合同流程管理制度3篇

本制度旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的合同管理流程，確保合同簽訂、執(zhí)行和終止的全過程高效、合規(guī)。具體內(nèi)容包括：

1. 合同立項與審批

2. 合同起草與審查

3. 合同談判與簽署

4. 合同履行與監(jiān)控

5. 合同變更與解除

6. 合同糾紛處理

7. 合同歸檔與保密

包括哪些方面

1. 管理職責：明確各部門在合同管理中的角色和責任。

2. 流程規(guī)定：詳細描述合同從起草到結(jié)束的每一步操作步驟。

3. 法律合規(guī)：強調(diào)合同內(nèi)容需符合法律法規(guī)，避免法律風險。

4. 內(nèi)部控制：設(shè)定審批權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的合同簽署。

5. 信息管理：規(guī)定合同文檔的存儲、檢索和保密措施。

重要性

合同流程管理對于企業(yè)運營至關(guān)重要，它：

1. 保障企業(yè)權(quán)益：通過規(guī)范流程，降低合同風險，保護企業(yè)利益。

2. 提升效率：標準化流程能減少溝通成本，提高合同處理速度。

3. 遵守法規(guī)：避免因合同問題引發(fā)的法律糾紛，維護企業(yè)形象。

4. 增強協(xié)作：明確職責，促進部門間協(xié)調(diào)，確保合同執(zhí)行順暢。

方案

1. 立項與審批：業(yè)務(wù)部門提出合同需求，法務(wù)部門進行初步審查，提交管理層審批。

2. 起草與審查：由法務(wù)部門負責起草，相關(guān)部門參與，確保合同內(nèi)容全面、準確。

3. 談判與簽署：業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)，法務(wù)部門提供法律支持，經(jīng)審批后正式簽署。

4. 履行與監(jiān)控：設(shè)立專人跟蹤合同執(zhí)行，及時報告異常情況。

5. 變更與解除：任何合同變更均需書面形式，經(jīng)原審批流程審批。

6. 糾紛處理：發(fā)生糾紛時，立即啟動應(yīng)急機制，由法務(wù)部門主導(dǎo)解決。

7. 歸檔與保密：合同原件及所有相關(guān)文件應(yīng)妥善保管，定期進行保密審查。

實施本制度時，需結(jié)合企業(yè)實際情況靈活調(diào)整，定期評估效果，確保合同流程管理制度的持續(xù)改進和優(yōu)化。全體員工應(yīng)理解和遵守，共同維護企業(yè)的合法權(quán)益。

合同流程管理制度范文

第1篇 對外簽訂合同流程管理規(guī)定

對外簽訂合同流程管理的規(guī)定

為了加強對外簽訂合同的管理,保證合同的合法有效,避免市場經(jīng)濟中的風險,有效地防止和減少集團公司的下屬公司在房地產(chǎn)開發(fā)經(jīng)營和建設(shè)工程承包項目中可能發(fā)生的經(jīng)濟損失,特制定本規(guī)定,希各公司嚴格遵照執(zhí)行。

一、簽訂合同前的準備

1、公司經(jīng)辦人必須要求對方當事人提供營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證明復(fù)印件進行核實,并了解其誠信、履約能力;對方是公民的,要求提供身份證及復(fù)印件進行核實。

2、公司經(jīng)辦人請合同管理員在公司網(wǎng)絡(luò)上下載打印有關(guān)合同文本底稿,并結(jié)合對方當事人提供的合同文本,與對方當事人協(xié)商、修改、確認合同條款。

3、合同一般應(yīng)當包括以下內(nèi)容:

〔1〕當事人的名稱、姓名和住所;

〔2〕標的、數(shù)量;

〔3〕質(zhì)量、質(zhì)量標準、異議期、質(zhì)保期;

〔4〕價款或者報酬;

〔5〕履行期限、地點和方式;

〔6〕違約責任;

〔7〕解決爭議的方法;一般情況下約定由公司住所地人民法院管轄。

4、與對方當事人協(xié)商修訂合同中,必須注意以下事項:

〔1〕對方當事人的名稱和住所必須準確、清楚;

〔2〕合同對標的的約定應(yīng)明確無誤。標的物的名稱、型號、規(guī)格、品種、等級、花色、數(shù)量等要具體;對不易確定的無形財產(chǎn)(如商標、專利、技術(shù)秘密等)、勞務(wù)、工作成果等盡量描述準確明白。

