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物業(yè)信息管理制度是一套旨在規(guī)范物業(yè)管理中信息收集、處理、存儲和使用的規(guī)則體系。它涵蓋了從日常運營到客戶服務(wù)，從設(shè)施管理到財務(wù)報告的各個方面，確保信息的準確、完整和安全。
包括哪些方面
1. 信息采集與更新：規(guī)定了如何定期收集業(yè)主和租戶信息，以及如何及時更新物業(yè)設(shè)施的狀態(tài)和維修記錄。
2. 信息安全與保護：設(shè)定數(shù)據(jù)保護措施，防止信息泄露，確保業(yè)主隱私權(quán)。
3. 信息共享與交流：明確內(nèi)部部門間信息傳遞的流程和責任，以及對外溝通的規(guī)范。
4. 信息系統(tǒng)管理：包括物業(yè)管理軟件的使用、維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。
5. 信息報告與分析：規(guī)定各類報表的制作和分析流程，以支持決策制定。
6. 培訓(xùn)與執(zhí)行：設(shè)立培訓(xùn)機制，確保員工理解和遵守制度，同時設(shè)有違規(guī)處理機制。
重要性
物業(yè)信息管理制度的重要性不容忽視：
1. 提高效率：統(tǒng)一的信息管理流程能提升物業(yè)工作的效率，減少溝通成本。
2. 保障業(yè)主權(quán)益：保護業(yè)主信息的安全，增強業(yè)主的信任感。
3. 規(guī)避風險：避免因信息管理不當導(dǎo)致的法律糾紛，維護公司聲譽。
4. 優(yōu)化服務(wù)：通過數(shù)據(jù)分析，改進服務(wù)質(zhì)量和響應(yīng)速度，提升客戶滿意度。
方案
1. 制定詳細的操作手冊：編寫清晰、全面的操作指南，涵蓋所有信息管理環(huán)節(jié)。
2. 定期審計：進行定期的信息系統(tǒng)審核，檢查制度執(zhí)行情況，及時調(diào)整和完善。
3. 引入技術(shù)手段：利用現(xiàn)代信息技術(shù)，如云計算和大數(shù)據(jù)，提升信息管理的智能化水平。
4. 強化員工培訓(xùn)：定期舉辦培訓(xùn)課程，確保員工掌握最新信息管理知識和技能。
5. 建立反饋機制：鼓勵員工和業(yè)主提出改進建議，持續(xù)優(yōu)化信息管理制度。
通過上述方案的實施，物業(yè)信息管理制度將更好地服務(wù)于物業(yè)管理，推動業(yè)務(wù)的高效、有序進行。
物業(yè)信息管理制度范文
第1篇 物業(yè)管理突發(fā)事件信息報告制度
物業(yè)管理公司突發(fā)事件信息報告制度
第一條各部門、管理處要進一步落實責任,尤其保安部、工程維修部要牽頭,加強安全文明生產(chǎn)管理、消防管理、設(shè)備管理的宣傳教育工作,防患于未然,避免重大突發(fā)性事件的發(fā)生。重大突發(fā)性事件發(fā)生后,要及時采取應(yīng)急、補救措施,迅速高效處理好,把損失和影響控制在最小的范圍內(nèi)。
第二條各部門、管理處若有動態(tài)信息或發(fā)生重大突發(fā)性事件,必須按要求及時上報相關(guān)信息,凡隱瞞不報或未按要求及時上報的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將按有關(guān)制度嚴處,導(dǎo)致事態(tài)擴大或影響惡化的,將追究相關(guān)人員的責任。
第三條報告范圍:
1.動態(tài)信息,須是發(fā)生在本部門、管理處的事件,包括經(jīng)營、決策、創(chuàng)新、技改、好人好事、時事等
