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證件管理制度，是一種規(guī)范組織內(nèi)證件管理流程的體系，旨在確保證件的有效性、安全性和合規(guī)性。它涵蓋了證件的申請、發(fā)放、使用、更新、回收和銷毀等多個環(huán)節(jié)。
包括哪些方面
證件管理制度主要包括以下幾個方面：
1. 證件類別定義：明確各類證件的種類、用途及適用范圍。
2. 申請審批流程：規(guī)定證件申請的條件、所需材料、審批權限和程序。
3. 發(fā)放與登記：詳細描述證件的制作、發(fā)放及個人或部門的登記手續(xù)。
4. 使用與保管：規(guī)定證件的正確使用方式和妥善保管措施。
5. 更新與變更：設定證件信息變更時的更新流程。
6. 檢查與審核：定期進行證件的有效性檢查和內(nèi)部審計。
7. 回收與銷毀：明確證件到期或不再使用的回收程序及廢棄處理方式。
重要性
證件管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 法規(guī)遵從：確保組織及其員工遵守相關法律法規(guī)，避免因證件管理不當導致的法律風險。
2. 安全保障：防止證件丟失或被濫用，維護組織和個人的信息安全。
3. 效率提升：標準化流程能提高證件管理效率，減少不必要的延誤和混亂。
4. 信譽維護：有效的證件管理有助于樹立組織的專業(yè)形象，增強公眾信任。
5. 風險控制：通過制度化管理，降低因證件問題引發(fā)的業(yè)務中斷或其他潛在風險。
方案
為建立完善的證件管理制度，建議采取以下措施：
1. 制定詳盡的規(guī)章制度：明確各環(huán)節(jié)的職責、流程和標準，確保所有相關人員了解并遵守。
2. 建立信息化管理系統(tǒng)：利用技術手段，實現(xiàn)證件信息的電子化管理和追蹤。
3. 培訓與教育：定期對員工進行證件管理制度的培訓，提高其意識和執(zhí)行能力。
4. 監(jiān)督與反饋：設立監(jiān)督機制，對制度執(zhí)行情況進行評估，并根據(jù)反饋及時調(diào)整和完善。
5. 定期審查：定期對證件管理制度進行審查，確保其適應組織的發(fā)展和外部環(huán)境變化。
通過上述方案的實施，證件管理制度將在組織內(nèi)部形成有序、高效且安全的運行環(huán)境，為組織的穩(wěn)定發(fā)展提供有力保障。
證件管理制度意義范文
第1篇 建筑公司崗位證件管理制度
建筑工程公司崗位證件管理
1、項目經(jīng)理、工長、技術員、質(zhì)檢員、安全員、預算員、材料員必須持證上崗。證職相符,證件由公司綜合部統(tǒng)一保存,并登記入冊。
2、崗位證件的借用要經(jīng)負責人批準,由借用人填寫《崗位證件借用登記表》,在規(guī)定的期限內(nèi)將證件歸還綜合部。
3、職工離職取證時要經(jīng)總經(jīng)理審批后,并到人力資源部辦理完相關手續(xù)方可取證。
4、及時組織相關崗位證件年檢工作,保證證件的持續(xù)有效性。
5、禁止借證人將借出的證件用于他途,違者罰款200元/次。
6、工程開工后項目部收集現(xiàn)場所有特殊工種的證件,證件原件存放項目部,證件復印件及特殊工種名冊上報公司人力資源部。
7、施工現(xiàn)場勞務人員必須持有建設職業(yè)技能崗位證書或職業(yè)資格證書
8、項目部將勞務人員名冊及證件復印件上報公司人力資源部。
9、對上報假證者,追究其責任。
第2篇 科技園安保部證件管理操作規(guī)程制度
科技園安保部證件管理操作規(guī)程
1、安保部負責證件的管理、建檔。
2、安保部人員負責證件的發(fā)放。
