采購及報銷流程規(guī)定

采購及報銷流程規(guī)定是企業(yè)運營中不可或缺的一環(huán)，旨在確保公司資源的有效利用，防止浪費和濫用，并維護財務(wù)透明度。這一制度通過設(shè)定明確的操作步驟和責(zé)任分配，規(guī)范了采購行為，降低了風(fēng)險，同時也保障了員工的權(quán)益，提升了工作效率。

包括哪些方面

1. 采購審批：規(guī)定了采購需求的提出、審批權(quán)限和流程，以確保所有采購活動都經(jīng)過合理的評估和授權(quán)。

2. 供應(yīng)商管理：明確了供應(yīng)商的選擇標(biāo)準(zhǔn)、評價機制和合作條款，以保證供應(yīng)鏈的穩(wěn)定和質(zhì)量。

3. 采購執(zhí)行：詳細(xì)描述了從下單到收貨的整個過程，包括合同簽訂、付款條件等。

4. 報銷程序：規(guī)定了報銷單的填寫、審批流程和所需憑證，以及對異常情況的處理方式。

5. 財務(wù)審計：闡述了對采購和報銷活動的定期審核，以確保合規(guī)性。

重要性

采購及報銷流程規(guī)定的實施對于企業(yè)的健康發(fā)展至關(guān)重要。它有助于：

1. 防范財務(wù)風(fēng)險：通過設(shè)定嚴(yán)格的流程，避免因不規(guī)范操作導(dǎo)致的財務(wù)損失。

2. 提升效率：清晰的流程能減少溝通成本，提高采購和報銷的效率。

3. 保證公平公正：制度化的管理避免了個人主觀因素的影響，確保所有員工在同一標(biāo)準(zhǔn)下操作。

4. 保護企業(yè)形象：合規(guī)的采購和報銷行為是企業(yè)信譽的重要組成部分。

方案

1. 制定詳細(xì)的采購及報銷手冊，涵蓋所有相關(guān)流程，供員工參考。

2. 建立電子審批系統(tǒng)，提高流程透明度，減少紙質(zhì)文檔的使用。

3. 定期對員工進行培訓(xùn)，確保他們了解并遵守規(guī)定。

4. 設(shè)立內(nèi)部審計部門，定期檢查采購及報銷流程的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

5. 鼓勵員工反饋流程中的問題和改進建議，持續(xù)優(yōu)化制度。

在實際操作中，我們需保持靈活性，針對特殊情況作出合理調(diào)整，同時也要堅守原則，確保采購及報銷流程的規(guī)定始終服務(wù)于企業(yè)的長期利益。只有這樣，我們的企業(yè)才能在穩(wěn)健的財務(wù)管理基礎(chǔ)上實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。

采購及報銷流程規(guī)定范文

上海___有限公司

采購及報銷流程規(guī)定

生效時間：

一、目的
為了加強公司采購及報銷業(yè)務(wù)工作的管理，做到有章可循，預(yù)防采購及報銷過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購及報銷業(yè)務(wù)的質(zhì)量和效率，特制定本規(guī)定。

二、范圍
本規(guī)定適用于公司所有物品（固定資產(chǎn)、勞保用品、辦公用品、節(jié)日慰問品等）或勞務(wù)（技術(shù)、服務(wù)等）的采購。
三、職責(zé)
3.1各部門對辦公用品或勞務(wù)需求應(yīng)根據(jù)需求物品或勞務(wù)的性質(zhì)和權(quán)屬，定期由部門提交《采購申請單》（附件一）于行政部，行政部每月定期匯總各部門的申購內(nèi)容，提交一份《_年_月采購需求申請總表》（附件二）由公司決策層進行批復(fù)；對于已批準(zhǔn)的申購內(nèi)容，財務(wù)部根據(jù)申購需求撥款或提供采購金額預(yù)算，行政部進行協(xié)調(diào)及完成采購。

