職能部門管理制度通知(5篇)

親愛的團(tuán)隊成員，

隨著公司的發(fā)展，我們的職能部門扮演著越來越重要的角色。為了提升管理效率，確保各部門運作有序，我們特此發(fā)布新的《職能部門管理制度通知》。本制度旨在明確職責(zé)，規(guī)范流程，提高協(xié)同效率，以期達(dá)成公司的戰(zhàn)略目標(biāo)。

包括哪些方面

1. 職責(zé)劃分：清晰界定每個部門及其崗位的職責(zé)范圍，確保工作有序進(jìn)行。

2. 決策流程：定義重大事項的決策程序，保證決策的科學(xué)性和及時性。

3. 溝通機(jī)制：建立有效的內(nèi)部溝通渠道，促進(jìn)部門間的協(xié)作與信息共享。

4. 績效評估：制定公正的績效評價體系，激勵員工發(fā)揮最大潛力。

5. 培訓(xùn)與發(fā)展：為員工提供持續(xù)學(xué)習(xí)和發(fā)展的機(jī)會，提升整體能力。

6. 問題解決：設(shè)定問題處理和反饋機(jī)制，及時解決工作中遇到的問題。

重要性

職能部門的有效管理是企業(yè)運行的基石。良好的管理制度能夠：

1. 提高工作效率：明確的職責(zé)分工和流程規(guī)范可以減少工作混亂，提高執(zhí)行效率。

2. 保障服務(wù)質(zhì)量：通過績效評估和持續(xù)培訓(xùn)，提升部門的服務(wù)質(zhì)量和專業(yè)水平。

3. 促進(jìn)團(tuán)隊協(xié)作：良好的溝通機(jī)制有助于部門間的信息流通，增強(qiáng)團(tuán)隊凝聚力。

4. 支持戰(zhàn)略實施：通過高效決策和問題解決機(jī)制，確保公司戰(zhàn)略得以順利執(zhí)行。

方案

1. 職責(zé)梳理：各部門負(fù)責(zé)人需重新審視并更新部門職責(zé)描述，確保與實際工作相符。

2. 流程優(yōu)化：針對現(xiàn)有工作流程進(jìn)行審查，提出改進(jìn)意見，形成標(biāo)準(zhǔn)化操作指南。

3. 建立例會制度：每周至少一次部門會議，每月一次跨部門協(xié)調(diào)會議，分享信息，解決問題。

4. 績效考核：人力資源部將與各部門合作，制定公平、透明的績效指標(biāo)，并定期進(jìn)行考核。

5. 培訓(xùn)計劃：各部門需制定年度培訓(xùn)計劃，報人力資源部審批后執(zhí)行，確保資源合理分配。

6. 設(shè)置問題反饋箱：鼓勵員工提出工作中遇到的問題，定期收集并解決。

請各部門認(rèn)真貫徹執(zhí)行本制度，共同營造一個高效、和諧的工作環(huán)境。如有疑問或建議，歡迎隨時向管理層反饋。讓我們共同努力，推動公司邁向新的輝煌。

敬請遵照執(zhí)行。

公司管理層

職能部門管理制度通知范文

第1篇 建筑公司下屬單位相關(guān)職能部門的職責(zé)和權(quán)限(管理體系)

建筑公司下屬單位相關(guān)職能部門的職責(zé)和權(quán)限(管理體系)

各單位可根據(jù)機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備情況,參照公司相關(guān)部門的職責(zé)和權(quán)限合理進(jìn)行職責(zé)和權(quán)限分配,以保持管理體系的有效運行。任何部門都需做到以下幾點:

----按管理體系文件的要求做好各項工作;

----對項目部進(jìn)行監(jiān)督檢查;

----做好對公司相關(guān)職能部門業(yè)務(wù)的接口工作;

----負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件和質(zhì)量記錄的控制;

----負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)系統(tǒng)的糾正預(yù)防措施的制定與實施。

第2篇 建設(shè)公司總部相關(guān)職能部門的職責(zé)和權(quán)限(管理體系)

建設(shè)公司總部相關(guān)職能部門的職責(zé)和權(quán)限(管理體系)