3、《出入證》辦理程序:
⑴安保部在施工單位簽訂《裝修申請表》后方可為其辦理《出入證》。
⑵辦理《出入證》時需攜帶辦證人員的l張照片貼在證件上;《身份證》、特殊工種(電工等)證書復印件,核實后可為其辦理《出入證》。
4、《施工動火證》辦理程序:
⑴安保主管接到施工單位在公司區(qū)域內(nèi)進行電、氣焊明火作業(yè)具體操作人的申請后,辦證人員需詳細詢問具體作業(yè)內(nèi)容、時間、地點、檢查操作人員具有勞動局頒發(fā)的有效的特種行業(yè)操作證。
⑵安保人員現(xiàn)場核實有無消防器材,防火措施及火災隱患,合格后通知安保部。
⑶安保部填寫《施工動火證》一式兩份,一份留底,一份交看火的安保人員。
⑷看火安保人員對動火全過程進行監(jiān)控,有情況及時報告。
⑸看火安保人員直至動火完畢后方可撤離。
5、《物品出門條》辦理程序:常住客戶及施工隊《物品出門條》由安保部參照《物品出入公司管理規(guī)程》執(zhí)行。
第3篇 特種作業(yè)人員、證件管理規(guī)定
一、管控目的
規(guī)范公司內(nèi)特種作業(yè)員工及證件管理,加強各職能部門對特種作業(yè)員工協(xié)調(diào),對特種作業(yè)數(shù)量進行適當控制,使特種作業(yè)員工滿足公司發(fā)展要求,確保特種作業(yè)人員穩(wěn)定和持證上崗。
二、管控范圍
公司內(nèi)的電工、電焊工、起重工、叉車司機等人員及證件管理。
三、管控對象
1. 特種作業(yè)人員(含特種設備作業(yè)人員)。
2. 特種作業(yè)人員證件。
四、管控內(nèi)容
1. 特種作業(yè)人員管理
1.1特種作業(yè)崗位的設定和人員確定,由相關車間(部門)根據(jù)崗位需求如實上報人員,經(jīng)人公司安全部門審核批準后聯(lián)系培訓取證。
1.2 對無特種作業(yè)證件或證件過期失效的人員,不得安排其到相應的特種作業(yè)崗位上工作。
1.3生產(chǎn)安全部門負責建立健全公司內(nèi)特種作業(yè)人員檔案,定期對特種作業(yè)人員進行廠級安全培訓教育,各車間、部門必須給予安排學習時間,特種作業(yè)人員必須按時參加安全培訓。
1.4各相關車間、部門應建立健全本部門特種作業(yè)人員管理檔案,定期組織進行車間級安全培訓教育。
1.5各相關車間、部門不得私自調(diào)動特種作業(yè)人員的崗位。因工作需要或個人身體等原因確需變動崗位的,必須上報公司人事部門和生產(chǎn)安全部門進行審核。
2. 特種作業(yè)證件管理
2.1生產(chǎn)安全部結合生產(chǎn)安全部門負責聯(lián)系國家相關機構對經(jīng)審核確定的特種作業(yè)人員進行培訓取證,所取證件均由生產(chǎn)安全部門統(tǒng)一存檔管理。
2.2特種作業(yè)人員培訓取證費用由公司先統(tǒng)一墊付,然后根據(jù)證件類別和性質(zhì),按比例由____公司財務扣除。
a. 電工、電焊工作業(yè)證費用由個人負擔50%,公司負擔50% 。
b. 公司內(nèi)機動車輛司機(包括叉車、裝載機、拖拉機)、起重工取證費用由個人負擔40%,公司負擔60%。
c. 壓力容器操作工、電梯司機、危化品(氯氣)操作工取證費用由公司負擔。
2.3特種作業(yè)人員操作證件到期需要繼續(xù)復審的,由生產(chǎn)安全部門聯(lián)系有關部門進行辦理,審證費用由公司承擔。
2.4特種作業(yè)人員在待業(yè)期間相應證件需要復審的,公司給予復審,但其本人必須承擔全部審證費用(由本人直接交予培訓機構),否則不予審核。
