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文件編制管理制度是一項旨在確保組織內(nèi)部信息準確、有序、高效流通的管理規(guī)定。它涵蓋了文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索、更新和廢棄等一系列環(huán)節(jié)，旨在提高工作效率，保障信息的安全性和合規(guī)性。
包括哪些方面
1. 文件分類與編號：明確各類文件的分類標準，制定統(tǒng)一的文件編號規(guī)則，便于管理和查找。
2. 制度起草：規(guī)定文件內(nèi)容的格式、要求和審批流程，保證文件的專業(yè)性和權(quán)威性。
3. 審批與發(fā)布：設(shè)立文件審批機制，確保內(nèi)容的準確性與合法性，明確發(fā)布權(quán)限和方式。
4. 存儲與保管：確定文件的存儲介質(zhì)、期限和安全措施，防止信息丟失或泄露。
5. 更新與修訂：設(shè)定文件更新的周期和條件，規(guī)定修訂流程，確保信息的時效性。
6. 訪問與使用：設(shè)定文件的訪問權(quán)限，規(guī)范文件的使用行為，防止濫用或誤用。
7. 銷毀與歸檔：規(guī)定文件廢棄的標準和程序，以及重要文件的歸檔保存。
8. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期進行文件管理培訓(xùn)，強化員工意識，建立監(jiān)督機制，確保制度執(zhí)行。
重要性
文件編制管理制度的重要性不容忽視，它：
1. 維護信息的準確性和一致性，降低溝通成本，提高工作效率。
2. 確保組織遵守法律法規(guī)，規(guī)避潛在風險，維護企業(yè)聲譽。
3. 促進知識傳承，保護企業(yè)核心競爭力，支持持續(xù)發(fā)展。
4. 為審計和決策提供依據(jù)，提升管理的科學(xué)性和透明度。
方案
1. 制定詳細的文件編制指南，包括文件類型、格式、內(nèi)容要求等，供員工參考。
2. 設(shè)立專門的文件管理部門，負責文件生命周期的全程管理，包括審核、存儲、更新等。
3. 引入電子化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的數(shù)字化存儲和快速檢索，提高管理效率。
4. 定期進行文件清理，刪除過期或無用文件，減少冗余信息。
5. 建立文件使用反饋機制，及時發(fā)現(xiàn)和修正文件存在的問題。
6. 對員工進行文件管理培訓(xùn)，提高他們的文件編制和使用能力。
7. 設(shè)立違規(guī)處罰條款，確保制度的嚴肅性和執(zhí)行力。
通過上述方案的實施，我們可以構(gòu)建一個系統(tǒng)化、規(guī)范化的文件編制管理制度，從而提升組織的整體運營效能，保障信息的安全和有效利用。
文件編制管理制度范文
第1篇 物業(yè)管理招標文件編制指引
物業(yè)管理招標文件是物業(yè)管理招標人向投標人提供的指導(dǎo)投標工作的規(guī)范文件。招標文件編制的好壞,直接關(guān)系到招標人和投標人雙方面的利益,因此招標文件的內(nèi)容既要做到詳盡周到,以維護招標人的利益,又要做到合理合法,以體現(xiàn)招標公平、公正的原則。本章分為兩部分,第一部分是對招標文件內(nèi)容的剖析;第二部分是以一份詳盡的招標文件樣本作為編制招標文件的參考。
一、招標文件的內(nèi)容
不同類型的項目其招標文件的內(nèi)容也繁簡各異,然而按照國際慣例,招標文件的內(nèi)容大致可概括為三大部分。第一部分,投標人為投標所需了解并遵循的規(guī)定,具體包括投標邀請書、投標人須知、技術(shù)規(guī)范及要求;第二部分,(投標人)物業(yè)管理企業(yè)必須按規(guī)定填報的投標書格式,這些格式將組成附件作為招標文件的一部分;第三部分,中標的物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)簽訂的合同的條件(包括一般條件和特殊條件)及應(yīng)辦理的文件格式。
三大部分的內(nèi)容具體可歸納為組成招標文件的六要素:①投標邀請書;②技術(shù)規(guī)范及要求;③投標人須知;④合同一般條件;⑤合同特殊條件;⑥附件(附表、附圖、附文等)。
1.投標邀請書
投標邀請書與招標公告的目的大致相同,其目的是提供必要的信息,從而使?jié)撛谕稑巳双@悉物業(yè)管理項目招標信息后,決定是否參加投標。其主要內(nèi)容包括:業(yè)主名稱、項目名稱、地點、范圍、技術(shù)規(guī)范及要求的簡述、招標文件的售價、投標文件的投報地點、投標截止時間、開標時間、地點等。投標邀請書可以歸入招標文件中,也可以單獨寄發(fā)。如采用邀請招標方式招標,投標邀請書往往作為投標通知書而單獨寄發(fā)給潛在投標人,因而不屬于招標文件的一部分;但如果采取公開招標方式招標,往往是先發(fā)布招標公告和資格預(yù)審?fù)ǜ?之后發(fā)出的投標邀請書是指招標人向預(yù)審合格的潛在投標人發(fā)出的正式投標邀請,應(yīng)作為招標文件的一部分。