2.事件、案件,
1)失火事件,在管理范圍內(nèi)因各種原因引起的失火事件;
2)失竊事件,公司范圍內(nèi)有公物等失竊,造成一定損失的;小區(qū)業(yè)主、
后勤服務(wù)處住戶的財物失竊,造成一定損失的;
3)業(yè)主、住戶有損壞公共財物現(xiàn)象或威脅、侮辱、毆打工作人員,妨礙工作秩序,擾亂正常生產(chǎn)經(jīng)營活動的各種事件;
4)任何員工受到威脅、恐嚇、侮辱、毆打、圍攻的。
5)員工打架斗毆,情節(jié)嚴重,導(dǎo)致人員受傷的;
3.事故類:
1)發(fā)生工傷事故,造成員工受傷的,員工上下班途中在主要必經(jīng)路線發(fā)生交通事故,造成受傷的;
2)員工因公外出期間遭受交通事故或其他意外事故的;
3)車輛發(fā)生車禍、扣押,造成一定損失的;
4)損失在500元以上的設(shè)備損壞、材料報損等事故;
4.遇臺風、暴雨、水災(zāi)等自然災(zāi)害,造成一定損失或人員受傷的;
5.其它損失較大或影響較大的突發(fā)性事件,以及突然發(fā)生,事態(tài)一旦擴大影響大、后果嚴重的事件。
6.未達到報告范圍,但發(fā)生地點敏感,人員身份特殊,或持續(xù)時間較長,影響較大的事件,如記者進入小區(qū)采訪等敏感事件。
第四條報告要求:
1.動態(tài)信息,動態(tài)信息要求把事件的要素(時間、地點、人物、事情、結(jié)果)表達清楚,為保證動態(tài)信息的時效性,所報信息須是2天內(nèi)在本部門、管理處發(fā)生的事件;
2.發(fā)生重大、突發(fā)性事件,記者采訪等敏感事件,事態(tài)、損失嚴重,影響較大的,需立即匯報主管部門領(lǐng)導(dǎo),并須在2小時內(nèi)將事件發(fā)生的時間、地點、經(jīng)過、發(fā)展趨勢、已采取的措施及需要幫助解決的問題等情況報公司綜合部或總經(jīng)理;
3.非重大、特別緊急性事件、事故,各部門可酌情在事后二天內(nèi)進行匯報給公司綜合部;
4.以上信息、事件都要有臺帳記錄;臺帳記錄按部門、管理處于次月2日前報公司綜合部,綜合部匯總后報總經(jīng)理。
第2篇 物業(yè)財務(wù)財務(wù)信息管理制度
物業(yè)財務(wù)管理制度之財務(wù)信息管理
1、出納信息
a.各現(xiàn)金網(wǎng)點的現(xiàn)金出納在周末和月末要編制《庫存現(xiàn)金盤點表》,帳面現(xiàn)金結(jié)存額與庫存現(xiàn)金盤點額要一致。庫存額按現(xiàn)金、借據(jù)、未入帳單據(jù)等分列,嚴禁白條抵庫。月末《庫存現(xiàn)金盤點表》報分公司經(jīng)理(管理處主任)和財務(wù)部經(jīng)理審核簽字后報公司主管財務(wù)副總裁。
b.財務(wù)部、分公司(管理處)出納每月末編制《銀行帳戶存款明細表》,并隨會計報表一同上報公司主管財務(wù)副總裁。按月編制各帳戶《銀行存款余額調(diào)節(jié)表》,并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理、財務(wù)主管審核簽字。
2、財務(wù)信息
按月編制《物業(yè)管理收入統(tǒng)計表》、《資產(chǎn)負債表》、《損益表》和《物業(yè)管理成本表》。按季編報《會計報表補充資料表》、《物業(yè)管理成本明細表》、《管理費用表》和《固定資產(chǎn)明細表》。
第3篇 物業(yè)公司信息管理制度怎么寫
物業(yè)公司信息管理制度
(三)
一、本規(guī)范所指的信息包括:
1、公司各類圖紙、方案。