2.5取證后離企的特種作業(yè)人員,必須到生產(chǎn)安全部門審核登記,交納公司支付的全部取證費用,由生產(chǎn)安全部門開出單據(jù)后員工到財務部現(xiàn)金會計處進行繳費。
五、罰則
1. 無證人員進行特種作業(yè),一律視為嚴重違章作業(yè),按相關考核制度進行考核。
2. 特種作業(yè)人員工作調(diào)動時,相應車間未上報生產(chǎn)安全部門審核的,每發(fā)現(xiàn)1人次扣車間安全分10分。
3. 不得安排無證或證件已失效的人員到特種作業(yè)崗位工作,每發(fā)現(xiàn)1人次,扣部門負責人績效考核分5分。
4. 不得將身體狀況不符合特種作業(yè)要求的人員安排到特種作業(yè)崗位,每發(fā)現(xiàn)1人次,扣部門負責人績效考核分5分。
5. 對未遵守本規(guī)定而造成安全事故的,依據(jù)《生產(chǎn)安全事故及責任追究制度》進行處罰,情節(jié)嚴重的,觸犯刑法的移送司法機關,追究其刑事責任。
第4篇 特種設備人員證件使用管理制度辦法
特種設備人員證件使用管理制度
一、目的
為做好特種設備人員證件使用管理工作,明確公司特種設備人員證件使用管理要求,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司特種設備人員證件使用管理工作。
三、規(guī)定內(nèi)容
1、本單位特種設備人員所持證件指《中華人民共和國國特種設備作業(yè)人員證》。
2、特種設備作業(yè)人員證件平時由本單位人事機構統(tǒng)一保管,不得在非工作場合使用。
3、特種設備作業(yè)人員實施安全管理、現(xiàn)場操作時,應佩戴記錄所持《特種設備作業(yè)人員證》信息的工作牌,工作牌由本單位作業(yè)人員管理機構統(tǒng)一制作下發(fā)。
4、不得損毀、涂改《特種設備作業(yè)人員證》,或者轉(zhuǎn)借他人使用。
5、本單位安全管理機構應對《特種設備作業(yè)人員證》進行登記備案。
6、證件遺失或者損毀后,持證人應當及時報告本單位,由本單位報質(zhì)量技術監(jiān)督部門,經(jīng)核實后,按規(guī)定履行補辦手續(xù)。
7、持證人因調(diào)動、辭職或者退休等原因,不再從事安全作業(yè)工作的,由本單位人事機構集中將《特種設備作業(yè)人員證》交回發(fā)證機構。
8、持有《特種設備作業(yè)人員證》的人員應按規(guī)定接受監(jiān)督。
第5篇 駕駛員及車輛證件管理制度
一、 駕駛員審驗合格的機動車輛駕駛證是國家承認其駕駛車輛唯一的合法手續(xù),駕駛車輛時必須攜帶;所駕駛的機動車輛證件必須齊全(行駛證、附加稅證、車船使用稅證、養(yǎng)路費證、尾氣合格證),及其它相關證件。
二、 駕駛油田自己單位車輛,必須是本單位專職司機或?qū)＜媛氒嚬芨刹?持有油田交警隊和油田交通管理中心核發(fā)的內(nèi)部上崗證,才能駕駛本單位所指定的車輛。
三、 機動車駕駛員駕駛車輛時必須攜帶全以上證件,下班后將證件包鎖好或拿回家,防止證件損壞或丟失。防止車輛丟失時給盜竊者方便,給破案者帶來更多的障礙和麻煩,帶證件上班帶證件下班要養(yǎng)成良好習慣。
四、 節(jié)假日、雙休日實行油田內(nèi)部規(guī)定“三交一封”,把證件和車輛鑰匙交到單位統(tǒng)一保管。
五、駛員和機動車輛必須按時參加各種審驗,其中有一項不合格,駕駛員或機動車輛,不許駕駛員駕車或車輛上路。
第6篇 某某所證件使用管理規(guī)定
某所證件使用管理規(guī)定
為加強我所工作證、出入證、攜物證的使用管理,特制定本規(guī)定。
一、工作證的使用管理規(guī)定
1、工作證是證明職工身份的證件,不作出入證等其他用途。
2、職工因職務變動可申請更換工作證。
