。密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。

第3篇 某事業(yè)單位公文管理制度

事業(yè)單位公文管理制度

本局行文

1、本局行文由發(fā)文科室擬稿,要求用字準確,標點符號正確,格式規(guī)范,使用鋼筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。

2、要填寫發(fā)文卡。

3、分管局長審稿,局長簽字后,辦公室簽發(fā),并統(tǒng)一登記、編號。

4、初稿應由發(fā)文科室認真校對內(nèi)容、數(shù)字,辦公室負責格式審核,經(jīng)審核無誤后,才可正式出文。

5、出文后,將原始文稿和文件(三份),遞交辦公室存檔。

6、及時發(fā)文,嚴禁出現(xiàn)丟失和積壓現(xiàn)象,該發(fā)文的單位必須發(fā)到。

上級來文

1、嚴格履行公文處理程序,提高公文處理質(zhì)量。

2、來文做到及時簽收、登記、不積壓、不誤傳,來一件辦一件,防止漏辦和延誤。

3、嚴格傳閱層次和手續(xù),一般文件傳閱不過夜,緊急公文做到及時呈報有關(guān)領(lǐng)導,對急辦事項,可以先通知有關(guān)領(lǐng)導和科室辦理后傳閱。

4、對傳閱的公文要跟蹤催辦,重要公文重點催辦,按期收回存檔。

5、做好公文的歸檔、保管工作,嚴禁出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。

第4篇 建設集團公司公文事務性文件管理制度

建設集團公司公文及事務性文件管理制度

1.目的

為了規(guī)范行政管理流程,使公司公文規(guī)范化,強化公司與部門之間、部門之間、上下級之間、公司與員工之間的聯(lián)系,減少工作糾紛,為指令的傳達、需求的溝通提供順暢的渠道,特制定本制度。

2.適用范圍

適用于公司全體員工。

3.術(shù)語和定義

3.1.公文:指與各部門、辦事處、分公司、項目部間傳送的紅頭文件。

3.2.公文的種類中要有:

3.2.1.決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排,變更或者撤銷不適當?shù)臎Q定事項、人事任免。公文的種類中要有:

3.2.2.公告:適用于向公司外宣布重要事項或者決定事項。

3.2.3.通告:適用于公布各有關(guān)方面應當遵守或者周知的事項。

3.2.4.通知:適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文,傳達要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項、人事任免。

3.2.5.通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者反映重要情況。

3.2.6.報告:適用于向上級單位匯報工作,反映情況,答復上級單位的詢問(包括審計報告)。

3.2.7.請示:適用于向上級單位請求指示、批準。

3.2.8.批復:適用于答復下級單位的請示事項。

3.2.9.會議紀要:適用于公司月度總裁會議的記載、傳達會議情況和議定事項。

3.3.事務性文件:從事公司各項活動中編制的除公司紅頭公文以外的所有文件。

4.制度內(nèi)容

4.1.公文相關(guān)工作要求

4.1.1.擬稿:按照專業(yè)化擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的,由主辦部門牽頭擬辦,有關(guān)部門會簽;

4.1.2.編號:編號由發(fā)文代字、年份和序號組成。

代字:發(fā)文單位,由浙中建表示;

年份應標全稱,用小括號[]括入;

序號即當年發(fā)文流水號,從1起編,序號前加第字;

編號示例:浙中建[2022]第1號;(即浙江__建設集團有限公司2022年所發(fā)的第一份公文);

公文編號由行政人事部指定專人進行記錄;

4.1.3.公文具體格式詳見附件《公司對外公文模板》;

4.1.4.簽發(fā)權(quán)限:對外發(fā)文,由總裁負責簽發(fā),行政人事部備案;

4.1.5.蓋章:簽發(fā)后,由印章管理人員蓋章,印章管理人員要進行用印登記;

4.1.6.分發(fā):公文的分發(fā)由行政人事部及時分發(fā)到各部門、辦事處、分公司、項目部并做好分發(fā)登記工作;

4.1.7.歸檔:公文發(fā)文辦理完畢后,行政人事部要將公文原件和收文人的簽收單原件及時存檔。

4.2.事務性文件工作要求

4.2.1.文件編制格式

4.2.1.1.正式發(fā)布的文件必須編制文件編號、文件主題(或文件名稱)和頁碼,以便于檢索;文件主題應簡要準確概括出文件的主要內(nèi)容;頁碼標識用第 頁 共 頁的形式標識;

4.2.1.2.一般文件按公司統(tǒng)一模版編制,詳見附件《公司事務性文件模板》,同一類文件的編制格式應保持一致;

4.2.2.文件編號規(guī)則一般采用字母和數(shù)字混合,連續(xù)編號:

?一般性事務文件編號為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-年份-流水號;

?公司制度、流程、指引編號為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-流水號;

?部門名稱縮寫為每個字漢語拼音的第一個字母,并用大寫表示,一經(jīng)確定不得修改;

?文件種類代碼要能代表某一類的文件,且這一類的文件數(shù)量較多,對于文件數(shù)量極少的文件用qt表示其他類;文件種類代碼可隨著公司的文件產(chǎn)生情況增設,文件種類代碼詳見附件《文件種類及代碼》;

?年度編號以4位阿拉伯數(shù)字表示;

?每份文件正式發(fā)布后,文件編號不得變更,如此文件日后內(nèi)容有修改,要更新此份文件的,只升級文件版本(文件版本用阿拉伯數(shù)字1、2、3、4……表示,第一次發(fā)布時用1表示,當有修改第二次發(fā)布時用2表示,版本標識時數(shù)字要連續(xù),不得斷開使用);

編號舉例:zjzq-cw-tz-2022-2,表示2022年2月財務部發(fā)出的通知,且該通知為財務部今年發(fā)出的第2份通知;

4.2.3.本規(guī)則發(fā)布之前已經(jīng)發(fā)布的各類文件其文件編號保持原來的編號不變,本規(guī)則發(fā)布之后,如果要修改以前已經(jīng)發(fā)布的文件內(nèi)容,按本規(guī)則重新編定文件編號。

5.文件種類及代碼

文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼

章程zc決議jy方案fa計劃jh

議案ya制度zd批復pf申請sq

流程lc合同ht通告tg報表bb

工作聯(lián)系單l_d通知tz總結(jié)zj日報rb

備忘錄bwl會議紀要hyjy信函_h周報zb1

傳真cz報告bg決定jd月報yb

指示zs請示qs招標zb其他qt

說明:不在上述范疇的文件統(tǒng)一歸入qt其他類中 ,隨著此類文件實際數(shù)量增加可增設新的文件代碼,需要增設時由行政人事部制定。

6. 公司目前以表單式管理為主,簡單、明了、易懂,增設的表單詳見附件。

附件1:表22 對外傳真表

附件2:表23 公司事務性文件模板表

附件3:表24工作聯(lián)系表

附件4:表25市場營銷人員工作月報表

浙江__建設集團有限公司

二零一五年二月十二日

第5篇 區(qū)人民醫(yī)院公文管理規(guī)定

人民醫(yī)院公文管理規(guī)定

一、由外單位寄(送)我院的行政公務文件、信函、材料等,由辦公室簽收、拆封,并將公文分類、登記。

二、簽收登記后,凡行政事務性文件,按文件要求,由辦公室主任分批,送院領(lǐng)導閱批。一般性文書,如信息、簡訊、通報等,由文秘人員整理,定期送院領(lǐng)導閱批。