1各部門通用職責(zé)和權(quán)限

----按管理體系策劃的安排,負(fù)責(zé)相關(guān)管理體系文件的編制和修訂;

----參加管理評審,落實評審決定的與本部門有關(guān)的事項;

----做好本部門的文件、記錄控制;

----負(fù)責(zé)本業(yè)務(wù)系統(tǒng)糾正和預(yù)防措施的制定和實施。

2工程部

---主管全公司生產(chǎn)、安全、技術(shù)、質(zhì)量、環(huán)境、機(jī)械設(shè)備、文明施工、ci管理和計劃統(tǒng)計等工作;

---主管國家、行業(yè)、地方、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范、規(guī)程以及工程技術(shù)文件的控制;

---主管工程施工期間和交付后的顧客溝通和服務(wù),處理用戶的投訴,組織顧客滿意度測量;

---按分工權(quán)限負(fù)責(zé)會審施工組織設(shè)計和項目計劃;

---行使質(zhì)量、安全獎懲權(quán)和重大問題停工處置權(quán);

---負(fù)責(zé)組織編制重大質(zhì)量問題處理的技術(shù)方案,解決施工過程中的技術(shù)問題;

---按分工權(quán)限參加分部分項工程和單位工程質(zhì)量驗收評定和竣工驗收前的預(yù)驗工作,審核工程技術(shù)資料;

---負(fù)責(zé)地(市)、局及以上級評獎工程的申報工作;

----制定科技管理規(guī)劃和年度工作目標(biāo),掌握各單位的目標(biāo)完成情況;

---收集、存儲有關(guān)科技信息,推廣新技術(shù)、新工藝、新材料;

-----作好施工員、質(zhì)檢員、安全員、機(jī)械設(shè)備管理員的培訓(xùn)、考核取證等管理工作;

---按分工權(quán)限負(fù)責(zé)有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全法律法規(guī)的獲取、識別、發(fā)放與保存,并監(jiān)督貫徹執(zhí)行情況;

---負(fù)責(zé)重大環(huán)境、安全事故的現(xiàn)場調(diào)查及善后處理工作;

---負(fù)責(zé)與施工生產(chǎn)相關(guān)的危險源、環(huán)境因素的辨識評價,建立、更新危險源清單、環(huán)境因素清單、重要環(huán)境因素清單、重大危險源清單;

---負(fù)責(zé)對項目部的環(huán)境和職業(yè)安全健康管理監(jiān)督檢查工作;

---按分工權(quán)限負(fù)責(zé)制定公司的應(yīng)急預(yù)防措施。

3企管部

-----負(fù)責(zé)公司管理體系運行的管理工作

---組織管理手冊、程序文件的編寫、更改和發(fā)放管理工作;

----負(fù)責(zé)認(rèn)證機(jī)構(gòu)的認(rèn)證審核、監(jiān)督檢查、復(fù)評換證審核組織準(zhǔn)備及

聯(lián)絡(luò)工作;

----參與制定并貫徹實施公司管理方針和管理目標(biāo);

----協(xié)助最高管理者和管理者代表召開管理評審會議, 匯總管理評審內(nèi)容并整理形成管理評審報告,跟蹤驗證糾正措施的實施效果;

----組織公司內(nèi)部管理體系審核;

----負(fù)責(zé)內(nèi)審員、計量員的培訓(xùn)、考核、取證、推薦等管理工作;

----主管糾正預(yù)防措施的制定、實施和跟蹤驗證;

----協(xié)助法律事務(wù)部確認(rèn)法律、法規(guī)清單,協(xié)助工程部確認(rèn)環(huán)境因素清單和危險源清單

----籌劃企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略與管理專題調(diào)研;

----負(fù)責(zé)企業(yè)改革改制工作;

----協(xié)助工程部管理項目計劃;

---負(fù)責(zé)計量確認(rèn)體系運行管理工作;

----負(fù)責(zé)公司全面質(zhì)量管理及qc小組活動的管理, 組織公司級qc成果的發(fā)布,和向上級有關(guān)部門的申報、發(fā)布工作。

4科技部

----負(fù)責(zé)公司科技管理;

----負(fù)責(zé)公司網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、運營與維護(hù);