3、工作證由個人保管,不得遺失;如有丟失,應及時報告,并申請補發(fā),補發(fā)時需交工本費3元;工作證丟失后隱瞞不報發(fā)生責任事故者后果自負。
4、工作證不得轉(zhuǎn)借他人使用,不得擅自涂改;如發(fā)現(xiàn)轉(zhuǎn)讓涂改者,要追究其責任并處予100元罰款。
5、職工在調(diào)離、退休時必須交回工作證。
二、出入證的使用和管理規(guī)定
1、出入證是用于出入本所所區(qū)的專用證件,不證明職工身份和作其它用途。
2、職工(含離退休人員)進入所區(qū)要正確佩帶出入證,并接受門衛(wèi)的驗視,戴墨鏡和口罩者要主動摘除。
3、持非可帶人出入證者不得帶人進入所區(qū),持普通出入證者不能進入重離子加速器等被確定的重點要害場所。
4、沒有攜佩帶出入證者,一律不準入所入樓(含業(yè)余時間入所),特殊情況須到保衛(wèi)處辦理臨時出入證件,6個月內(nèi)發(fā)生不出示證件3次者,罰款10元,對無理取鬧者,視情節(jié)追究其責任并罰款10―50元。
5、出入證由個人妥善保管,如有丟失,應及時申請補發(fā),補發(fā)時需交工本費;一年內(nèi)丟失三次以上者,除交工本費外,處以50元的罰款,并寫出書面檢查,經(jīng)主管部門領導簽字后方予補發(fā)。
6、不得涂改、偽造出入證,不得將出入證轉(zhuǎn)借他人使用。違者將視情節(jié)輕重給予50-100元的罰款。
7、職工在離所時必須交回出入證。
8、臨時工來所工作發(fā)給臨時出入證,發(fā)證前必須填表審查。
9、使用過期臨時出入證一經(jīng)查出即予沒收,態(tài)度惡劣者處以一定的處罰。
三、攜物證的使用管理規(guī)定
1、攜物證系將所內(nèi)物品攜離所區(qū)的憑證。
2、攜物證由各單位主管領導在保衛(wèi)處領用并按實物簽發(fā)。
3、必須清楚、真實地填寫攜帶物品的名稱數(shù)量,證物不符或非主管領導簽字者,禁止攜帶出所區(qū)。
4、職工向外攜帶物品必須向門衛(wèi)遞交攜物證,并配合門衛(wèi)查驗攜帶物品。
第7篇 房地產(chǎn)公司各類證照及個人證件管理規(guī)定
房地產(chǎn)公司各類證照及個人證件管理的規(guī)定
為了規(guī)范公司證件管理,適應集團公司的發(fā)展,滿足企業(yè)資質(zhì)審驗及工程的需要,公司對各類證照及個人證件實行分層統(tǒng)一管理。
一、公司證照管理
㈠證照分類
1、法人證照:包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證、組織機構代碼證、稅務登記證、安全生產(chǎn)許可證、取費證、衛(wèi)生許可證、消防許可證、旅館業(yè)特行證、林木種子生產(chǎn)經(jīng)營許可證等。
2、建設項目前期證照:立項文件、選址意見書、用地規(guī)劃許可證、土地使用證、建筑工程規(guī)劃許可證、中標通知書、施工許可證、預售房許可證、房屋產(chǎn)權證等。
㈡證照實行分層管理
1、公司行政工作部對所有證照原件(除必須亮證經(jīng)營的證照)實行統(tǒng)一管理,并設證照管理員負責管理,保證證件的及時性、連續(xù)性、有效性、安全性。
2、公司綜合管理部檔案室負責集團公司各類證照(除必須亮證經(jīng)營的證照)的復印件的管理。各部門因業(yè)務需要證件復印件的,指定專人統(tǒng)一到檔案時領取,并按公司檔案管理規(guī)定辦理有關登記備案手續(xù)。
3、各子公司的證照由各子公司負責辦理年檢、升級等工作,集團公司證照管理員負責督促、指導、咨詢、檢查。
4、集團公司和新注冊單位的營業(yè)執(zhí)照由公司人力資源部負責組織相關部門辦理。