三、實行閱文、借文簽字手續(xù)。

四、各部門不論從何種途徑接到院外來文,都應送辦公室統(tǒng)一登記,按收文處理程序辦理。

五、上報下發(fā)的公文,凡屬職能部門工作范圍之內(nèi)的,均由各職能部門起草,屬綜合性、全局性或院長交辦的由院辦公室草擬。

六、公文處理完畢,須將文件及時交回辦公室,進行保存。

第6篇 某某集團公司公文管理制度

某集團公司公文管理制度

第一條發(fā)文

1、公司各部門擬發(fā)稿(文)件,均須填制文件簽發(fā)單,報總經(jīng)理簽發(fā)。

2、人事行政部需定專人對每份文件作好文號編制,及時準確按要求發(fā)送至相關(guān)單位、部門,并認真作好文件簽收工作。

3、外送文件,經(jīng)辦人須用公司標準信封封存,并送(郵)至相關(guān)單位或上級部門,力求準確、無誤。

第二條打印

1、公司公文的打印工作由人事行政部負責。

2、公司各級部門所需打印的公文或其它文字資料,均由部門專人(文員)負責。

3、各類公文及資料的校稿由提供公文或資料的部門(人員)負責。

4、公司各類公文、文件、通知,人事行政部須分類存檔一份。

第三條收文

1、凡外來文件或參會人員帶回的會議文件,任何部門或個人收到后均應及時交至人事行政部,不得無故截留文件。

2、人事行政部收文后應及時作好收文登記工作,并根據(jù)文件精神或要求,認真填寫公文處理傳閱單,經(jīng)人事行政部主管閱后及時由專人將文件送至相關(guān)部門負責人處予以辦理。

第四條傳閱

1、人事行政部須及時準確地將傳閱文件按文件處理要求送相關(guān)部門負責人處。

2、人事行政部在規(guī)定時間內(nèi)應及時收回傳閱文件,不得有漏、損、銷情況發(fā)生。

3、文件閱示人須認真閱文,并根據(jù)文件精神及公司要求布置好本部門或相關(guān)人員執(zhí)行文件所要求事項,并在文件傳閱單上簽閱意見。

4、人事行政部根據(jù)領(lǐng)導批閱意見及文件精神,對執(zhí)行未果的部門應督辦,直至將公司領(lǐng)導意見及指示落到實處,并將執(zhí)行情況報公司領(lǐng)導。

第三條附則

本制度由人事行政部制定并歸口管理予以解答。

公文處理/傳閱單

文件名稱來文單位收文日期

領(lǐng)導批示意見:

簽字:

年月日

處理/傳閱人意見及簽名:

備注:

公文處理/傳閱單

文件名稱來文單位收文日期

領(lǐng)導批示意見:

簽字:

年月日

處理/傳閱人意見及簽名:

備注:

收 文 記 錄

序號文件名稱文號收文日期收文人

第7篇 門業(yè)公司公文管理辦法

門業(yè)制造公司公文管理辦法

第一條 公司對外發(fā)送的公文,除簽呈外,其它公文用紙一律采用國際標準a4型,左側(cè)裝訂。印刷格式參照《國家行政機關(guān)公文格式》的規(guī)定執(zhí)行。

第二條 以公司名義發(fā)出的公文須經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā),經(jīng)授權(quán),有的公文可以由公司分管領(lǐng)導簽發(fā)。但對外發(fā)送的公文必須由總經(jīng)理簽發(fā)。

第三條 公司的公文種類規(guī)定如下:

一、e:文種適用于公司向外單位匯報工作、反映情況(即對外行文),要求批準或解決有關(guān)事項等內(nèi)容的發(fā)文,文種一般用請示、報告、匯報、議案、情況說明;

二、e文:適用于公司向各部(室)的發(fā)文,文種一般用通知、決定、通報、意見、批復;

二、e人:適用于公司向各部(室)的有關(guān)人事任免、獎懲、崗位調(diào)整、機構(gòu)設置等人事方面的發(fā)文,文種一般用通知、決定、通報;

四、e函:適用于公司向與公司不相隸屬的機關(guān)、單位、企業(yè)之間商洽工作、詢問和答復問題等內(nèi)容的公文;

五、e辦:適用于經(jīng)公司領(lǐng)導批準,以行政部名義向公司各部(室)、屬下各企業(yè)布置工作、安排任務、轉(zhuǎn)發(fā)行業(yè)部門的公文,但文中應注明經(jīng)公司(或公司領(lǐng)導)同意,文種一般用通報、批復、通知、意見、內(nèi)部情況通報等;

第四條 公司公文格式的發(fā)文機關(guān)標識由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加文件組成;發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。具體舉例如:e文[2003]1號。

第五條 凡上行公文(包括簽呈)要按格式要求,在公文規(guī)定位置標注簽發(fā)人姓名,簽發(fā)人應是公文制發(fā)機關(guān)主要負責或主持工作的負責人。

第六條 公文中的人名、地名、數(shù)字、引文應準確,引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號。日期應當寫具體的年、月、日。結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為一、 第二層為(一)、第三層為1、、第四層為(1)。

第七條 行文中如在文內(nèi)使用簡稱,一般應當先用全稱,并注明簡稱。

第八條 公文主題詞主要用途是便于計算機檢索和管理公文,凡正式對外行文均應有主題詞,主題詞的標引參照《國務院公文主題詞表》(1997年12月修訂版)。詞表分為三個層次,第一層是對主題詞區(qū)域職能的分類,如行政、人事、財務類等。第二層是類別詞,即對主題詞的具體分類,如管理、經(jīng)濟、 任免類等。最后一層是類屬詞,主要是由公文文種組成。但一份文件除類別詞外最多不應超過5個主題詞。

第九條 公司行政部應參照國務院、省政府規(guī)定的有關(guān)公文處理程序辦法及時制訂本企業(yè)的公文處理規(guī)程或公文處理辦法。

附相關(guān)表單:

1、上行公文樣式;

2、平行、下行公文樣式;

3、公函公文樣式;

4、簽呈樣式。

第8篇 健升房地產(chǎn)公文管理制度

1.收文

a、政府部門及有關(guān)單位發(fā)來的公文收到后,均由行政人事部進行分類,掛號文件進行登記編號(格式見附件一),屬于部門、地盤的文件由行政人事部直接送達處理;屬于公司文件,經(jīng)行政人事部做收文處理(格式見附件二),由行政人事部負責送公司分管領(lǐng)導批閱。

b、根據(jù)批閱范圍,由行政人事部有秩序地組織及時送閱處理,并負責催閱、催辦、催傳。

c、發(fā)文要有記錄,文件接收人需在發(fā)文登記表(見附件三)簽名。

d、為縮短傳閱時間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領(lǐng)導和部門經(jīng)理要及時閱看,閱簽后退行政人事部,公文不得自傳遞,以防丟失和延時誤事。

e、各部門對有公司領(lǐng)導指示的公文要及時處理,并將處理結(jié)果注于公文簽上。

f、傳閱文件,閱后要簽名并注明閱文日期。

g、公司領(lǐng)導及部門開會帶回之發(fā)公司的公文及有關(guān)會議文件一律交行政人事部進行登記、收存。

h、發(fā)公司的重要公文(與公司全局有關(guān)的)均應將有關(guān)原件送行政人事部,復印一份由部門辦理或留存。

2.發(fā)文

a、凡以公司名義制發(fā)的文件。需請示主管副總經(jīng)理同意后,由有關(guān)部門負責擬稿,草擬文件必須用擬稿紙書寫,文稿形成后,由主管副總經(jīng)理簽發(fā)。