〔3〕質(zhì)量:國家有強制牲標準的,首先必須按國家標準執(zhí)行;其次按行業(yè)標準、企業(yè)標準執(zhí)行;無國家標準和行業(yè)標準的,當事人雙方也可以在合同中約定質(zhì)量標準。

合同中必須約定質(zhì)量保證期,一般不低于兩年;國家、行業(yè)有規(guī)定的適用國家行業(yè)規(guī)定。

合同中可以約定質(zhì)量檢驗方法、質(zhì)量異議期,質(zhì)量異議期盡量延長時間,力爭與質(zhì)量保證期一致。

〔4〕合同價款。在與對方當事人協(xié)商修訂合同時,合同的價款應(yīng)得到公司核算員及有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)的批準。

〔5〕合同履行期限、地點和方式應(yīng)當具體明確。涉及到公司對外給付價款義務(wù)的,應(yīng)參照公司財務(wù)規(guī)定執(zhí)行,留有較充分的時間余地,盡量避免我公司違約。如因特殊情況,付款期限與公司財務(wù)規(guī)定不一的,應(yīng)事先征求財務(wù)部門意見,可適當予以調(diào)整。

〔6〕違約責任是保證合同履行的重要條款,在合同中一般采用定金、違約金、賠償損失的責任形式,不應(yīng)采用罰款的形式。

合同中約定我公司違約責任的,可采用下列表述方式:

a、按銀行同期貸款利率償付違約金;

b、賠償對方實際經(jīng)濟損失;

c、每天按合同總價款(或已付款額)萬分之1.84償付違約金;(依據(jù)銀行長期貸款利率上浮30%計算)

d、每天按銀行同期同類貸款逾期罰息計算違約金。

〔7〕我公司是建設(shè)方主體,因苗木裁種、養(yǎng)護,或者室內(nèi)裝飾裝璜,或者鋪設(shè)路面、路牙、護欄等零星工程需雇傭勞務(wù)工人,我公司可與被雇傭人直接簽訂勞務(wù)用工協(xié)議,明確雙方權(quán)利義務(wù);如我公司是承包方,除了簽訂上述勞務(wù)用工協(xié)議外,還可簽訂內(nèi)部工程承包協(xié)議,以規(guī)避轉(zhuǎn)包、分包的風險。

〔8〕如我公司與外公司合作,決定用某方名義投標、承接建設(shè)工程,雙方應(yīng)簽訂聯(lián)營協(xié)議。但聯(lián)營協(xié)議中應(yīng)回避掛靠、借用資質(zhì)等違法表述,可采用互為母子公司等形式,防范可能的風險。

5、經(jīng)與對方當事人對合同主要內(nèi)容協(xié)商一致后,經(jīng)辦人擬定正式合同文本底稿,交各公司合同管理員登記編號備查。

各公司合同管理員應(yīng)建立登記制度(登記簿登記或電腦登記均可),登記內(nèi)容中應(yīng)明確經(jīng)辦人或合同履行監(jiān)督人。

二、合同的審查批準和簽訂。

6、各公司合同管理員將合同登記編號后,依次將合同文本底稿報送公司分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理、集團公司法務(wù)室審核、審批。房地產(chǎn)開發(fā)公司的合同底稿最終由董事長審批簽發(fā)。

7、各公司的分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理,應(yīng)當依照本規(guī)定第一部分的要求審核審批合同,并對其負責。

8、公司法務(wù)室應(yīng)當從法律的角度審核合同底稿,并提供法律建議,供各公司總經(jīng)理參考。對一些明顯不符合國家法律法規(guī)規(guī)定,但在當前公司經(jīng)營中又暫時無法避免的、可能無效的合同,法務(wù)室應(yīng)從維護公司經(jīng)濟利益出發(fā),審核合同時盡量做到在法律允許的范圍內(nèi)避免或減少公司可能發(fā)生的經(jīng)濟損失;或以一較小的風險來回避更大的風險。

9、合同管理員對法務(wù)室審核合同中提出的法律建議,應(yīng)報各公司總經(jīng)理決定是否采納、修改

。

10、合同底稿按程序?qū)徍藢徟ǜ搴?合同管理員將合同底稿交還經(jīng)辦人;經(jīng)辦人制作正式合同文本,由雙方當事人簽字蓋章,并將合同底稿交集團公司內(nèi)勤存檔備案。各公司合同管理員應(yīng)留存一份合同復(fù)印件備查。