2.技術(shù)規(guī)范及要求
這一部分主要是說明業(yè)主或開發(fā)商對物業(yè)管理項目的具體要求,包括服務(wù)所應(yīng)達到的標準等。例如對于某酒店項目,招標人要求該物業(yè)的清潔衛(wèi)生標準應(yīng)達到五星級,這些要求就應(yīng)在“技術(shù)規(guī)范及要求”部分寫明。對于若干子項目的不同服務(wù)標準和要求,可以編列一張“技術(shù)規(guī)范一覽表”,將其加以綜合。
另外,在技術(shù)規(guī)范部分,應(yīng)出具對物業(yè)情況進行詳細說明的物業(yè)說明書,以及物業(yè)的設(shè)計施工圖紙。物業(yè)說明書和圖紙應(yīng)在附件部分中作詳細說明。
3.投標人須知
投標人須知的目的是為整個招標投標的過程制定規(guī)則,是招標文件的重要組成部分,其內(nèi)容包括:①總則說明;②招標文件說明;③投標書的編寫;④投標書的遞交;⑤開標和評標;⑥授予合同。以下分別予以具體說明。
(1)總則說明
總則說明主要對招標文件的適用范圍、常用名稱的釋義、合格的投標人和投標費用進行說明。
(2)招標文件說明
招標文件說明主要是對招標文件的構(gòu)成、招標文件的澄清、招標文件的修改進行說明。
(3)投標書的編寫
投標人須知中應(yīng)詳細列出對投標書編寫的具體要求。這些要求包括:①投標所用的語言文字及計量單位;②投標文件的組成;③投標文件格式;④投標報價;⑤投標貨幣;⑥投標有效期;⑦投標保證金;⑧投標文件的份數(shù)及簽署。如果由于采取邀請招標或議標方式招標,而沒有進行投標資格預(yù)審,則在招標文件的投標人須知中還應(yīng)要求投標人按預(yù)定格式和要求遞交投標人資格的證明文件。招標文件對投標書編寫要求的說明通常有兩種,一是文字說明,應(yīng)歸入投標人須知部分;另一種是在招標文件中列出投標文件的一定格式,要求投標人只要按格式要求填入內(nèi)容。這些格式通常包括:投標書格式、授權(quán)書格式、開標一覽表、投標價格表、項目簡要說明一覽表及投標人資格證明書格式等。這些格式統(tǒng)一歸入“附件”部分。
(4)投標文件的遞交
投標文件的遞交的內(nèi)容主要是對投標文件的密封和標記、遞交投標文件的截止時間、遲交的投標文件、投標文件的修改和撤銷的說明。
(5)開標和評標
開標和評標是招標文件體現(xiàn)公平、公正、合理的招標原則的關(guān)鍵,包括以下內(nèi)容:
①對開標規(guī)則的說明。
②組建評標委員會的要求。
③對投標文件響應(yīng)性的確定。即審查投標文件是否符合招標文件的所有條款、條件和規(guī)定且沒有重大偏離和保留。
④投標文件的澄清。即寫明投標人在必要時有權(quán)澄清其投標文件內(nèi)容。
⑤對投標文件的評估和比較(說明評估和比較時所考慮的因素)。
⑥評標原則及方法。
⑦評標過程保密。
(6)授予合同
授予合同的內(nèi)容通常包括:
①定標準則。說明定標的準則,包括“業(yè)主不約束自己接受最低標價”的申明等。
②資格最終審查。即說明招標人會對最低報價的投標人進行履行合同能力的審查。
③接受和拒絕任何或所有投標的權(quán)力。
④中標通知。
⑤授予合同時變更數(shù)量的權(quán)力。即申
明招標人在授予合同時有權(quán)對招標項目的規(guī)模予以增減。
⑥合同協(xié)議書的簽署。說明合同簽訂的時間、地點以及合同協(xié)議書的格式(詳見附件)。
⑦履約保證金。
4.合同一般條款
合同的一般條款不是合同的主要內(nèi)容,通常包括以下條款和內(nèi)容:
(1)定義。即對合同中的關(guān)鍵名稱進行釋義。
(2)適用范圍。即寫明本合同的適用范圍。
(3)技術(shù)規(guī)格和標準。該條款的內(nèi)容一般與招標文件的第二部分“技術(shù)規(guī)范及要求”的內(nèi)容相一致。
(4)合同期限。一般可參照委托管理的期限。
(5)價格。即物業(yè)管理費的計取,一般應(yīng)與中標人的投標報價表相一致。
(6)索賠。索賠條款主要說明在投標人(合同的乙方)發(fā)生違約行為時,招標人(合同的甲方)有權(quán)按照索賠條款規(guī)定提出索賠。其具體內(nèi)容包括索賠的方案和索賠的程序。
(7)不可抗力。不可抗力條款是指在發(fā)生預(yù)料不到的人力無法抗拒事件的情況下,合同一方難以或者不可能履行合同時,對由此引致的法律后果所作的規(guī)定。不可抗力條款一般包括三個部分:不可抗力的內(nèi)容;遭受不可抗力事件的一方向另一方提出報告和證明文件;遭受不可抗力事件一方的責任范圍。
(8)履約保證金。該條款主要是規(guī)定中標人在簽訂合同后,為保證合同履行而須提交的履約保證金的比例,以及提供履約保證金的形式。
(9)爭議的解決。該條款主要的內(nèi)容是預(yù)先規(guī)定合同雙方在合同履行過程中發(fā)生爭議時的解決途徑和方法。如在該條款中規(guī)定以仲裁作為解決爭議的途徑等。