b、已經(jīng)主管副總經(jīng)理簽發(fā)的文件底稿,由行政人事部進行登記,統(tǒng)一編號后打印。

c、以公司名義發(fā)文由行政人事部統(tǒng)一打印、校對,蓋章后發(fā)出。

d、以部門名義發(fā)文,由文件起草部門校對、復印,蓋章后發(fā)出。

3.發(fā)文注意事項

a、以公司名義發(fā)文,要以相應的公司信箋為對外行文的正式公文紙。

b、擬發(fā)傳真,須用公司的傳真紙書寫,按格式填寫有關(guān)欄目,書寫力求字跡工整、言簡意明。

c、復印公司內(nèi)部傳閱文件,使用已復印過的單面紙或進行雙面復印,一般只發(fā)有關(guān)部門,節(jié)約開支。

4.公文種類

a、決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

b、通告:適用于一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。

c、通知:適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文;轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文;發(fā)布規(guī)章;傳達要求下級辦理和有關(guān)單位需要或者共同執(zhí)行的事項;員工的職務任免、聘用和會議。

d、通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。

e、報告:適用于向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復上級機關(guān)的詢問。

f、請示:適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。

g、批復:適用于答復下級單位請求事項。

h、函:適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務、詢問和答復問題等。

i、會議紀要:適用于記載和傳達會議情況和決定事項。

5.公文格式

公文一般由發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、抄報抄送單位等部分組成。

a、發(fā)文字號,凡以公司名義制發(fā)的公文,其發(fā)文號統(tǒng)一由行政人事部編排。

b、公文秘密等級分為絕密、機密、秘密,其中:絕密、機密公文應標明份數(shù)、序號。

c、緊急文件分別標明特急、急件。

d、公文標題,應準確簡要地概括文件的主要內(nèi)容,并準確標明公文種類。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。

e、公文如有附件,應當在正文后,成文時間之前注明附件順序和名稱。

f、公文除會議紀要外,應加蓋印章。印章加蓋應騎年壓月。

g、公文的成文時間,經(jīng)領(lǐng)導人簽發(fā)的日期為準。

h、文字從左至右橫寫、橫排,統(tǒng)一用簡體字,題目用黑體,正文用仿宋體。

i、公文用紙統(tǒng)一采用國際標準a4型(長297mm,寬210mm),左側(cè)裝訂。以公司名義發(fā)文,要采用公司信箋,并加蓋印章。

6.行文規(guī)則

a、各單位的行文關(guān)系,應根據(jù)相互間的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。

b、向下級的重要行文,應當同時抄送直接上級。

c、請示應當一文一事,一般只寫一個主送機關(guān),切勿多頭主送,如需同時送其他機關(guān),應當用抄送形式。

d、報告中不得夾帶請示事項。

e、草擬公文做到:

⑴情況確定、觀點明確、條理清楚、文字精煉、書寫工整、標點明確、篇幅力求簡短。

⑵人名、地名、數(shù)字、引文準確。用公文應先引標題,后引發(fā)文字號,日期應當寫具體的年、月、日。

⑶用詞用字準確、規(guī)范,文內(nèi)使用簡稱,一般應先用全稱,并注明簡稱。

⑷草擬公文應使用統(tǒng)一的擬稿紙并簽署擬稿人姓名,草擬、修改和簽批公文,不得用鉛筆或圓珠筆,不得在文稿裝訂線外書寫。

f、公文中的數(shù)字,除成文時間、部分結(jié)構(gòu)次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須

使用漢字外,應當使用阿拉伯數(shù)碼。

g、屬于部門職權(quán)范圍的事項,應當由部門自行發(fā)文;部門的發(fā)文,一般只需抄報主管領(lǐng)導,避免濫送。

7.公文辦理

a、公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括審核、簽發(fā)、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

b、需要辦理的公文,行政人事部應及時送領(lǐng)導指示或者交有關(guān)部門。

c、審批公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間,其他審批人圈閱,應當視為同意。

d、公文送領(lǐng)導簽發(fā)之前,應由行政人事部進行審核,審核的重點是:是否需要行文,是否符合有關(guān)法律、法規(guī),是否與有關(guān)部門會簽,文字表述、文種使用、公文格式是否符合本辦法等。

e、傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全;利用計算機、傳真機等傳秘密公文,必須采用加密裝置,絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。

8.公文立卷、歸檔及銷毀

a、公文辦完后,應當根據(jù)有關(guān)規(guī)定,及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。

b、公文歸檔,應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理,要保證檔案的齊全、完整,個人不得保存應當歸檔的公文。

第9篇 某廣州地產(chǎn)公司公文管理制度

1、公文管理

1.1收文

a、政府部門及有關(guān)單位發(fā)來的公文收到后,均由行政人事部進行分類,掛號文件進行登記編號(格式見附件一),屬于部門、地盤的文件由行政人事部直接送達處理;屬于公司文件,經(jīng)行政人事部做收文處理(格式見附件二),由行政人事部負責送公司分管領(lǐng)導批閱。

b、根據(jù)批閱范圍,由行政人事部有秩序地組織及時送閱處理,并負責催閱、催辦、催傳。

c、發(fā)文要有記錄,文件接收人需在發(fā)文登記表(見附件三)簽名。

d、為縮短傳閱時間,提高傳閱速度和避免丟失,文件送到后,公司各領(lǐng)導和部門經(jīng)理要及時閱看,閱簽后退行政人事部,公文不得自傳遞,以防丟失和延時誤事。

e、各部門對有公司領(lǐng)導指示的公文要及時處理,并將處理結(jié)果注于公文簽上。

f、傳閱文件,閱后要簽名并注明閱文日期。

g、公司領(lǐng)導及部門開會帶回之發(fā)公司的公文及有關(guān)會議文件一律交行政人事部進行登記、收存。

h、發(fā)公司的重要公文(與公司全局有關(guān)的)均應將有關(guān)原件送行政人事部,復印一份由部門辦理或留存。

1.2發(fā)文

a、凡以公司名義制發(fā)的文件。需請示主管副總經(jīng)理同意后,由有關(guān)部門負責擬稿,草擬文件必須用擬稿紙書寫,文稿形成后,::由主管副總經(jīng)理簽發(fā)。

b、已經(jīng)主管副總經(jīng)理簽發(fā)的文件底稿,由行政人事部進行登記,統(tǒng)一編號后打印。

c、以公司名義發(fā)文由行政人事部統(tǒng)一打印、校對,蓋章后發(fā)出。

d、以部門名義發(fā)文,由文件起草部門校對、復印,蓋章后發(fā)出。

1.3發(fā)文注意事項

a、以公司名義發(fā)文,要以相應的公司信箋為對外行文的正式公文紙。

b、擬發(fā)傳真,須用公司的傳真紙書寫,按格式填寫有關(guān)欄目,書寫力求字跡工整、言簡意明。

c、復印公司內(nèi)部傳閱文件,使用已復印過的單面紙或進行雙面復印,一般只發(fā)有關(guān)部門,節(jié)約開支。

1.4公文種類

a、決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排。

b、通告:適用于一定范圍內(nèi)公布應當遵守或者周知的事項。

c、通知:適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文;轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸屬單位的公文;發(fā)布規(guī)章;傳達要求下級辦理和有關(guān)單位需要或者共同執(zhí)行的事項;員工的職務任免、聘用和會議。

d、通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。

e、報告:適用于向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,提出意見或者建議,答復上級機關(guān)的詢問。

f、請示:適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。

g、批復:適用于答復下級單位請求事項。

h、函:適用于不相隸屬單位之間相互商洽業(yè)務、詢問和答復問題等。

i、會議紀要:適用于記載和傳達會議情況和決定事項。

1.5公文格式

公文一般由發(fā)文字號、秘密等級、緊急程度、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、抄報抄送單位等部分組成。

a、發(fā)文字號,凡以公司名義制發(fā)的公文,其發(fā)文號統(tǒng)一由行政人事部編排。

b、公文秘密等級分為絕密、機密、秘密,其中:絕密、機密公文應標明份數(shù)、序號。

c、緊急文件分別標明特急、急件。

d、公文標題,應準確簡要地概括文件的主要內(nèi)容,并準確標明公文種類。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。

e、公文如有附件,應當在正文后,成文時間之前注明附件順序和名稱。

f、公文除會議紀要外,應加蓋印章。印章加蓋應騎年壓月。

g、公文的成文時間,經(jīng)領(lǐng)導人簽發(fā)的日期為準。

h、文字從左至右橫寫、橫排,統(tǒng)一用簡體字,題目用黑體,正文用仿宋體。

i、公文用紙統(tǒng)一采用國際標準a4型(長297mm,寬210mm),左側(cè)裝訂。以公司名義發(fā)文,要采用公司信箋,并加蓋印章。

1.6行文規(guī)則

a、各單位的行文關(guān)系,應根據(jù)相互間的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。

b、向下級的重要行文,應當同時抄送直接上級。

c、請示應當一文一事,一般只寫一個主送機關(guān),切勿多頭主送,如需同時送其他機關(guān),應當用抄送形式。

d、報告中不得夾帶請示事項。

e、草擬公文做到:

⑴情況確定、觀點明確、條理清楚、文字精煉、書寫工整、標點明確、篇幅力求簡短。

⑵人名、地名、數(shù)字、引文準確。用公文應先引標題,后引發(fā)文字號,日期應當寫具體的年、月、日。

⑶用詞用字準確、規(guī)范,文內(nèi)使用簡稱,一般應先用全稱,并注明簡稱。

⑷草擬公文應使用統(tǒng)一的擬稿紙并簽署擬稿人姓名,草擬、修改和簽批公文,不得用鉛筆或圓珠筆,不得在文稿裝訂線外書

寫。

f、公文中的數(shù)字,除成文時間、部分結(jié)構(gòu)次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數(shù)碼。

g、屬于部門職權(quán)范圍的事項,應當由部門自行發(fā)文;部門的發(fā)文,一般只需抄報主管領(lǐng)導,避免濫送。

1.7公文辦理

a、公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發(fā)、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程序;發(fā)文辦理一般包括審核、簽發(fā)、校對、用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。

b、需要辦理的公文,行政人事部應及時送領(lǐng)導指示或者交有關(guān)部門。

c、審批公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間,其他審批人圈閱,應當視為同意。

d、公文送領(lǐng)導簽發(fā)之前,應由行政人事部進行審核,審核的重點是:是否需要行文,是否符合有關(guān)法律、法規(guī),是否與有關(guān)部門會簽,文字表述、文種使用、公文格式是否符合本辦法等。

e、傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全;利用計算機、傳真機等傳秘密公文,必須采用加密裝置,絕密級公文不得利用計算機、傳真機傳輸。

1.8公文立卷、歸檔及銷毀

a、公文辦完后,應當根據(jù)有關(guān)規(guī)定,及時將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。

b、公文歸檔,應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類整理,要保證檔案的齊全、完整,個人不得保存應當歸檔的公文。

第10篇 房地產(chǎn)公文管理工作程序

為保證公司正常的辦公秩序,提工作效率,在公司逐步建立起規(guī)范的行文程序,現(xiàn)對有關(guān)公文的程序和格式作如下統(tǒng)一要求,望各部門認真參照執(zhí)行。

一、公文規(guī)則

(二)一般不得越級行文,必須越級行文時,應抄報越過的主管領(lǐng)導或部門。

(三)呈報的公文應一文一事。

(四)公司對外統(tǒng)一名稱:

公司名稱:北京dl溫泉房地產(chǎn)開發(fā)有限公司

項目名稱:北京____

(五)正式對外公文、簽署合同一律應用公司全稱。

二、公文格式與要求

(一)公文格式

凡正式對內(nèi)、外公文,一律統(tǒng)一格式、統(tǒng)一編號。后附發(fā)文格式。

凡對外公文編號統(tǒng)一為:

永安興業(yè)[2002]×××號

凡對內(nèi)公文編號統(tǒng)一為:

辦公室 永安興業(yè)[2002]辦字××號

財務部 永安興業(yè)[2002]財字××號

工程部 永安興業(yè)[2002]工字××號

開發(fā)部 永安興業(yè)[2002]開字××號

銷售部 永安興業(yè)[2002]銷字××號

(二)公文要求

公文標題:簡明扼要,注明文件種類(請示、報告、信函等)。

文字內(nèi)容:應簡練準確,不能用大概、可能及不準確的數(shù)字反映真實事件。

公文落款:應署名承辦部門及部門經(jīng)理的簽字,注明呈文年月日及是否急件。

書寫要求:字跡工整,書面干凈,不得用鉛筆書寫,不得將帶有涂改的文字搞或未定稿件呈報公司領(lǐng)導。

三、公文程序

(一)凡以公司名義外發(fā)的公文,由擬稿人按發(fā)文格式撰寫后,交本部門經(jīng)理及相關(guān)部門核對簽字,公司領(lǐng)導簽發(fā),辦公室負責::統(tǒng)一編號。

(二)凡屬對內(nèi)的報告、請示等,以部門名義擬文,經(jīng)部門經(jīng)理簽署意見后送交辦公室進行登記和送交有關(guān)領(lǐng)導審批。公司領(lǐng)導審批后的呈報原件存檔辦公室,復印件退回呈報部門存檔,呈報部門根據(jù)公司領(lǐng)導意見及時做出處理。

(三)呈報公文的部門要主動詢問報批情況。一般呈文應于兩日內(nèi)查詢,急件應在當日查詢。

(四)凡借閱、調(diào)用、復印公司文件,須經(jīng)公司領(lǐng)導批準,部門文件須經(jīng)部門經(jīng)理批準,并辦理登記手續(xù)。

四、收文程序

(一)凡各部委、北京市有關(guān)部門的文件、函電、批復、指示等,一律由辦公室簽收、登記。

(二)凡送交公司的函電,由辦公室拆封、登記,并送公司領(lǐng)導或有關(guān)部門閱辦。

(三)總經(jīng)理批閱的函電,一般由辦公室轉(zhuǎn)交承辦人或存檔。

(四)凡辦公室存收的文件,要分類保管,以便隨時提供查詢,年終立卷、歸檔。

五、發(fā)文程序

(一)以公司名義發(fā)出的函電,由辦公室登記、編號和存檔。

(二)以部門名義發(fā)出的內(nèi)部公文,由本部門指定專人登記、編號和存檔。

(三)凡發(fā)往國內(nèi)外的傳真文件均應填寫統(tǒng)一的格式,屬于本部門業(yè)務范圍的有部門經(jīng)理批準后發(fā)出,屬于公司名義的公文由公司領(lǐng)導批準后發(fā)出。

(四)無論是收到還是發(fā)出的傳真文件辦公室均要復印留底,同時登記,以便有案可查。

對外公文格式:(略)

第11篇 公文運轉(zhuǎn)管理辦法范本

公文運轉(zhuǎn)管理辦法

一、 辦公室是公文收文的管理部門,負責機關(guān)公文收文處理工作,由辦公室分管文秘工作的副主任負責,文書具體處理。

二、 公文收文范圍包括:各級、各部門文件、包括電報。

三、 收文辦理一般包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批辦、傳遞、承辦、催辦、查辦、歸檔、立卷、銷毀等程序。

四、 當天收到的文件要及時登記、分類,并送分管副主任提出擬辦意見。

五、 對簽署擬辦意見的文件要及時送各領(lǐng)導及處室傳閱。

六、 對各領(lǐng)導批示的文件,要按批示內(nèi)容交有關(guān)部門辦理。承辦部門要抓緊辦理,不得延誤、推諉。對不屬于本部門職權(quán)范圍或者不適宜由本部門辦理的,應向批辦領(lǐng)導說明理由,同意后迅速退回文書。

七、 送領(lǐng)導批示或交有關(guān)部門辦理的文件,分管文秘的辦公室副主任要負責催辦、查辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦、查辦,一般公文定期催辦、查辦。