三、合同的履行。

11、合同經(jīng)雙方當事人簽名蓋章生效后,應(yīng)由經(jīng)辦人或各公司總經(jīng)理指定的專人負責監(jiān)督合同的履行;在合同履行期間,經(jīng)辦人或合同履行監(jiān)督人負有下列責任:

〔1〕收集保管合同履行中形成的所有書面文字、來往信函等資料;并在此項工作換人負責時,在各公司合同管理員處辦理合同材料交接手續(xù);由合同管理人對更換經(jīng)辦人進行變更登記,未辦變更登記手續(xù)的,經(jīng)辦人或接受人均可拒絕辦理交接手續(xù)。

〔2〕合同履行中發(fā)生違約行為或重大爭議時,及時向各公司總經(jīng)理匯報,并研究決定應(yīng)對措施。

〔3〕合同履行終結(jié),應(yīng)將合同和履行中形成的所有文字材料按時間順序裝訂成檔案,交各公司合同管理員審核。

12、公司財務(wù)部門對合同中的付款義務(wù)具有監(jiān)督權(quán)和按合同付款的職責,盡可能地避免我公司逾期付款的違約責任。

13、公司將設(shè)立檔案室,指定專人兼管,負責接受和保管各公司合同管理員歸檔的合同檔案。

14、合同履行中,經(jīng)辦人或合同履行監(jiān)督人應(yīng)按下列規(guī)定執(zhí)行:

(1)合同生效后,發(fā)現(xiàn)合同對質(zhì)量、價款或者報酬、履行地點等內(nèi)容沒有約定或者約定不明的,應(yīng)及時與對方當事人補充協(xié)議。

(2)合同生效后,發(fā)現(xiàn)我公司對訂立的合同有重大誤解,或合同顯失公平,或?qū)Ψ疆斒氯艘云墼p、脅迫手段或者乘人之危簽訂合同的,應(yīng)在知道后一年內(nèi)行使撤銷權(quán)。

(3)合同約定對方當事人應(yīng)先履行而未履行的,我公司有權(quán)拒絕其履行要求;合同約定雙方應(yīng)同時履行,對方未履行而要求我公司履行的,我公司有權(quán)拒絕其履行要求;合同約定我公司應(yīng)先履行的,但有確切證據(jù)證明對方:a、經(jīng)營狀況嚴重惡化的,b、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金、逃避債務(wù)的,c、喪失商業(yè)信譽或者有可能喪失履行能力的,我公司可中止履行合同,并及時書面通知對方。對方提供擔保時,我公司應(yīng)恢復(fù)履行。

(4)在合同履行期間,對方遲延履行主要債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的,經(jīng)我公司書面催告后在合理期限內(nèi)仍未履行,我公司應(yīng)按合同約定書面通知對方解除合同,并可追究對方的違約責任。

(5)買賣合同約定檢驗期的,我公司是買受人的,應(yīng)當在檢驗期內(nèi)檢驗,并立即將標的物的數(shù)量和質(zhì)量不符合約定的情形通知出賣人。沒有約定檢驗期間的,我公司應(yīng)當在發(fā)現(xiàn)或者應(yīng)當發(fā)現(xiàn)標的物的數(shù)量或者質(zhì)量不符合約定的合理期限內(nèi)或者收到標的物后的兩年內(nèi)通知出賣人。對標的物有質(zhì)量保證期的,適用質(zhì)量保證期,不適用兩年的規(guī)定。

(6)以樣品作為買賣合同質(zhì)量驗收標準的,我公司當時不知道樣品有隱蔽瑕疵,對方交付的標的物雖與樣品相同,我公司仍可主張對方交付的標的物應(yīng)當符合同種物的通常標準。

(7)勘察、設(shè)計合同,因質(zhì)量不符合要求或者未按照期限提交勘察、設(shè)計文件拖延工期給我公司造成損失的,我公司可以要求勘察、設(shè)計人繼續(xù)完善勘察、設(shè)計,減收或免收勘察、設(shè)計費并賠償損失。

(8)集團公司下屬公司之間簽訂的各類合同,也應(yīng)嚴格按本規(guī)定執(zhí)行。發(fā)生糾紛的,可由公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商解決;最終可上報集團公司請求協(xié)調(diào)解決。