3.1.1行政部在處理采購內(nèi)容時應(yīng)以資源最優(yōu)化和成本合理化為原則，通過合適的渠道完成采購任務(wù)，如遇特殊情況或任務(wù)，需其他部門或人員參與采購，可于《_年_月采購需求申請總表》（附件二）內(nèi)標(biāo)注。

3.1.2各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)遵從勤儉節(jié)約的原則，妥善處理部門內(nèi)提交的采購需求，對公司財產(chǎn)的使用和保存做好監(jiān)督工作；各位員工有義務(wù)妥善保管辦公用品及合理使用消耗類辦公品，避免揮霍與浪費。董事長有權(quán)對生產(chǎn)經(jīng)營采購、固定資產(chǎn)購置、維修等計劃做最終批復(fù)和調(diào)整。
3.2采購經(jīng)辦人在采購過程中需負(fù)責(zé)發(fā)票的收集和辦理結(jié)算，并對發(fā)票的真實性進行嚴(yán)格把關(guān)；所有票據(jù)齊全后于公司規(guī)定期限內(nèi)向財務(wù)部提交審核和報銷。

3.3行政部負(fù)責(zé)按照本制度第二條所涉及的內(nèi)容對所有公司財產(chǎn)及物品做好登記備案，以及協(xié)調(diào)完成對各類固定資產(chǎn)的日常維護和定期檢修。

四、采購作業(yè)操作流程
4.1物資采購的申請與審批
4.1.1各部門根據(jù)工作計劃、實際需要以及庫存情況于每月20日前上報次月的采購計劃，填寫《采購申請單》（附件一），由部門負(fù)責(zé)人簽字后交由行政部匯總。
4.1.2經(jīng)行政部初審后，由行政部填寫《_年_月采購需求申請總表》（附件二），將月度采購計劃提交公司決策層核準(zhǔn)后執(zhí)行。

4.1.3未列入當(dāng)月采購計劃或超出計劃的臨時采購申請需先向行政部確認(rèn)庫存為零，且對實際工作產(chǎn)生即時影響的情況下，可根據(jù)實際情況填寫《特殊情況采購申請單》（附件三），由部門負(fù)責(zé)人簽字并與行政部溝通后，提交公司決策層審批，批復(fù)后告知行政部執(zhí)行采買。除不可預(yù)計的特殊用途外，原則上不受理普通辦公用品的臨時申請。
4.2采購比價
4.2.1行政部在采購前須對所需采購物品的渠道進行了解和多方選擇，根據(jù)《_年_月采購需求申請總表》（附件二）中注明預(yù)算，對預(yù)采購物品提供至少2家或以上的供應(yīng)商報價和聯(lián)系方式，如有需要可聯(lián)系供應(yīng)商進行實地考察。
4.2.2所有采購及報銷業(yè)務(wù)應(yīng)經(jīng)財務(wù)部物價審查后方可報公司決策層簽批，后方可進行采購和報銷。
4.3采購實施及物資驗收
4.3.1公司的采購及報銷業(yè)務(wù)統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)辦理，其他部門或人員不得在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下自行采購。
4.3.2采購物資運到本公司時，先由行政部對照核對采購計劃，經(jīng)確認(rèn)無誤后進行質(zhì)量檢驗，檢驗合格的物資由行政部登記入庫，檢驗不合格的物資不得辦理入庫。

4.4 物資分配
4.4.1采購物資分配以收到當(dāng)月各部門申請的先后順序，并根據(jù)實際采購物資數(shù)量進行合理分配。由各部門申請人簽字領(lǐng)取。領(lǐng)取記錄由行政部門負(fù)責(zé)留存?zhèn)洳椤?/p>