(10)合同終止。該條款的主要內(nèi)容是說明合同的期限和合同終止的條件(如物業(yè)管理企業(yè)違約情節(jié)嚴重;業(yè)主破產(chǎn);物業(yè)被征用等)。
(11)合同修改。該條款應(yīng)申明對于合同的未盡事項,需進行修改、補充和完善的,甲乙雙方必須就所修改的內(nèi)容簽訂書面的合同修改書,作為合同的補充協(xié)議。
(12)適用法律。即寫明合同適用的法律。
(13)主導(dǎo)語言與計量單位。
(14)合同文件及資料的使用。條款中應(yīng)寫明合同文件及資料的使用范圍及事宜,如對保密的規(guī)定等。
(15)合同份數(shù)。
(16)合同生效。
5.合同特殊條款
合同的特殊條款是為了適應(yīng)具體項目的特殊情況和特殊要求作出的特殊規(guī)定,例如對執(zhí)行合同過程中更改合同要求而發(fā)生偏離合同的情況作出某些特殊規(guī)定。此外合同特殊條款還可以是對合同一般條款未包括的某些特殊情況的補充,如關(guān)于延遲開工而賠償?shù)木唧w規(guī)定,以及有關(guān)稅務(wù)的具體規(guī)定等。
在合同執(zhí)行中,如果一般條款和特殊條款不一致而產(chǎn)生矛盾時,應(yīng)以特殊條款為準。
6.附件
附件是對招標文件主體部分文字說明的補充,包括附表、附文和附圖,具體有:
(1)附表
①投標書格式;
②授權(quán)書格式;
③開標一覽表;
④項目簡要說明一覽表;
⑤投標人資格的證明文件格式;
⑥投標保函格式;
⑦協(xié)議書格式;
⑧履約保證金格式(通常為銀行保函)。
(2)附文
物業(yè)說明書。
(3)附圖
物業(yè)的設(shè)計和施工圖紙。
二、招標文件樣本
這里以物業(yè)管理公開招標為例,以一份完整的招標文件樣本來說明物業(yè)管理招標文件全文的編制方法。
招 標 文 件
招標編號:____________
招標項目名稱:________
年月××招標中心統(tǒng)一印制
招標文件目錄
第一部分 投標邀請
第二部分 技術(shù)規(guī)范及要求
第三部分 投標人須知
a 總則說明
1.適用范圍
2.定義
3.合格的投標方
4.投標費用
b 招標文件說明
5.招標文件的構(gòu)成
6.招標文件的澄清
7.招標文件的修改
c 投標文件的編寫
8.語言及計量單
位
9.投標文件的組成
10.投標文件格式
11.投標報價
12.投標貨幣
13.投標人資格的證明文件
14.投標有效期
15.投標保證金
16.投標文件的份數(shù)和簽署
d 投標文件的遞交
17.投標文件的密封和標記
18.遞交投標文件的截止時間
19.遲交的投標文件
20.投標文件的修改和撤銷
e 開標和評標
21.開標
22.評標委員會
23.投標文件響應(yīng)性的確定
24.投標文件的澄清
25.對投標文件的評估和比較
26.評標原則及方法
27.保密
f 授予合同
28.定標準則
29.資格最終審查
30.接受和拒絕任何或所有投標的權(quán)力
31.中標通知
32.授予合同時變更數(shù)量的權(quán)力
33.合同協(xié)議書的簽署
34.履約保證金
35.中標服務(wù)費
第四部分 合同一般條款
1.定義
2.適用范圍
3.技術(shù)規(guī)格和標準
4.委托管理期限
5.價格
6.索賠
7.不可抗力
8.履約保證金
9.爭議的解決
10.合同終止
11.合同修改
12.適用法律
13.主導(dǎo)語言與計量單位
14.合同份數(shù)
15.合同生效
第五部分 合同特殊條款
第六部分 附件
第一部分 投標邀請
受用戶委托對________________項目的物業(yè)管理服務(wù)進行公開招標。茲邀請合格投標人以密封標書的方式前來投標。
1.招標編號:
2.招標項目的簡要說明:
3.項目開工期:
4.投標地點:
5.投標截止時間:年月日(北京時間),逾期收到的或不符合規(guī)定的投標文件不接受。
6.開標時間、地點:
7.凡對本次招標提出詢問,請在年月日前與 聯(lián)系(技術(shù)方面的詢問請以信函或傳真的形式)。
地址:
郵編:
電話:
傳真:
聯(lián)系人:
(署名)
年 月 日
第二部分 技術(shù)規(guī)范及要求
1. 項目技術(shù)要求一覽表
2.項目所在地
關(guān)于物業(yè)所在地及物業(yè)的詳細情況和資料詳見物業(yè)說明書和物業(yè)圖紙(略)。
第三部分 投標人須知
a 總則說明
1 適用范圍
1.1 本招標文件僅適用于本投標邀請中所敘述物業(yè)的物業(yè)管理服務(wù)。
2 定義
2.1 “招標方”系指第一部分所指的組織本次招標的招標機構(gòu)。
2.2 “投標方”系指向招標方提交投標文件的物業(yè)管理企業(yè)。
2.3 “項目”系指物業(yè)管理企業(yè)(即投標人)按招標文件規(guī)定,須向用戶提供的物業(yè)管理服務(wù)。
2.4 “用戶”系指委托進行本次招標的××開發(fā)商或業(yè)主委員會。
3 合格的投標方