----負(fù)責(zé)建立完善公司信息管理平臺;

----負(fù)責(zé)計算機(jī)(含耗材)、外購軟件的定型招標(biāo)、采購管理與維護(hù);

----開發(fā)與企業(yè)管理、工程管理相關(guān)的軟件。

5人力資源部

---按分工權(quán)限組織制定《崗位工作人員任職資格》,配備各類管理人員;

---負(fù)責(zé)制定人力資源規(guī)劃,編制年度人力資源需求計劃;

---負(fù)責(zé)編制年度培訓(xùn)計劃并組織培訓(xùn)和考試;

----組織、指導(dǎo)、實施管理人員績效考核、考察或業(yè)績評定;

----參與安全事故的調(diào)查負(fù)責(zé)傷殘鑒定及善后處理;

----主管職工社會保險工作;

----負(fù)責(zé)公司職工戶籍管理工作。

6辦公室

---匯總編制年度工作要點,下達(dá)年度綜合管理目標(biāo);

----及時向相關(guān)部門傳遞信息,包括上級主管部門的文件、函件、電話以及公司領(lǐng)導(dǎo)的工作安排和顧客的文件、函件、電話、反饋信息、報怨和投訴等;

----協(xié)調(diào)部門單位之間的工作關(guān)系;

---主管行政性文件,負(fù)責(zé)公司各項管理制度、規(guī)定及其他支持性文件編號、發(fā)布工作;

---負(fù)責(zé)外來文件的獲取、歸檔、發(fā)放和管理的控制;

---負(fù)責(zé)企業(yè)檔案管理工作;

----負(fù)責(zé)公司總部治安、保衛(wèi)、消防、綜合治理的監(jiān)督管理工作;

---負(fù)責(zé)公司人武防空工作;

---負(fù)責(zé)公司總部環(huán)境和職業(yè)安全健康的管理工作。

7市場營銷部

----擬定年度經(jīng)營工作目標(biāo),掌握各單位經(jīng)營目標(biāo)完成情況;

---負(fù)責(zé)市場開拓,跟蹤工程信息;

---市場營銷工作中向顧客宣傳公司管理方針和體系運行情況,提高公司社會信譽(yù);

---及時向相關(guān)部門反饋顧客意見。

8市場管理部

---及時建立、更新、充實公司經(jīng)營資料庫;

---負(fù)責(zé)營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)等級證書和重合同守信用證書的申報、年檢及內(nèi)部使用協(xié)調(diào)管理等工作;

---負(fù)責(zé)投標(biāo)工程的可行性分析;

---編制顧客考察資料、資格預(yù)審文件、投標(biāo)書綜合標(biāo);

---負(fù)責(zé)標(biāo)書匯總、裝訂、送標(biāo)、開標(biāo)工作;

---負(fù)責(zé)經(jīng)營報表的編制和匯總;

---按分工權(quán)限進(jìn)行合同評審。

9 投標(biāo)中心

----負(fù)責(zé)本部和重要工程的投標(biāo)報價及技術(shù)方案的編制工作;

----負(fù)責(zé)全公司投標(biāo)報價的管理;

----協(xié)助下屬單位工程投標(biāo);

---按分工權(quán)限參加招投標(biāo)文件的評審,明確顧客意圖和合同要求,并將有關(guān)信息傳遞到相關(guān)職能部門。

10 合約部

-----制定合約和勞務(wù)隊伍管理年度工作目標(biāo),掌握目標(biāo)完成情況;

-----洽談、簽訂工程承包和勞務(wù)分包合同、組織評審,并負(fù)責(zé)勞務(wù)費用條款的評審;

-----負(fù)責(zé)組織顧客合同評審(包括合同簽訂前和執(zhí)行過程中修改條款的評審);

-----主管工程分包和勞務(wù)隊伍的資質(zhì)審查、考核、選擇、管理;

-----負(fù)責(zé)全公司的預(yù)結(jié)算的管理工作,制定管理制度并監(jiān)督檢查。

11 物資部

----主管《物資控制程序》,負(fù)責(zé)物資管理;

----負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督物資招(議)標(biāo)采購的實施;