4.4.2對庫存物資應(yīng)及時更新清點，不出現(xiàn)重復(fù)購買或因分配不均而導(dǎo)致的重復(fù)支出。

4.4.3對分配的固定資產(chǎn)需由部門負(fù)責(zé)人簽字驗收，行政部門應(yīng)及時完成公司固定資產(chǎn)的登記備案。

五、報銷

5.1采購發(fā)票按規(guī)定能夠取得增值稅發(fā)票的，必須索取增值稅發(fā)票；不能取得的，應(yīng)向供應(yīng)商索取普通發(fā)票。行政部應(yīng)避免向不能提供發(fā)票的供應(yīng)商進行采購，如遇特殊情況，應(yīng)向供應(yīng)商索要收據(jù)并附帶有供應(yīng)商名稱的付款憑證截圖。
5.2在報銷時需由行政部提交《_年_月采購入庫單》（附件四），連同有關(guān)憑證報經(jīng)財務(wù)部審核，并經(jīng)公司決策層批準(zhǔn)后，出納人員方可予以報銷。
5.3財務(wù)部在對采購物品報銷時，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真審核采購清單及相關(guān)票據(jù)，對賬目結(jié)算不清、不符合本制度規(guī)定以及不符合稅務(wù)制度規(guī)定的報銷憑證財務(wù)部不得辦理相關(guān)報銷手續(xù)。

六、責(zé)任
6.1不按規(guī)定程序及未經(jīng)審批采購的，由行政部或請購部門人員自行負(fù)責(zé)處理；已經(jīng)與供方簽訂購銷合同，導(dǎo)致公司因不能履約而發(fā)生的損失由相關(guān)人員承擔(dān)全部責(zé)任及賠償。
6.2經(jīng)審批的采購計劃和申請，行政部應(yīng)在采購期限內(nèi)采購到位，因非人為原因未能采購到位的部分應(yīng)及時與需求部門溝通解決方案。

6.3經(jīng)查實為未經(jīng)比價導(dǎo)致采購價格明顯高于正常采購渠道價格的情況（除有正當(dāng)理由解釋外），價格高出部分由采購人員自行承擔(dān)。提交供應(yīng)商報價時，與供應(yīng)商串通抬高價格，從中謀取私利；經(jīng)查實后由采購人員承擔(dān)相應(yīng)損失并接受公司處分。
6.4物品使用部門必須依據(jù)實際需要，填寫《采購申請單》（附件一）。因填寫不規(guī)范，導(dǎo)致無法確認(rèn)請購物資必要信息的，行政部有權(quán)拒絕采購。采購計劃及申請必須由請購部門指定專人提交行政部審批。對貪圖省事、亂報采購計劃，造成本公司流動資金使用浪費的，依照采購物品實際價值的兩倍標(biāo)準(zhǔn)對有關(guān)責(zé)任人處以罰款。
6.5財務(wù)部必須認(rèn)真履行審核監(jiān)督責(zé)任，對審核把關(guān)工作不嚴(yán)、不及時向公司決策層匯報采購有關(guān)事實，并造成公司經(jīng)濟損失的，給予相應(yīng)的經(jīng)濟和行政處分。
6.6行政部必須對所有運抵本公司的采購物品，依照采購合同規(guī)定的質(zhì)量要求進行質(zhì)量檢驗。若發(fā)現(xiàn)品質(zhì)不符時，必須及時報告公司決策層進行處理。嚴(yán)禁品質(zhì)不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經(jīng)濟損失的，給予相應(yīng)的經(jīng)濟和行政處分。
6.7行政部對驗收合格的外購物品辦理入庫手續(xù)，并對入庫采購物品的數(shù)量負(fù)責(zé)。若發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符時，應(yīng)當(dāng)及時向公司決策層報告，同時妥善保管該批采購物品等待處理。對庫存管理工作馬虎，未按本辦法規(guī)定操作，造成入庫數(shù)量短缺、超計劃采購或不合格物資入庫的應(yīng)負(fù)經(jīng)濟賠償責(zé)任。

七、本規(guī)定自生效之日起執(zhí)行，原制度（“辦公用品采購及發(fā)放管理制度”）即行廢止。

八、本規(guī)定經(jīng)公司股東會議通過并經(jīng)董事長簽批之日起生效。