3.1 經(jīng)過本次招標的資格預(yù)審確認為合格的投標人稱為合格的投標方。投標方應(yīng)遵守有關(guān)的中國法律和規(guī)章條例。
4 投標費用
4.1 無論投標過程中的做法和結(jié)果如何,投標方自行承擔所有與參加投標有關(guān)的全部費用。
b
招標文件說明
5 招標文件的構(gòu)成
5.1 招標文件用以闡明所需物業(yè)管理服務(wù)、招標投標程序和合同條款。招標文件由下述部分組成:
(1)投標邀請;
(2)技術(shù)規(guī)格及要求;
(3)投標人須知;
(4)合同一般條款;
(5)合同特殊條款;
(6)附件。
5.2 招標文件以中文、英文兩種文字編印,兩種文字具有同等效力。中、英文本如有差異時,以中文本為準。
5.3 投標人被視為熟悉上述與履行合同有關(guān)的一切情況。
6 招標文件的澄清
6.1 投標方對招標文件如有疑點,可要求澄清,應(yīng)在投標截止時間前15天按投標邀請中載明的地址以書面形式(包括信函、電報或傳真,下同)通知到招標人。招標人將視情況確定采用適當方式予以澄清或以書面形式予以答復(fù),并在其認為必要時,將不標明查詢來源的書面答復(fù)發(fā)給已購買招標文件的每一投標方。
7 招標文件的修改
7.1 在投標截止日期10天前,招標方可主動地或依據(jù)投標方要求澄清的問題而修改招標文件,并以書面形式通知所有購買招標文件的每一投標方,對方在收到該通知后應(yīng)立即以電報或傳真的形式予以確認。
7.2 為使投標方在準備投標文件時有合理的時間考慮招標文件的修改,招標方可酌情推遲投標截止時間和開標時間,并以書面形式通知已購買招標文件的每一投標方。
7.3招標文件的修改書將構(gòu)成招標文件的一部分,對投標方有約束力。
c 投標文件的編寫
8 語言及計量單位
8.1 投標文件及投標方和招標方就投標交換的文件和來往信件,應(yīng)以中文或英文書寫。
8.2 除在招標文件的技術(shù)規(guī)格中另有規(guī)定外,計量單位應(yīng)使用中華人民共和國國法定計量單位(國際單位制和國家選定的其他計量單位)。
9 投標文件的組成
9.1 投標文件包括下列部分:
(1)投標書、授權(quán)書、開標一覽表以及項目簡要說明一覽表;
(2)投標資格證明文件;
(3)投標符合招標文件規(guī)定的證明文件及投標方認為需加以說明的其他內(nèi)容;
(4)投標保證金。
投標應(yīng)將投標文件裝訂成冊,并填寫“投標文件資料清單”。
10 投標文件格式
10.1 投標方應(yīng)按招標文件提供的投標文件格式填寫投標書、授權(quán)書、開標一覽表及項目簡要說明一覽表(見附件1~4)。
11 投標報價
11.1 投標方應(yīng)在招標文件所附的開標一覽表(附件3)上寫明投標項目的單價和投標總價。如果單價與總價有出入,以單價為準。投標方對每種項目只允許有一個報價,招標方不接受有任何選擇的報價。
11.2 投標方按格式填寫報價以供招標方評標方便,但不限制××開發(fā)商以其他方式簽訂合同的權(quán)力。
12 投標貨幣
12.1 投標書和開標一覽表中的報價對國外投標方用美元或其他國際主要貨幣填報(若采用其他外國貨幣報價,為便于比較價格,招標方將按12.2款規(guī)定折算成美元)。
12.2 以開標日中國銀行公布的賣出價作為折算報價的依據(jù)。
13 投標人資格的證明文件
13.1 投標方必須提交證明其有資格進行投標和有能力履行合同的文件(格式見附件5),作為投標文件的一部分。
14 投標有效期
14.1 投標文件從開標之日起,投標有效期為90天,特殊招標項目在“技術(shù)規(guī)范及要求”部分另行規(guī)定。
14.2 要求投標方同意延長有效期,要求與答復(fù)均應(yīng)為書面形式。投標方可以拒絕上述要求而其投標保證金不被沒收。對于同意該要求的投標方,既不要求也不允許其修改投標文件,但將要求其相應(yīng)延長投標保證金的有效期,有關(guān)退還和沒收投標保證金的規(guī)定在投標有效期的延長期內(nèi)繼續(xù)有效。
15 投標保證金
15.1 投標保證金為投標文件的組成部分之一。
15.2 投標方向招標方提交不少于投標總報價2%的投標保證金。
15.3 投標保證金用于保護本次招標免受投標方的行為而引起的風險。
15.4 投標保證金幣種應(yīng)與投標報價幣種相同,可以下列任何一種方式提交:
(1)由下列銀行開具保函:
①中國銀行總行或其分行;
或。
②中國銀行在海外的往來行通過中國銀行;或。
③在中華人民共和國國營業(yè)的任何其他中國或外國銀行;或。
④由中國人民銀行授權(quán)的其他銀行。
投標保證金保函應(yīng)按招標文件附件6格式提供,并在投標文件有效期過后30天內(nèi)繼續(xù)有效。
(2)銀行本票、匯票、支票或現(xiàn)金(在投標有效期滿前,因票據(jù)即將到期,招標方有權(quán)暫時行使票據(jù)權(quán)力)。
15.5 未按規(guī)定提交投標保證金的投標,將被視為投標無效。
15.6 未中標的投標方的投標保證金,將按31.2款的規(guī)定予以無息退還。