----負(fù)責(zé)下屬單位物資成本核算工作的檢查、考核和獎懲;

----負(fù)責(zé)地材管理;

----負(fù)責(zé)物資從業(yè)人員的培訓(xùn)、考核與管理。

12中心試驗室

----制定檢驗、試驗管理年度工作目標(biāo),掌握目標(biāo)完成情況;

----負(fù)責(zé)全公司試驗管理,按國家

的規(guī)范、規(guī)程、強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定進(jìn)行試驗工作,對出據(jù)的報告單負(fù)責(zé);

----協(xié)管工程監(jiān)視和測量;

----負(fù)責(zé)試驗從業(yè)人員的管理、培訓(xùn)考核工作。

13財務(wù)部

---負(fù)責(zé)全公司財務(wù)工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和考核;

---負(fù)責(zé)成本、投資及預(yù)算、資產(chǎn)核算、住房公積金、標(biāo)價分離、費用報銷等管理;

---負(fù)責(zé)為公司管理體系的實施與控制提供必要的資金;

---參加顧客合同和勞務(wù)分包合同評審;

---負(fù)責(zé)從業(yè)人員的培訓(xùn)考核、考試、取證及管理工作。

14法律事務(wù)部

----負(fù)責(zé)公司法律、法規(guī)的管理

----負(fù)責(zé)與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康和公司生產(chǎn)經(jīng)營管理有關(guān)的法律、法規(guī)、條例等的收集、識別、評價和確認(rèn),負(fù)責(zé)建立和更新公司法律法規(guī)清單;

----負(fù)責(zé)清欠、防欠及內(nèi)部法律咨詢服務(wù);

----負(fù)責(zé)公司內(nèi)外合同糾紛的處理及協(xié)調(diào)工作;

-----參與各類經(jīng)濟(jì)合同的簽訂和審核。

15 黨群工作部

----負(fù)責(zé)與管理體系運行有關(guān)的宣傳工作;

----負(fù)責(zé)企業(yè)精神文明、企業(yè)文化的建設(shè);

----負(fù)責(zé)企報的編輯與發(fā)行;

----負(fù)責(zé)企業(yè)政治思想工作的宣傳和教育;

----負(fù)責(zé)班子建設(shè)、組織建設(shè)、黨員和干部隊伍建設(shè)、共青團(tuán)建設(shè),機(jī)關(guān)總支業(yè)務(wù);

1 6工會

---貫徹國家及總工會有關(guān)職業(yè)健康安全的方針、政策,并監(jiān)督執(zhí)行,充分發(fā)揮群眾監(jiān)督在安全生產(chǎn)中的作用;

---對任何單位和個人違反職業(yè)健康安全法律、法規(guī)行為,有權(quán)檢舉和制止;

----關(guān)心職工職業(yè)健康安全條件的改善,加強(qiáng)女工保護(hù),參與做好傷亡事故的善后處理工作;

---負(fù)責(zé)有關(guān)職業(yè)健康安全信息的收集(如員工的抱怨等),并負(fù)責(zé)或監(jiān)督問題得到妥善解決。

17 審計監(jiān)察部

----負(fù)責(zé)企業(yè)經(jīng)營、財務(wù)審計;

----負(fù)責(zé)企業(yè)黨風(fēng)廉政建設(shè);

----負(fù)責(zé)企業(yè)政策紀(jì)律和效能檢查;

----負(fù)責(zé)黨員、管理人員違紀(jì)處理。

18 資金部

----負(fù)責(zé)資金調(diào)劑;

----負(fù)責(zé)信貸、擔(dān)保、保函、拆借、償還、結(jié)算;

----負(fù)責(zé)稅費籌劃與上繳;

----負(fù)責(zé)銀行賬戶管理

19 物業(yè)公司

----負(fù)責(zé)公司總部辦公及生活區(qū)的環(huán)境管理;

----做好辦公及生活后勤基地的安全管理工作;

第3篇 公司職能部門費用管理辦法實施細(xì)則

公司職能部門費用管理辦法實施細(xì)則

一、目的

為了保證公司正常運營,提高工作效率,特制定本辦法。

二、適用范圍

適用于公司職能部門。職能部門是指設(shè)立于公司總部內(nèi)為保證公司正常運營而服務(wù)于整個公司的常設(shè)部門(包括正常職能部門和費用歸口管理部門)。