5、借用原件須辦理借用手續(xù),用完及時歸還。
二、個人證件管理
㈠證件分類:分各專業(yè)技術任職資格證和執(zhí)業(yè)資格證兩類,具體包括:
1、專業(yè)任職資格證:
工程系列:高級工程師、工程師、助理工程師、技術員;
經(jīng)濟系列:高級經(jīng)濟師、經(jīng)濟師、助理經(jīng)濟師、經(jīng)濟員;
會計系列:高級會計師、會計師、助理會計師
2、執(zhí)業(yè)資格證:一級建造師、二級建造師;國家級監(jiān)理工程師、省級監(jiān)理工程師;造價師、造價員;物業(yè)管理師、物管員;安全工程師、安全員;設備工程師、房地產(chǎn)評估師等。
㈡報名考試(以滿足公司發(fā)展及資質(zhì)需求)
1、各類執(zhí)業(yè)資格證
隨時掌握考試動態(tài),根據(jù)報考條件,由本人提供真實有效的證件及資料,由公司人力資源部進行初審并負責組織報名工作。報名費及考務費先由報名者本人繳納,考試合格,人力資源部確認并提供合格人員名單,經(jīng)公司主管領導簽署意見,到公司財務部門全額報銷。人力資源部從上級機關取回證件統(tǒng)一管理。
2、各專業(yè)技術任職資格證
按照太原市專業(yè)技術職稱評審條件,由員工本人提供相應的證件及資料(包括計算機模塊合格證、外語考試合格證、學歷、論文、總結等),經(jīng)員工所在部門初審并簽署意見,報人力資源部統(tǒng)一匯總上報太原市職改辦。評審通過,評審用表及評審費由公司負擔,否則費用自理。
㈢證件管理
1、所有公司需要的人員證件原件由人力資源部設專人保管。
2、人力資源部根據(jù)本人任職崗位與任職標準確定其任職證件,在收到證件的同時須給證件持有人開具統(tǒng)一印制的證件收據(jù)作為收證憑據(jù)。
3、外單位人員證件、公司員工第二個及二證以上證件,若公司需要,經(jīng)本人同意,由人力資源部設專人統(tǒng)一收取,并開具收據(jù),按(五)款規(guī)定予以補助,同時通知所需證照的子公司經(jīng)營部。
3、證件的存放
⑴公司出資取得的證件,要求必須至少在公司存放五年。
⑵員工個人取得的證件,離崗時可憑證件收據(jù)取回。
4、證件的退還
⑴公司出資取得的證件,要求在公司存放五年,退還時憑證件收據(jù)退還本人;不滿五年的按出資費用的比例由本人承擔。
⑵員工個人取得的證件,在辦理離崗后,持離崗通知單、證件收據(jù)退還本人。
5、期間的繼續(xù)教育、培訓及年檢等工作
⑴此項工作由人力資源部負責統(tǒng)一辦理。
⑵繼續(xù)教育費、培訓費等費用由公司負擔。
6、各子公司負責取得的證件原件須交回人力資源部統(tǒng)一保管。
㈣執(zhí)業(yè)資格證的注冊
1、按上級文件精神及要求,按行業(yè)業(yè)務歸屬,由各子公司負責具體的注冊工作。
2、證件持有人應積極配合公司證件管理工作,按文件要求提供相應真實有效的證件及資料,并對證件的真實性負責。
3、注冊費用由公司統(tǒng)一繳納。
4、根據(jù)國家政策,員工個人持有的所有證件(一人多證)必須在同一單位注冊。
㈤證件費的補助標準、發(fā)放時間、補助范圍
1、計發(fā)時間:從收到證件的次月開始計發(fā)證件費。
2、補助標準(單位:元/月)
⑴專業(yè)技術職稱:高級職稱300元,中級職稱200元,初級職稱100元。
⑵執(zhí)業(yè)資格證件:
一級建造師元,二級建造師200元。
國家級監(jiān)理工程師300元,省級監(jiān)理工程師100元 。
造價師400元,造價員50元。
物業(yè)管理師房地產(chǎn)評估師(待注冊時確定)