15.7 中標的投標方的投標保證金,在中標方簽訂合同并交納履約保證金和中標服務(wù)費后,經(jīng)銀行扣除手續(xù)費,予以無息退還。
15.8 發(fā)生以下情況投標保證金將被沒收:
(1)開標后投標方在投標有效期內(nèi)撤回投標;或。
(2)如果中標方未能做到:
①按本須知第33條規(guī)定簽訂合同;或。
②按本須知第34條規(guī)定提供履約保證金;或。
③按本須知第35條規(guī)定繳納中標服務(wù)費。
16 投標文件的份數(shù)和簽署
16.1 投標方應(yīng)準備一份正本和四份副本,在每一份投標文件上要明確注明“正本”或“副本”字樣,一旦正本和副本有差異,以正本為準。
16.2 投標文件正本和副本須打印并由經(jīng)正式授權(quán)的投標方代表簽字。
16.3 除投標方對錯處作必要修改外,投標文件中不許有加行、涂抹或改寫。若有修改須有簽署投標文件的人簽字。
16.4 電報、電話、傳真形式的投標概不接受。
d 投標文件的遞交
17 投標文件的密封和標記
17.1 投標方應(yīng)將投標文件正本或副本分別用信封密封,并標明招標編號、投標項目名稱及正本或副本。
17.2 為方便開標唱標,投標方應(yīng)將正本的投標書、開標一覽表和投標保證金保函單獨密封,并在信封上標明“開標一覽表”字樣,然后再裝入正本投標文件密封袋中。
17.3 第一密封信封上注明“于__________之前(指投標邀請中規(guī)定的開標日期及時間)不準啟封”的字樣。
17.4 如投標文件由專人送交,投標方應(yīng)將投標文件按19.1~19.3款中的規(guī)定進行密封和標記后,按投標邀請注明的地址送至招標方。
17.5 如果投標文件通過郵寄遞交,投標方應(yīng)將投標文件用內(nèi)、外兩層信封密封。
(1)內(nèi)層信封的封裝與標記同17.1~17.3款規(guī)定。
(2)外層信封裝入17.1款及17.2款所述全部內(nèi)封資料,并注明招標編號、管理項目名稱、招標方名稱、地址。同時應(yīng)寫明投標方的名稱、地址,以便將遲交的投標文件原封退還。
17.6 如果未按上述規(guī)定進行密封和標記,招標方對投標文件的誤投或提前拆封不負責任。
18 遞交投標文件的截止時間
18.1 所有投標文件不論派人送交還是通過郵寄遞交,都必須在招標方在投標邀請中規(guī)定的投標截止時間之前送至招標方。
18.2 出現(xiàn)5.2款因招標文件的修改推遲投標截止時間時,則按招標方修改通知規(guī)定的時間遞交。
19 遲交的投標文件
19.1 招標方將拒絕在投標截止時間后收到的投標文件。
20 投標文件的修改和撤銷
20.1 投標方在提交投標文件后可對其投標文件進行修改或撤銷,但招標方須在投標截止時間之前收到該修改或撤銷的書面通知,該通知須有經(jīng)正式授權(quán)的投標方代表簽字。
20.2 投標方對投標文件修改的書面材料或撤銷的通知應(yīng)按第16和第17條規(guī)定進行編寫、密封、標注和遞交,并注明“修改投標文件”或“撤銷投標”字樣。
20.3 投標截止時間以后不得修改投標文件。
20.4 投標方不得在開標時間起到投標文件有效期期滿前撤銷投標文件,否則招標方將按14.7款的規(guī)定沒收其投標保證金。
e 開標和評標
21 開標
21.1 招標方在招標通告或投標邀請規(guī)定的時間和地點公開開標。投標方派代表參加。
21.2 開標時,查驗投標文件密封情況,確認無誤后拆封唱標,唱正本“開標一覽表”內(nèi)容,以及招標方認為合適的其他內(nèi)容并記錄。
22 評標委員
會
22.1 招標方將根據(jù)物業(yè)管理的特點組建評標委員會,其成員由工程技術(shù)、市場、商貿(mào)、法律等方面的專家和招標機構(gòu)、招標委托方的代表組成。
22.2 評標期間,希望投標方派代表參加詢標。
23 投標文件響應(yīng)性的確定
23.1 開標后,招標方將組織審查投標文件是否完整,是否有計算錯誤,要求的保證金是否已提供,文件是否恰當?shù)睾炇?。如果單價與總價有出入,以單價為準;若文字大寫表示的數(shù)據(jù)與數(shù)字表示的有差別,則以文字大寫表示的數(shù)據(jù)為準。若投標方拒絕接受上述修正,其投標將被拒絕。
23.2 在對投標文件進行詳細評估之前,招標方將依據(jù)投標方提供的資格證明文件審查投標方的財務(wù)、技術(shù)和管理能力。如果確定投標方無資格履行合同,其投標將被拒絕。
23.3 招標方將確定每一投標是否對招標文件的要求作出了實質(zhì)性的響應(yīng),而沒有重大偏離。實質(zhì)性響應(yīng)的投標是指投標文件符合招標文件的所有條款、條件和規(guī)定且沒有重大偏離或保留。
23.4 招標方判斷投標文件的響應(yīng)性僅基于投標文件本身而不靠外部證據(jù)。
23.5 招標方將拒絕被確定為非實質(zhì)性響應(yīng)的投標,投標方不能通過修正或撤銷不符之處而使其投標成為實質(zhì)性響應(yīng)的投標。