三、預(yù)算執(zhí)行和管理

1、標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算部分:每季度最后一個月15日之前,各職能部門編制下季度預(yù)算,經(jīng)部門綜合平衡后報公司財務(wù)部審核,經(jīng)ceo批準(zhǔn)后,由財務(wù)部下達(dá)執(zhí)行。標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算由部門總額預(yù)算和科目單項預(yù)算組成,每一筆費用不得突破總額預(yù)算支出的同時也不得超科目單項預(yù)算。

2、預(yù)算外部分:指有預(yù)算但超預(yù)算支出的項目,這類項目是費用管控的重點。原則上各部門不允許有預(yù)算外費用發(fā)生,如有超預(yù)算支出,該費用發(fā)生部門可向財務(wù)部提出追加預(yù)算的申請,納入預(yù)算管理。如無法追加預(yù)算,并確實需要發(fā)生的費用可做為預(yù)算外費用處理,處理具體要求:

a、每一筆預(yù)算外支出部門要提供預(yù)算外報銷和支出的理由說明,由部門主管副總裁簽批后報財務(wù)部備案,財務(wù)部有權(quán)對提交的說明提出修正意見;

b、預(yù)算外借款和報銷應(yīng)在借款和報銷時提供經(jīng)部門主管副總裁簽批的支出理由說明呈ceo批復(fù),并在借款和報銷時做為附件提交給財務(wù)部,如無此說明財務(wù)部有權(quán)拒絕借款和報銷。

四、費用歸口管理

1、為便于費用的控制和管理,根據(jù)費用性質(zhì)和業(yè)務(wù)發(fā)生的情況,公司對部分費用項目進(jìn)行歸口管理,授權(quán)有關(guān)部門為費用歸口管理部門,各費用歸口管理部門對歸口管理的費用項目負(fù)責(zé)(具體負(fù)責(zé)項目參見費用類別)。

2、費用歸口管理部門:人力資源部、行政部、財務(wù)部。

3、費用歸口管理部門的責(zé)任:費用歸口管理部門負(fù)責(zé)編制匯總歸口費用預(yù)算,綜合平?后向財務(wù)部提出。在預(yù)算執(zhí)行中控制歸口費用的支出情況。具體負(fù)責(zé)情況如下:

a、人力資源部負(fù)責(zé)人力歸口費用的管理,對公司工資、福利費提出科學(xué)的預(yù)算,在預(yù)算執(zhí)行中嚴(yán)格費用支出的同時保持工資、福利費的激勵機(jī)制;

b、行政部負(fù)責(zé)行政歸口費用的管理,行政歸口費用多為維護(hù)公司正常辦公條件的支出項目,行政部須在保證公司正常辦公條件的同時以高效節(jié)約為原則提出費用預(yù)算,費用支出須盡量做到能夠定點的一定要定點,能夠合同管控的一定要合同管控,能夠集中支付的一定要集中支付;

c、財務(wù)部負(fù)責(zé)財務(wù)歸口費用的管理,財務(wù)部必須從公司的角度出發(fā)統(tǒng)一規(guī)劃提出費用預(yù)算,在嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算的同時保證費用支出具有長期效益。

4、各費用歸口部門須在預(yù)算執(zhí)行后定期對預(yù)算執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行分析,就預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題,提出改進(jìn)意見。

五、費用的審核及報銷

1、費用報銷分類:費用報銷主要分為預(yù)算內(nèi)費用報銷和預(yù)算外費用報銷兩類。

2、報銷程序:

a、報銷人員先將原始發(fā)票按類別分別用a4紙粘貼整齊,并在電腦上填制相關(guān)的付款申請單,打印簽字審批后,方可將完成審批手續(xù)的原始單據(jù)和填寫完整的付款申請單據(jù)整理好一并送交財務(wù)部;

b、費用發(fā)生部門須指定專人負(fù)責(zé)將報銷原始單據(jù)送交財務(wù)部,每天單據(jù)報銷起止時點為上午10:00--下午4:00;超過下午4:00后送交的單據(jù)自動順延至第二天;

c、財務(wù)部出納對收到簽批后的報銷單據(jù)進(jìn)行合法性審核后,將以電話的方式通知報銷人員領(lǐng)取報銷款及借款,(如報銷人員在公司有未歸還的借款,則支付時出納會以扣除借款后的余額支付)。