⑶補助標準隨市場行情,按市場價進行調(diào)整或按約定執(zhí)行。
3、發(fā)放時間
每半年發(fā)放一次,具體時間為每年的6月底、12月底,由各子公司經(jīng)營部造表,集團公司行政工作部證照管理員審核,經(jīng)理審批,各子公司財務部門負責發(fā)放。
4、補助范圍
⑴政府相關部門認可的、公司證照年檢需要的個人證件。
⑵員工擁有一個證件并與所在崗位對口的證件費,已核定在工資中,有二個或二個以上證存放在公司行政工作部的按標準發(fā)放證件補助。
⑶公司出資并通過培訓取得的證件不計發(fā)補助。
本辦法從下發(fā)之日起開始執(zhí)行,原辦法同時廢止。
第8篇 證件管理制度范本
為了強化公司無形資產(chǎn)的管理,特制定如下證件管理制度
1.本制度所稱證件是指企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、特種行業(yè)許可證、食品衛(wèi)生證等生產(chǎn)經(jīng)營中所需的企業(yè)證件及個人證件(包括法人代表證明書、公司統(tǒng)一為員工辦理的健康證及結業(yè)證等)。
2.證件申辦及年審:由行政部根據(jù)需要統(tǒng)一到有關部門辦理。
3.證件管理:各分公司、場營業(yè)執(zhí)照由各基層單位管理,并上墻亮證經(jīng)營。公司營業(yè)執(zhí)照及相關證件由行政部統(tǒng)一管理,并上墻亮證經(jīng)營。企業(yè)辦理的所有個人證件由行政部統(tǒng)一管理。
財務憑證、發(fā)票及有價證券由財務部統(tǒng)一管理。
4.證件借用程序:
①各部門因工作急需借用公司相關證件原件,須出據(jù)書面申請,并在申請上注明使用時間、事由及相關事項。經(jīng)行政部部長和相關領導同意后,到行政部辦理借用登記手續(xù)。
②各部門因工作急需復印公司相關證件,按上款履行手續(xù)后,由行政部復印,并在復印件上注明其復印的用途再加蓋公司行政印章。
③使用證件的部門和當事人,應妥善保管,不得遺失。如證證件遺失,應及時向行政部報告。凡遺失證件所造成的一切經(jīng)濟損失和法律責任均由借用當事人或部門承擔和賠償。
第9篇 證件管理制度(范本)
為了強化公司無形資產(chǎn)的管理,特制定如下證件管理制度,僅供大家參考!
1.本制度所稱證件是指企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、特種行業(yè)許可證、食品衛(wèi)生證等生產(chǎn)經(jīng)營中所需的企業(yè)證件及個人證件(包括法人代表證明書、公司統(tǒng)一為員工辦理的健康證及結業(yè)證等)。
2.證件申辦及年審:由行政部根據(jù)需要統(tǒng)一到有關部門辦理。
3.證件管理:各分公司、場營業(yè)執(zhí)照由各基層單位管理,并上墻亮證經(jīng)營。公司營業(yè)執(zhí)照及相關證件由行政部統(tǒng)一管理,并上墻亮證經(jīng)營。企業(yè)辦理的所有個人證件由行政部統(tǒng)一管理。
財務憑證、發(fā)票及有價證券由財務部統(tǒng)一管理。
4.證件借用程序:
①各部門因工作急需借用公司相關證件原件,須出據(jù)書面申請,并在申請上注明使用時間、事由及相關事項。經(jīng)行政部部長和相關領導同意后,到行政部辦理借用登記手續(xù)。
②各部門因工作急需復印公司相關證件,按上款履行手續(xù)后,由行政部復印,并在復印件上注明其復印的用途再加蓋公司行政印章。
③使用證件的部門和當事人,應妥善保管,不得遺失。如證證件遺失,應及時向行政部報告。凡遺失證件所造成的一切經(jīng)濟損失和法律責任均由借用當事人或部門承擔和賠償。