23.6 招標方將允許修改投標中不構(gòu)成重大偏離的微小的、非正規(guī)、不一致或不規(guī)則的地方。
24 投標文件的澄清
24.1 為了有助于對投標文件進行審查、評估和比較,招標方有權(quán)向投標方質(zhì)疑,請投標方澄清其投標內(nèi)容。投標方有責任按照招標方通知的時間、地點指派專人進行答疑和澄清。
24.2 重要澄清的答復(fù)應(yīng)是書面的,但不得對投標內(nèi)容進行實質(zhì)性修改。
25 對投標文件的評估和比較
25.1 招標方及其組織的評標委員會將對實質(zhì)性響應(yīng)的投標文件進行評估和比較。
25.2 評估時除考慮投標價以外,還將考慮物業(yè)管理服務(wù)的質(zhì)量、物業(yè)管理企業(yè)的信譽和物業(yè)管理方案的先進程度等因素。
26 評標原則及方法
26.1 對所有投標方的投標評估,都采用相同的程序和標準。
26.2 評標嚴格按照招標文件的要求和條件進行。
26.3 在評標時按下列程序確定最低評標價標:
(1)開標后,將對實質(zhì)性響應(yīng)的投標報價分別與標底價比較,并按其報價的合理程度給予打分,合理性越強則得分越高。
(2)在第一次打分的基礎(chǔ)上,根據(jù)第25條考慮因素,對投標進行第二次打分,服務(wù)質(zhì)量越高,管理方案越先進,則得分就越高。
(3)將兩次打分分別與商務(wù)評審權(quán)權(quán)數(shù)和技術(shù)評審權(quán)權(quán)數(shù)加權(quán)求出總得分,最高得分者即系最低評標價標。
27 保密
27.1 有關(guān)投標文件的審查、澄清、評估和比較以及有關(guān)授予合同的意向的一切情況都不得透露給任一投標方或與上述評標工作無關(guān)的人員。
27.2 投標方不得干擾招標方的評標活動,否則將廢除其投標。
f 授予合同
28 定標準則
28.1 合同將授予其投標符合招標文件要求,并能圓滿地履行合同的、對買方最為有利的最低評標價標的投標方。
28.2 最低報價不是被授予合同的保證。
29 資格最終審查
29.1 招標方將審查最低評標價標的投標方的財務(wù)、技術(shù)、管理能力及信譽,確定其是否能圓滿地履行合同。
29.2 如果確定該投標方無條件圓滿履行合同,招標方將對下一個最低評標價標的投標方資格作出類似的審查。
30 接受和拒絕任何或所有投標的權(quán)力
30.1 招標方在授予合同之前仍有選擇或拒絕任何或全部投標的權(quán)力,并對所采取的行為不作任何解釋。
31 中標通知
31.1 評標結(jié)束15日內(nèi),招標方將以書面形式發(fā)出中標通知書,但發(fā)出時間不超過投標有效期。中標通知書一經(jīng)發(fā)出即發(fā)生法律效力。
31.2 招標方在收到中標方提交的履約保證金后,將向落標的投標方發(fā)出落標通知書,并退還其投標保證金。
31.3 中標通知書將作為簽訂合同協(xié)議書的依據(jù)。
32 授予合同時變更數(shù)量的權(quán)力
32.1 招標方在授予合同時有權(quán)對“項目一覽表”中規(guī)定的項目規(guī)模或工作量予以增減。
33 合同協(xié)議書的簽署
33.1 中標方按中標通知書指定的時間、地點與開發(fā)商或業(yè)主委員會按指定的協(xié)議書格式簽訂合
同協(xié)議書(見附件7)。
33.2 招標文件、中標方的投標文件及其澄清文件,均為簽訂合同協(xié)議書的依據(jù)。
34 履約保證金
34.1 合同簽訂后30天內(nèi),中標方須根據(jù)合同條款的規(guī)定按招標文件附件8格式向甲方提交履約保證金。
35 中標服務(wù)費
35.1 中標方須向招標方按如下標準和規(guī)定交納中標服務(wù)費:
(1)以中標通知書中確定的中標總金額作為收費的計算基數(shù)。
(2)中標服務(wù)費為中標總金額的1.5%。
(3)中標服務(wù)費幣種與中標簽訂合同的幣種相同,或以人民幣支付(按開標日中國銀行公布匯率賣出價折算)。
第四部分 合同一般條款
1 定義
1.1 “合同”系指甲方和乙方(簡稱合同雙方)已達成的協(xié)議,即由雙方簽訂的合同格式中的文件,包括所有的附件、附錄和組成合同部分的所有其他文件。
1.2 “合同價格”系指根據(jù)合同規(guī)定,在乙方全面正確地履行合同義務(wù)時應(yīng)支付給乙方的款項。
1.3 “甲方”系指通過招標方式,接受合同服務(wù)的開發(fā)商或業(yè)主委員會。
1.4 “乙方”系指中標后提供合同服務(wù)的物業(yè)管理企業(yè)或單位。
2 適用范圍
2.1 本合同條款僅適用于本次招標活動。
3 技術(shù)規(guī)格和標準
3.1 本合同項下所提供服務(wù)的技術(shù)規(guī)格和標準應(yīng)與本招標文件技術(shù)規(guī)格規(guī)定的標準相一致。
4 委托管理期限
年。即自年月日起至年月日止。
5 價格
5.1 除非合同中另有規(guī)定,乙方為其所提供物業(yè)管理服務(wù)而要求甲方支付的金額應(yīng)與其投標報價一致。