2、行政管理文件信息、財務(wù)狀況信息、人事檔案信息、會議紀要信息、工作計劃信息、工作周報、月報信息。
3、各類合同、協(xié)議表格樣本信息。
4、各類通知、通報、通告、申請信息。
5、其他各種物業(yè)行業(yè)、咨詢信息。
二、內(nèi)部信息等級制度
1、各類信息按照所屬種類和涉及范圍分為四個等級。
①絕密信息(一級)。
②機密信息(二級)。
③保密信息(三級)。
④普通級別信息。
2、信息的發(fā)布方式實行降級發(fā)布制度。
降級制度分兩種方式
①直接降級。
即對經(jīng)過審議通過可以傳達的信息直接對原內(nèi)容信息級別降級發(fā)布。
②分類降級。
對于公司核心信息原來的信息內(nèi)容不得降級,可以采取按照工作步驟或者工作性質(zhì)制定實施細則。
3、信息的傳播保密責任實行責任人制度。
4、絕密信息(一級)指對公司發(fā)展方向、戰(zhàn)略方針、工作目標計劃、財務(wù)狀況等信息,以及對項目開發(fā)、工程的施工有重大影響的內(nèi)部高層信息。
包括此類信息在收集、整理、傳遞、執(zhí)行、反饋、備案整個過程中,尚未通過審議決定向中層管理發(fā)布的所有內(nèi)部高層信息。
絕密信息(一級)傳達部門:總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總辦主任、財務(wù)經(jīng)理。
5、機密信息(二級)指通過高層審議向部門經(jīng)理發(fā)布、提供參考、執(zhí)行的內(nèi)部信息。
包括在各部門經(jīng)理間的傳遞、執(zhí)行、反饋、備案過程中的所有內(nèi)部信息。
機密信息(二級)傳達最低部門:部門經(jīng)理、主管。
6、保密信息(三級)指各部門管理人員接收的、參考性、執(zhí)行的所有內(nèi)部信息。
包括信息在公司中層的傳遞、行、反饋、備案過程中的所有內(nèi)部信息。
保密信息(三級)傳達部門:公司所有管理人員
7、普通信息(四級)指除了公司保密信息以外的公司內(nèi)部信息。
三、信息管理規(guī)范
1、信息發(fā)布按照標準格式發(fā)布,沒有標準格式的按照通常文書格式發(fā)布。
2、信息發(fā)布標題簡明扼要,要求把握關(guān)鍵字。
對于標題發(fā)布人承擔表達清晰準確的責任。
3、信息管理嚴格按照等級制度操作,各級信息要嚴格對非傳達部門保密。
四、信息共享平臺規(guī)范
1、各部門計算機標識以部門名稱命名。
對于同一部門多臺計算機的則依次編號。
2、各部門計算機開設(shè)一個普通級別信息共享地址以部門名稱命名。
3、公司集中設(shè)立內(nèi)部公共信息中心,并由信息管理員和檔案管理員進行信息發(fā)布與信息備案管理。
五、信息管理的最終解釋權(quán)歸總辦,由總辦負責執(zhí)行。
第4篇 s物業(yè)服務(wù)中心信息化管理制度
物業(yè)服務(wù)中心信息化管理制度
1目的
為了更好的提高員工工作效率,更便捷地開展工作。
2范圍
適用于ee物業(yè)服務(wù)中心信息化管理。
3標準作業(yè)要求
3.1計算機設(shè)備管理
3.1.1計算機設(shè)備采購
各部門根據(jù)實際工作需要提出計算機類設(shè)備的口頭采購申請后,交由行政人事專員負責向公司申請采購。
3.1.2計算機設(shè)備的變更
3.1.2.1管理崗位由于人員離職或調(diào)動,使計算機設(shè)備的使用部門或使用人發(fā)生變化時,原使用人必須事先在oa中辦理好設(shè)備調(diào)動手續(xù)方能離職或調(diào)動,由本部門負責人、置業(yè)信息管理部把關(guān)。