八、 審批公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和審批時間。

九、 審批公文,用筆用墨必須符合存檔要求,不得在裝訂線外書寫。

十、 上級行政機關(guān)的秘密公文,除絕秘和注明不準翻印的以外,經(jīng)主管領(lǐng)導和辦公室主任批準,可以翻印。翻印時,要注明翻印的時間、份數(shù)、印發(fā)范圍和翻印人姓名。密碼電報不得翻印、復印。

十一、傳遞秘密公文,必須采取保密措施,確保安全。絕密公文不得利用計算機、傳真機傳輸。

十二、要及時將公文辦理結(jié)果向批辦領(lǐng)導反饋。

十三、公文辦完后,及時將公文歸檔立卷。電報隨同文件一起立卷。個人不得保存應歸檔的公文。

十四、沒有歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導批準,可以定期銷毀。銷毀秘密公文,應當進行登記,由兩人監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。

第12篇 公文制發(fā)管理辦法范本

公文制發(fā)管理辦法

為促進__公文制發(fā)工作規(guī)范化、制度化、科學化,提高公文制發(fā)工作的效率和公文質(zhì)量,特制定本辦法。

一、 黨政辦公室是公文制發(fā)的管理部門,負責本機關(guān)公文發(fā)文處理工作。由專人具體負責。

二、 文種包括:社區(qū)黨發(fā)、社區(qū)發(fā)、社區(qū)黨辦發(fā)、社區(qū)辦發(fā)、會議紀要、函件以及白頭、黑頭、網(wǎng)上通知等。

三、公文制發(fā)堅持控制數(shù)量,提高質(zhì)量,注重效用,提高效率的原則。年社區(qū)黨發(fā)、社區(qū)發(fā)文件原則上不超過90個;辦公室發(fā)文原則上不超過40個。公文正文字數(shù)原則上不超過3000字。簡報由辦公室統(tǒng)一管理。各類簡報反映的情況力求及時、準確、簡明、生動,篇幅不宜過長,原則上不超過3000字。

四、 公文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、打字、校對、繕印、用印、分發(fā)、歸檔、立卷、銷毀等程序。

五、 擬稿人員擬出初稿后要對文稿進行初步檢查。主要檢查結(jié)構(gòu)、層次是否合理,語句是否通順,數(shù)字、詞句是否準確、規(guī)范。由本人簽字后送本部門主管領(lǐng)導審定簽字后,送辦公室核稿,辦理發(fā)文手續(xù)。

六、 辦公室收到送審文稿后,按要求登記收文時間、擬稿處室、送稿人員、文稿標題。

七、 辦公室對送審文稿從以下幾個方面進行審核:是否符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)的規(guī)定;是否需要行文;是否需與有關(guān)部門協(xié)商、會簽;文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關(guān)規(guī)定。文稿技術(shù)性問題,由核稿人員直接修改,非技術(shù)性問題可提出修改意見,發(fā)回擬稿部門,由擬稿部門負責修改。

八、 送審文稿一律為微機打字稿。

九、 辦公室根據(jù)文稿字數(shù)和緊急程度限時核稿。2000字以內(nèi)文稿在1天內(nèi)核完;2000字以上的3天內(nèi)核完;內(nèi)容復雜、需與有關(guān)方面協(xié)商的,適當延長核稿時間,同時有兩件以上文稿,急件先辦;對社區(qū)領(lǐng)導有明確意見,需盡快下發(fā)的文稿或轉(zhuǎn)出會簽的文稿及其他需緊急處理的文稿,優(yōu)先審核,防止壓誤。

十、 文稿審核后,核稿人員要根據(jù)領(lǐng)導分工送分管領(lǐng)導審簽后,由辦公室主任負責審核簽署呈簽意見,送主要領(lǐng)導簽發(fā)。

十二、文稿經(jīng)主要領(lǐng)導簽發(fā)后,不得再行修改,打字和校對后,編號、登記、印發(fā)。

十三、文件印完后辦公室文書負責按印數(shù)加蓋印章,按規(guī)定份數(shù)連同原稿存檔。

第13篇 煤礦企業(yè)公文管理規(guī)定

某某煤礦公文管理規(guī)定

某某煤礦公文管理規(guī)定

一、發(fā)文管理

(一)行文格式

公文一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、主題詞、抄報抄送機關(guān)等部分組成。

1、發(fā)文機關(guān)應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱。

2、機要公文分“絕密”、“機密”、“秘密”三種,緊急文件分“特急”、“加急”、“平急”三種。

3、發(fā)文字號由機關(guān)代字、年份、序號組成。

4、公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容,一般應當標明發(fā)文機關(guān)、公文種類。除發(fā)布和轉(zhuǎn)發(fā)政府規(guī)章性文件外,標題一般不加書名號,也不用其他標點符號。如轉(zhuǎn)發(fā)上級黨政或部門的文件和批轉(zhuǎn)下級文件,原標題文字過長,可重新概括確定標題。

5、公文如有附件,應在正文之后,成文時間之前注明附件順序和名稱。

6、公文成文時間以領(lǐng)導簽發(fā)的日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)領(lǐng)導的簽發(fā)日期為準。

7、公文主題詞標注在文件末頁下部,抄報抄送范圍上方。使用公文主題詞以省委、省政府頒發(fā)的主題詞表為準。

8、礦行政及礦黨政(行政)辦公室發(fā)文格式,主送單位為:基層各單位、機關(guān)各部室,抄送單位為:礦領(lǐng)導、副總、井領(lǐng)導;礦黨委及黨政(黨委)辦公室發(fā)文格式,主送單位為:各黨(總)支部,抄送單位為:礦領(lǐng)導、副總、井領(lǐng)導、機關(guān)各部室。主送單位為部分單位的,應限定發(fā)文范圍,抄送可直接寫明單位或部門。

(二)行文規(guī)則

1、_某某煤礦委員會、徐州礦務集團有限公司某某煤礦、某某煤礦黨政辦公室、_某某煤礦紀律檢查委員會、某某煤礦工會、共青團某某煤礦委員會、某某煤礦張小樓井、_某某煤礦張小樓井總支委員會、某某煤礦東城井、_某某煤礦東城井總支委員會可以單獨行文,礦(井)黨政也可以聯(lián)合行文,聯(lián)合行文須經(jīng)礦(井)黨政主要領(lǐng)導簽發(fā)。黨政聯(lián)合行文的編黨委(黨總支)文號。黨委、行政、黨政辦公室文件由黨政辦公室履行審批、核稿、簽發(fā)、存檔程序,紀委、工會、團委文件由各部門起草,履行審批、核稿、簽發(fā)程序,統(tǒng)一歸礦黨政辦公室建檔管理。兩井文件由各井自行管理。

2、基層單位及機關(guān)部室上報的報告、請示按文種分別處理。“請示”應當一文一事,“報告”中不得夾帶請示事項。如涉及多個部門、多個事項,原則上應退回原單位重新行文。

3、原則上不越級行文,如需越級行文,應視內(nèi)容抄送被越級的機關(guān)。

4、“報告”或“請示”只能寫一個主送機關(guān),如涉及有關(guān)部門可以抄送,但不得同時抄送下級機關(guān)。除領(lǐng)導直接交辦的事項外,“請示”不得直接送領(lǐng)導者個人,必須交礦黨政辦公室按程序辦理。上級機關(guān)對下級機關(guān)請示的問題必須在規(guī)定期限內(nèi)給予批復。

5、凡礦職能部門和黨群辦事機構(gòu)的一般性工作安排,可以以某某煤礦黨政辦公室文件向基層行文,紀委、工會、團委可以單獨行文,由礦分管領(lǐng)導簽發(fā),重要事宜需經(jīng)礦主要領(lǐng)導簽發(fā)。