6 索賠
6.1 乙方對所提供服務(wù)與合同要求不符負有責任,并且甲方已于合同規(guī)定的委托管理期內(nèi)提出索賠,乙方應(yīng)按甲方同意的下述一種或多種方法解決索賠事宜:
(1)乙方同意甲方取消其不符要求的服務(wù)項目,退還已經(jīng)收取的該類項目的物業(yè)管理費、傭金和酬金。
(2)對于情節(jié)輕微的,經(jīng)雙方同意可降低該類項目的物業(yè)管理服務(wù)價格。
(3)對于情節(jié)嚴重,造成甲方損失金額巨大的,同意甲方終止全部委托管理合同,并賠償甲方因此造成的損失。
6.2 如果甲方提出索賠通知后30天內(nèi)乙方未能予以簽復(fù),該索賠應(yīng)視為已被乙方接受。若乙方未能在甲方提出索賠通知的30天內(nèi)或甲方同意的更長一些的時間內(nèi),按甲方同意的上述任何一種方式處理索賠事宜,甲方將從議付款或乙方提供的履約保證金中扣回索賠金額,同時保留進一步要求賠償?shù)臋?quán)利。
7 不可抗力
7.1 簽約雙方任一方由于受諸如戰(zhàn)爭、嚴重火災(zāi)、洪水、臺風、地震等不可抗力事故的影響而不能執(zhí)行合同時,履行合同的期限應(yīng)予以延長,則延長的期限應(yīng)相當于事故所影響的時間。不可抗力事故系指甲乙雙方在締結(jié)合同時所不能預(yù)見的,并且它的發(fā)生及其后果是無法避免和無法克服的事故。
7.2 受阻一方應(yīng)在不可抗力事故發(fā)生后盡快用電報或傳真通知對方,并于事故發(fā)生后14天內(nèi)將有關(guān)當局出具的證明文件用特快專遞或掛號信寄給對方審閱確認。一旦不可抗力事故的影響持續(xù)120天以上,雙方應(yīng)通過友好協(xié)商在合理的時間內(nèi)達成進一步履行合同的協(xié)議。
8 履約保證金
8.1 乙方應(yīng)在合同簽訂后30天內(nèi),向甲方按合同貨幣提交合同總價10%的履約保證金,履約保證金的有效期至合同有效期滿。履約保證金應(yīng)由以下銀行開具:
(1)中國銀行,或。
(2)根據(jù)國外銀行給中國銀行的反保函,由中國銀行開具,或。
(3)在中國境內(nèi)營業(yè)的其他銀行。
8.2 乙方提供的履約保證金按規(guī)定格式以銀行保函的形式提供,與此有關(guān)的費用由乙方負擔。
8.3 如果乙方未能按合同規(guī)定履行其義務(wù),甲方有權(quán)從履約保證金取得補償。
9 爭議的解決
9.1 在執(zhí)行合同中發(fā)生的或與本合同有關(guān)的爭端,雙方應(yīng)通過友好協(xié)商解決,經(jīng)協(xié)商在60天內(nèi)不能達成協(xié)議時,應(yīng)提交仲裁。
9.2 提交正式仲裁的爭端屬涉外的,應(yīng)在北京或在中國國內(nèi)其他地點內(nèi)指定的國際經(jīng)濟仲裁委員會根據(jù)該委員會的仲裁程序或規(guī)則予以最終裁決。
9.3 合同雙方均為國內(nèi)法人的,其爭端的仲裁應(yīng)由當?shù)毓ど绦姓?/p>
理局根據(jù)其仲裁程序和暫行規(guī)則進行。
9.4 仲裁裁決應(yīng)為最終決定,并對雙方具有約束力。
9.5 除另有裁決外,仲裁費應(yīng)由敗訴方負擔。
9.6 在仲裁期間,除正在進行仲裁部分外,合同其他部分繼續(xù)執(zhí)行。
10 合同終止
10.1 本合同期限為年。合同到期甲乙雙方均未提出新的意向,合同自行終止。合作期內(nèi)任何一方不得擅自停止協(xié)議,否則應(yīng)負擔所造成的一切損失。如一方因故需終止合同,必須提前三個月書面通知另一方,經(jīng)雙方達成一致意見后,方可終止。
10.2 出現(xiàn)下列情況時合同自動終止:
(1)發(fā)生不可抗力時。
(2)一方不履行合同條款,造成另一方無法執(zhí)行合同協(xié)議,協(xié)商又不能求得解決。合同終止,責任方賠償損失。
(3)物業(yè)被征用或甲方破產(chǎn)。
11 合同修改
11.1 對于合同的未盡事宜,需進行修改、補充和完善的,甲乙雙方必須就所修改的內(nèi)容簽訂書面的合同修改書,作為合同的補充協(xié)議。
12 適用法律
12.1 本合同應(yīng)按中華人民共和國國的法律解釋。
13 主導(dǎo)語言與計量單位
13.1 合同應(yīng)以中文或英文書寫。甲乙雙方所有的來往信函以及與合同有關(guān)的文件均應(yīng)以中文或英文書寫。
13.2 除技術(shù)規(guī)格另有規(guī)定外,計量單位均使用中華人民共和國國法定計量單位。
14 合同份數(shù)
14.1 本合同正本連同附件共____頁,一式三份,甲乙雙方及物業(yè)管理主管部門(備案)各執(zhí)一份,具有同等法律效力。
15 合同生效
15.1 除非合同中另有說明,本合同經(jīng)雙方簽字蓋章,并在甲方收到乙方的履約保證金后,即開始生效。
第五部分 合同特殊條款
具體條款(略)。
合同特殊條款是合同一般條款的補充和修改。如果兩者之間有抵觸,應(yīng)以特殊條款為準。