六、借款審批程序

1、借款人員應(yīng)在電腦上填制借款申請單,應(yīng)注明借款用途、借款金額,借款方式(現(xiàn)金借款或支票借款)、預(yù)計還款時間,經(jīng)授權(quán)人員審批后方可至財務(wù)部領(lǐng)取借款。

2、如需要大額現(xiàn)金借款(10000元以上含10000元),需提前一天告知財務(wù)主管,以防止庫存現(xiàn)金不足支付借款。

第4篇 物業(yè)管理處各職能部門職責(zé)描述

項目管理處各職能部門職責(zé)描述

物業(yè)管理處項目總經(jīng)理:

1、對公司總經(jīng)理負(fù)責(zé);

2、制定公司的經(jīng)營方針和目標(biāo),對該項目的重大事項進(jìn)行決策,報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施;

3、按權(quán)責(zé)利相匹配的原則,任命各層次負(fù)責(zé)人,實施透明式的系統(tǒng)管理;

4、主持該項目的深入經(jīng)營開發(fā);

5、傳達(dá)并對員工培訓(xùn)滿足業(yè)主和法律法規(guī)要求的重要性;

6、保持員工充分參與實現(xiàn)公司經(jīng)營總目標(biāo)內(nèi)部工作環(huán)境;

7、協(xié)助總經(jīng)理對公司組織構(gòu)架進(jìn)行策劃;

8、確保公司內(nèi)各部門/各崗位的職責(zé)、權(quán)限及其相互關(guān)系得到規(guī)定和溝通。

綜合管理部:

1、對項目總經(jīng)理負(fù)責(zé);

2、人力資源管理工作(含人員的招培訓(xùn)工作);

3、內(nèi)外進(jìn)行溝通;

4、內(nèi)外公文的處理及檔案的管理工作;

5、后勤保障工作;

6、公司庫房的管理工作。

服務(wù)管理部:

1、對項目總經(jīng)理負(fù)責(zé);

2、負(fù)責(zé)該項目的管理和服務(wù)的策劃、實施及各項維保修工作;

3、負(fù)責(zé)該項目的經(jīng)營業(yè)務(wù)的策劃、實施工作。

4、負(fù)責(zé)樓宇相關(guān)費用的收取,并將在收取物管費過程中收集到的信息、特別是針對物業(yè)管理費收費困難的根本原因進(jìn)行歸類分析,并及時按規(guī)定時間和渠道加以傳遞。

財務(wù)部:

1、協(xié)助該項目總經(jīng)理做好資金運作實施方案;

2、負(fù)責(zé)日常賬務(wù)工作的實施與管理;

3、負(fù)責(zé)對外財務(wù)相關(guān)工作的銜接。

第5篇 物業(yè)管理手冊之物業(yè)分公司職能部門設(shè)置

物業(yè)管理手冊:物業(yè)分公司職能部門設(shè)置

各物業(yè)分公司必須按本手冊規(guī)定設(shè)置職能部門,因當(dāng)?shù)厍闆r特殊,需要變更部門職能、部門名稱或新增職能部門時,必須事先呈報項目所在公司審核、管理公司物業(yè)管理部批準(zhǔn)。

本章節(jié)對行政人事部、品質(zhì)部、財務(wù)部、管理處必須具有的職能作了規(guī)定。各物業(yè)分公司的組織架構(gòu)及崗位設(shè)置必須遵守責(zé)任清晰、設(shè)置規(guī)范、機(jī)構(gòu)精簡、運作高效組織建設(shè)原則,可根據(jù)實際需要安排其它職能或設(shè)置其它職能部門(如工程部、物業(yè)部、經(jīng)營部等),根據(jù)這些職能劃分進(jìn)行機(jī)構(gòu)、崗位設(shè)置。如公司規(guī)模較小,可將部門職能設(shè)置在管理處,盡量精簡機(jī)關(guān)的行政機(jī)構(gòu)。