(9)合同履行中與對方當事人發(fā)生糾紛的,應(yīng)準備完整的合同及履行資料和書面報告,向集團公司法務(wù)室咨詢;法務(wù)室在研究資料的基礎(chǔ)上,及時地提供書面法律意見,為各公司領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。

(10)合同履行中遇有緊急情形,需立即采取措施的,應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報后,邀請法務(wù)室人員參加會議,共同研究決定處理方案。

第2篇 房地產(chǎn)項目工程合同管理流程指引

項目工程合同管理流程(指引)

1.目的

明確工程合同編制、簽署、審批和執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)的操作要求,明確相關(guān)部門責任,避免經(jīng)濟糾紛和規(guī)避風險,保護公司利益。

2.適用范圍

適用于項目合作工程合同及工程開發(fā)過程中的各種重要的經(jīng)濟工程合同。

3.術(shù)語與定義

3.1工程合同文本是指公司與其它單位或部門之間簽署的工程合同文書(正本)及相關(guān)的法律文件(如合約對方的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人證明書等資料)。

4.職責

4.1總部-造價部

4.1.1負責編寫標準工程合同文本。

4.1.2負責簽署戰(zhàn)略采購協(xié)議和監(jiān)控項目公司備案合同。

4.2項目公司-造價部

4.2.1負責工程合同談判和起草工程合同文件。

4.2.2負責工程合同交底、存檔和報備。

4.2.3負責工程合同執(zhí)行中的內(nèi)部和外部溝通。

4.2.4負責對工程合同執(zhí)行情況進行評估和總結(jié),提出改進公司標準化工程合同的建議。

4.2.5負責按工程合同約定向工程合同單位提出違約索賠。

4.3項目公司-財務(wù)部

4.3.1負責審核付款條款合理性。

4.3.2負責發(fā)票處理方式和稅務(wù)條款合理性。

4.3.3審核工程合同的經(jīng)濟條款。

4.3.4依照工程合同規(guī)定,審查付款憑據(jù),辦理付款手續(xù);

4.3.5發(fā)現(xiàn)問題,及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。

4.4項目公司總經(jīng)理

4.4.1經(jīng)董事會授權(quán)的工程合同簽定及變更的審批權(quán)。

5.工作程序

5.1編制標準工程合同文本

5.1.1總部造價部負責組織編寫標準工程合同文本,并在全公司范圍內(nèi)統(tǒng)一參考使用;

5.1.2施工總包、監(jiān)理、勘察、樁基檢測、有線電視、電信、用水、用電、設(shè)計工程合同的行業(yè)示范版本經(jīng)相關(guān)部門審核通過后,最終由公司總裁批準生效;

5.1.3根據(jù)工程合同履行情況、政府法規(guī)政策調(diào)整、案例分析等結(jié)論,標準工程合同文本應(yīng)持續(xù)改進。

5.1.4公司總部及項目公司應(yīng)根據(jù)發(fā)展需要及各職能部門實際能力以《工程合同管理授權(quán)書》的方式進行工程合同經(jīng)辦及審批的授權(quán),授權(quán)范圍變更時,原授權(quán)書作廢。

5.2確定工程建設(shè)合作方

5.2.1工程建設(shè)單位選擇必須按照《工程采購管理流程》的有關(guān)規(guī)定來選擇;

5.2.2政府行為、行業(yè)壟斷的合作方可參加政府招投標或直接簽訂工程合同;其他需要與指定單位簽署工程合同的,需經(jīng)過公司招標委員會批準。

5.3工程合同談判和草擬

5.3.1工程合同由項目公司經(jīng)辦部門負責草擬,總部已制訂標準文本的,應(yīng)盡量采用標準合同文本;

5.3.2采用工程合同標準文本的,經(jīng)雙方協(xié)商,可以對標準條款進行修改,也可增加補充條款。

5.3.3政府有關(guān)部門有強制性規(guī)定,可采用所要求的工程合同文本;公司尚未制定或不宜采用工程合同標準文本的業(yè)務(wù),應(yīng)參照以往的工程合同或最相類似的工程合同標準文本或工程合同示范文本另行擬定工程合同。

5.4工程合同審批

5.4.1與供方商談一致后,經(jīng)辦部門按照工程合同審批表的要求,將草擬好的工程合同分別報部門經(jīng)理、法務(wù)人員等審核,各審核人應(yīng)在各自的職權(quán)范圍內(nèi)對工程合同提出書面或者口頭修改意見,經(jīng)辦部門根據(jù)修改意見整理出最終的工程合同文本,各審核部門根據(jù)最終的工程合同文本在工程合同審批表上簽署是否同意的意見。