3.1.2.2對于閑置計算機設(shè)備,各部門應(yīng)及時報行政人事專員做好設(shè)備檔案的更改記錄。
3.1.3計算機設(shè)備維修管理
計算機維修由置業(yè)信息管理部安排專職維修人員。當使用的電腦出現(xiàn)故障而自己無法維修時,請聯(lián)系該電腦維修人員。若有維修人員確實無法解決的維修設(shè)備,統(tǒng)一由置業(yè)信息管理部送專業(yè)維修中心修理,任何部門不得私自送外維修。
3.1.4計算機設(shè)備的使用
3.1.4.1所有計算機設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)資源是公司的財產(chǎn),是提供給員工只用作在符合公司規(guī)定范圍內(nèi)使用,偶爾對一些合理的,但非業(yè)務(wù)目的情況下使用是允許的,但必須確保沒有濫用和不正當?shù)氖褂谩?/p>
3.1.4.2公司保留了在沒有征求員工同意情況下,在任何時候監(jiān)督計算機設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)資源使用的權(quán)利,包括但不限于監(jiān)督員工上網(wǎng)。
3.1.4.3正當使用的例子包括花費5分鐘的時間偶爾地查看社會新聞,股票價格等信息,但不包括以下濫用和不正當使用:
a)進入、下載、打印或傳播違法的、無職業(yè)道德的、侮辱性的、色情的、欺騙性的材料或信息;
b)沒有征求他人的同意,進入另一個同事的電腦,或由于正當業(yè)務(wù)需要而沒有征得部門領(lǐng)導(dǎo)同意,使用同事電腦;
c)在沒有來自知識產(chǎn)權(quán)所有者的正式授權(quán)或向其付款的情況下下載、使用或分發(fā)其有版權(quán)的材料;
d)利用公司的計算機設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)資源去發(fā)送垃圾電子郵件或其他個人的大量與業(yè)務(wù)無關(guān)的郵件。
3.1.5計算機設(shè)備的報廢
根據(jù)公司財務(wù)管理制度中的報廢(報損)處理及出售制度進行。
3.2信息化使用規(guī)范
3.2.1所有計算機設(shè)備是公司的財產(chǎn),所有員工要愛護計算機設(shè)備,未經(jīng)允許,不準私自拆裝計算機設(shè)備。
3.2.2計算機使用人遇到軟、硬件上的使用問題,應(yīng)立即通知維護人員或計算機管理人員,以免造成數(shù)據(jù)破壞或丟失。
3.2.3禁止在公司電腦上安裝與工作無關(guān)的程序,非授權(quán)部門禁止用電腦播放視頻文件。不準上網(wǎng)聊天、打游戲、觀看或下載電影、音樂及瀏覽與工作無關(guān)的內(nèi)容等。
3.2.4禁止在公司電腦上安裝攻擊類軟件、黑客軟件、木馬程序、qq、msn等其他與工作無關(guān)的軟件。
3.2.5計算機使用人應(yīng)嚴格按照信息管理部分配的ip地址進行設(shè)置,不得私自修改計算機上的ip地址,更不能盜用別人的ip地址。未經(jīng)信息管理部同意,不得私自設(shè)置代理服務(wù)器。
3.2.6計算機使用人員應(yīng)建立起對自己使用的電腦及其他應(yīng)用軟件的密碼安全保護意識。
3.2.7計算機使用人員必須對公司所有計算機數(shù)據(jù)進行保密,不準向外單位泄露。
3.2.8禁止擅自對外發(fā)表有關(guān)公司的包含誹謗、錯誤、誤導(dǎo)性的信息,禁止利用公司計算機設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)資源去從事公司以外的業(yè)務(wù)的其他不符合或違背公司利益的行為。