各物業(yè)分公司的體系文件應(yīng)根據(jù)本手冊規(guī)定,對組織架構(gòu)、部門、崗位職責(zé)有更細(xì)化的描述和規(guī)定。

組織機(jī)構(gòu)、部門及崗位設(shè)置須按本手冊要求獲得批準(zhǔn)。

1.行政人事部必要的工作職能

1.1溝通與協(xié)調(diào)

1)設(shè)置專責(zé)人員負(fù)責(zé)與管理公司物業(yè)管理部、項目所在公司對接溝通與協(xié)調(diào),及時傳達(dá)相關(guān)信息。

2)負(fù)責(zé)建立并實施本公司內(nèi)部員工的溝通與協(xié)調(diào)機(jī)制。

1.2目標(biāo)、計劃管理的落實

1)協(xié)助總經(jīng)理編制本公司年度工作計劃。

2)根據(jù)本手冊中的計劃管理要求落實業(yè)務(wù)工作計劃在各部門各崗位的運用。

3)監(jiān)督各部門、崗位計劃實施效果。

4)監(jiān)督各級主管人員對計劃的考核情況。

5)協(xié)助總經(jīng)理監(jiān)督各部門責(zé)任目標(biāo)完成情況,監(jiān)控本公司責(zé)任目標(biāo)完成進(jìn)度。

1.3其它常規(guī)業(yè)務(wù)參考如下

1)制訂并完善公司相關(guān)工作管理制度;

2)協(xié)助公司總經(jīng)理規(guī)劃并培育公司企業(yè)文化體系;

3)負(fù)責(zé)組織召集公司大會、行政辦公例會及各項專題會議;

4)負(fù)責(zé)公司行政文件的擬定、登記、發(fā)放、歸檔及公司印章的保管和使用;

5)負(fù)責(zé)公司工商執(zhí)照、資質(zhì)等級的申辦、年審、變更、補(bǔ)辦、注銷等工作;

6)負(fù)責(zé)公司車輛、辦公設(shè)備、員工餐廳(公司機(jī)關(guān))、員工宿舍等行政管理工作;

7)負(fù)責(zé)公司對外聯(lián)絡(luò)及宣傳;

8)負(fù)責(zé)員工的招聘、入職、離職、人事異動;

9)負(fù)責(zé)對人力資源進(jìn)行規(guī)劃、預(yù)測、信息收集及數(shù)據(jù)統(tǒng)計;

10)負(fù)責(zé)員工檔案的建立及勞務(wù)合同的管理;

11)負(fù)責(zé)公司員工考勤、工資、福利及保險管理工作;

12)負(fù)責(zé)公司行政檔案、行政文書的管理。

2.品質(zhì)部必要的工作職能

2.1建立、維護(hù)和改進(jìn)公司管理體系

1)根據(jù)本手冊要求協(xié)助總經(jīng)理建立和細(xì)化各方面的文件,形成完整的體系文件。

2)落實體系文件在各職能部門、崗位中運行。

3)組織內(nèi)部審核,協(xié)助總經(jīng)理進(jìn)行管理評審,具體配合物業(yè)管理部進(jìn)行監(jiān)督審核。

4)對于體系中發(fā)生的涉及管理公司物業(yè)管理部權(quán)限的問題應(yīng)及時通過行政人事部向管理公司物業(yè)管理部反映。

2.2負(fù)責(zé)實施品質(zhì)培訓(xùn)

1)編制總體培訓(xùn)計劃并組織落實。

2)監(jiān)督各部門、專業(yè)的培訓(xùn)實施情況。

3)對總體培訓(xùn)效果負(fù)責(zé)。

2.3負(fù)責(zé)質(zhì)量監(jiān)督與改進(jìn)