5.4.2如審核部門對工程合同提出修改意見,經(jīng)辦部門必須重新組織與供方的洽商,必要時各意見提出部門均應(yīng)參加洽商,雙方取得一致后進行修改;

5.4.3不同性質(zhì)、類別和內(nèi)容的工程合同,審核程序可以有差異(工程合同的審核權(quán)限以《工程合同管理授權(quán)書》為準),所有非標準工程合同及標準工程合同修改條款均需有法務(wù)人員審核;

5.4.4所有涉及結(jié)算的工程合同均須經(jīng)造價部和公司法務(wù)人員審核。工程合同經(jīng)各部門審核同意后,報公司分管副總經(jīng)理批準。

5.5工程合同的簽署和下發(fā)

5.5.1工程合同擬稿必須經(jīng)過審批之后方可簽署;

5.5.2經(jīng)辦部門負責辦理工程合同簽章手續(xù);

5.5.3公司工程合同專用章應(yīng)設(shè)專人負責保管,除非公司法定代表人或者分管副總經(jīng)理簽字同意,否則不得向任何人出借;

5.5.4工程合同內(nèi)容在一頁以上的,應(yīng)在每頁加蓋騎縫章;

5.5.5工程合同一般應(yīng)由雙方同時簽字蓋章;不能同時簽字蓋章的,應(yīng)盡量避免我方先行簽字蓋章;對方簽字蓋章應(yīng)在我方報批審核程序結(jié)束之后進行。

5.5.5.1工程合同簽定時,法律事務(wù)管理員應(yīng)依據(jù)分管副總經(jīng)理的簽字時間,確定為合同生效和簽訂的時間。

5.5.6法律、法規(guī)規(guī)定工程合同應(yīng)當辦理批準、登記等手續(xù)生效的,或者需要登記備案的,經(jīng)辦部門應(yīng)當及時辦理有關(guān)手續(xù)。

5.5.7工程合同簽署后應(yīng)及時在《工程合同管理臺帳》內(nèi)登記。

5.5.8工程合同生效后,經(jīng)辦人應(yīng)及時將應(yīng)由公司持有的工程合同全部交資料室存檔,由檔案員根據(jù)工程合同的類別,復(fù)印下發(fā)至相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門;同時,需轉(zhuǎn)交一份原件予財務(wù)部門留存,財務(wù)部以此作為付款的依據(jù)。

5.6工程合同交底及履行

5.6.1造價部、工程技術(shù)部應(yīng)根據(jù)《工程招標管理流程》進行工程合同的交底。

5.6.1.1在工程合同簽定后兩周內(nèi),造價部、工程技術(shù)部須完成合同交底并形成書面會議紀要。

5.6.2工程合同訂立之后,工程技術(shù)部及項目部負責按工程合同要求對工程及其建設(shè)單位進行管理;財務(wù)部負責對工程合同的收、付款內(nèi)容進行監(jiān)督;法務(wù)人員及其他相關(guān)部門對工程合同的履行給予必要的協(xié)助;

5.6.3工程合同的履行過程中,造價部負責按《工程合同》有關(guān)要求對項目工程合同的執(zhí)行情況進行檢查;

5.6.4在工程合同當事人發(fā)生或可能發(fā)生違約時,或者發(fā)生與工程合同有關(guān)的爭議時,經(jīng)辦部門須及時向部門經(jīng)理報告并知會法務(wù)人員,經(jīng)辦部門不能與對方協(xié)商解決的,應(yīng)及時報法務(wù)人員,由法務(wù)人員請示主管領(lǐng)導(dǎo)決定依法采取何種措施;

5.6.5在工程合同履行過程中,需要對來往函件或者單據(jù)進行簽字的,具體經(jīng)辦人應(yīng)報部門經(jīng)理簽字;如需當場或立即簽字的,可由經(jīng)辦部門經(jīng)理書面授權(quán)的人員直接

簽字。但是,來往函件或者單據(jù)涉及工程合同變更、轉(zhuǎn)讓或者終止的,按照本規(guī)范關(guān)于工程合同變更、轉(zhuǎn)讓或者解除的有關(guān)規(guī)定進行。