(三)公文形成

發(fā)文辦理程序為:起草人擬稿→部門主管審核簽字→黨政辦公室秘書核稿→主管領(lǐng)導簽發(fā)(視情況有時先由分管領(lǐng)導會簽)或分管領(lǐng)導簽發(fā)→機要文書登記編號→打字室根據(jù)領(lǐng)導審核意見修改文稿→起草人校核定稿→排版印刷→蓋印裝訂。

1、公文起草

礦黨政和黨政辦公室下發(fā)或上報的所有公文由礦職能部門、黨群辦事機構(gòu)代擬或由礦黨政辦公室負責組織起草。擬寫公文應遵守以下幾點:

(1)擬寫公文必須符合國家法律、法規(guī),符合黨和政府的文件、政策及有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策規(guī)定,應加以說明。

(2)內(nèi)容真實,觀點鮮明,條理清楚,層次分明,文字精練、通順,標點準確,篇幅力求簡短。

(3)用詞準確、規(guī)范,人名、地點、專用術(shù)語、數(shù)字、事物名稱準確無誤,使用簡稱應規(guī)范,并加以說明,日期應寫具體的年月日。

(4)公文中的數(shù)字,除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次序號和詞、詞組、慣用語、縮略詞、具有修辭色彩的語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字書寫外,應使用阿拉伯數(shù)碼書寫。

(5)引用材料應核對原件,做到準確無誤。引用公文還應注明所引用公文的發(fā)文日期、機關(guān)、標題和發(fā)文字號。日期應寫具體的年月日。

(6)正文部分如需使用序數(shù)符號標明層次時,一般排列順序是:第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1、”,第四層為“(1)”。

(7)必須使用國家法定計量單位。

(8)根據(jù)公文的內(nèi)容和行文規(guī)則,準確使用文種,標明主題詞。根據(jù)需要標明緊急程序和密級。

(9)所有文稿一律使用計算機打印。

2、公文核稿及簽發(fā)

(1)草擬好的公文,應先由黨政辦公室秘書進行核稿,填寫發(fā)文標簽。擬稿人、主辦部門負責人和核稿人要分別在發(fā)文標簽上簽字,并注明日期,不得違反程序越級直接送礦領(lǐng)導簽發(fā)文稿。核稿的重點是:是否需要發(fā)文,以什么名義發(fā)文;是否符合國家的法律、法規(guī)及有關(guān)規(guī)定,提出的意見和辦法是否切實可行;需要同有關(guān)部門協(xié)商的事項是否已協(xié)商一致;內(nèi)容是否準確屬實;文字表述、文種使用、公文格式、密級標引和處理程序等是否符合有關(guān)規(guī)定。對內(nèi)容雜亂、主題不清或修改較亂的文稿,礦黨政辦公室一律退還擬稿人重新起草。

(2)公文從起草到簽發(fā)所使用的筆、墨要符合存檔要求(用鋼筆或毛筆及藍黑、炭素墨水、墨汁書寫)。對不符合要求的文稿,應按要求重新處理。

(3)礦黨政上報集團公司黨委、行政及上級有關(guān)部門的請示、報告,由黨政辦公室秘書審核后,根據(jù)具體情況報送有關(guān)礦領(lǐng)導審簽。

(4)礦黨委、行政下發(fā)的政策性、綜合性文件,干部任免文件,獎懲決定,全礦性工作意見,重大事件、項目、工程批復等,經(jīng)黨政辦公室秘書核稿后,由礦黨委書記或礦長簽發(fā),或由黨委書記、礦長委托的副礦級領(lǐng)導審核、簽發(fā)。

(5)以黨政辦公室名義下發(fā)的一般性文件或批轉(zhuǎn)部門工作意見,經(jīng)黨政辦公室秘書核稿后,根據(jù)文件內(nèi)容,由業(yè)務對口副礦級領(lǐng)導簽發(fā)。

(6)公文簽發(fā)后,由礦黨政辦公室機要文書根據(jù)文稿內(nèi)容,核對文種、簽發(fā)人、發(fā)放范圍等項。符合發(fā)文要求的,進行登記編號。公文編號一文一號,按年依次編注,不得重復編號或空號。

(7)以礦黨政或黨政辦公室印發(fā)的專業(yè)會議紀要,由辦公室秘書核稿,會議主持人簽發(fā);涉及重要內(nèi)容的,報請黨委書記、礦長或其他副礦級領(lǐng)導簽發(fā)。

(8)礦黨政辦公室下發(fā)的會議通知,由辦公室主任簽發(fā)。需要基層各單位黨政主要領(lǐng)導、機關(guān)負責人出席會議的,事前要報請黨委書記或礦長審批;需要基層各單位和機關(guān)部門副職干部參加會議的,事前要報請分管礦領(lǐng)導審批。

(9)付印前的公文,由擬稿人負責校對。校稿人要按照公文處理規(guī)范格式認真細致校對文稿,經(jīng)確認無誤、簽字后,交付打字室工作人員印刷。

(10)公文要嚴格按規(guī)定格式打印。機要公文密級和緊急字樣分別標在公文眉首的右上角,字體為3號黑體,緊急字樣列秘密字樣之上。公文標題字體為2號小標宋體,正文為3號仿宋體?！爸黝}詞”用3號黑體字,詞目用3號宋體字。正文一般每頁排22行,每行排28個字,字體行距符合規(guī)范要求,公文用紙用us型紙(條件具備后逐步過渡到規(guī)定的a4格式打印),付印的文頭紙與發(fā)文機關(guān)應相符。公文頁數(shù)超過兩頁的,必須編印頁碼。涉密文件應指定專人打印,所使用的計算機軟盤專用并加密,必要時要做消除處理。

(11)繕印后的公文在用印前,由主辦部門相關(guān)人員負責與文稿核對準確后方可用印。公文用印要端正、清晰,印章的下部邊緣壓蓋成文日期。公文用印后,不再另署發(fā)文機關(guān)名稱。

(四)公文分發(fā)及報送

1、以礦黨委、行政、黨政辦公室名義下發(fā)的公文,無論何部門起草,成文后一律交礦黨政辦公室統(tǒng)一分發(fā);其它各類文件由成文單位負責發(fā)放,嚴禁在各類會議上發(fā)放文件。公文發(fā)放要建立《文件發(fā)放清單》?；鶎痈鲉挝缓蜋C關(guān)各部室應有專人負責文件領(lǐng)取,如有緊急文件應根據(jù)黨政辦公室通知隨時領(lǐng)取。

2、凡主送集團公司黨委、行政的請示或報告,只報送一份給集團公司黨政辦公室機要科,嚴禁多頭報送。抄報、抄送集團公司黨委、行政或有關(guān)部室的文件,由黨政辦公室機要文書定期集中報送,緊急情況下須隨時報送。

(五)公文歸檔

1、公文形成后,由礦黨政辦公室機要文書負責將領(lǐng)導簽發(fā)原件及3份正式文件暫集中保管,次年3月底前由機要文書向檔案室核對交清。歸檔的公文必須符合存檔要求。

2、礦黨政及礦黨政辦公室召開的各類會議所形成的會議文件、材料,由承辦部門人員負責收集整理后,及時交檔案室歸檔。

(六)隨著無紙化辦公的逐步推行,今后紙質(zhì)文件將逐步取消,改由網(wǎng)上審批、簽發(fā)、發(fā)放,以電子文檔傳輸,相關(guān)管理規(guī)定屆時另行下發(fā)。

二、收文管理

(一)礦黨政辦公室接收的外來各類文件、電報、傳真、公函等公文,由黨政辦公室機要文書負責簽收、分類、登記、編號、傳閱、辦理、保管、存檔等工作。所接收公文由黨政辦公室主任提出擬辦意見,送礦有關(guān)領(lǐng)導批示后按順序傳閱或辦理。