1)根據(jù)本手冊9.2要求落實三級檢查機(jī)制,具體負(fù)責(zé)實施本公司月檢,監(jiān)督周檢、日常檢查實施情況。

2)負(fù)責(zé)總體質(zhì)量統(tǒng)計分析,監(jiān)督、指導(dǎo)各專業(yè)的質(zhì)量統(tǒng)計分析。

3)負(fù)責(zé)糾正與預(yù)防措施的跟蹤驗證。

2.4方案的落實與調(diào)整

1)跟蹤被批準(zhǔn)的方案實施情況。

2)協(xié)助總經(jīng)理定期評審方案的適宜性,以及對方案進(jìn)行評審和調(diào)整。

2.5其它常規(guī)職能參考如下:

1)按照與公司簽訂的《目標(biāo)管理責(zé)任制》的要求完成本部門責(zé)任目標(biāo)。

2)負(fù)責(zé)本部門相關(guān)招標(biāo)工作,參與非工程類的業(yè)務(wù)分包、供方的評價與選擇。

3)負(fù)責(zé)定期分析顧客投訴信息,并組織重大投訴的處理。

4)負(fù)責(zé)組織顧客滿意度調(diào)查工作。

5)負(fù)責(zé)搜集物業(yè)行業(yè)法規(guī)及其它信息并及時反饋。

6)負(fù)責(zé)組織公司創(chuàng)優(yōu)評先活動。

3.財務(wù)部職能

3.1根據(jù)國家有關(guān)財經(jīng)法規(guī)、政策、制度,制定公司財務(wù)管理制度和會計核算辦法;

3.2按照與公司簽訂的《目標(biāo)管理責(zé)任制》的要求完成本部門責(zé)任目標(biāo);

3.3負(fù)責(zé)組織編制公司年度收支預(yù)算計劃;

3.4實行全面預(yù)算管理,組織和監(jiān)督各項資金的收支情況,保障資金供給;

3.5按月、季、年定期編制會計報表并按季度編寫財務(wù)情況說明書;

3.6定期開展經(jīng)濟(jì)活動分析,提出改進(jìn)意見,為總經(jīng)理決策提供真實可靠的會計信息;

3.7對公司各部門及下屬基層單位進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo);

3.8負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同的財務(wù)審核工作,參與供方的評價與選擇;

3.9負(fù)責(zé)公司成本控制和管理,并定期分析成本細(xì)項;

3.10負(fù)責(zé)組織經(jīng)濟(jì)合同的評審,建立合同臺帳;

3.11辦理現(xiàn)金收付和銀行結(jié)算業(yè)務(wù);

3.12負(fù)責(zé)公司采購的預(yù)、決算審核工作;

3.13負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)與低值易耗品管理及清查工作;

3.14負(fù)責(zé)財務(wù)檔案的管理工作;

3.15制訂本部門業(yè)務(wù)培訓(xùn)計劃,并組織實施;

3.16配合外部和內(nèi)部的財務(wù)審計工作;

3.17負(fù)責(zé)與財務(wù)、稅務(wù)、銀行、工商等部門和客戶的溝通聯(lián)絡(luò)。

4.管理處

4.1按照與公司簽訂的《目標(biāo)管理責(zé)任制》的要求完成部門責(zé)任目標(biāo);

4.2負(fù)責(zé)制定本部門年度、月份工作計劃,并組織實施;

4.3按照公司管理體系的標(biāo)準(zhǔn)和要求,持續(xù)改進(jìn)管理服務(wù)工作質(zhì)量;

4.4負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)的綠化、清潔、消殺日常管理;

4.5負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)的公共秩序維護(hù)、車輛、消防日常管理;

4.6負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)房屋本體、公共設(shè)施設(shè)備的日常維修養(yǎng)護(hù),提供有償維修服務(wù);

4.7負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)各項費用的收繳工作

4.8負(fù)責(zé)轄區(qū)內(nèi)房屋裝修管理;

4.9負(fù)責(zé)日常接待和客戶投訴的處理;

4.10負(fù)責(zé)業(yè)主檔案和本部門物業(yè)管理運作檔案的管理;

4.11負(fù)責(zé)與業(yè)主委員會的溝通、協(xié)調(diào);

4.12負(fù)責(zé)實施社區(qū)文化活動;

4.13負(fù)責(zé)制訂本部門業(yè)務(wù)培訓(xùn)計劃并組織相關(guān)人員實施;