5.7工程合同變更和轉(zhuǎn)讓

5.7.1合同訂立后,因客觀條件發(fā)生變化需要變更工程合同內(nèi)容的,或者對方提出變更要求的,經(jīng)辦部門應(yīng)及時向部門經(jīng)理請示,經(jīng)公司分管副總經(jīng)理同意變更的,始得變更,雙方應(yīng)書面對變更內(nèi)容進行確認,我方由經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)書面授權(quán)的人員簽字確認。對雙方當事人的權(quán)利義務(wù)進行重大變更的,應(yīng)當按照工程合同訂立的有關(guān)程序辦理報批,另行簽訂工程合同或補充工程合同。

5.7.2工程合同訂立后,對方當事人提出把工程合同的全部或者部分義務(wù)轉(zhuǎn)讓給第三人的,或者我方需要將工程合同的全部或者部分權(quán)利、義務(wù)轉(zhuǎn)讓給他人的,由經(jīng)辦部門按照工程合同訂立的有關(guān)程序辦理報批,另行簽訂工程合同或者補充工程合同。

5.7.3法律、法規(guī)規(guī)定變更、轉(zhuǎn)讓工程合同應(yīng)當辦理批準、登記等手續(xù)的,經(jīng)辦部門應(yīng)當及時辦理有關(guān)手續(xù)。

5.8工程合同解除

5.8.1工程合同當事人提出解除工程合同或因客觀條件發(fā)生變化(如不可抗力)需要解除工程合同的,參照工程合同訂立的有關(guān)程序辦理,雙方就工程合同解除另行簽訂工程合同或補充工程合同。

5.8.2工程合同一方當事人提出工程合同約定的解除工程合同條件成就,據(jù)此要求或通知或以其他方式解除工程合同的,經(jīng)辦部門應(yīng)立即報部門經(jīng)理并知會法務(wù)人員,以決定解約條件是否成就或解約方式是否有效。

5.9工程合同保管和銷毀

5.9.1一般工程合同公司要求有兩套完整原件,由公司資料室和財務(wù)部各持一份;

5.9.2所有招投標文件必須在公司資料室保存一套完整原件,如相關(guān)部門因工需要借用須履行借用審批手續(xù),或由資料室發(fā)放副本。

5.9.3工程合同的歸檔、保管、保密、使用、銷毀應(yīng)按《工程檔案管理作業(yè)指引》執(zhí)行。

6.支持性文件

6.1《工程檔案管理作業(yè)指引》

7.相關(guān)記錄

7.1《工程合同標準文本審批表》

7.2《工程合同對方情況調(diào)查表》

第3篇 公司合同管理工作流程

公司不管對于員工的勞動合同,還是公司員工與客戶間簽署的各種合作合同等,公司都要進行正規(guī)的管理,同時也要有詳細的管理流程,以下提供一些公司合同管理流程的資料,請參考。

公司的經(jīng)營管理行為除了內(nèi)部的會議、指示等之外,有很大一部分都體現(xiàn)為合同行為,尤其是公司與外部的市場主體就投資、合作、買賣、服務(wù)等開展的經(jīng)營行為都必須借助合同來約束和規(guī)范。因此規(guī)范合同管理流程,約束合同行為,對于防范法律風險,提升公司管理水平,促進公司健康發(fā)展有著不言而喻的重要意義。

一、合同行為及管理流程概述

公司的內(nèi)部的合同行為合同管理流程主要包括:合同文本草案的提出、審核、確認、簽署、執(zhí)行與存檔等環(huán)節(jié)與行為。

一般來說,合同管理流程由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人發(fā)起,由其負責提出或起草合同草案,同時對該合同行為的相關(guān)情況進行說明;然后交由公司業(yè)務(wù)主管經(jīng)理、公司法律顧問或法務(wù)主管分別對合同文本進行審核并出具意見;公司法定代表人或經(jīng)其授權(quán)的其他負責人綜合上述意見,確認合同的最終文本。

經(jīng)負責人確認的合同文本,根據(jù)具體情況,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提交給合同對方,或由公司領(lǐng)導(dǎo)簽署;合同文本提交對方后,對方若有修改,一般應(yīng)視為新的合同,需按上述流程重新審核。