3.3oa系統(tǒng)使用規(guī)范
oa辦公自動化系統(tǒng)作為公司辦公自動化平臺,是各部門發(fā)放文件、通知、報告的重要途徑,也是各部門傳遞信息、交流經(jīng)驗、布置任務(wù)的辦公工具,為此oa辦公自動化的規(guī)范使用顯得更為重要。
分類
序號
操作使用規(guī)范
辦公行政模塊
1
不用個人id在文件通知、通報平臺及會議紀要等提案普通級文件。
2
文件發(fā)送必須有嚴格的針對性,不要無理由地擴大或縮小范圍。
3
文件擬稿時主題須明確,要與文件內(nèi)容相符,并按“關(guān)于……的……”格式擬定主題。
4
保密級文件必須用個人id起草并發(fā)放到個人id。
私有信箱
1
私有信箱內(nèi)不要發(fā)放任何公告及發(fā)放大于5m的附件
2
定時清理私有信箱以保證正常的郵件接收
獎罰平臺
1
減免罰款單的向開具罰單的部門負責人及上級領(lǐng)導(dǎo)進行審批,不得發(fā)往其他無審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)處。
2
對于承包、研發(fā)、項目提成等保密獎勵單應(yīng)選擇保密類。
其他
1
下發(fā)文件、私有信箱、代辦中心、滾動條為每天必看模塊。
2
對已下發(fā)的文件打報告要求刪除或修改,須總裁辦主任審批。
3
要求信箱管理部修改流轉(zhuǎn)中的文件狀態(tài)或內(nèi)容的需通過報告審批方式(除系統(tǒng)故障外)。
4
員工離職或崗位調(diào)動確認后請在3天內(nèi)按規(guī)定辦理信息系統(tǒng)權(quán)限審批單。
5
相應(yīng)模塊或表單流轉(zhuǎn)的管理部門應(yīng)對模塊的流程操作規(guī)范性負責。
6
各擬稿人需在規(guī)定模塊內(nèi)按照模塊內(nèi)相關(guān)規(guī)定、備注要求處理相應(yīng)業(yè)務(wù)。
7
oa系統(tǒng)模塊產(chǎn)生故障,應(yīng)第一時間通知置業(yè)信息管理部。
4質(zhì)量要求
4.1各部門員工須嚴格執(zhí)行本制度,以此為前提開展工作。
5記錄表單
無
第5篇 物業(yè)服務(wù)中心信息化管理制度
物業(yè)服務(wù)中心信息化管理制度
1目的
為了更好的提高員工工作效率,更便捷地開展工作。
2范圍
適用于ee物業(yè)服務(wù)中心信息化管理。
3. 標準作業(yè)要求3.1計算機設(shè)備管理3.
1.1計算機設(shè)備采購
各部門根據(jù)實際工作需要提出計算機類設(shè)備的口頭采購申請后,交由行政人事專員負責向公司申請采購。
3.1.2計算機設(shè)備的變更3.
1.2.1 管理崗位由于人員離職或調(diào)動,使計算機設(shè)備的使用部門或使用人發(fā)生變化時,原使用人必須事先在oa中辦理好設(shè)備調(diào)動手續(xù)方能離職或調(diào)動,由本部門負責人、置業(yè)信息管理部把關(guān)。
3.1.2.2 對于閑置計算機設(shè)備,各部門應(yīng)及時報行政人事專員做好設(shè)備檔案的更改記錄。
3.1.3計算機設(shè)備維修管理
計算機維修由置業(yè)信息管理部安排專職維修人員。
當使用的電腦出現(xiàn)故障而自己無法維修時,請聯(lián)系該電腦維修人員。
若有維修人員確實無法解決的維修設(shè)備,統(tǒng)一由置業(yè)信息管理部送專業(yè)維修中心修理,任何部門不得私自送外維修。
3.1.4計算機設(shè)備的使用3.