第六部分 附件
附件1
投 標 書
合同名稱:
致 業(yè)主:
先生們:
1.在考察了物業(yè)現(xiàn)場和研究了上述項目的投標人須知、合同條款、技術(shù)規(guī)格、圖紙以及第 號至第 號補充通知或修改書后,我方愿以人民幣 元(大寫)(rmb 元)的總價或上述招標文件確定(算術(shù)上的核實與改正后)的另一金額,按招標文件的要求,承擔上述項目的全部物業(yè)管理工作。
2.如果貴方接受我方投標,我方保證在接到項目開工的指令后天開工,并在招標文件規(guī)定的期限內(nèi)完成合同規(guī)定的全部工作。
3.我方同意在從規(guī)定的遞交標書截止之日起天內(nèi)遵守本投標。在該期限滿期之前,本投標對我方始終有約束力,并可隨時被接受。
4.在正式合同協(xié)議制定和簽署之前,本投標書連同貴方的中標通知書應(yīng)成為約束貴、我雙方的合同。
5.我方理解,貴方不一定接受最低報價的投標或其他任何你們可能收到的投標。
年月日
簽字:
姓名:
以資格經(jīng)授權(quán)并代表簽署標書。
投標人地址:
證人:
簽字:
姓名:
所在單位及地址:
職務(wù):
附件2
授 權(quán) 書
根據(jù)本文件宣布,簽名人(姓名)、(職務(wù))、(公司名稱)、(公司注冊地點)合法授權(quán)代表上述公司,特此任命在下面簽字的(姓名)、(職務(wù))、(公司名稱)為正式和合法的代理人,并授權(quán)該代理人在有關(guān)(項目名稱)的投標方面,以該公司的名義代表該公司簽署投標書,進行談判,簽署合同和處理一切與此有關(guān)的必要事務(wù)。
現(xiàn)分別在下面簽字以資證明。
年月日
授權(quán)人簽字:
代理人簽字:
公證人簽字:
公證人姓名:
公證人地址:
公證人職務(wù):
附件5
投標人資格的證明文件
投標人概況
1. 投標人的身份證明
第2篇 監(jiān)理部策劃文件編制審批管理規(guī)定
為了確保監(jiān)理項目部監(jiān)理技術(shù)資料的及時性、符合性和完整性,加強工程技術(shù)資料的儲備管理,努力提高監(jiān)理服務(wù)水平,根據(jù)監(jiān)理項目部的實際情況并依據(jù)《國家電網(wǎng)項目部監(jiān)理項目部標準化工作手冊》、《吉林省電力建設(shè)監(jiān)理有限責任公司管理規(guī)定》等有關(guān)規(guī)定,制定本規(guī)定:
1.《建設(shè)監(jiān)理規(guī)劃》、《創(chuàng)優(yōu)監(jiān)理實施細則》由總監(jiān)理工程師主持編寫、專業(yè)監(jiān)理工程師參與編寫。編寫的內(nèi)容要結(jié)合所監(jiān)理工程的特點和難點進行編寫,不能簡單復(fù)制和抄寫。編寫完成后報公司審查,并根據(jù)公司審查意見修改、完善后最終報公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準。
2.《建設(shè)標準強制性條文執(zhí)行計劃》由監(jiān)理項目部總監(jiān)理工程師主持編寫、專業(yè)監(jiān)理工程師編寫。編寫完成后報監(jiān)理項目部總監(jiān)審批。
3.《專業(yè)監(jiān)理實施細則》、《安全監(jiān)理工作方案》、《監(jiān)理旁站方案》、《監(jiān)理項目部專項現(xiàn)場應(yīng)急處理預(yù)案》等專業(yè)性文件由各專業(yè)監(jiān)理工程師編寫,并由總監(jiān)理工程師審核批準。
第3篇 花城管理處文件編制管理規(guī)定
四季花城管理處文件編制管理規(guī)定
1.目的
規(guī)范管理處對內(nèi)、對外的各類文件管理,統(tǒng)一文件格式,便于存檔及查閱。
2.范圍
四季花城管理處
3.方法和過程控制
3.1管理處任何崗位根據(jù)工作需要編制的各類文件必須經(jīng)管理處經(jīng)理審批或簽署后方可發(fā)送;
3.2各類正式文件必須有編號,編號由管理處資料管理員統(tǒng)一登記編排;
3.3所有文件必須嚴格按照公文書寫統(tǒng)一格式進行編寫;
標題(三號黑體字)
gzwy(花城)[2000]00_(小四號黑體字)
正文:
_____________________________ (四號宋體)
公司全稱
管理處
簽署:
日期
3.4各類文件打印初稿須經(jīng)資料管理員審核后,打印正稿,經(jīng)管理處經(jīng)理審批或簽署后,加蓋管理處公章方可張貼、公布、發(fā)放,原件一律交資料室存檔。
3.5電腦及軟盤文件、資料由資料室統(tǒng)一分類管理,任何人未經(jīng)允許不得在電腦及軟盤內(nèi)設(shè)立個人文件夾或存儲私人文件,軟盤內(nèi)管理處收發(fā)文件由資料室分類存儲并保管,管理處各業(yè)務(wù)部門軟盤文件由主管人員負責保管,軟盤寫滿后交回資料室保存。
3.6為防止電腦染上病毒,任何人不得在電腦內(nèi)使用私人軟盤。