最終未簽署的合同文本由公司領(lǐng)導(dǎo)決定留用或返歸業(yè)務(wù)經(jīng)辦人。

已簽署的合同,應(yīng)由公司合同管理人員統(tǒng)一負責存檔管理;業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門和經(jīng)辦人依照已生效的合同,嚴格執(zhí)行,完成公司業(yè)務(wù)。

二、合同的提出

合同的提出行為是整個合同管理流程中的發(fā)起環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人是發(fā)起環(huán)節(jié)的承擔者。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人根據(jù)公司業(yè)務(wù)的需要以及主管領(lǐng)導(dǎo)的指令,發(fā)起合同行為,提出合同文本,提交部門負責人審核。要指出的是,合同文本的提出不僅指業(yè)務(wù)經(jīng)辦人自行負責起草合同文本的行為,還應(yīng)包括合同對方提出合同文本的行為。

業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在提出合同前,應(yīng)按照公司相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和業(yè)務(wù)慣例進行充分的市場調(diào)研,必要時需經(jīng)過公司的詢價、或招投標等決策程序。

對于合同對方提出的合同文本或自行負責起草的文本,業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)重點關(guān)注:合同雙方、合同標的、價款與支付、違約責任等主要條款與結(jié)構(gòu)是否完備,雙方權(quán)利義務(wù)是否對等,用詞是否準確一致。

為提高整個合同行為和管理流程的效率,業(yè)務(wù)經(jīng)辦人將合同草案提交部門負責人審核時,應(yīng)同時將合同對方的主要情況、合同的目的、與核心內(nèi)容、可能的風險予以說明。

三、合同的審核

對于合同文本,負有審核責任的業(yè)務(wù)主管、法務(wù)主管或法律顧問人應(yīng)分別從交易的可行性和合理性、合法性、可能的風險、成立與生效、違約后果以及文字內(nèi)容等予以全面審核,并簽署明確的書面意見。

業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責人、公司主管經(jīng)理審核合同,必要時應(yīng)征詢包括財務(wù)門在內(nèi)的公司其他相關(guān)部門意見,業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門負責人且應(yīng)針對合同條款核實有關(guān)市場信息。

重大合同的簽訂,事前均需有法務(wù)主管或法律顧問的審核與意見。

審核的最后環(huán)節(jié)是公司負責人的確認。依流程審核確認的合同文本才可提交對方或簽署。

四、合同的簽署

合同須經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)的負責人簽字并蓋公章,方能成立。

公司法定代表人可根據(jù)公司管理制度、業(yè)務(wù)特性和業(yè)務(wù)規(guī)模,對某些特定合同的簽署權(quán)利授予其他負責人;該授權(quán)應(yīng)以書面文件為據(jù),授權(quán)文件應(yīng)明確授權(quán)事項(合同類別)、授權(quán)時限等。

五、合同的執(zhí)行與存檔管理

對于已簽署的合同,業(yè)務(wù)經(jīng)辦人和部門應(yīng)認真關(guān)注合同生效條件、生效時間,及時依照生效合同,實施相關(guān)業(yè)務(wù)。

在執(zhí)行合同過程中,業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門和經(jīng)辦人應(yīng)關(guān)注市場、公司和合同對方可能的重大情形變更,及時提出應(yīng)對方案;若對合同條款進行必要的變更,應(yīng)視為新合同行為,需流程進行相應(yīng)的審核和管理。

公司應(yīng)指定專人負責全公司所有合同的管理,已簽署合同原件統(tǒng)一歸公司合同管理人員存檔;合同復(fù)印件,根據(jù)情況需要留財務(wù)部和經(jīng)辦部門,部門負責人負責本部們的合同管理。

對于已簽署成立的合同,合同管理人員應(yīng)依次按照合同主體、業(yè)務(wù)類型、簽署時間、生效時間、是否履行完畢等標準進行分類歸檔;合同管理人員對合同的外借、查閱應(yīng)進行登記。

建立合同管理臺帳,并及時更新相關(guān)信息。除了反映上述合同主體、業(yè)務(wù)類型、簽署時間、生效時間等信息外,合同管理臺帳還應(yīng)包括:合同主要內(nèi)容、合同價款(金額)、履行進度、簽署人等;年底應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)提交該年度公司合同管理臺帳及說明報告。

公司各部門應(yīng)將合同執(zhí)行情況定期匯總至公司合同管理人員,并由其根據(jù)合同原件對公司各部門的合同執(zhí)行情況進行總結(jié)和分析,形成書面報告,報公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。