1.4.1 所有計算機設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)資源是公司的財產(chǎn),是提供給員工只用作在符合公司規(guī)定范圍內(nèi)使用,偶爾對一些合理的,但非業(yè)務(wù)目的情況下使用是允許的,但必須確保沒有濫用和不正當?shù)氖褂谩?/p>
3.1.4.2 公司保留了在沒有征求員工同意情況下,在任何時候監(jiān)督計算機設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)資源使用的權(quán)利,包括但不限于監(jiān)督員工上網(wǎng)。
3.1.4.3 正當使用的例子包括花費5分鐘的時間偶爾地查看社會新聞,股票價格等信息,但不包括以下濫用和不正當使用:
a)進入、下載、打印或傳播違法的、無職業(yè)道德的、侮辱性的、色情的、欺騙性的材料或信息;
b)沒有征求他人的同意,進入另一個同事的電腦,或由于正當業(yè)務(wù)需要而沒有征得部門領(lǐng)導(dǎo)同意,使用同事電腦;
c)在沒有來自知識產(chǎn)權(quán)所有者的正式授權(quán)或向其付款的情況下下載、使用或分發(fā)其有版權(quán)的材料;
d)利用公司的計算機設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)資源去發(fā)送垃圾電子郵件或其他個人的大量與業(yè)務(wù)無關(guān)的郵件。
3.1.5計算機設(shè)備的報廢
根據(jù)公司財務(wù)管理制度中的報廢(報損)處理及出售制度進行。
3. 2信息化使用規(guī)范
3.2.1 所有計算機設(shè)備是公司的財產(chǎn),所有員工要愛護計算機設(shè)備,未經(jīng)允許,不準私自拆裝計算機設(shè)備。
3.2.2 計算機使用人遇到軟、硬件上的使用問題,應(yīng)立即通知維護人員或計算機管理人員,以免造成數(shù)據(jù)破壞或丟失。
3.2.3 禁止在公司電腦上安裝與工作無關(guān)的程序,非授權(quán)部門禁止用電腦播放視頻文件。
不準上網(wǎng)聊天、打游戲、觀看或下載電影、音樂及瀏覽與工作無關(guān)的內(nèi)容等。
3.2.4 禁止在公司電腦上安裝攻擊類軟件、黑客軟件、木馬程序、qq、msn等其他與工作無關(guān)的軟件。
3.2.5 計算機使用人應(yīng)嚴格按照信息管理部分配的ip地址進行設(shè)置,不得私自修改計算機上的ip地址,更不能盜用別人的ip地址。
未經(jīng)信息管理部同意,不得私自設(shè)置代理服務(wù)器。
3.2.6 計算機使用人員應(yīng)建立起對自己使用的電腦及其他應(yīng)用軟件的密碼安全保護意識。
3.2.7 計算機使用人員必須對公司所有計算機數(shù)據(jù)進行保密,不準向外單位泄露。
3.2.8 禁止擅自對外發(fā)表有關(guān)公司的包含誹謗、錯誤、誤導(dǎo)性的信息,禁止利用公司計算機設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)資源去從事公司以外的業(yè)務(wù)的其他不符合或違背公司利益的行為。
3. 3oa系統(tǒng)使用規(guī)范
oa辦公自動化系統(tǒng)作為公司辦公自動化平臺,是各部門發(fā)放文件、通知、報告的重要途徑,也是各部門傳遞信息、交流經(jīng)驗、布置任務(wù)的辦公工具,為此oa辦公自動化的規(guī)范使用顯得更為重要。
分類
序號
操作使用規(guī)范
辦公行政模塊
1
不用個人id在文件通知、通報平臺及會議紀要等提案普通級文件。
2
文件發(fā)送必須有嚴格的針對性,不要無理由地擴大或縮小范圍。
3.文件擬稿時主題須明確,要與文件內(nèi)容相符,并按“關(guān)于……的……”格式擬定主題。
4
保密級文件必須用個人id起草并發(fā)放到個人id。
私有信箱
1
私有信箱內(nèi)不要發(fā)放任何公告及發(fā)放大于5m的 2