(二)對集團公司通過辦公網(wǎng)絡下發(fā)的各類文件材料,機要文書應及時接收,原則上當日下發(fā)的文件必須當日接收,緊急文件隨時接收。同時,要根據(jù)領(lǐng)導批示的意見,及時轉(zhuǎn)有關(guān)領(lǐng)導和部門辦理。

(三)公文承辦部門(人員)要將公文辦理情況及時向領(lǐng)導和黨政辦公室反饋,并在公文處理單上簽字注明。

(四)公文處理必須準確、及時、安全,運轉(zhuǎn)的每一個環(huán)節(jié)應建立登記、簽字制度,避免延誤或丟失。未經(jīng)領(lǐng)導批準,不準對外提供公文,不準隨意復印文件。

(五)礦黨政領(lǐng)導及職能部室參加國家、省、市及外地區(qū)召開的各種會議所發(fā)的文件、材料,原則上由隨行人員或相關(guān)職能部室人員收集后,交礦黨政辦公室機要文書按收文程序處理,次年初交檔案室分類歸檔,以便調(diào)閱和使用。

三、考核規(guī)定

(一)礦黨政辦公室為全礦公文管理的主管部門,負責公文管理制度的制定和日常管理及考核工作。

(二)公文主辦部門違反公文審核程序的,每出現(xiàn)一次對所在部門罰款100元。

(三)對手續(xù)不完備的公文,黨政辦公室機要文書不得予以編號,否則每發(fā)生一次,對機要文書罰款50元。

(四)公文校稿人要認真對照核稿修改的意見,對付印前的文稿認真細致地校對,并履行簽字手續(xù)。否則,每出現(xiàn)一次錯誤沒有校對改正,對校對人罰款50元,并責成改正。

(五)公文印刷人員要嚴格按規(guī)范要求進行公文打印。否則,每出現(xiàn)一次不符合規(guī)范,對責任人罰款50元。

(六)公文凡發(fā)生漏蓋、錯蓋印章或裝訂不規(guī)范的,每次對責任人罰款50元,并責成整改。

(七)黨政辦公室要加強文件的發(fā)放管理,建立健全文件發(fā)放臺帳,落實專人負責,及時督促機關(guān)各部室和基層單位領(lǐng)取文件。否則,凡出現(xiàn)文件漏發(fā)或錯發(fā)的,每次對責任人罰款50元。

(八)黨政辦公室機要文書要加強收文管理,確保準確、及時、安全。否則,每發(fā)生一次延誤,對責任人罰款50元。

(九)黨政辦公室秘書要增強工作責任心,做好全礦各類公文的核稿工作,確保公文處理的質(zhì)量和效率。否則,每發(fā)生一次失誤,對責任人罰款50元。

第14篇 _公司公文管理規(guī)定

公司公文管理規(guī)定

第一條目的

為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化,結(jié)合公司的實際情況,特制定本規(guī)定。

第二條定義

是指公司內(nèi)部以及和其它組織之間為處理組織內(nèi)外事務而形成的各種來往和記錄的文本。

第三條使用公文的種類

公司使用公文的種類有:決定、決議、公告、通知、通報、章程、制度、規(guī)定、條例、報告、請示、批復、函、會議紀要、工作志、工作簡報、大事記、通啟。

第四條公文格式

從格式上將公司目前的公文分為4類,即紅頭文件、內(nèi)部通啟、會議紀要、工作報告,各公文格式家具體見附件。

1、紅頭文件

適用范圍:主要用于印發(fā)制度、規(guī)定,重要工作計劃、機構(gòu)和人事異動等公司或公司一級部門的重要文件。公司一級部門所有的紅頭文件須抄報公司領(lǐng)導及抄送公司行政人事部,公司二級及以下部門不得印發(fā)紅頭文件。

2、內(nèi)部通啟

適用范圍:主要用于內(nèi)部日常事務性工作或內(nèi)部工作聯(lián)絡的公司或部門一般性文件。

3、會議紀要

適用范圍:主要用于記錄公司或部門經(jīng)營與重要工作會議主要內(nèi)容與決議的文本。

4、工作報告

適用范圍:主要用于下級機構(gòu)向上級機構(gòu)定期匯報工作情況和工作計劃,提出工作建議的文件。公司工作報告分工作周報、工作月報、年度工作報告3種。

第五條處理公文的表格

公司處理公文的表格為《某公司公文審批表》(見附件),適用于處理各種公文。

第六條公文密級

公司公文的密級分為“普通”、“機密”、“絕密”三級,具體密級和保密期限由擬辦部門根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定提出。

第七條公文處理時限

除有專門規(guī)定外,公文的處理時限一般為2個工作日,公文每個分流環(huán)節(jié)的時限為0.5小時,每個審核、審批環(huán)節(jié)的時限為1個工作日,緊急公文需即時處理。

第八條公文處理程序

公文的處理程序一般分為公文簽發(fā)、公文分送、公文閱處、公文反饋與跟蹤、公文清理存檔銷毀等五個階段。

1、公文簽發(fā)

(1)簽發(fā)權(quán)限:公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理/總經(jīng)理助理在權(quán)限范圍內(nèi)可以簽發(fā)以公司名義發(fā)出的紅頭文件、內(nèi)部通啟等公文;各部門相關(guān)負責人在規(guī)定權(quán)限內(nèi)可以簽發(fā)以本部門名義發(fā)出的公文。

(2)簽發(fā)方式:以公司名義行文的公文,經(jīng)審簽后,蓋本公司公章發(fā)出,但在公司內(nèi)部行文也可采用簽發(fā)人簽名的方式發(fā)出。

2、公文分送

(1)公司主要采用簽收、傳真、電報、郵遞、電子郵件等公文分送方式。一般情況下,分送公文應采取簽收方式(對公司機密及以上級公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專人專送)。采用其它方式分送公文,分送人應做好跟蹤、記錄工作。

(2)收件工作人員應對公文進行信封、文件、文號、秘字等的核定。如其中一項不對口,應立即通知發(fā)文機構(gòu),并登記出錯文件。對封口被撕的公文應拒絕簽收。

(3)各部門公文經(jīng)行政人事部審核發(fā)現(xiàn)在格式或內(nèi)容上存在較大錯誤的,退回原部門重新擬文。

(4)相關(guān)人員在工作中,應積極、準確、快捷地處理公文事務,并嚴格遵守公司保密制度,不泄露和透露公司秘密。

3、公文閱處

公司領(lǐng)導收到公文后,在公文上作出處理意見(簽發(fā)或批復等)。

4、公文反饋與跟蹤

行政人事部接到公司領(lǐng)導批示后,應盡快將批示件和原件反饋給擬辦部門(同時保存批示件的復印件)。

5、公文清理、存檔和銷毀

各部門文員或相關(guān)工作人員應對收發(fā)的公文每周進行一次整理,對有存檔價值的公文應按公司檔案管理制度的規(guī)定向檔案管理部門移交。

第九條附則

1、本制度自頒布之日起執(zhí)行,由行政人事部負責解釋和修改。

2、附件:《紅頭文件模板》、《內(nèi)部通啟模板》、《會議紀要模板》、《工作報告模板》、《公文審批表模板》。

第15篇 v機關(guān)公文管理規(guī)定

國家行政機關(guān)公文處理辦法

國務院

國家行政機關(guān)公文處理辦法

第一章 總則

第一條 為使國家行政機關(guān)(以下簡稱行政機關(guān))的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學化,制定本辦法。

第二條 行政機關(guān)的公文(包括電報,下同),是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進行公務活動的重要工具。

第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

第四條 公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則,做到及時、準確、安全。

第五條 公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關(guān)規(guī)定,確保國家秘密的安全。