定時清理私有信箱以保證正常的郵件接收
獎罰平臺
1
減免罰款單的向開具罰單的部門負責人及上級領(lǐng)導(dǎo)進行審批,不得發(fā)往其他無審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)處。
2
對于承包、研發(fā)、項目提成等保密獎勵單應(yīng)選擇保密類。
其他
1
下發(fā)文件、私有信箱、代辦中心、滾動條為每天必看模塊。
2
對已下發(fā)的文件打報告要求刪除或修改,須總裁辦主任審批。
3.要求信箱管理部修改流轉(zhuǎn)中的文件狀態(tài)或內(nèi)容的需通過報告審批方式(除系統(tǒng)故障外)。
4
員工離職或崗位調(diào)動確認后請在3天內(nèi)按規(guī)定辦理信息系統(tǒng)權(quán)限審批單。
5相應(yīng)模塊或表單流轉(zhuǎn)的管理部門應(yīng)對模塊的流程操作規(guī)范性負責。
6
各擬稿人需在規(guī)定模塊內(nèi)按照模塊內(nèi)相關(guān)規(guī)定、備注要求處理相應(yīng)業(yè)務(wù)。
7
oa系統(tǒng)模塊產(chǎn)生故障,應(yīng)第一時間通知置業(yè)信息管理部。
4質(zhì)量要求
4.1各部門員工須嚴格執(zhí)行本制度,以此為前提開展工作。
5記錄表單
無
第6篇 物業(yè)管理公司內(nèi)部溝通信息交流程序
物業(yè)管理公司內(nèi)部溝通與信息交流程序
1.0目的:
建立各部門及職員與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通渠道,并形成制度,加強信息交流。
2.0適用范圍:
公司內(nèi)部溝通與信息交流。
3.0職責
3.1綜合事務(wù)部負責公司通知制度、例會制度的管理與實施;
3.2綜合事務(wù)部負責職員提議及申訴制度的管理、實施。
3.3各部門負責人負責本部門通知制度、例會制度及職員提議及申訴制度的管理;
4.0程序
4.1例會制度
4.1.1總經(jīng)理組織各部門負責人于每周一召開例會,對上周工作進行總結(jié),對本周工作予以布署。
4.1.2各部門在公司例會召開前自行召開本部門工作例會,對本部門本周的工作進行總結(jié),下周工作進行布置。
4.1.3公司例會由綜合事務(wù)部負責形成會議記錄,保存期限為一年。
4.1.4各部門例會由部門負責人指定人員做會議記錄,保存期限為一年。
4.2通知制度
4.2.1通知的形式有電話和書面等形式。
4.2.2客戶服務(wù)中心發(fā)布的書面通知,落款處應(yīng)加蓋客戶服務(wù)部章。
4.2.3公司發(fā)布的書面通知,落款處應(yīng)加蓋公司章。
4.2.4綜合事務(wù)部和客戶服務(wù)中心對通知的原件存檔,保存期限為一年。
4.3職員提議及申訴制度
4.3.1當事人填寫《職員提議、申訴表》,把該單提交其直接上級。
4.3.2當事人的直接上級受理后須在一周內(nèi)給予明確回復(fù)。
4.3.3若超過一周未予回復(fù)的或當事人對處理結(jié)果有異議的,當事人可直接向綜合事務(wù)部提交《職員提議、申訴表》。
4.3.4綜合事務(wù)部受理后于一周內(nèi)做出處理。
4.3.5各相關(guān)部門對以上記錄予以存檔。
5.0支持性工具
《職員提議、申訴表》
《會議記錄》
編制:審核:批準:日期:
第7篇 物業(yè)項目業(yè)主信息管理制度-3
物業(yè)項目業(yè)主信息管理制度(三)
1、管家負責區(qū)域內(nèi)業(yè)主服務(wù)檔案的收集、匯總、信息更新;
2、管家助理負責統(tǒng)計每日業(yè)主領(lǐng)房、入住、整改、裝修備案、服務(wù)信息的整理并錄入物業(yè)管理軟件,集中交房起六個月內(nèi)每周、之后每月以“信息簡報”的 形式通報各部門;
3、業(yè)主的信息以紙質(zhì)和電子檔案形式存放于管家助理處,專人保管。其中, 電子文檔必須設(shè)密碼,不得拷備,紙質(zhì)文檔不得復(fù)印。
4、 管家必須將負責區(qū)域內(nèi)業(yè)主的電話保存至工作手機內(nèi), 信息保存時需有房 號、業(yè)主姓士尊稱等信息。管家可以獲得各自分管區(qū)域內(nèi)的紙質(zhì)業(yè)主檔案。工作 手機必須設(shè)置信息加密功能,以免手機丟失外漏業(yè)主資料。
5、監(jiān)控室預(yù)留一份業(yè)主清單,供外來人員來訪時聯(lián)系之用。該業(yè)主清單只有 房號及業(yè)主姓名二項信息。
6、所有紙質(zhì)檔案受控發(fā)放,管家部由管家領(lǐng)用,監(jiān)控崗由禮賓部主管領(lǐng)用。
7、管家崗位調(diào)、離職時,紙質(zhì)檔案收回,工作手機收回,由管家部主管負責 監(jiān)督交接。
8、監(jiān)控崗人員調(diào)、離職時,紙質(zhì)檔案由禮賓部主管負責監(jiān)督交接。 注: 業(yè)主檔案管理及歸檔要求, 詳見公司質(zhì)量體系文件中 《業(yè)主檔案管理規(guī)程》 。
第8篇 物業(yè)公司信息管理制度（三）
物業(yè)公司信息管理制度(三)
一、本規(guī)范所指的信息包括:
1、公司各類圖紙、方案。
2、行政管理文件信息、財務(wù)狀況信息、人事檔案信息、會議紀要信息、工作計劃信息、工作周報、月報信息。
3、各類合同、協(xié)議表格樣本信息。
4、各類通知、通報、通告、申請信息。
5、其他各種物業(yè)行業(yè)、咨詢信息。
二、內(nèi)部信息等級制度
1、各類信息按照所屬種類和涉及范圍分為四個等級。
①絕密信息(一級)。
②機密信息(二級)。
③保密信息(三級)。
④普通級別信息。
2、信息的發(fā)布方式實行降級發(fā)布制度。降級制度分兩種方式
①直接降級。即對經(jīng)過審議通過可以傳達的信息直接對原內(nèi)容信息級別降級發(fā)布。
②分類降級。對于公司核心信息原來的信息內(nèi)容不得降級,可以采取按照工作步驟或者工作性質(zhì)制定實施細則。
3、信息的傳播保密責任實行責任人制度。
4、絕密信息(一級)指對公司發(fā)展方向、戰(zhàn)略方針、工作目標計劃、財務(wù)狀況等信息,以及對項目開發(fā)、工程的施工有重大影響的內(nèi)部高層信息。包括此類信息在收集、整理、傳遞、執(zhí)行、反饋、備案整個過程中,尚未通過審議決定向中層管理發(fā)布的所有內(nèi)部高層信息。絕密信息(一級)傳達部門:總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總辦主任、財務(wù)經(jīng)理。
5、機密信息(二級)指通過高層審議向部門經(jīng)理發(fā)布、提供參考、執(zhí)行的內(nèi)部信息。包括在各部門經(jīng)理間的傳遞、執(zhí)行、反饋、備案過程中的所有內(nèi)部信息。機密信息(二級)傳達最低部門:部門經(jīng)理、主管。
6、保密信息(三級)指各部門管理人員接收的、參考性、執(zhí)行的所有內(nèi)部信息。包括信息在公司中層的傳遞、行、反饋、備案過程中的所有內(nèi)部信息。保密信息(三級)傳達部門:公司所有管理人員
7、普通信息(四級)指除了公司保密信息以外的公司內(nèi)部信息。
三、信息管理規(guī)范
1、信息發(fā)布按照標準格式發(fā)布,沒有標準格式的按照通常文書格式發(fā)布。
2、信息發(fā)布標題簡明扼要,要求把握關(guān)鍵字。對于標題發(fā)布人承擔表達清晰準確的責任。
3、信息管理嚴格按照等級制度操作,各級信息要嚴格對非傳達部門保密。
四、信息共享平臺規(guī)范
1、各部門計算機標識以部門名稱命名。對于同一部門多臺計算機的則依次編號。
2、各部門計算機開設(shè)一個普通級別信息共享地址以部門名稱命名。
3、公司集中設(shè)立內(nèi)部公共信息中心,并由信息管理員和檔案管理員進行信息發(fā)布與信息備案管理。
五、信息管理的最終解釋權(quán)歸總辦,由總辦負責執(zhí)行。