第六條 各級行政機關(guān)的負責人應當高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強對本機關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導和檢查。

第七條 各級行政機關(guān)的辦公廳(室)是公文處理的管理機構(gòu),主管本機關(guān)的公文處理工作并指導下級機關(guān)的公文處理工作。

第八條 各級行政機關(guān)的辦公廳(室)應當設立文秘部門或者配備專職人員負責公文處理工作。

第二章 公文種類

第九條 行政機關(guān)的公文種類主要有:

(一)命令(令)

適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布施行重大強制性行政措施;嘉獎有關(guān)單位及人員。

(二)決定

適用于對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。

(三)公告

適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。

(四)通告

適用于公布社會各有關(guān)方面應當遵守或者周知的事項。

(五)通知

適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文,傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項,任免人員。

(六)通報

適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。

(七)議案

適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

(八)報告

適用于向上級機關(guān)匯報工作,反映情況,答復上級機關(guān)的詢問。

(九)請示

適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。

(十)批復

適用于答復下級機關(guān)的請示事項。

(十一)意見

適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(十二)函

適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。

(十三)會議紀要

適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章 公文格式

第十條 公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。

(一)涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限,其中,“絕密”、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。

(二)緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(三)發(fā)文機關(guān)標識應當使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文,主辦機關(guān)排列在前。

(四)發(fā)文字號應當包括機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文,只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。

(五)上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中,“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

(六)公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類,一般應當標明發(fā)文機關(guān)。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。

(七)主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān),應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

(八)公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。

(九)公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外,應當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文,由主辦機關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文,發(fā)文機關(guān)都應當加蓋印章。

(十)成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。

(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。

(十二)公文應當標注主題詞。上行文按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。

(十三)抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān),應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

(十四)文字從左至右橫寫、橫排。在民族自治地方,可以并用漢字和通用的少數(shù)民族文字(按其習慣書寫、排版)。

第十一條 公文中各組成部分的標識規(guī)則,參照《國家行政機關(guān)公文格式》國家標準執(zhí)行。

第十二條 公文用紙一般采用國際標準a4型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小,根據(jù)實際需要確定。

第四章 行文規(guī)則

第十三條 行文應當確有必要,注重效用。

第十四條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級請示和報告。

第十五條 政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外,一般不得向下一級政府正式行文。

部門內(nèi)設機構(gòu)除辦公廳(室)外不得對外正式行文。

第十六條 同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文;政府與同級黨委和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與相應的黨組織和軍隊機關(guān)可以聯(lián)合行文;政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。

第十七條 屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務,應當由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應當明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項,經(jīng)政府同意也可以由部門行文,文中應當注明經(jīng)政府同意。

第十八條 屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題,應當直接報送主管部門處理。

第十九條 部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上級機關(guān)應當責令糾正或撤銷。

第二十條 向下級機關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文,應當同時抄送直接上級機關(guān)。

第二十一條 “請示”應當一文一事;一般只寫一個主送機關(guān),需要同時送其他機關(guān)的,應當用抄送形式,但不得抄送其下級機關(guān)。

“報告”不得夾帶請示事項。

第二十二條 除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外,不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送“請示”、“意見”和“報告”。

第二十三條 受雙重領(lǐng)導的機關(guān)向上級機關(guān)行文,應當寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級機關(guān)行文,必要時應當抄送其另一上級機關(guān)。

第五章 發(fā)文辦理

第二十四條 發(fā)文辦理指以本機關(guān)名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。

第二十五條 草擬公文應當做到:

(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等,要切實可行并加以說明。

(二)情況確實,觀點明確,表述準確,結(jié)構(gòu)嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標點正確,篇幅力求簡短。

(三)公文的文種應當根據(jù)行文目的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。

(四)擬制緊急公文,應當體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實際需要確定緊急程度。

(五)人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。

(七)應當使用國家法定計量單位。

(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。

(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數(shù)字。

第二十六條 擬制公文,對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項,主辦部門應當主動與有關(guān)部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負責人應當出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據(jù),提出建設性意見,并與有關(guān)部門會簽后報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。

第二十七條 公文送負責人簽發(fā)前,應當由辦公廳(室)進行審核。審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

第二十八條 以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文,由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā);以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負責人或者由主要負責人授權(quán)的其他負責人簽發(fā)。

第二十九條 公文正式印制前,文秘部門應當進行復核,重點是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的,應按程序復審。

第六章 收文辦理

第三十條 收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

第三十一條 收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文,文秘部門應當進行審核。審核的重點是:是否應由本機關(guān)辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定;涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范。

第三十二條 經(jīng)審核,對符合本辦法規(guī)定的公文,文秘部門應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關(guān)部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文,應當明確辦理時限。對不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公廳(室)負責人批準后,可以退回呈報單位并說明理由。

第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理,確有困難的,應當及時予以說明。對不屬于本單位職權(quán)范圍或者不宜由本單位辦理的,應當及時退回交辦的文秘部門并說明理由。

第三十四條 收到上級機關(guān)下發(fā)或交辦的公文,由文秘部門提出擬辦意見,送負責人批示后辦理。

第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項,主辦部門應當主動與有關(guān)部門協(xié)商;如有分歧,主辦部門主要負責人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報請上級機關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。

第三十六條 審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項的,圈閱表示已閱知。

第三十七條 送負責人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文,文秘部門要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。

第七章 公文歸檔

第三十八條 公文辦理完畢后,應當根據(jù)《中華人民共和國國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定,及時整理(立卷)、歸檔。

個人不得保存應當歸檔的公文。

第三十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文,應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本機關(guān)的主要工作情況,便于保管和利用。

第四十條 聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦機關(guān)整理(立卷)、歸檔,其他機關(guān)保存復制件或其他形式的公文副本。

第四十一條 本機關(guān)負責人兼任其他機關(guān)職務,在履行所兼職務職責過程中形成的公文,由其兼職機關(guān)整理(立卷)、歸檔。

第四十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文應當確定保管期限,按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。

第四十三條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

第八章 公文管理

第四十四條 公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。

第四十五條 文秘部門應當建立健全本機關(guān)公文處理的有關(guān)制度。

第四十六條 上級機關(guān)的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,下一級機關(guān)經(jīng)負責人或者辦公廳(室)主任批準,可以翻印。翻印時,應當注明翻印的機關(guān)、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。

第四十七條 公開發(fā)布行政機關(guān)公文,必須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準。經(jīng)批準公開發(fā)布的公文,同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。

第四十八條 公文復印件作為正式公文使用時,應當加蓋復印機關(guān)證明章。

第四十九條 公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。

第五十條 不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)辦公廳(室)負責人批準,可以銷毀。

第五十一條 銷毀秘密公文應當?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文(含密碼電報)應當進行登記。

第五十二條 機關(guān)合并時,全部公文應當隨之合并管理。機關(guān)撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。

工作人員調(diào)離工作崗位時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

第五十三條 密碼電報的使用和管理,按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第九章 附則

第五十四條 行政法規(guī)、規(guī)章方面的公文,依照有關(guān)規(guī)定處理。外事方面的公文,按照外交部的有關(guān)規(guī)定處理。

第五十五條 公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定另行制定。統(tǒng)一規(guī)定發(fā)布之前,各級行政機關(guān)可以制定本機關(guān)或者本地區(qū)、本系統(tǒng)的試行規(guī)定。

第五十六條 各級行政機關(guān)的辦公廳(室)對上級機關(guān)和本機關(guān)下發(fā)公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查并建立督查制度。有關(guān)規(guī)定另行制定。

第五十七條 本辦法自2001年1月1日起施行。1993年11月21日國務院辦公廳發(fā)布,1994年1月1日起施行的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》同時廢止。